Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

4.1. поняття та класифікація документів з особового складу

 

Розпорядча діяльність органів управління у сфері роботи з пер­соналом полягає в тому, що вони займаються добором і розстанов­кою кадрів, приймають на роботу переводять і звільняють грома­дян, видають документи, необхідні робітникам і службовцям при здійсненні ними права на працю.

Серед документів з особового складу виділяються такі:

трудовий договір;

трудова угода;

наказ або розпорядження про зарахування на роботу, звіль­нення, переведення на іншу посаду або роботу;

листок з обліку кадрів;

автобіографія;

заява;

довідка з роботи тощо.

В організації оформляється ще значна кількість спеціальних документів, які сприяють раціональній організації обліку кількісно­го та якісного складу персоналу, його розстановки, руху в організа­ції, а також сприяють швидкому пошуку інформації про працівни­ків тощо. Серед них слід назвати:

штатний розпис організації;

штатно-посадова книга;

^ графік відпусток персоналу;

^ резерв на заміщення посад керівників структурних підрозді­лів.

Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення діяльності кадрових органів держа­вного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організа­ційно-розпорядчої документації. її розробка спричинена створен­ням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для ви­користання в автоматизованих системах управління і в умовах за­стосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів регламентовано для використання на всіх рівнях управління.

До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов'язаних з прийняттям, пе­реведенням, звільненням працівників, наданням відпустки (анкета, додаток до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік ві­дпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також ін­струкція щодо застосування уніфікованих форм документів.

В організаціях, де обсяг документообігу не перевищує 10 тис. документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути, тому всі операції, пов'язані з його роботою, виконує секретар-референт (технічний секретар, офіс-менеджер), який по­винен мати знання стосовно роботи з документами з особового складу й надавати допомогу відповідним службам у підготовці, складанні, оформленні цих документів.

Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів (або секретар-референт, технічний секретар, офіс-менеджер) повинен звірити всі відомості, внесені нею в анкету й автобіогра­фію, з оригіналами її документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою).