Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

3.2. складання та оформлення організаційних документів

Oрганізаційні документи - група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів та посадових осіб, закріплюють за ними функції,             обов'язки та права на тривалий час.    

 

Усі організації у своїй діяльності, поряд з актами органів дер­жавної влади, керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями. В них закріплюються функції, обов'язки і права ор­ганів на тривалі строки. Організаційні документи у порівнянні з ро­зпорядчими і довідково-інформаційними є більш загальними, ґрун­товними. Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності ор­ганізацій провідне місце займає видання правових актів розпоряд­чого характеру, що підлягають обов'язковому виконанню. У той же час організаційні документи мають вищу юридичну силу, оскільки документи двох наступних груп створюються на базі організаційної документації.

До організаційних документів належать статути, положення, інструкції, правила.

Види статутів та їх основна характеристика

Статут - це юридичний акт, що є зведенням правил, які регу­люють діяльність організації, установи, товариства громадян, їх стосунки з іншими організаціями та громадянами, визначають їх структуру, функції, правовий статус та обов'язки у певній сфері державного управління або господарської діяльності. Статути, піс­ля їх затвердження повноважним органом, підлягають обов'язковій реєстрації у відповідних державних органах (для товариств, прива­тних підприємств та малих підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси об'єкта підп­риємницької діяльності). Вони видають підприємству свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної ад­реси, після чого новостворена організація вправі розпочинати свою діяльність. Статути можуть бути індивідуальні та типові (табл. 3). Формуляр-зразок статуту наведено нижче.

 

Формуляр-зразок статуту

 

Зареєстровано виконкомом

Затверджено засновником

 

(назва Ради)

Ради

(засновниками)

 

Директор     

(назва підприємства засновника)

 

(області, міста)

від «   »          2007р.

№      

Ідентифікаційний

код    

 

 

(номер та дата реєстрації)

 

 

(підпис)        (розшифровка підпису)

 

м.п.

 

 

С Т А Т У Т

 

(повна назва підприємства)

 

Структура тексту

1.

Загальні положення.

2.

Мета і предмет діяльності.

3.

Права і обов'язки підприємства.

4.

Утворення і використання коштів. Майно підприємства.

5.

Органи управління підприємством.

6.

Членство. Права і обов'язки засновників.

7.

Створення і використання пайового фонду.

8.

Звіт, звітність і контроль.

9.

Виробничо-господарська, зовнішньоекономічна діяльність.

10. Реорганізація та ліквідація.

11.

Набуття статутом чинності, зміни та доповнення до статуту.

Реквізити статуту:

гриф затвердження вищою установою чи органом управління;

назва виду документа; 3.заголовок;

 

текст;

відмітки про погодження та реєстрацію;

дата.

Статут є основою для розробки положення про структурний підрозділ.

Статути розробляються для груп організаційно-правових форм підприємств, за певною схемою:

Статут орендного підприємства визначає: мету і завдання пі­дприємства, виробничо-господарську діяльність, утворення і вико­ристання коштів, створення і використання пайового фонду, членс­тво у підприємстві, органи самоврядування, права й обов'язки зага­льних зборів орендарів, права й обов'язки дирекції й директора, прийняття ухвал і передавання повноважень.

Статут про заснування малого підприємства визначає: засно­вників - юридичних осіб, громадян, із зазначенням, чи є підприємс­тво заново створеним, чи виділеним із складу діючого; завдання і функції підприємства; організацію й оплату праці; звіт, звітність і контроль; зовнішньоекономічну діяльність; реорганізацію і припи­нення діяльності підприємства.

Статут колективного підприємства, статут товариства з обмеженою відповідальністю, статут акціонерного товариства складається за тією самою схемою, що й попередні.

Гриф «ПОГОДЖЕНО» пишуть у лівому куті документа вели­кими літерами, у правому куті пишуть слова «СТАТУТ ЗАРЕЄСТ­РОВАНО». Далі посередині пишуть назву «СТАТУТ», нижче за­значають назву підприємства.

 

Зверніть увагу!

Рубрикація для статуту обов'язкова; нумерують не лише ро- зділи, а й пункти у межах кожного розділу. Для текстів ді- лових документів властиві стандартні початки і             закінчення. 

