Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

1.1. документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядуванні

 

Поняття «документ» широко застосовується в усіх сферах дія­льності. Його розуміють по-різному, в залежності від специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа.

На міжнародному рівні найбільш загально визнано визначення документа як запис інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. У відповідності зі стандарта­ми ІСО, інформація може бути записаною у будь-який спосіб фік­сування будь-яких відомостей, тобто за допомогою не тільки зна­кового письма, але й зображення, звуку тощо. Таке визначення до­зволяє причислити до документа всі матеріальні об'єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві.

Виходячи з визначень документа, які зафіксовані в державних стандартах України, основними ознаками документа є:

наявність інформації, яка має певний зміст;

стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале використання та зберігання документа;

^ функціональна визначеність для передачі інформації у прос­торі та часі тобто для використання у соціальних комунікаційних каналах (наприклад, управлінський документ);

Таким чином, головною складовою документа є інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання то­що.

Інформація зафіксована в документі, має свою специфіку, яка проявляється чином:

документ - носій соціальної інформації, тобто інформації яка створена людиною;

документальна інформація має бути змістовною, оскільки є результатом інтелектуальної діяльності людини;

інформація передається дискретно, тобто у вигляді окремих повідомлень, переважно завершеного характеру;

повідомлення являє собою закодований текст у певній зна­ковій системі;

інформація зафіксована на матеріальному носієві у спосіб, який створено людиною (письмово, графічно, звукозаписом тощо).

Для документа є характеристикою також стабільна матеріальна форма. Таким чином, документ становить собою єдність матеріаль­ної форми і інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа - одна з його особливостей, відсутність будь-якої з цих двох складових знищує документ як такий [34, с. 21-22].

Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей ді­яльності людства. За допомогою ділових паперів, документів, лис­тів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контак­ти між закладами, підприємствами, установами, державними орга­нами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Ділове спілкування ведеться державною мовою, в Україні та­кою мовою є українська.

Від об'єктивності, достовірності, оперативності, юридичної си­ли документа залежить якість рішень, що приймаються. Носієм ін­формації у традиційному вигляді є документ, визначений стандар­том як "матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою ство­реним людьми способом для її передачі у часі і просторі".

Однією з причин неякісного прийняття управлінських рішень, особливо органами державного управління та місцевого самовря­дування, є слабка теоретична і практична підготовка багатьох пра­цівників, які недостатньою мірою володіють комплексом встанов­лених в установах, організаціях та на підприємствах методів, спо­собів і прийомів роботи з документами, а в деяких випадках - і не­знання вимог Держстандартів, що визначають порядок оформлення документів.

Питанням складання текстових документів відповідають су­часні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандар­тизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування, теорія і практика управління підприємством.

З метою економії часу в процесі складання і використання до­кументів, необхідно розмежувати формальний підхід до оформлен­ня документів та творчість у процесі складання текстів. Такий під­хід дає можливість скористатися певними рекомендаціями, загаль­ними правилами і нормами при складанні та текстовому викладі ді­лових паперів, а також їх конкретними зразками. Цими проблемами займається такий вид діяльності, як діловодство (справочинство).

 

Діловодство (справочинство) - це діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з             документами в процесі здійснення управлінських дій      

 

Останнім часом серед фахівців набуває поширення така назва цього виду діяльності: Документаційне забезпечення управління (ДЗУ).

Основними елементами справочинства є письмові документи та документування, тобто створення документів. Документ (від лат. йоситвМит - зразок, взірець, свідоцтво, доказ) - матеріальний об'єкт, що має інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі у просторі. Документ - це діловий па­пір, що підтверджує будь-який факт або право на щось. І тому для юриста документ - це засіб доказу події, для історика - першодже­рело, для управлінця - засіб фіксації і передачі управлінського рі­шення. Державним стандартом України документ визначено так:

 

ДОКУМЕНТ - це основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та             розумової діяльності людини   

Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, то документи мають велике правове значення, тобто юри­дичну силу.

Юридична сила - це властивість документа, яка надається йо­му чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком оформлення. Виходячи з цього, документ повинен бути:

достовірним;

переконливим;

належним чином відредагованим і оформленим;

містити конкретні пропозиції та вказівки.

Більшість документів має задовольняти таким вимогам, як прида­тність до тривалого зберігання, максимальна точність.

Документи використовуються відповідно до функцій, які вони покликані виконувати. Усі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції.

До загальних функцій документів слід віднести: ^ інформаційну (документ створюється для зберігання інфор­мації);

^ соціальну (документ - соціально значимий об'єкт, оскільки

він задовольняє певну соціальну потребу); ^ комунікативну (документ - це засіб зв'язку між організація­ми та іншими суспільними структурами); ^ культурну (документ закріплює та передає культурні тради­ції, зокрема рівень наукового та технічного розвитку). До спеціальних функцій документа належать такі: ^ управлінська (документ відіграє велику роль в управлінні); > правова (документ має юридичну силу);

^ історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвер­дженням подій, явищ, що відбувалися у світі). Документи являють собою джерело історії.

У сучасних умовах для складання документа використовують як звичайну мову, так і штучну, із застосуванням нових носіїв ін­формації. Сьогодні частина документів обробляється за допомогою обчислювальної техніки, тому розрізняють такі документи:

машино-орієнтовані - пристосо­вані для обробки даних засобами обчислювальної техніки;

машиночитаємі - пристосовані для автоматичного читання вміщеної в них інформації. Інформація в документі відображена кодом, а її пошук та видача здійснюється тільки машиною;

•           машинні - створені засобами обчислювальної техніки.

 

Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема організа­ційно-розпорядчих, зафіксовані в Державних стандартах [5-14]. Крім того, у відповідності з «Примірною інструкцією з діловодст­ва...», затвердженою Постановою Кабінету Міністрів № 1153 від 14 жовтня 1997 р.[16], в державних установах та інших центральних і місцевих органах виконавчої влади визначається конкретний ком­плекс документів, передбачених номенклатурою справ та необхід­них і достатніх для документування їх діяльності.

Склад документів в організації залежить від:

порядку прийняття рішення (єдиноначальність або колегіаль­ність);

обсягів і характеру взаємозв'язків в організації;

характеру взаємостосунків з іншими організаціями та держа­вними органами.