Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

9.2. функції діловодної служби

 

Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення (статуту) про установу і Примірної інструкції та затверджується керівником установи. Дія­льність працівників діловодної служби регламентується посадови­ми інструкціями, які розробляються керівником діловодної служби на підставі кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціаліс­тів і службовців і затверджуються керівником установи.

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдино­го порядку документування і роботи з документами в установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизо­ваної технології роботи з документами та скорочення кількості до­кументів.

Відповідно до основного завдання діловодна служба:

^ розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражу­вання документів;

^ уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скоро­чення кількості форм і видів документів;

^ здійснює контроль за підготовкою та оформленням докуме­нтів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів до скоро­чення строк проходження і виконання документів, узагаль­нює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, опера­тивний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

^ забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності установи та організацій, що належать до сфери її управління, для передачі на держа­вне зберігання;

^ удосконалює форми і методи роботи з документами в уста­нові та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і персо­нальних комп'ютерів;

^ здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;

організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;

^ впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи доку­ментації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

завіряє печаткою документи у випадках, передбачених ін­струкцією по роботі з документами.