Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

4.5. накази з особового складу

 

З особливою увагою необхідно підходити до складання тексту наказів з кадрових питань, пам'ятаючи, що його чіткість і правиль­ність допоможе уникнути порушень права про працю.

Накази з особового складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, на­дання відпусток, заохочення, накладення стягнень тощо.

На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів з особового складу. На підприємствах (в установах, органі­заціях) з невеликим обсягом документообігу зазначені накази офо­рмляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу.

Техніка оформлення наказів з особового складу має деякі особ­ливості. У заголовку такого наказу пишуть: «Про особовий склад». Констатуюча частина може опускатись. У розпорядчій частині пун­кти розміщуються у певній послідовності: призначення на посаду, переведення, надання відпустки, звільнення з посади, зміна прізви­ща тощо.

Накладення дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформляють, як правило, окремими наказами.

За формою накази мають бути однаковими. Це полегшує вико­ристання їх як довідкових. Кожний пункт наказу починається з діє­слова, яка означає дію («призначити», «перевести», «звільнити», «оголосити подяку» тощо) і пишеться великими літерами. З нового рядка зазначаються прізвище, ім'я, по батькові особи, а потім ви­кладається текст пункту. Наприкінці кожного пункту наказу зазна­чається підстава для його складання.

Наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації. Однак окремі параграфи можуть мати свої терміни набрання чин­ності.

До викладу тексту наказу ставляться певні вимоги, оскільки правильне і чітке його формулювання гарантує трудові права пра­цівників.

У наказах про прийняття на роботу необхідно зазначити: на яку посаду, до якого структурного підрозділу і з якого числа оформля­ється на роботу людина; вид прийняття на роботу (на постійну - з випробувальним строком, зі стажуванням тощо, на тимчасову - на певний строк, за сумісництвом тощо); особливі умови роботи (при­йняття матеріальної відповідальності, скорочений робочий день тощо). При переведенні на роботу в тексті зазначаються вид і моти­вування переведення. В усіх випадках тимчасового переведення за­значається його тривалість.

У наказах про надання відпустки слід зазначити її вид (основ­ний, додатковий, навчальний, без обмеження заробітної плати), за­гальну кількість робочих днів, дату виходу у відпустку і повернен­ня з неї, за який період роботи надано відпустку.

Звільняючи працівників, обов'язково зазначають дату і моти­вують підставу звільнення.

До особливостей накладення стягнення на порушника трудової дисципліни і видання у відповідності з цим наказу слід віднести той факт, що цій процедурі має передувати отримання від порушника по­яснення щодо вчиненого проступку, і тільки потім видається наказ.

Наказ про заохочення видається на підставі подання керівника підрозділу і за погодження профспілки, якщо така існує на підпри­ємстві. У тексті наказу наводиться підстава і вид заохочення.

Накази з особового складу оформляють в такому порядку, як і накази з основної діяльності. При цьому особлива увага приділя­ється візуванню.

Накази з особового складу мають такі реквізити:

назва організації, що видає наказ;

назва документа;

місце видання наказу;

номер наказу;

дата підписання;

заголовок;

текст наказу;

підпис керівника організації.