Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

8.3. основні принципи організації канцелярської роботи

 

Основними принципами документообігу є те, що в жодному структурному підрозділі організації не повинно існувати локальних архівів документів. Будь-який вхідний документ, що не потрапив до загального архіву документів, потенційно може бути не викона­ним, втраченим. В організації є відповідна служба, а саме канцеля­рія, яка відповідає за проходження документів. Документи, не заре­єстровані відповідним чином в канцелярії, губляться найчастіше.

Бажано, щоб організація мала тільки один канал надходження вхідних документів. Якщо прийом документів побудований за де­централізованою схемою, що спрямовано на підвищення швидкості опрацювання документів, то всі підрозділи, які здійснюють такий прийом, миттєво подають інформацію в канцелярію (бажано в ре­жимі on-line зв'язку з канцелярією). При цьому віддалені пункти реєстрації документів можна вважати підрозділами канцелярії.

Документообіг не повинен закінчуватись на відповідальних ви­конавцях, тобто система автоматизації документообігу організації не повинна замикатися лише на канцелярії, а мати продовження в системах управління документообігом підрозділів організації.

Насамперед, усі документи, що проходять через відділ, мають унікальний реєстраційний номер (можливі свої алгоритми побудо­ви номерів для кожного з типів документів).

 

Будь-який папір, що не має реєстраційного номера - це просто папір, а не документ.

Документом його робить саме наявність на ньому реєстрацій- ного номера.