4.3. порядок документального оформлення прийняття, переведення, звільнення з роботи

Порядок документального оформлення прийняття на робо­ту. Коли людина звертається з проханням про прийняття на роботу, нею займається відділ кадрів підприємства, установи, організації. Це перша фаза прийняття на роботу - фаза зустрічі. Заявникові да­ють бланки заяви, особистого листка з обліку кадрів, автобіогра­фії, особової картки і розповідають про умови прийняття на роботу і про підприємство як місце роботи. Прийняття на роботу на підп­риємства різних форм власності здійснюється у відповідності з пра­вилами внутрішнього трудового розпорядку, які запроваджені кері­вниками підприємств та погоджені із профспілковими організація­ми, якщо такі існують на підприємстві.

Влаштовуючись на роботу, працівник має подати адміністрації:

^ трудову книжку, а у випадку, коли особа влаштовується на роботу вперше - довідку з домоуправління, ЖЕКу або сіль­ської ради про останню діяльність;

> звільнені у запас військовослужбовці подають військові кви­тки;

> молоді спеціалісти - направлення на роботу, якщо таке ви­дається навчальним закладом.

В усіх випадках паспорт подається особисто.

У разі, коли робота потребує спеціальних знань, адміністрація може вимагати від працівника диплом (копію) про закінчення на­вчального закладу та спеціальну професійну підготовку.

З метою охорони здоров'я населення особи, які працевлашто-вуються на підприємства харчової промисловості, громадського ха­рчування, продовольчі магазини, дитячі заклади, усі види транспо­рту, а також на підприємства зі шкідливими умовами праці, підля­гають медичному обстеженню і за його результатами надають ме­дичну довідку.

Списки професій та порядок медичного обстеження встанов­лює Міністерство охорони здоров'я України.

Під час бесіди особа, яка приймає на роботу, має пересвідчити­ся, що документи того, хто працевлаштовується, відповідно оформ­лені, тобто записи зроблено вірно, фотокартки на документах від­повідають особі пред'явника.

Потім особі, яка працевлаштовується, видається бланк наказу про прийняття на роботу, або це може бути типова форма заяви, яку візує керівник відділу, куди влаштовується особа, тобто він погоджується з можливістю прийняття працівника, а також визначається, на яку поса­ду може бути призначений претендент і з яким окладом.

Під час оформлення на роботу особа знайомиться з посадовою інструкцією та правилами внутрішнього розпорядку організації, пі­дприємства.

Результати медичного обстеження, відмітки про всілякого роду інструктажі з техніки безпеки і протипожежного мінімуму простав­ляються на зворотному боці бланку-заяви про прийняття на роботу.

Після підписання заяви першою особою підприємства (устано­ви, організації) відділ персоналу заповнює особову картку та запи­сує прізвище працівника у штатно-посадову та алфавітну книги.

Особова картка - це затверджена форма облікового документа, яку заповнює спеціаліст кадрової служби на основі опитування особи, що приймається на роботу (постійну, тимчасову або сезонну). На всіх осіб заповнюється картка за формою Т-2; на спеціалістів з вищою освітою - за формою Ф-206, наукових працівників - Т-4. Заповнену картку підписують керівник, працівник та завіряє керівник служби пе­рсоналу (кадрової служби). Особові картки комплектуються за струк­турними підрозділами, в алфавітному порядку.

Після звільнення працівника особова картка зберігається у від­ділі персоналу протягом двох років, а в архіві - ще 73 роки.

Штатно-посадова книга - це книга реєстрації прийнятого на роботу персоналу. Вона слугує для визначення якісного складу працівників на певний момент і є основним робочим документом, який складається на основі штатного розкладу.

Штатно-посадова книга дає можливість службі персоналу дати оперативну відповідь на укомплектованість штату в якісному і кі­лькісному вимірі.

Для оперативного пошуку даних про працівників існує алфа­вітна книга, до якої всі працюючі записуються в алфавітному по­рядку.

У випадках, коли особа призначається на посаду з матеріальною відповідальністю, з нею укладається особлива письмова угода про від­повідальність за забезпечення збереження переданих їй цінностей, яка зберігається у бухгалтерії або в особовій справі працівника.

