4.3. порядок документального оформлення прийняття, переведення, звільнення з роботи
Порядок документального оформлення прийняття на роботу. Коли людина звертається з проханням про прийняття на роботу, нею займається відділ кадрів підприємства, установи, організації. Це перша фаза прийняття на роботу - фаза зустрічі. Заявникові дають бланки заяви, особистого листка з обліку кадрів, автобіографії, особової картки і розповідають про умови прийняття на роботу і про підприємство як місце роботи. Прийняття на роботу на підприємства різних форм власності здійснюється у відповідності з правилами внутрішнього трудового розпорядку, які запроваджені керівниками підприємств та погоджені із профспілковими організаціями, якщо такі існують на підприємстві. Влаштовуючись на роботу, працівник має подати адміністрації: ^ трудову книжку, а у випадку, коли особа влаштовується на роботу вперше - довідку з домоуправління, ЖЕКу або сільської ради про останню діяльність; > звільнені у запас військовослужбовці подають військові квитки; > молоді спеціалісти - направлення на роботу, якщо таке видається навчальним закладом. В усіх випадках паспорт подається особисто. У разі, коли робота потребує спеціальних знань, адміністрація може вимагати від працівника диплом (копію) про закінчення навчального закладу та спеціальну професійну підготовку. З метою охорони здоров'я населення особи, які працевлашто-вуються на підприємства харчової промисловості, громадського харчування, продовольчі магазини, дитячі заклади, усі види транспорту, а також на підприємства зі шкідливими умовами праці, підлягають медичному обстеженню і за його результатами надають медичну довідку. Списки професій та порядок медичного обстеження встановлює Міністерство охорони здоров'я України. Під час бесіди особа, яка приймає на роботу, має пересвідчитися, що документи того, хто працевлаштовується, відповідно оформлені, тобто записи зроблено вірно, фотокартки на документах відповідають особі пред'явника. Потім особі, яка працевлаштовується, видається бланк наказу про прийняття на роботу, або це може бути типова форма заяви, яку візує керівник відділу, куди влаштовується особа, тобто він погоджується з можливістю прийняття працівника, а також визначається, на яку посаду може бути призначений претендент і з яким окладом. Під час оформлення на роботу особа знайомиться з посадовою інструкцією та правилами внутрішнього розпорядку організації, підприємства. Результати медичного обстеження, відмітки про всілякого роду інструктажі з техніки безпеки і протипожежного мінімуму проставляються на зворотному боці бланку-заяви про прийняття на роботу. Після підписання заяви першою особою підприємства (установи, організації) відділ персоналу заповнює особову картку та записує прізвище працівника у штатно-посадову та алфавітну книги. Особова картка - це затверджена форма облікового документа, яку заповнює спеціаліст кадрової служби на основі опитування особи, що приймається на роботу (постійну, тимчасову або сезонну). На всіх осіб заповнюється картка за формою Т-2; на спеціалістів з вищою освітою - за формою Ф-206, наукових працівників - Т-4. Заповнену картку підписують керівник, працівник та завіряє керівник служби персоналу (кадрової служби). Особові картки комплектуються за структурними підрозділами, в алфавітному порядку. Після звільнення працівника особова картка зберігається у відділі персоналу протягом двох років, а в архіві - ще 73 роки. Штатно-посадова книга - це книга реєстрації прийнятого на роботу персоналу. Вона слугує для визначення якісного складу працівників на певний момент і є основним робочим документом, який складається на основі штатного розкладу. Штатно-посадова книга дає можливість службі персоналу дати оперативну відповідь на укомплектованість штату в якісному і кількісному вимірі. Для оперативного пошуку даних про працівників існує алфавітна книга, до якої всі працюючі записуються в алфавітному порядку. У випадках, коли особа призначається на посаду з матеріальною відповідальністю, з нею укладається особлива письмова угода про відповідальність за забезпечення збереження переданих їй цінностей, яка зберігається у бухгалтерії або в особовій справі працівника. У разі бригадної