Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

9.3. функції керівника діловодної служби

 

Діловодну службу очолює керівник, який призначається на по­саду і звільняється з посади керівником організації (установи). Ке­рівник діловодної служби повинен мати вищу або середню спеціа­льну освіту (із стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років). Посадова особа, відповідальна за роботу з документами в організації, що не має діловодної служби, повинна мати досвід ро­боти у діловодній службі не менше трьох років.

Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє: ^ з керівниками структурних підрозділів установи та організа­цій, що належать до сфери її управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхід­них керівництву документів, використання інформації в слу­жбових цілях

^ з юридичною службою - з правових питань, пов'язаних з під­готовкою документів;

^ із службами кадрів, праці і заробітної плати - з питань розс­тановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб, за­йнятих роботою з документами;

^ із службами матеріально-технічного постачання і господар­ського обслуговування - з питань забезпечення установи, і зокрема працівників діловодної служби, засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування працівників діловодної служби.

Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємо­діє з керівниками інших установ з питань роботи з документами. Керівник діловодної служби:

контролює виконання встановлених правил роботи з докуме­нтами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

^ доповідає керівникові установи про стан роботи з докумен­тами;

вносить на розгляд керівництва подання про приймання, пе­реведення і звільнення працівників діловодної служби, зао­хочення і накладення стягнення;

вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

^ бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які прово­дяться керівництвом установи. Керівник діловодної служби має право:

залучати спеціалістів структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, до підгото­вки проектів документів за дорученням керівництва;

вимагати від структурних підрозділів установи та організа­цій, що належать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

^ повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацю­вання в разі порушення встановлених вимог.

На керівника діловодної служби покладається персональна від­повідальність за:

^ забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в організації;

> виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці

посадових осіб діловодної служби; ^ дотримання трудової і виконавської дисципліни в колективі

діловодної служби.