Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

9.4. звітність канцелярії про виконану роботу

 

Основним результатом роботи канцелярії (служби діловодства) є звіти, які вона подає керівництву організації про потік докумен­тів. Звіти умовно можна поділити на дві групи: оперативні та аналі­тичні.

Оперативні звіти. Основне їх призначення - одержати об»активну інформацію про рух документів, їх обсяг і проблеми, які виникли під час їх виконання в оперативному управлінні проце­сом. Призначення даного виду звітів - одержання інформації для оперативного управління організацією. Звіти готуються що дня або що тижня. Основний їх зміст - список робіт, які необхідно завер­шити найближчим часом. Одержувачі звітів - відповідальні вико­навці й керівництво організації.

Звіти бувають зведеними та індивідуальними. Індивідуальні звіти являють собою зведення робіт, що належать до компетенції тієї або іншої посадової особи. Зведений звіт - це список робіт, які перебувають у стадії завершення в заданий період часу (можливо, розподілений на окремі частини за різноманітними ознаками). Зве­дені звіти надходять до керівництва організації або канцелярії для загального контролю за процесом діловодства. Індивідуальні звіти надсилають безпосередньо виконавцям або контролюючим особам.

Оперативний звіт може мати поділ на підпункти, в основу яких закладається фактор часу, тобто період, в який відбудеться завер­шення робіт. Дані про такі підпункти подаються в заголовку звіту. Типовими прикладами таких підпунктів можуть бути:

документи, робота над якими завершується, по відповідаль­них виконавцях;

зведені звіти по підрозділах організації;

зведений звіт по контрагентах.

Аналітичні звіти слугують для аналізу загальної картини до­кументообігу в організації. Типові періоди підготовки звітів даної групи - місяць, квартал, півріччя, рік. Аналітичні звіти містять ін­формацію про виконану роботу. Хоча відомі стандартні звіти, але кожна організація може складати їх за власною формою. Ці звіти слугують для планування роботи організації в майбутньому, для аналізу номенклатури справ організації, списку її контрагентів то­що. Аналітичні звіти можуть видаватися по окремих структурних підрозділах організації. Звіти повинні відображати роботу організа­ції за значний проміжок часу, зокрема:

за місяць (із зазначенням конкретного місяця року);

за квартал (з посиланням на конкретний квартал);

за рік (без зазначення року - поточний рік).

Аналітичні звіти видаються порівняно рідко. Часто їх оформ­ляють у вигляді окремого видання й розповсюджують у межах ор­ганізації. У зв'язку з цим до них ставляться достатньо високі вимо­ги щодо якості оформлення. Вони повинні мати логотипи організа­ції, герби й іншу графічну символіку. Зразками таких звітів можуть бути: виконані документи по виконавцях, по контрагентах, по но­менклатурі справ.