відповідальності бригадир призначається наказом керівника, нових працівників до бригади зараховують тільки за згодою загальних зборів бригади. Порядок документального оформлення переведення на іншу роботу. Переведення працівників із одного підрозділу до іншого оформляється наказом про переведення. Працівник звітує за попереднім місцем роботи, передає справи згідно з описом, якщо цього потребують умови. Медичне обстеження та інструктаж з техніки безпеки проводяться у випадках, коли це необхідно. Переведення на іншу роботу реєструється у відділі кадрів, наказ про переведення зберігається в особовій справі працівника. Після видання наказу про зарахування на роботу про переведення на іншу роботу в трудовій книжці працівник кадрової служби робить відповідний запис. У наказі слід точно зазначити назву посади, на яку призначено працівника, відповідно до штатного розкладу. Те саме має бути зроблено і в трудовій книжці. Під час оформлення переведення на іншу роботу працівник, у разі потреби, знайомиться з посадовою інструкцією та з правилами внутрішнього розпорядку підрозділу. Всі документи, подані у відділ кадрів при прийнятті на роботу, переведені на іншу роботу, видані щодо працівника за час його роботи, підшиваються у папку (теку), яка визначається як особова справа працівника. Особова справа - це добір документів, що містить докладні відомості про працівника. Кожній особовій справі присвоюють номер, який відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. В особову справу підшиваються всі документи і розпорядження, які стосуються працівника і відображають його проходження по службі, відомості про винагороди, проходження курсів підвищення кваліфікації, результати атестацій, відомості про догани і стягнення. Порядок документального оформлення звільнення з роботи. Звільнення працівника з роботи у відповідності з чинним законодавством може здійснюватися за власним бажанням, переводом на іншу роботу в іншу організацію, зайняттям виборної посади (депутат Верховної Ради), призовом до лав армії, а також з ініціативи адміністрації. Для звільнення з роботи за власним бажанням та у зв'язку з переведенням до іншої організації працівник пише заяву на ім'я керівника організації, ознайомлює з нею керівника структурного підрозділу, де працює, кадрову службу, а також інших осіб, які визначені організацією. Ознайомлення здійснюється за допомогою візування заяви посадовими особами. Отримавши відповідні візи на заяві, працівник подає її на підпис керівникові, після чого вона і направляється до кадрової служби, де складається наказ про звільнення працівника, в якому формулюється підстава для звільнення і зазначається стаття Кодексу законів про працю України. У відповідності з чинним законодавством процес звільнення триває два тижні (14 днів). У відділі кадрів працівник одержує обхідний лист. Обхідний лист - документ, який дозволяє зафіксувати повний розрахунок працівника з організацією. Він містить перелік підрозділів, які повинні засвідчити відсутність боргів перед організацією у працівників, що звільняються. Обхідний лист має довільну форму, зразок наведено нижче. ВАТ «Рекорд» ОБХІДНИЙ ЛИСТ Сидорова П.
Отримавши всі відмітки, працівник здає обхідний лист в бухгалтерію, яка здійснює остаточний розрахунок з особою, яка звільняється. Якщо з якихось причин керівництво не відпускає працівника, то, зареєструвавши заяву про звільнення у службі, яка відповідає за організацію діловодства, людина працює визначені законодавством 14 днів, а потім може не виходити на роботу. У випадку, коли працівника звільняють з ініціативи адміністрації, в останньої мають бути серйозні підстави для цього. Такою підставою можуть бути накази про порушення працівником трудового розпорядку, дисципліни або про здійснення якихось інших проступків. Законодавством визначено, що після першого проступку працівник не може бути звільненим. Таких зауважень, покарань, документально оформлених, має бути не менше двох, і лише після цього може бути розірвано угоду про трудові стосунки між працівником та підприємством і видано наказ про звільнення працівника з ініціативи адміністрації, який ще потребує погодження профспілки, якщо така існує на підприємстві. |
| Оглавление| |