Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

8.1. організація роботи з документами

 

Організація роботи з документами - це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, починаючи зі створення або приймання документа та закінчуючи його знищенням або пере­дачею в архів на архівне зберігання. В організації з різними група­ми документів здійснюються різні види робіт (табл.6).

Так, на підприємствах, як правило, здійснюється централізова­ний документообіг, тобто всі важливі документи проходять через спеціальні органи, які займаються організацією руху документів, упорядкуванням їх зберігання та використання при здійсненні управлінської діяльності. Однак, крім централізованого документо­обігу, наприклад великого підприємства, існують спеціалізовані документообіги (у підрозділах, у відділах спеціалізованого діловод­ства тощо).

В залежності від територіального розташування структурних частин підприємства (закладу, установи, організації), розміру, ха­рактеру та обсягу його діяльності ці роботи можуть вестись централізовано або децентрадізовано.

Види робіт з документами

 

Складова

Операції діловодства

Групи документів

 

частина

 

 

 

 

діловодс-

 

 

 

 

тва

 

 

 

 

 

 

внутрішні

вихідні

вхідні

 

Складання проекту доку-

Обов'яз-

Обов'яз-

Не вико-

 

мента

ково

ково

ристову-ється

документування

Узгодження проекту зі

Можливо

Можливо

Не вико-

 

спеціалістами

 

 

ристову-ється

 

Перевірка правильності

Обов'яз-

Обов'яз-

Не вико-

 

оформлення документів

ково

ково

ристову-

 

 

 

 

ється

 

Підписання (затверджен-

Обов'яз-

Обов'яз-

Не вико-

 

ня документів керівни-

ково

ково

ристову-

 

ком)

 

 

ється

 

Реєстрація

Можлива

Можлива

Не вико-

 

 

відправка

розмітка

ристову-ється

 

Контроль виконання

Можливо

Можливо

Можливо

 

Виконання документа

Обов'яз-

Можливо

Обов'яз-

В

 

ково

 

ково

он

Формування справ

Обов'яз-

Обов'яз-

Обов'яз-

§Е

 

ково

ково

ково

о ^

Поточне зберігання і ви-

Обов'яз-

Обов'яз-

Обов'яз-

зація

:умен

користання

ково

ково

ково

 

 

 

 

 

 

Передача на архівне збе-

Можливо

Можливо

Можливо

В о

рігання

 

 

 

 

Розгляд документів керів-

Можливо

Не вико-

Можливо

 

ником (резолюції)

 

ристову-

 

 

 

 

ється

 

 

Знищення документів

Можливо

Можливо

Можливо

При повній централізації діловодства приймання, реєстрація, контроль виконання і відправлення документів, а також формуван­ня справ відбувається в одному місці - канцелярії або секретаріаті -і зосереджено в руках однієї особи - секретаря чи діловода.

Централізована форма є найбільш доцільною, оскільки вона дає можливість широко застосовувати засоби механізації та автомати­зації всіх процесів діловодства, а також впроваджувати сучасні за­соби організаційної техніки, програмного забезпечення, досягти максимального завантаження робочого дня службовців діловодної служби.

На великих підприємствах, особливо територіально розпоро­шених, зі значним обсягом робіт застосовується часткова центра­лізація діловодства, при якій окремі операції, переважно важливі або трудомісткі, наприклад, контроль виконання, розмножування документів, виконують в одному місці, а інші види робіт передані структурним підрозділам підприємства.

В практичній діяльності відома також така форма організації діловодства, як децентралізація, коли всі види робіт з документами здійснюються безпосередньо в структурних підрозділах.

З метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються її керівником.

Інструкція з діловодства є нормативним документом, що рег­ламентує організацію, правила, прийоми та процеси створення до­кументів, порядок роботи з ними. До інструкції додаються форми та зразки документів, які використовуються в організації, обліково-реєстраційні форми (номенклатури справ, описи тощо), довідково-методичні матеріали (перелік документів, які не підлягають реєст­рації, схеми документообігу тощо).

Для органів державного управління та місцевого самовряду­вання така інструкція була затверджена постановою Кабінету Міні­стрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 р.

Спираючись на цю інструкцію кожна організація, на яку поши­рюється її дія, розробляє власну інструкцію, яка враховує особли­вості цієї організації.