Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

9.1. служба документаційного забезпечення управління підприємством

 

Відповідальність за організацію діловодства у державних уста­новах покладається на першого керівника. У центральному апараті міністерств, відомств, крупних організацій діловодство ведеться за­гальним відділом управління справами, в організаціях середніх ро­змірів діловодством займається канцелярія, у закладах менших ро­змірів - секретар керівника організації, в організаціях, де обсяг ро­боти з діловодства невеликий, обов'язки з його ведення поклада­ються на працівників бухгалтерії. Головний (старший) бухгалтер за погодженням з керівником організації розподіляє обов'язки по ді­ловодству між окремими працівниками бухгалтерії здійснює по­всякденний нагляд за правильним та своєчасним складанням служ­бових документів, виконанням основних правил листування, підго­товкою документів для доповіді керівникові організації. Він же ін­структує посадових осіб про складання і оформлення документів.

У великих, організаціях штатним розкладом передбачається по­сада секретаря. До його обов'язків входять облік вхідних та вихід­них документів, ведення поточних справ, забезпечення їх зберіган­ня, видача різних довідок, нагляд за строками виконання докумен­тів, інформування про цю роботу керівника організації.

Керівник, організації повинен своєчасно розглядати отриману кореспонденцію, слідкувати за правильністю і законністю складан­ня документів, не допускати тяганини в їх оформленні, вимагати від усіх посадових осіб знання і дотримання форм документів, пос­тійно контролювати виконання документів, забезпечувати необхід­ні умови для організації та механізації діловодства тощо.

Відповідальність за правильність ведення діловодства в органі­зації несе її керівник. Ведення діловодства здійснюється відповідно до вимог державних стандартів, , примірної інструкції (затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р.) та інструкцій з діловодства установ (організацій). Воно покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів.

Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками організацій. Керівник у межах наданих йому прав зо­бов'язаний:

вживати необхідних заходів до скорочення службового лис­тування;

^ не допускати вимагання від підприємств, закладів, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління установи, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами до­кументів, які не викликані необхідністю;

^ забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апа­раті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління;

всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації ділових процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими ро­бочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

^ здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апа­раті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та Примірною інструкцією. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, ві­дрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, яка його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних карт. Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою. У місцях (село, селище,

місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися, поряд з державною мовою, мова відповідної національної меншини у порядку, встановленому законом.