Положення - це правовий акт, що встановлює основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозді­лів органів, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковані.

Положення можуть бути індивідуальні та типові (табл. 4.).

Формуляр-зразок положення наведено нижче.

У першому розділі положення визначається мета створення пі­дприємства, установи, організації, структурного підрозділу тощо. У другому - наводяться дані про основні та обігові кошти, порядок придбання власності, прибуток, відрахування на преміювання робі­тників і службовців, житловий фонд. В останніх розділах регламен­тується виробничо- господарська діяльність підприємства, визна­чаються завдання щодо якості виробленої продукції.

ЗАТВЕРДЖУЮ Генеральний директор

 

(підпис і його розшифровка)

_»       2007 р.

 

П О Л О Ж Е Н Н Я про філію банку «Бета» 15.12.2006 р.

Структура тексту

Загальні положення.

Основні завдання.

Функції.

Права та обов'язки.

Керівництво.

Взаємовідносини, зв'язки з іншими підрозділами

Майно і кошти.

Контроль, перевірка та ревізування діяльності.

Реорганізація та ліквідація.

 

Керівник філії банку

підпис           розшифрування підпису

 

До справи №

Залежно від специфіки діяльності органів у положенні можуть відображатися: хід капітального будівництва, винахідництва і раці­оналізаторства; стан матеріально-технічного забезпечення; трудо­вий режим; оплата кредитів тощо. Визначається також правовий статус тимчасово утворюваних комісій, груп, бюро, підрозділів. Ре­комендації щодо складання положень про структурні підрозділи останніх наведені в додатку А.

Проект положення про структурний підрозділ підписує керів­ник структурного підрозділу, затверджує керівник вищого рангу, якому підпорядковується даний підрозділ.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим до­кументом вищого органу управління. Воно набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Інструкція - це правовий акт, який створюють органи управ­ління для встановлення правил, що регулюють організаційні, нау­ково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян. Вона належить до категорії ор­ганізаційних документів, що видаються міністерствами, установа­ми, і є нормативним актом, що регламентує різні питання.

Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації різного устаткування та інші.

Кожна з них має бути затверджена вищим органом управління або керівниками організації із зазначенням строку її введення в дію. Текст інструкції складається з розділів, які можуть бути поділені на пункти та підпункти, та викладається від третьої особи або в безо­собовій формі. Інструкція оформляється на бланку. Формуляр має такі реквізити: найменування закладу, найменування структурного підрозділу, найменування виду документа, коротке формулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання, підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором.

В організації суттєву роль відіграють посадові інструкції, які визначають організаційно-правовий статус працівника в структур­ному підрозділі. Посадові інструкції розробляються, як правило, на базі типових посадових інструкцій для працівників окремих катего­рій. Розробляє та підписує посадову інструкцію керівник структур­ного підрозділу, затверджує її керівник організації (установи). Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумі­

лим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Текст викладають від другої або третьої особи, чи у безособовій формі. Формуляр-зразок інструкції наведено нижче.

Посадові інструкції розробляються не менш як у двох примір­никах, на загальному чи спеціальному бланку або на чистих арку­шах паперу формату А4. На одному з примірників розташовують реквізити погодження та ознайомлення посадової особи з інструк­цією.

Правила - це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують пе­вний порядок будь-яких дій, поведінки. Правила бувають кількох груп: Правила внутрішнього трудового розпорядку; Правила підготовки документації до здавання в архів; Правила експлуатації.

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Голова міської державної адміністрації

 

О.П.Сидоренко

 

21.12.2007

 

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

 

інспектора

 

загального відділу

 

Структура тексту:

1.

Загальні положення.

2.

Функції.

3.

Права.

4.

Посадові обов'язки.

5.

Відповідальність.

6.

Як доповнення: Взаємовідносини

 

(зв'язки за посадою).

 

Начальник загального

 

відділу                  І.І. Карпенко

 

Співробітника ознайомлено:

 

15.01.2007 р.

 

До справи №

Оформляють правила на загальних, чи спеціальних бланках з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки цей доку­мент вимагає також грифу затвердження. Формуляр-зразок докуме­нта наводиться нижче.

