8.1. організація роботи з документами
Організація роботи з документами - це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, починаючи зі створення або приймання документа та закінчуючи його знищенням або передачею в архів на архівне зберігання. В організації з різними групами документів здійснюються різні види робіт (табл.6). Так, на підприємствах, як правило, здійснюється централізований документообіг, тобто всі важливі документи проходять через спеціальні органи, які займаються організацією руху документів, упорядкуванням їх зберігання та використання при здійсненні управлінської діяльності. Однак, крім централізованого документообігу, наприклад великого підприємства, існують спеціалізовані документообіги (у підрозділах, у відділах спеціалізованого діловодства тощо). В залежності від територіального розташування структурних частин підприємства (закладу, установи, організації), розміру, характеру та обсягу його діяльності ці роботи можуть вестись централізовано або децентрадізовано. Види робіт з документами
При повній централізації діловодства приймання, реєстрація, контроль виконання і відправлення документів, а також формування справ відбувається в одному місці - канцелярії або секретаріаті -і зосереджено в руках однієї особи - секретаря чи діловода. Централізована форма є найбільш доцільною, оскільки вона дає можливість широко застосовувати засоби механізації та автоматизації всіх процесів діловодства, а також впроваджувати сучасні засоби організаційної техніки, програмного забезпечення, досягти максимального завантаження робочого дня службовців діловодної служби. На великих підприємствах, особливо територіально розпорошених, зі значним обсягом робіт застосовується часткова централізація діловодства, при якій окремі операції, переважно важливі або трудомісткі, наприклад, контроль виконання, розмножування документів, виконують в одному місці, а інші види робіт передані структурним підрозділам підприємства. В практичній діяльності відома також така форма організації діловодства, як децентралізація, коли всі види робіт з документами здійснюються безпосередньо в структурних підрозділах. З метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються її керівником. Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила, прийоми та процеси створення документів, порядок роботи з ними. До інструкції додаються форми та зразки документів, які використовуються в організації, обліково-реєстраційні форми (номенклатури справ, описи тощо), довідково-методичні матеріали (перелік документів, які не підлягають реєстрації, схеми документообігу тощо). Для органів державного управління та місцевого самоврядування така інструкція була затверджена постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 р. Спираючись на цю інструкцію кожна організація, на яку поширюється її дія, розробляє власну інструкцію, яка враховує особливості цієї організації. |
| Оглавление| |