6.3. документування діяльності виборчих комісій та комісій з референдумів
З метою забезпечення належної організації роботи виборчих комісій та комісій з референдумів, відповідно до п. 1 ч. 2 ст. 15, ст. 18 Закону України «Про вибори Президента України», п. 1 ч. 2 ст. 22, ст. 25, ч. 1, 2, 4 ст. 86 Закону України «Про вибори народних депутатів України», ст. 14, 48 Закону України «Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим», ст. 21, ч. 1, 2, 3 ст. 56 Закону України «Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів», п. 4 ст. 26, ч. 1, 2 ст. 31 Закону України «Про всеукраїнський та місцеві референдуми», Закону України «Про звернення громадян», ч. 2 ст. 1, ст. 11, 12, п. 7, 9 ст. 13, п. 6, 15 ст. 14. П. 6, 8 ст. 15 та ч. 1 ст. 17 Закону України «Про Центральну виборчу комісію», з урахуванням постанови Кабінеті міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 «Про затвердження Інструкцій з діловодства за зверненнями громадян в органи державної влади і місцевого самоврядування, об'єднань громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», Центральна виборча комісія розробила та прийняла «Порядок ведення діловодства виборчих комісій та комісій з референдумів», зобов'язавши виборчі комісії по виборах Президента України, народних депутатів України, комісії з всеукраїнського референдуму після їх утворення забезпечити неухильне дотримання затвердженого Порядку. Шдготовка та оформлення документів до засідання виборчої комісії чи комісії з референдумів. Підготовку матеріалів до засідання виборчої комісії та комісій з референдумів, оформлення та доопрацювання прийнятих на її засіданні документів, достовірність документування засідання комісії забезпечує секретар комісії. Проект порядку денного засідання комісії готує секретар комісії згідно з планом роботи та за дорученням голови комісії, враховуючи пропозиції членів комісії. Порядок денний має бути підготовлено не пізніше ніж за день до засідання. Проект порядку денного, після його погодження з головою комісії, секретар комісії доводить до відома членів комісії, як правило, не пізніше ніж за день до засідання комісії, а в день, що передує дню виборів, референдумів і в день виборів, референдумів - негайно. Про порядок денний засідання комісії та дату його проведення члени комісії та інші зацікавлені особи повідомляються, як правило, не пізніше ніж за день до засідання комісії. За необхідності про засідання комісії, порядок денний оголошується у засобах масової інформації та повідомляються особи, які мають право брати участь у засіданні комісії, а також обов'язково - особи, запрошені на засідання комісії. Проект постанови комісії має відповідати чинному законодавству України та прийматись у межах повноважень комісії. Постанова комісії повинна містити такі реквізити: назву комісії, назву документа (постанова), місце та дату прийняття постанови, порядковий номер, заголовок до тексту постанови, мотивувальну частину, резолюційну частину. Заголовок до тексту постанови комісії має бути лаконічним і таким, що відображає її основний зміст. Якщо в постанові комісії йдеться про кілька питань, назва може бути узагальнюючою. Мотивувальна частина постанови має містити обставини, висновки комісії та настанови, що зумовили прийняття постанови з відповідного питання, посилання на закони чи інші нормативно-правові акти або судові рішення, якими керувалася комісія при прийнятті рішення. Резолютивна частина постанови містить відповідне рішення комісії, викладене у формі висновку із зазначенням завдань і заходів, спрямованих на реалізацію повноважень комісії з питань, що розглядаються. У разі потреби резолютивна частина може містити вказівки на необхідність доведення її змісту до суб'єктів, на яких поширюється дія постанови, виконавців, осіб, на яких покладається контроль за виконанням документа, а також строки (термін) його виконання та додатки. Резолютивна частина постанови складається з пронумерованих пунктів та підпунктів. Після ознайомлення з підготовленими матеріалами і в разі відсутності потреби внесення поправок до тексту голова комісії ставить на проекті постанови, що пропонується прийняти, резолюцію для розгляду на засіданні комісії. Секретар комісії відповідає за реєстрацію осіб, які беруть участь у засіданні, та перед його початком подає голові комісії список цих осіб. Оформлення рішення, прийнятого на засіданні комісії. Рішення комісії приймається як правило, у формі постанови. Хід обговорення рішення, що розглядається та приймається на засіданні комісії, фіксується протоколом, який оформляється після засідання на підставі записів, зроблених під час засідання секретарем комісії чи особою, яка виконувала обов'язки за дорученням комісії або її голови. Протоколи мають такі реквізити: назва документу - протокол, назва виду роботи дільничної комісії - засідання, назва комісії, дата і місце проведення засідання, загальна кількість членів комісії, кількість присутніх на засіданні членів комісії, кількість запрошених на засідання (у разі потреби до протоколу додається реєстраційний лист), порядок денний з формулюванням питань у називному відмінку, текст протоколу, який складається з трьох частин, що прочинаються словами «Слухали», «Виступили» «Вирішили» (Постановили). Протокол засідання комісії оформляє секретар комісії. До протоколу долучаються у вигляді додатків оригінали документів, прийнятих на засіданні, а також викладені в письмовій формі окремі думки осіб, які входили до складу комісії і не погодились з прийнятими на засіданні комісії рішеннями. Протокол підписує головуючий на засіданні та секретар комісії чи особа, яка виконувала обов'язки секретаря. Постанова, прийнята на засіданні комісії, підлягає подальшому оформленню для підписання, надсилання і оприлюднення (у разі, якщо документ підлягає оприлюдненню відповідно до закону або за рішенням комісії). Протоколи одного робочого дня засідання мають один номер, якщо інше не встановлено головою комісії. При доопрацюванні постанови комісії секретар комісії вносить до тексту зміни і доповнення, схвалені шляхом голосування на засіданні комісії. Комплектність матеріалів, що додаються до постанови, а також реєстрація їх у відповідному журналі із зазначенням реєстраційних номерів на документах забезпечуються секретарем комісії. Постанову, додатки до неї підписують голова комісії чи головуючий на засіданні. Залежно від характеру питання, що розглядалось комісією, постанова надсилається учасникам виборчого процесу і референдумів, органам місцевого самоврядування, місцевим органам виконавчої влади, виборчим комісіям, комісіям з референдумів, місцевим засобам масової інформації, громадськості, якщо предметом розгляду на засіданні були цікаві чи важливі для них питання, як правило, у день підписання постанови або наступного дня, напередодні та в день виборів чи референдуму. Реєстрація та розгляд документів і звернень. що надходять до комісії. Документи, звернення, що надходять до комісії, приймаються головою, заступником голови, секретарем комісії або - за дорученням голови комісії чи його заступника - членом комісії. Звернення може бути усним, викладеним громадянином і зафіксованим головою, заступником голови або членом комісії на особистому прийомі, чи письмовим, надісланим поштою або переданим особисто до комісії чи через уповноважену особу, якщо її повноваження оформлено відповідно до чинного законодавства України. Документи, звернення реєструються у день їх надходження у журналі реєстрації документів і звернень виборчих комісій та комісій з референдумів. Документи, що надходять до комісії телефонним або факсовим зв'язком чи електронною поштою, також реєструються. Не реєструються в особисті, поздоровні листи, запрошення, що надходять на адресу комісії. У правій нижній частині першого аркуша документа, звернення або на іншому вільному від тексту місці цього аркуша (вільне місце зліва призначено для підшивки документа) зазначають реєстраційний номер, що відповідає порядковому номеру запису в журналі реєстрації документів і звернень, та дату надходження. У разі, якщо документ чи звернення надійшли повторно, після присвоєння їм чергового реєстраційного номера у правій верхній частині першого аркуша робиться напис «Повторно». Документ, звернення після реєстрації розглядаються головою комісії, а в разі його відсутності - заступником голови або секретарем комісії з метою поставлення резолюції про його виконання. Не підлягають розгляду (залишаються без розгляду) документи, звернення без зазначення дати, місця проживання заявника, не підписані автором (авторами) або якщо за ними неможливо встановити авторство. Винятком є повідомлення про вчинення злочину. Таке повідомлення надсилається до органів Міністерства внутрішніх справ України за місцем розташування комісії. Не розглядаються повторно документи, звернення від однієї й тієї самої особи з одного й того самого питання, якщо першого разу питання вирішено по суті, про що повідомляється особі, яка подала звернення, а також звернення особи, визнаної судом недієздатною. Особистий прийом громадян проводиться в порядку, встановленому головою комісії. Реєстрація осіб, які звернулися до комісії, ведеться в журналі обліку особистого прийому громадян у виборчий комісії та комісії з референдуму. Контроль за виконанням документів (включаючи коригування процесу їх виконання, облік та аналіз результатів виконання, дотримання встановленого терміну виконання) здійснює секретар комісії. Про виконання документів робиться відмітка у відповідній графі журналу реєстрації документів і звернень та журналу обліку особистого прийому громадян. Розглянуті документи, звернення передаються секретарю комісії для подальшого формування справи відповідно до затвердженої головою комісії номенклатури справ. Про виконання документів, звернень секретар комісії інформує голову комісії.
Опишіть порядок планування роботи колегіальних органів управління. Особливості розробки проекту плану роботи та його затвердження. Порядок денний: сутність документа та особливості його складання. Протокол засідання колегіального органу управління. Апаратні наради: сутність, порядок проведення та документального оформлення. Підготовка та оформлення документів до засідання виборчої комісії чи комісії з референдумів. Оформлення рішення, прийнятого на засіданні комісії. Реєстрація та розгляд документів і звернень, що надходять до комісії. |
| Оглавление| |