Міністерство Відомство Назва підприємства

ЗАТВЕРДЖУЮ

(посада, назва установи, підприємства

(особистий підпис, прізвище, та ініціали) «          »          2007 р.

 

Правила

 

внутрішнього розпорядку (текст документа)

 

Посадова особа, що відповідає

за складання правил         (підпис)      розшифрування підпису

 

3.3. Розпорядчі документи: особливості складання та оформлення

 

Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здій­снюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

 

Підставами для створення розпорядчих документів служать:

закони Верховної Ради України,

укази Президента України;

постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України;

вказівки вищестоящих організацій, органів державної влади і управління;

діяльність органів управління, яка передбачена нормативни­ми актами, положеннями, статутами, інструкціями та ін.;

інші підстави, що викликають потребу у правовому регулю­ванні роботи апарату управління.

Порядок, шляхи, механізм вирішення найбільш важливих пи­тань викладаються у таких розпорядчих документах, як постанова, рішення, наказ, розпорядження, вказівка.

Видання розпорядчих документів є обов'язковим в таких випа­дках:

з організаційних питань - створення, реорганізація, ліквіда­ція організацій або структурних підрозділів, затвердження структури організації, визначення прав та обов'язків поса­дових осіб, підведення підсумків діяльності організації;

^ в галузі планування - визначення порядку і строків складання планів, затвердження перспективних та річних планів, зміна орієнтовних показників розвитку підприємства;

у галузі виробництва - проведення заходів і впровадження

інновацій, випуску продукції або надання нових спеціалізо­ваних видів послуг;

у галузі розвитку підприємства та капітального будівницт-

ва - затвердження техніко-економічних обґрунтувань ново­го будівництва, прийняття до експлуатації готових об'єктів; ^ у галузі фінансів - затвердження фінансових звітів, отриман­ня банківських кредитів;

у галузі управління трудовими ресурсами - затвердження

штатного розкладу, посадових окладів і ставок, затверджен­ня розмірів заохочень, покарань, оформлення відряджень тощо.

Наведений перелік не є вичерпним і включає в себе лише най­більш характерні і стабільні підґрунтя для обов'язкового видання розпорядчих документів.

У практиці діяльності муніципальних органів управління най­частіше зустрічаються такі розпорядчі документи, як постанови, що видаються колегіальним органом управління, та розпоряджен­ня, що видаються головою місцевої державної адміністрації в ме­жах його компетенції та поширюються на територію, підпорядко­вану місцевій держадміністрації. У діяльності підприємств та орга­нізацій найчастіше застосовуються накази та розпорядження.

Постанова - це правовий акт, що приймається вищим та де­якими центральними органами управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань та встановлення стабі­льних норм і правил поведінки. Постанова може бути заключною частиною протоколу засідання колегіального органу. Так постанови включаються до протоколу або додаються до нього. У разі необхід­ності їх можна оформляти як витяг з протоколу.

Постанови приймаються Верховною Радою України, Кабінетом Міністрів України, місцевими радами депутатів та іншими колегіа­льним органами управління.

Текст постанови складається з двох частин: 1) констатуючої; 2) розпорядчої.

Констатуюча частина містить вступ, оцінку ситуації або поси­лання на розпорядчий документ вищестоящої установи.

У розпорядчій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначаються виконавці та термін виконання. Текст викла­дають у наказовій формі.

Постанову підписують дві особи: голова колегіального органу та керуючий справами (секретар).

Розпорядження - це правовий акт управління державного ор­гану, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим його адресовано. Цей документ має обмежений строк дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян.

Розпорядження бувають загальні та спеціальні.

Розпорядження видаються Кабінетом Міністрів України, міс­цевими радами, а також керівниками колегіальних органів держав­ного управління, адміністрацією підприємства, закладу в межах на­даних законом прав для розв'язання оперативних питань.

Текст розпорядження складається з констатуючої та розпоря­дчої частин.

Констатуюча частина містить інформацію про причину, з якої видано розпорядження, а розпорядча - завдання, виконання яких сприятиме подоланню проблем, що виникли. В розпорядчій частині визначається особа, яка буде нести відповідальність за виконання завдання, вказується строк виконання розпорядження.

