Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

4.7. складання особистих офіційних документів

 

Особистий листок з обліку кадрів - документ, в якому міс­тяться основні відомості про працівника. Він заповнюється праців­ником і має типову форму.

Автобіографія - це життєпис особи, який складено особою власноруч. Форма викладу тексту довільна. Автобіографія - доку­мент з незначним рівнем стандартизації, тому основні вимоги до його написання полягають, насамперед, в невичерпності потрібних відомостей і в лаконізмі викладу.

В автобіографії обов'язково вказуються:

прізвище, ім'я, по батькові;

дата народження;

місце народження;

відомості про навчання (повне найменування всіх навчаль­них закладів, в яких довелось навчатися);

відомості про трудову діяльність (коротко у хронологічній послідовності перелічити місця праці та посади);

відомості про громадську роботу (всі її види);

^ короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

Назву документа («Автобіографія») пишуть посередині рядка, трохи нижче верхнього поля. Кожне нове повідомлення має почи­натись з абзацу.

Усі дати пишуться за таким зразком: «13 грудня 2002 року», «у березні 1998 року», «протягом 1997/1998 навчального року».

Дату написання ставлять ліворуч під текстом, підпис автора -праворуч.

Доручення - це письмове повноваження, що видається організаці­єю або окремою особою іншій особі для подання третій особі (фізич­ній чи юридичній) при здійсненні якихось юридичних дій, одержанні певних грошових коштів або матеріальних цінностей, іншими слова­ми, доручення - це документ, за яким організація чи окрема особа на­дає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії.

Доручення поділяють на офіційні та особисті.

Офіційні доручення уповноважують особу - на виконання ор­ганізаційних дій. Вони поділяються на такі види:

разові - уповноважують на виконання одноразові дії (найчас­тіше - це отримання товарно-матеріальних цінностей);

спеціальні - надають повноваження службовій особі на здій­снення однотипних вчинків: на представництво в органах суду, на здійснення транспортних, господарських, банківських операцій у межах певного часу;

загальні - надають право здійснення операцій, пов'язаних з управлінням майном.

Особисті доручення - надають повноваження однієї особи іншій (право на одержання заробітної плати, поштового переказу тощо).

Офіційне доручення оформляє організація. Воно має такі рекві­зити:

назва організації, яка видає доручення (позначена на бланку або на проставленому штампі зліва вгорі аркуша);

назва виду документа (доручення);

номер, дата, місце видачі;

посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається до­ручення;

назва організації, від якої повинні бути одержані товарно-матеріальні цінності;

номер і дата видачі супровідного документа (наряду, розна­рядки);

термін дії доручення;

зразок підпису особи, якій видано доручення;

назва документа, що посвідчує особу, якій видано доручення одержувача цінностей (паспорт, посвідчення);

підписи службових осіб, які видали доручення;

■          печатка організації, що видала доручення. Особисті доручення складають окремі фізичні особи. Обов'язкові реквізити особистого доручення такі:

назва виду документу (доручення);

прізвище, ім'я, по батькові особи, яка видала доручення;

прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видане це доручення (довіреної особи);

термін дії документа;

дата складання, підпис особи і довірителя;

засвідчення підпису організацією, де працює, навчається до­віритель.

Зразок офіційного доручення   

ДОРУЧЕННЯ №   

м. Київ, сьоме лютого дві тисячі сьомого року

 

Я, Петренко Олександр Павлович, адреса м. Київ, вул. Грушевсько-го, 24, кв. 3, доручаю громадянці Кирилюк Нині Степанівні, яка мешкає в місті Луцьку по вулиці Миру, 18, кв. 3, продати будинок, що є моєю власністю, в селі Боровичі Волинської області, по вулиці Лісовій під номером 15 за ціну і на умовах, які будуть доцільні на її розсуд, одер­жувати всі необхідні довідки і документи, подавати від мого імені заяви, підписати договір про купівлю-продаж, одержати належні за проданий будинок гроші, розписатися за мене і виконувати всі дії, пов'язані з ви­конанням цього доручення.

27 лютого 2007 року це доручення засвідчено мною, Павловим Г.М., секретарем виконкому Волинської міської ради народних депутатів.

Доручення підписано гр. Петренко Олександром Павловичем у мо­їй присутності, особа його встановлена, дієздатність перевірена.

 

Гербова печатка виконкому

Секретар       (підпис)

Зареєстровано в реєстрі за № 2718/2 Сплачено державного збору             П.А.Іваненко          

 

ДОРУЧЕННЯ

Я, Григоренко Іван Кирилович, доручаю Близнюк Тамарі Іванівні одержати в касира управління належну мені зарплату за лютий 2007 року.

Доручення дійсне до 1 квітня 2007 року.

07.02.2007 року

Інженер Григоренко І.К. засвідчую:     І.К.Григоренко

(підпис)

Начальник управління

виробничо-технологічної комплектації         О.М. Петренко

(підпис)

07.02.2007 р.           

Заява - це публічне офіційне повідомлення в усній або письмо­вій формі, в якому викладається певне прохання.

