Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

10.1. порядок зберігання і охорони документів

 

Особи, відповідальні за роботу з документами, зобов'язані за­безпечувати збереження документів, що створюються в організації.

Справи з моменту їх заведення і до здачі в архів організації зберігаються в робочих кімнатах чи в спеціально відведених при­міщеннях. Ці приміщення мають відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурний режим.

Справи тримають у шафах канцелярського типу, які обов'язково закриваються. Це допомагає зберегти документи від попадання пилу, впливу сонячного світла та інших псуючих чинни­ків. Документи підшиваються в тверді обкладинки чи в папки-реєстратори. Папки розставляють на полицях шафи в тій послідов­ності, в якій вони вказані в номенклатурі справ, досить щільно при­тиснуті одна до одної. Папки ставлять вертикально, корінцем назо­вні. При такому зберіганні основний тиск направлений на корінець, тому аркуші документів усередині папки тиску не відчувають. Це зручно для зберігання документів, та й виймати папки, що стоять вертикально, зручніше.

Якщо документи підшиті в папки з м'якими обкладинками, то ставити їх вертикально не можна, бо від цього псуються і рвуться ни­жні краї аркушів документів. Такі папки зберігаються горизонтально.

Фізичному збереженню документів сприяє також і правильна підшивка їх аркушів у справі. При підшивці необхідно слідкувати за тим, щоб нижні краї документів були на одному рівні і вище від краю папки приблизно на 1 см.

Вилучення і видача будь-яких документів зі справ постійного зберігання не дозволяється. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів), таке вилучення документа допус­кається з дозволу керівника установи з обов'язковою заміною його справі точно завіреною копією і вкладанням акта про причину ви­лучення оригіналу.

Протягом справочинного року на видану за службовою необ­хідністю справу заповнюється картка, в якій зазначають структур­ний підрозділ, номер справи, дату видачі, її заголовок, кому справа видана, дату повернення. У карті передбачаються графи для розпи­сок про отримання і прийом справи.