Встановлювані у розпорядженні завдання повинні бути конк­ретними і реальними, спрямованими на досягнення у найкоротший строк мети, визначеної розпорядженням, із зазначенням виконавців та особи, на яку покладено контроль за виконанням розпорядження і визначенням термінів виконання завдань.

Після підписання розпорядження на ньому проставляються дата, індекс, гербова печатка.

Розпорядження обов'язково доводиться до відома підлеглих. Розпорядження - один з основних документів, які видаються головами місцевих державних адміністрацій. Голова місцевої дер­жавної адміністрації на виконання Конституції України, законів України видає одноособово в межах власних повноважень розпоря­дження і несе за них відповідальність згідно із законодавством.

У разі відсутності голови місцевої державної адміністрації йо­го повноваження щодо видання розпоряджень виконує перший за­ступник голови держадміністрації. Проходження проекту розпоря­дження, наприклад міського голови, дуже складне і має певні етапи.

Проекти розпоряджень вносяться за поданням керівників го­ловних управлінь, управлінь, відділів і служб місцевої державної адміністрації та підпорядкованих їй адміністрацій нижчого рівня.

Текст проекту розпорядження викладається українською мо­вою у стислій формі. Виклад окремих пунктів, додатків та тексту в цілому повинен бути органічно пов'язаним і не допускати можли­вості подвійного тлумачення змісту. Обов'язковою складовою час­тиною розпорядження є заголовок, який стисло розкриває його зміст. Преамбула проекту розпорядження, крім мотивів та цілей йо­го видання, як правило, повинна містити посилання на відповідні закони або нормативні акти, що регулюють предмет правовідносин, зазначених у розпорядженні.

Проект розпорядження у необхідних випадках повинен місти­ти пункт щодо осіб, які здійснюють контроль за його виконанням.

На зворотному боці останньої сторінки проекту розпорядження друкуються дані про подання і погодження проекту, а саме, вказується структурний підрозділ, який вносить проект розпорядження, та поса­дові особи, з якими проект розпорядження було погоджено.

Проект розпорядження візують: керівник та юрисконсульт го­ловного управління, управління, відділу чи служби державної адмі­ністрації, яка вносить проект, керівники зацікавлених організацій, голови відповідних нижчестоячих державних адміністрацій - у разі, коли це стосуються інтересів підпорядкованих їм територій.

При цьому, якщо дата погодження, зазначена під час візуван­ня, перевищує 30 діб до подання на підпис проекту розпорядження, вона вважається недійсною.

Підготовлений згідно з вище викладеними вимогами проект розпорядження подається в секретаріат відповідного заступника голови місцевої державної адміністрації.

Завідуючий секретаріатом забезпечує погодження поданого про­екту розпорядження із заступником голови міської державної адмініс­трації, якому підпорядковане головне управління, управління, відділ, що вносять проект, літредактором та керівником юридичної служби.

Всі проекти розпоряджень, що носять нормативний характер та мають, наприклад, загальноміське значення, погоджуються від­повідним секретаріатом з усіма заступниками голови міської дер­жавної адміністрації.

Перший заступник голови місцевої державної адміністрації ві­зує проект розпорядження останнім.

Строк розгляду та погодження проекту розпорядження не по­винен перевищувати одного дня, а тих, що вимагають додаткових узгоджень, - три дні.

Проекти розпоряджень погоджуються юридичною службою про­тягом строку, що не перевищує три дні, а ті, що вимагають додатково­го опрацювання - у строк до семи днів. При цьому візують всі сторін­ки проекту розпорядження і додатків до нього (із зворотного боку).

Після візування проекту розпорядження юридичною службою вносити до нього зміни і доповнення не допускається.

Зауваження та пропозиції, що виникають під час погодження проекту розпорядження, викладаються у письмовій формі на окре­мому аркуші. Виправлення, дописування та інші зміни тексту роз­порядження під час погодження не допускаються.

У разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань на рівні структурних підрозділів місцевої державної адміністрації рішення про відхилення або врахування зауважень приймають, від­повідно, перший заступник голови, заступник голови держадмініс­трації, до відання якого відноситься конкретне питання. У цьому разі віза заступника голови місцевої державної адміністрації на проекті підтверджує остаточну редакцію проекту, що вноситься. В окремих випадках такі проекти розпоряджень можуть бути запро­поновані для колегіального обговорення та прийняття рішення.

Рішення про внесення проекту розпорядження на колегіальне обговорення приймає голова місцевої державної адміністрації за письмовим обґрунтуванням відповідного заступника голови держ­адміністрації.

Проекти розпоряджень, що подаються на підпис в остаточній редакції, мають містити візи керівника головного управління, управління, відділу або служби державної адміністрації, що зроби­ла подання, відповідного заступника голови, заступника голови -керівника секретаріату, керівника юридичної служби.

Додатки до розпоряджень візують керівник головного управ­ління, управління, відділу або служби місцевої державної адмініст­рації, що зробила подання, відповідний заступник голови місцевої держадміністрації, керівник юридичної служби. Підписує додатки до розпоряджень заступник голови місцевої державної адміністра­ції - керівник секретаріату.

Відповідальність за якість підготовки проекту розпорядження, відповідність вимогам чинного законодавства та літературне редагу­вання несуть заступник голови місцевої державної адміністрації, до компетенції якого належать зазначені питання, та юридична служба.

Підготовлений та погоджений в установленому порядку проект розпорядження у двох примірниках разом з іншими необхідними до­кументами та розрахунком розсилки подається завідуючим секретарі­атом відповідного заступника голови місцевої державної адміністрації до сектора редагування та випуску розпоряджень загального відділу.

Розрахунок розсилки розпорядження повинен містити повну адресу організацій-одержувачів та бути підписаним завідуючим се­кретаріатом відповідного заступника голови місцевої державної адміністрації.

Сектор редагування та випуску розпоряджень загального відділу здійснює контроль за додержанням вимог щодо підготовки проектів розпоряджень і в разі їх порушення повертає проект виконавцям.

Проекти розпоряджень подає на підпис голові місцевої держа­вної адміністрації завідувач загального відділу.

Підписані розпорядження оформляються сектором редагуван­ня та випуску розпоряджень. Сектор редагування та випуску розпо­ряджень забезпечує зняття необхідної кількості копій розпоря­дження відповідно до розрахунку розсилки і відправлення їх вказа­ним у розрахунку організаціям через сектор службової кореспонде­нції загального відділу.

Розпорядження місцевої державної адміністрації набирають чин­ності з моменту їх видання, якщо інше не зазначено в розпорядженні.

Розпорядження, що стосуються прав і обов'язків громадян і мають загальний характер, доводяться до відома населення прес-службою державної адміністрації.

Оперограма підготовки розпорядження голови місцевої держа­вної адміністрації представлено на рис. 2.

Зразок розпорядження Київського міського голови наведено ничже.

 

Р О З П О Р Я Д Ж Е н н я

 

За директивними вказівками

З ініціативи голови або керівника структурного підрозділу

 

Рис. 2. Оперограма підготовки та видання розпорядження

 

КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ РОЗПОРЯДЖЕННЯ

10.01.2001 № 1 м.Київ

 

Про Регламент Київської міської державної адміністрації

 

Відповідно до п. 2 постанови Кабінету Міністрів України від 11.12.99 № 2263 «Про затвердження Типового регламенту місцевої державної адміністрації»:

Регламент Київської міської державної адміністрації затвер­дити згідно з додатком.

Контроль за додержанням Регламенту покласти на першого заступника, заступників голови міської державної адміністрації. Встановити, що порушення працівниками міської державної адмі­ністрації вимог Регламенту тягне за собою дисциплінарну відпові­дальність відповідно до чинного законодавства.

Розпорядження київської міської державної адміністрації від 03.01.97 № 1 «Про Регламент Київської державної адміністрації» та від 30.12.98 № 2526 «Про державну реєстрацію розпоряджень Київ­ської міської державної адміністрації» вважати такими, що втрати­ли чинність.

 

Голова           О.Омельченко        

 

Наказ - це правовий акт, розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдинона­чальності і в межах своєї компетенції.

Накази видаються на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищестоя­щих органів влади.

Можна виділити наступні групи наказів (табл.5).