У разі бригадної відповідальності бригадир призначається на­казом керівника, нових працівників до бригади зараховують тільки за згодою загальних зборів бригади.

Порядок документального оформлення переведення на ін­шу роботу. Переведення працівників із одного підрозділу до іншо­го оформляється наказом про переведення.

Працівник звітує за попереднім місцем роботи, передає справи згідно з описом, якщо цього потребують умови. Медичне обсте­ження та інструктаж з техніки безпеки проводяться у випадках, ко­ли це необхідно.

Переведення на іншу роботу реєструється у відділі кадрів, на­каз про переведення зберігається в особовій справі працівника.

Після видання наказу про зарахування на роботу про переве­дення на іншу роботу в трудовій книжці працівник кадрової служби робить відповідний запис.

У наказі слід точно зазначити назву посади, на яку призначено працівника, відповідно до штатного розкладу. Те саме має бути зроблено і в трудовій книжці.

Під час оформлення переведення на іншу роботу працівник, у разі потреби, знайомиться з посадовою інструкцією та з правилами внутрішнього розпорядку підрозділу.

Всі документи, подані у відділ кадрів при прийнятті на роботу, переведені на іншу роботу, видані щодо працівника за час його ро­боти, підшиваються у папку (теку), яка визначається як особова справа працівника.

Особова справа - це добір документів, що містить докладні ві­домості про працівника. Кожній особовій справі присвоюють но­мер, який відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. В особову справу підшиваються всі документи і розпорядження, які стосують­ся працівника і відображають його проходження по службі, відомо­сті про винагороди, проходження курсів підвищення кваліфікації, результати атестацій, відомості про догани і стягнення.

Порядок документального оформлення звільнення з робо­ти. Звільнення працівника з роботи у відповідності з чинним зако­нодавством може здійснюватися за власним бажанням, переводом на іншу роботу в іншу організацію, зайняттям виборної посади (де­путат Верховної Ради), призовом до лав армії, а також з ініціативи адміністрації.

Для звільнення з роботи за власним бажанням та у зв'язку з пе­реведенням до іншої організації працівник пише заяву на ім'я кері­вника організації, ознайомлює з нею керівника структурного під­розділу, де працює, кадрову службу, а також інших осіб, які визна­чені організацією. Ознайомлення здійснюється за допомогою візу­вання заяви посадовими особами. Отримавши відповідні візи на за­яві, працівник подає її на підпис керівникові, після чого вона і на­правляється до кадрової служби, де складається наказ про звіль­нення працівника, в якому формулюється підстава для звільнення і зазначається стаття Кодексу законів про працю України. У відпові­дності з чинним законодавством процес звільнення триває два тиж­ні (14 днів).

У відділі кадрів працівник одержує обхідний лист. Обхідний лист - документ, який дозволяє зафіксувати повний розрахунок працівника з організацією. Він містить перелік підрозділів, які по­винні засвідчити відсутність боргів перед організацією у працівни­ків, що звільняються. Обхідний лист має довільну форму, зразок наведено нижче.

ВАТ «Рекорд» ОБХІДНИЙ ЛИСТ Сидорова П.

Отримавши всі відмітки, працівник здає обхідний лист в бухгал­терію, яка здійснює остаточний розрахунок з особою, яка звільняється.

Якщо з якихось причин керівництво не відпускає працівника, то, зареєструвавши заяву про звільнення у службі, яка відповідає за організацію діловодства, людина працює визначені законодавством 14 днів, а потім може не виходити на роботу.

У випадку, коли працівника звільняють з ініціативи адмініст­рації, в останньої мають бути серйозні підстави для цього. Такою підставою можуть бути накази про порушення працівником трудо­вого розпорядку, дисципліни або про здійснення якихось інших проступків. Законодавством визначено, що після першого проступ­ку працівник не може бути звільненим. Таких зауважень, покарань, документально оформлених, має бути не менше двох, і лише після цього може бути розірвано угоду про трудові стосунки між праців­ником та підприємством і видано наказ про звільнення працівника з ініціативи адміністрації, який ще потребує погодження профспілки, якщо така існує на підприємстві.