10.1. порядок зберігання і охорони документів
Особи, відповідальні за роботу з документами, зобов'язані забезпечувати збереження документів, що створюються в організації. Справи з моменту їх заведення і до здачі в архів організації зберігаються в робочих кімнатах чи в спеціально відведених приміщеннях. Ці приміщення мають відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурний режим. Справи тримають у шафах канцелярського типу, які обов'язково закриваються. Це допомагає зберегти документи від попадання пилу, впливу сонячного світла та інших псуючих чинників. Документи підшиваються в тверді обкладинки чи в папки-реєстратори. Папки розставляють на полицях шафи в тій послідовності, в якій вони вказані в номенклатурі справ, досить щільно притиснуті одна до одної. Папки ставлять вертикально, корінцем назовні. При такому зберіганні основний тиск направлений на корінець, тому аркуші документів усередині папки тиску не відчувають. Це зручно для зберігання документів, та й виймати папки, що стоять вертикально, зручніше. Якщо документи підшиті в папки з м'якими обкладинками, то ставити їх вертикально не можна, бо від цього псуються і рвуться нижні краї аркушів документів. Такі папки зберігаються горизонтально. Фізичному збереженню документів сприяє також і правильна підшивка їх аркушів у справі. При підшивці необхідно слідкувати за тим, щоб нижні краї документів були на одному рівні і вище від краю папки приблизно на 1 см. Вилучення і видача будь-яких документів зі справ постійного зберігання не дозволяється. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів), таке вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковою заміною його справі точно завіреною копією і вкладанням акта про причину вилучення оригіналу. Протягом справочинного року на видану за службовою необхідністю справу заповнюється картка, в якій зазначають структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, її заголовок, кому справа видана, дату повернення. У карті передбачаються графи для розписок про отримання і прийом справи.
|
| Оглавление| |