Як видно з табл. 5, за призначенням накази поділяють на два види: 1) накази з основної діяльності, 2) накази з особового складу.

Накази з основної діяльності - це правові акти, в яких оформ­ляють рішення керівника, пов'язані з організацією роботи підпри­ємства в цілому чи його структурних підрозділів. Такі накази ви­дають, коли необхідно довести до відома працівників директивні документи, що надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, термі­ни проведення цих заходів.

Накази з основної діяльності оформляють на загальних, спеціа­льних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Перева­гу віддають поздовжньому розташуванню основних реквізитів.

Накази, що стосуються особового складу, видають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв гро­мадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Рекомендується кожний пункт починати наказу словами: «Приз­начити», «Перевести», «Оголосити подяку», «Надати відпустку», - які позначають конкретну дію, на виконання якої спрямовано наказ №. Далі щоразу з нового рядка великими літерами друкуються прізви­ща та ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їхня посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд тощо), назва відділу чи цеху, в якому ця особа працює. Наприкінці кожного пун­кту наказу зазначається підстава для його складання (доповідна за­писка, заява тощо).

Якщо в одному пункті наказу названо кілька осіб, то їхні прі­звища подаються в алфавітному порядку.

Складання й оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов'язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпе­чити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне та всебічне вирішення питання.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

Констатуюча частина містить: вступ, доведення, висновок.

Розпорядчу частину починають словами «НАКАЗУЮ:». Вона складається з пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.

Текст наказу повинен мати наказову форму.

Кожен пункт наказу нумерується арабськими цифрами, розпо­чинається назвою виконавця (у давальному відмінку), продовжу­ється - назвою дії (в інфінітиві), термін виконання (за десятинною системою написання дати).

Проект наказу слід обов'язково погоджувати з усіма зацікавле­ними особами (структурними підрозділами) даного підприємства, а в разі потреби - також інших організацій. Якщо встановлені прави­ла видання наказу порушено, то він втрачає юридичну силу, і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, що обумов­люють його доцільність.

При цьому, візи погодження розташовуються нижче підпису

керівника таким чином: 

Проект наказу внесено:

Розшифровка підпису

 

Посадова особа або струк­турний підрозділ, які склали проект наказу підпис Проект наказу погоджено:

підпис        Розшифровка підпису

 

1. Посадова особа або структурний підрозділ, з якими погоджено проект 2...      

Проект наказу погоджується із заступником керівника, курато­ром з порушених у наказі питань, керівниками підрозділів, юрис­том організації. Оперограму підготовки наказу подано на рис.3. Формуляр-зразок наказу наведено нижче.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо ін­ший термін не зазначено в тексті.

Право підписання наказу визначається законодавством: зазви­чай, це право мають керівники, а також деякі посадові особи відпо­відно до їхніх повноважень і компетенції.

Накази видають на підставі й з метою виконання чинних зако­нів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Керівник може видавати накази з усіх питань, що належать до його компетенції.

Здебільшого наказ діє, доки його не буде скасовано або доки не мине термін його дії, визначений у самому тексті. Скасовувати на­кази може тільки уповноважена особа чи інстанція.

Накази бувають: нормативними та індивідуальними. Наприклад, наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового ро­зпорядку належить до нормативних. Він є загальним (безособовим), оскільки стосується не конкретних осіб, а всього колективу. Наказ про преміювання конкретних працівників має індивідуальний характер.

Незважаючи на багато спільних рис між розпорядженням та наказом, вони мають суттєву різницю, а саме:

накази пишуть, як правило із загальних, всеохоплюючих пи­тань, а розпорядження - з часткових;

ключовими словами, що використовуються при складанні наказу, є «НАКАЗУЮ», а розпорядження - «пропоную», «зо­бов'язую», «доручаю», «вимагаю», «дозволити» тощо.

накази видають лише перші керівники підприємства, а розпо­рядження можуть видавати керівники його структурних підрозділів.

