Передмова
Кінцевий результат управлінської діяльності як органів державного управління, так і будь-яких закладів, установ та організацій, підприємств (у подальшому викладі, для стислості, їх сукупність позначатиметься терміном «організація») залежить від значної кількості факторів. Не останнє місце серед них займає діловодство, яке дозволяє забезпечити оперативність і гнучкість у прийнятті рішень та організації їх виконання. Діловодство координує всі етапи роботи: від проектування до контролю за виконанням рішення. З документами в органах державного управління та місцевого самоврядування пов'язана діяльність усіх працівників апарату управління - від технічних виконавців до керівників підрозділів. Одні з них створюють документи, інші забезпечують їх оформлення й передання за належністю, використовують ці документи й на їх основі ухвалюють управлінські рішення. З кожним документом в апараті управління державної установи та органу місцевого самоврядування проводиться велика робота щодо складання, вичитування, обліку (реєстрації), сортування, зберігання, пошуку, переробки інформації, що міститься в документах, копіювання, переносу відомостей, транспортування документа всередині й поза апаратом управління організацією. В управлінні однаково шкідливі як переоцінка, так і недооцінка значення кореспонденції і діловодства. Переоцінка як правило призводить до застосування канцелярсько-бюрократичних методів управління, коли живе керівництво, увага до людей, оперативне вирішення питань, що виникають, підміняється надто великим захопленням паперами і надлишковим канцелярським листуванням. З іншого боку, незадовільна організація діловодства, неправильне використання кореспонденції призводять до безвідповідальності в роботі, створюють умови для різноманітних зловживань. В якості одного із засобів регулювання документопотоків виступають державні стандарти, загальнодержавні класифікатори і уніфіковані системи документації. Ці та інші нормативи покликані стабілізувати документообіг в країні по всьому технологічному циклу, створити оптимальну технологію ведення документального господарства кожної управлінської одиниці. Виходячи з викладеного вище, курс «Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування» є однією з з провідних загальнопрофесійних дисциплін при підготовці фахівців з напряму «Державне управління та місцеве самоврядування», він має сприяти вихованню грамотного управлінця. Діловодство вивчається з метою формування у майбутніх фахівців, які працюватимуть в органах державного та муніципального управління, уміння і навичок роботи з документами, які супроводжують діяльність будь-якої організації, і державної, і приватної, а в органах місцевого управління і самоврядування мають свою специфіку, оскільки значна частина цих документів виходить за рамки самої організації і їх дія поширюється на всю територію, підпорядковану органу місцевої влади. Крім того, до цих документів звертаються багато людей, вони дуже часто носять нормативний, правовий характер, складаючи основу документальної комунікації муніципальних органів управління як з населенням, так і з підприємствами, установами, організаціями, які розташовані на підпорядкованій органу управління території, а також із закладами та установами, які безпосередньо підпорядковані державним адміністраціям. Підручник має ознайомити студентів з основними видами документів, вимогами, що пред'являються до оформлення документів, ведення документообігу в організації та здійснення контролю за виконанням документів, забезпечення зберігання та користування документами, що є в організації. Детально розглядаються питання оформлення окремих видів (груп) документів, зокрема таких, як оргнанізаційно-розпорядчі та довідково-інформаційні, з кадрових питань, з питань документування діяльності колегіальних органів управління, роботи зі зверненнями громадян тощо. Об'єктом вивчення курсу є ті документи, які спеціально створюються для фіксації прийнятого управлінського рішення, зберігання та передачі соціальної інформації у просторі та часі. Особлива увага приділяється роботі з документами, які містять державну таємницю або є документами, які є власністю держави і призначені лише для службового користування. У підручнику висвітлено питання, що стосуються документального оформлення роботи з персоналом органів державної влади та місцевого самоврядування (державними службовцями). Найбільша увага приділяється підготовці проектів розпоряджень голови державної адміністрації та міського голови, наказів -основних розпорядчих документів, написанню листів - одного з найпоширеніших видів документів, протоколів, а також підготовки інших документів, а саме: актів, доповідних та пояснювальних записок, договорів, характеристик, резюме, заяв тощо. При написанні підручника враховано найновіші офіційні, нормативні та інструктивно-регламентуючі документи в області загального діловодства, і зокрема діловодства в органах державного управління та місцевого самоврядування, які діють на території України. Авторами використано значну кількість спеціальних публікацій, виданих як в Україні, так і в Росії, Білорусі, найбільш важливі з яких наведені у списку літератури. Підручник доповнено термінологічним словником, що містить визначення різних документів та процесів, які мають місце при організації документального забезпечення діяльності владних структур. Автори висловлюють подяку науковому співробітникові Інституту програмних систем НАН України Л.В. Кибі за підготовку розділу «Інформаційні технології підтримки документообігу». |
| Оглавление| |