1.1. документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядуванні
Поняття «документ» широко застосовується в усіх сферах діяльності. Його розуміють по-різному, в залежності від специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа. На міжнародному рівні найбільш загально визнано визначення документа як запис інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. У відповідності зі стандартами ІСО, інформація може бути записаною у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, тобто за допомогою не тільки знакового письма, але й зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє причислити до документа всі матеріальні об'єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві. Виходячи з визначень документа, які зафіксовані в державних стандартах України, основними ознаками документа є: наявність інформації, яка має певний зміст; стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале використання та зберігання документа; ^ функціональна визначеність для передачі інформації у просторі та часі тобто для використання у соціальних комунікаційних каналах (наприклад, управлінський документ); Таким чином, головною складовою документа є інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання тощо. Інформація зафіксована в документі, має свою специфіку, яка проявляється чином: документ - носій соціальної інформації, тобто інформації яка створена людиною; документальна інформація має бути змістовною, оскільки є результатом інтелектуальної діяльності людини; інформація передається дискретно, тобто у вигляді окремих повідомлень, переважно завершеного характеру; повідомлення являє собою закодований текст у певній знаковій системі; інформація зафіксована на матеріальному носієві у спосіб, який створено людиною (письмово, графічно, звукозаписом тощо). Для документа є характеристикою також стабільна матеріальна форма. Таким чином, документ становить собою єдність матеріальної форми і інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа - одна з його особливостей, відсутність будь-якої з цих двох складових знищує документ як такий [34, с. 21-22]. Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. За допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державними органами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми. Ділове спілкування ведеться державною мовою, в Україні такою мовою є українська. Від об'єктивності, достовірності, оперативності, юридичної сили документа залежить якість рішень, що приймаються. Носієм інформації у традиційному вигляді є документ, визначений стандартом як "матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людьми способом для її передачі у часі і просторі". Однією з причин неякісного прийняття управлінських рішень, особливо органами державного управління та місцевого самоврядування, є слабка теоретична і практична підготовка багатьох працівників, які недостатньою мірою володіють комплексом встановлених в установах, організаціях та на підприємствах методів, способів і прийомів роботи з документами, а в деяких випадках - і незнання вимог Держстандартів, що визначають порядок оформлення документів. Питанням складання текстових документів відповідають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування, теорія і практика управління підприємством. З метою економії часу в процесі складання і використання документів, необхідно розмежувати формальний підхід до оформлення документів та творчість у процесі складання текстів. Такий підхід дає можливість скористатися певними рекомендаціями, загальними правилами і нормами при складанні та текстовому викладі ділових паперів, а також їх конкретними зразками. Цими проблемами займається такий вид діяльності, як діловодство (справочинство).
Діловодство (справочинство) - це діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій
Останнім часом серед фахівців набуває поширення така назва цього виду діяльності: Документаційне забезпечення управління (ДЗУ). Основними елементами справочинства є письмові документи та документування, тобто створення документів. Документ (від лат. йоситвМит - зразок, взірець, свідоцтво, доказ) - матеріальний об'єкт, що має інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі у просторі. Документ - це діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось. І тому для юриста документ - це засіб доказу події, для історика - першоджерело, для управлінця - засіб фіксації і передачі управлінського рішення. Державним стандартом України документ визначено так:
ДОКУМЕНТ - це основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, то документи мають велике правове значення, тобто юридичну силу. Юридична сила - це властивість документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком оформлення. Виходячи з цього, документ повинен бути: достовірним; переконливим; належним чином відредагованим і оформленим; містити конкретні пропозиції та вказівки. Більшість документів має задовольняти таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Документи використовуються відповідно до функцій, які вони покликані виконувати. Усі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції. До загальних функцій документів слід віднести: ^ інформаційну (документ створюється для зберігання інформації); ^ соціальну (документ - соціально значимий об'єкт, оскільки він задовольняє певну соціальну потребу); ^ комунікативну (документ - це засіб зв'язку між організаціями та іншими суспільними структурами); ^ культурну (документ закріплює та передає культурні традиції, зокрема рівень наукового та технічного розвитку). До спеціальних функцій документа належать такі: ^ управлінська (документ відіграє велику роль в управлінні); > правова (документ має юридичну силу); ^ історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвердженням подій, явищ, що відбувалися у світі). Документи являють собою джерело історії. У сучасних умовах для складання документа використовують як звичайну мову, так і штучну, із застосуванням нових носіїв інформації. Сьогодні частина документів обробляється за допомогою обчислювальної техніки, тому розрізняють такі документи: машино-орієнтовані - пристосовані для обробки даних засобами обчислювальної техніки; машиночитаємі - пристосовані для автоматичного читання вміщеної в них інформації. Інформація в документі відображена кодом, а її пошук та видача здійснюється тільки машиною; • машинні - створені засобами обчислювальної техніки.
Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема організаційно-розпорядчих, зафіксовані в Державних стандартах [5-14]. Крім того, у відповідності з «Примірною інструкцією з діловодства...», затвердженою Постановою Кабінету Міністрів № 1153 від 14 жовтня 1997 р.[16], в державних установах та інших центральних і місцевих органах виконавчої влади визначається конкретний комплекс документів, передбачених номенклатурою справ та необхідних і достатніх для документування їх діяльності. Склад документів в організації залежить від: порядку прийняття рішення (єдиноначальність або колегіальність); обсягів і характеру взаємозв'язків в організації; характеру взаємостосунків з іншими організаціями та державними органами.
|
| Оглавление| |