 

Н А К А 3

 

За директивними вказівками

З ініціативи керівника організації або за поданням структурного підрозділу

 

 

 

 

 

 

 

Підписування

 

наказу

Зберігання

 

Рис.3. Оперограма підготовки та видання наказу [39, с.61]

Герб України Міністерство

Відомство Підприємство

 

Н А К А З

 

дата    №                   місце складання

 

заголовок

 

Констатаційна частина (обгрунтування необхідності ви­дання наказу, посилання на ситуацію, яка примусила видати наказ, № та назва розпорядження вищестоящої організації, Закон, прийнятий Верховною Радою, Постанова Кабінету міністрів, наказ міністра тощо).

 

Н А К А З У Ю : Розпорядча частина (кому, що і в який термін слід робити) (кому, що і в який термін слід робити)

 

Контроль за виконанням наказу покладено на       

Керівник підприємства   підпис Розшифровка підпису Проект наказу внесено:   Проект наказу погоджено:

Рішення (ухвала) - правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями (виконавчими комітетами). Рішенням оформляють також результати діяльності інших колегіальних орга-нів-колегій міністерств та відомств, наукових рад, судів тощо.

В рішенні зазначаються територія, коло осіб, на яких вона по­ширюється, конкретні посадові особи, установи, які зобов'язані ко­нтролювати виконання документа. З рішенням ознайомлюють на­селення через засоби масової інформації.

Коло питань, з яких приймаються рішення місцевими радами, досить широке, оскільки останні здійснюють державне керівництво усіма галузями господарського і соціально-культурного життя. Рі­шення й розпорядження виконкомів, прийняті в межах наданих їм прав, є обов'язковими для виконання всіма підприємствами, уста­новами і організаціями, розташованими на території, що підпоряд­кована раді, а також службовими особами і громадянами.

За своїми юридичними властивостями рішення виконкомів мо­жуть бути нормативними або індивідуальними. Нормативними мо­жна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі та по­бутового обслуговування населення, індивідуальними - рішення про прийняття до експлуатації того або іншого домобудування, встановлення опікунства тощо.

Рішення місцевих рад, а також їх виконкомів укладаються за єдиною формою. Відмінність між ними полягає лише в тому, що рішення Рад не нумеруються, а рішення виконкомів мають поряд­кову нумерацію.

Розпорядчі документи, що розглядаються, містять такі основні реквізити: зображення герба України; назву місцевої Ради народних депутатів або її виконавчого органу; зазначення місця видання; на­зву виду документа; дату або дату і номер; заголовок; текст рішен­ня; підписи голови і секретаря держадміністрації; печатку.

Звичайно рішення складаються із вступної частини, в якій кон­статується стан питання, що розглядається, і постановляючої, що містить перелік заходів із зазначення термінів виконання й перелік службових осіб, які відповідають за своєчасне втілення їх у життя, а також тих, кому доручено контроль за виконанням рішення.

ЛУЦЬКА МІСЬКА РАДА Виконавчий комітет

 

РІШЕННЯ

 

07.05.2001.

м. Луцьк

№ 23

 

Про затвердження списків підприємств, організацій і установ району для надання житлової площі громадянам, що перебувають у квартирній черзі

 

Розглянувши списки для надання житлової площі працівни­кам підприємств, організацій і установ м. Луцька і пропозиції жи­тлової комісії, керуючись Положенням про порядок надання жит­лової площі в Україні, виконком ВИРІШИВ:

Гр. Петренко М.І., інженеру-конструктору другої категорії, що працює у тресті «Луцькміськбуд» №6 з 1999 року, мешкає за адресою Волинська вул., 3, кв. 2.

Займає дві кімнати, площею 26,1 м у трикімнатній квартирі, де на площі 26,1 м2 проживає шість осіб, для сім'ї у складі:

Петренка Миколи Івановича - заявника

Петренко Ірини Андріївни - дружини

Кириченко Ганни Тимофіївни - матері

Виділити двокімнатну квартиру повторного заселення № 18 на вул.. Ярославській 12 житловою площею 32 м , згідно з чергою № 16 з 1980 р.

