Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

Передмова

 

Кінцевий результат управлінської діяльності як органів держа­вного управління, так і будь-яких закладів, установ та організацій, підприємств (у подальшому викладі, для стислості, їх сукупність позначатиметься терміном «організація») залежить від значної кі­лькості факторів. Не останнє місце серед них займає діловодство, яке дозволяє забезпечити оперативність і гнучкість у прийнятті рі­шень та організації їх виконання. Діловодство координує всі етапи роботи: від проектування до контролю за виконанням рішення.

З документами в органах державного управління та місцевого самоврядування пов'язана діяльність усіх працівників апарату управління - від технічних виконавців до керівників підрозділів. Одні з них створюють документи, інші забезпечують їх оформлен­ня й передання за належністю, використовують ці документи й на їх основі ухвалюють управлінські рішення.

З кожним документом в апараті управління державної установи та органу місцевого самоврядування проводиться велика робота щодо складання, вичитування, обліку (реєстрації), сортування, збе­рігання, пошуку, переробки інформації, що міститься в документах, копіювання, переносу відомостей, транспортування документа все­редині й поза апаратом управління організацією.

В управлінні однаково шкідливі як переоцінка, так і недооцінка значення кореспонденції і діловодства. Переоцінка як правило при­зводить до застосування канцелярсько-бюрократичних методів управління, коли живе керівництво, увага до людей, оперативне ви­рішення питань, що виникають, підміняється надто великим захоп­ленням паперами і надлишковим канцелярським листуванням. З іншого боку, незадовільна організація діловодства, неправильне використання кореспонденції призводять до безвідповідальності в роботі, створюють умови для різноманітних зловживань.

В якості одного із засобів регулювання документопотоків ви­ступають державні стандарти, загальнодержавні класифікатори і уніфіковані системи документації. Ці та інші нормативи покликані стабілізувати документообіг в країні по всьому технологічному ци­клу, створити оптимальну технологію ведення документального го­сподарства кожної управлінської одиниці.

Виходячи з викладеного вище, курс «Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування» є однією з

з провідних загальнопрофесійних дисциплін при підготовці фахівців з напряму «Державне управління та місцеве самоврядування», він має сприяти вихованню грамотного управлінця.

Діловодство вивчається з метою формування у майбутніх фахі­вців, які працюватимуть в органах державного та муніципального управління, уміння і навичок роботи з документами, які супрово­джують діяльність будь-якої організації, і державної, і приватної, а в органах місцевого управління і самоврядування мають свою спе­цифіку, оскільки значна частина цих документів виходить за рамки самої організації і їх дія поширюється на всю територію, підпоряд­ковану органу місцевої влади. Крім того, до цих документів звер­таються багато людей, вони дуже часто носять нормативний, пра­вовий характер, складаючи основу документальної комунікації му­ніципальних органів управління як з населенням, так і з підприємс­твами, установами, організаціями, які розташовані на підпорядко­ваній органу управління території, а також із закладами та устано­вами, які безпосередньо підпорядковані державним адміністраціям.

Підручник має ознайомити студентів з основними видами до­кументів, вимогами, що пред'являються до оформлення докумен­тів, ведення документообігу в організації та здійснення контролю за виконанням документів, забезпечення зберігання та користуван­ня документами, що є в організації. Детально розглядаються питан­ня оформлення окремих видів (груп) документів, зокрема таких, як оргнанізаційно-розпорядчі та довідково-інформаційні, з кадрових питань, з питань документування діяльності колегіальних органів управління, роботи зі зверненнями громадян тощо.

Об'єктом вивчення курсу є ті документи, які спеціально ство­рюються для фіксації прийнятого управлінського рішення, збері­гання та передачі соціальної інформації у просторі та часі.

Особлива увага приділяється роботі з документами, які містять державну таємницю або є документами, які є власністю держави і призначені лише для службового користування.

У підручнику висвітлено питання, що стосуються документа­льного оформлення роботи з персоналом органів державної влади та місцевого самоврядування (державними службовцями).

Найбільша увага приділяється підготовці проектів розпоря­джень голови державної адміністрації та міського голови, наказів -основних розпорядчих документів, написанню листів - одного з найпоширеніших видів документів, протоколів, а також підготовки

інших документів, а саме: актів, доповідних та пояснювальних за­писок, договорів, характеристик, резюме, заяв тощо.

При написанні підручника враховано найновіші офіційні, нор­мативні та інструктивно-регламентуючі документи в області зага­льного діловодства, і зокрема діловодства в органах державного управління та місцевого самоврядування, які діють на території України. Авторами використано значну кількість спеціальних пуб­лікацій, виданих як в Україні, так і в Росії, Білорусі, найбільш важ­ливі з яких наведені у списку літератури.

Підручник доповнено термінологічним словником, що містить ви­значення різних документів та процесів, які мають місце при організа­ції документального забезпечення діяльності владних структур.

Автори висловлюють подяку науковому співробітникові Інсти­туту програмних систем НАН України Л.В. Кибі за підготовку роз­ділу «Інформаційні технології підтримки документообігу».