Розрізняють заяви від організацій і установ та особисті заяви.

В особистій заяві реквізити рекомендується розміщувати у та­кій послідовності:

праворуч на останній третині рядка пишуть назву організації або установи, куди подається заява; прізвище, ініціали її керівника;

нижче колонкою викладають відомості про того, хто подає заяву: посада, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, домашня адреса;

ще нижче, посередині рядка пишутья слово «ЗАЯВА»;

через один рядок з абзацу з великої літери починають текст заяви, в якому чітко викладають прохання з коротким його обґрун­туванням;

під текстом з нового рядка пишуть перелік додатків із зазна­ченням кількості сторінок;

ліворуч ставиться дата, праворуч - підпис особи, котра писа­ла заяву (підписувати слід чітко і розбірливо).

Варто пам'ятати! Під час написання тексту заяви спостеріга- ються варіанти в таких деталях оформлення: прізвище керівника організації, до якої звертаються із заявою, може вказуватися або не вказуватися; серед даних про освіту особи, котра звертається із зая- вою, номер і серія паспорта ставляться лише тоді, коли у заяві йдеться про виплату грошей; перелік документів, що додаються, може починатися словами: «ДО ЗАЯВИ ДОДАЮ» (тоді назви до даних документів ставляться у знахідному відмінку: «довідку», «ав- тобіографію»), або словами: «ДО ЗАЯВИ ДОДАЮТЬСЯ ТАКІ ДОКУМЕНТИ»: (далі назви документів пишуть у називному відмі- нку), або словом «ДОДАТОК»: 1)          , 2)      ,

3)        ;           .

У тексті заяви, коли є кілька паралельних способів висловлен­ня, вибирати потрібно найточнішу граматичну форму.

Характеристика - документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника.

Характеристика має такі реквізити:

назва документа;

прізвище, ім'я, по батькові;

рік народження; освіта;

текст;

■ підпис керівної особи; печатка організації, яка видала харак­теристику; дата складання.

У тексті характеристики необхідно зазначити, з якого часу пра­цює особа, як ставиться до виконання своїх службових і громадсь­ких обов'язків, які має нагороди, стягнення, як підвищує свій фахо­вий рівень, який авторитет має у колективі тощо.

Правильно написана характеристика має чотири логічно пов'язані між собою частини. Перша - анкетні дані. Вони йдуть за назвою документа, в них зазначають прізвище, ім'я, по батькові, посаду, вчений ступінь і звання, освіту. їх прийнято розміщувати у стовпчик праворуч. Друга - дані про трудову діяльність (фах, три­валість роботи в організації, просування по службі, рівень профе­сійної майстерності). Третя - власне характеристика, в якій оціну­ють ставлення працівника до виконання своїх посадових обов'язків, до підвищення професійного і наукового рівня, його стосунки у трудовому колективі. Тут же подаються відомості про урядові на­городи або заохочення. Четверта - призначення характеристики.

Характеристика видається працівникові на руки або з його ві­дому пересилається до підприємства, установи, організації, які на­діслали запит на неї.

Текст характеристики викладають від третьої особи. Підписи на цьому документі засвідчуються круглою гербовою печаткою.

Розписка - письмовий документ, який підтверджує певну дію, що відбулась, найчастіше - одержання грошей або матеріальних цінностей від організації або приватної особи. Складається довіль­но. Одержану суму грошей вказують цифрами, а в дужках - пропи­сом, іноді називаючи свідків, у присутності яких вина написана. У такому випадку останні завіряють документ своїми підписами.

Перепустка - це посвідчення особи, що дає право на вхід до ор­ганізації, має типову форму, виготовляється друкарським способом або має форму картки з відповідним рівнем захисту від підробки.

Резюме - документ, в якому викладаються відомості про гро­мадянина, що шукає роботу. Окрім загальних відомостей про себе, переліку посад, які особа займала, та видів робіт, які вона викону­вала, особливо в останні роки, вказуються захоплення людини, професійні навички, знання іноземних мов тощо.

Питання для перевірки знань

Зміст та класифікація документів з особового складу.

Документація, яка супроводжує прийом, звільнення, та пе­реведення на іншу посаду (ділянку).

Документи з контрактної системи наймання працівників.

Визначення трудового контракту. Розділи, що є складовими контракту.

Накази з особового складу та їх особливості.

Характеристика, її основний зміст та порядок оформлення.

Трудові книжки, особливості їх заповнення, зберігання та видачі працівникові в результаті звільнення.

Особові картки.

Особові справи, склад документів, що входять до особової справи.

 

Особливості документального оформлення працівників до місцевих державних адміністрацій.

Особливості документального оформлення відряджень пра­цівників місцевих державних адміністрацій.

Особливості документального оформлення відпусток пра­цівників місцевих державних адміністрацій.

Складання особистих документів: заяви, резюме, автобіог­рафії.

Складання розписки.

Особисті доручення, особливості їх складання.

Заяви, їх сутність та види заяв, особливості складання.