 

Міський голова

 

Вказівка - розпорядчий документ, який готують міністри, керів­ники об'єднань, організацій, установ. Вказівка - правовий акт керів­ників єдиноначальних органів державного управління переважно ін­формаційно-методичного характеру, пов'язаний із виконанням нака­зів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Вказівки видаються при оформленні відряджень, рішень пото­чних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

 

3.4. Особливості підготовки довідково-інформаційних документів та їх оформлення

 

Більшість документів, які використовуються в управлінні, но­сять довідковий або інформаційний характер. Вони містять інфор­мацію про стан справ в організації, описують події, що мали місце, інформують про певні події, які мають відбутися у майбутньому, тощо. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

Акт - документ, складений однією або кількома особами,             що підтверджує якісь установлені факти, події.      

У ряді випадків складання актів регламентується спеціальними правовими нормами.

Виділяють кілька видів актів.

Нормативні акти містять рішення вищих органів влади й управління, а також органів влади у межах наданої їм компетенції. Вони мають форми законів, указів, постанов, рішень, статутів, ін­струкцій, типових договорів.

Адміністративні акти складають на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ (організацій) та окремих осіб.

Акти громадянського стану підтверджують факти, пов'язані з укладанням шлюбу, народженням та смертю людини.

Господарські акти відображають явища, факти події, пов'язані з господарською діяльністю підприємства.

Акти - це також документи постійно діючих експертних комі­сій, спеціально уповноважених осіб або представників сторонніх організацій.

Такі акти складаються з різних причин, а саме: після ревізії, при передачі товарно-матеріальних цінностей від однієї особи до іншої, після приймання завершених будівельних об'єктів, при про-

Одним з найпоширеніших інформаційно-довідкових докумен­тів є акт.

веденні випробовувань нових зразків машин, обладнання, при об­стеженні побоїв, тілесних ушкоджень. При необхідності акт затвер­джується вищестоящою організацією або першим керівником підп­риємства.

Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких йшлося в акті.

Текст акта складається з двох частин: вступної та констатуючої.

У першій частині зазначаються підстави для складання акта, члени комісії, її завдання, період роботи. Після слова «Підстава» вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта. Після слова «Складе­но» називаються особи, які складають акт або були присутні при його складанні, і обов'язково зазначаються їхні посади, ініціали та прізвища. Якщо акт готувалася комісією, то першим друкують прі­звище голови комісії, прізвища інших членів комісії розташовують в алфавітному порядку.

У другій частині акта описуються сутність та характер викона­ної роботи, встановлені факти, а також вносяться пропозиції, ви­кладаються висновки. У кінці акта (перед підписами) повідомля­ється кількість примірників та вказується місце їх зберігання.

Як правило, акт складають у трьох примірниках:

перший з них передається вищестоящій організації; другий -керівникові; третій - у справу.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні. (Зразок складання акта подається нижче.)

Акти оформлюють на загальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 як з кутовим (переважно), так з повздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

ВАТ «Декор» ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова правління

            А.А.Сидоренко

25.05.2007

Акт № 8 24.05.2007 приймання-передачі комп'ютера Підстава: доповідна записка начальника відділу кадрів Іва-сенка М.Т. від 21.05.2007.

Комісія у складі голови М.Т.Івася і членів М.М.Воронюка та С.С.Ткаченка склали акт приймання-передачі комп'ютера, інвен­тарний № 9, із відділу маркетингу у відділ кадрів.

Комп'ютер придатний для експлуатації і оснащений всім не­обхідним для роботи (клавіатура, дисплей, принтер).

Комп'ютер передається у відділ кадрів для постійного кори­стування.

 

Голова комісії         підпис М.Т.Івась

Члени комісії          підпис М.М.Воронюк

підпис С.С.Ткаченко

 

Довідка - це документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій. Довідки можуть бути службового і особистого характеру. Довідка службового характеру складається у відповідь на запит або на вказівку вищестоящої організації чи службової особи. Довідка, яка направляється за межі установи, оформляється на бланку і містить такі реквізити: назву виду документа, адресат, дату, місце ук­ладання, заголовок до тексту, текст, підпис. Внутрішня довідка офор­мляється на внутрішньому бланку або на чистих аркушах.

Службова довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомос­тей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть бути табли­ці, до неї можуть бути приєднані додатки. Оформляється службова до­відка на загальному бланку установи або на аркуші паперу з реквізи­тами.

Довідки особистого характеру оформляються на бланках або на чистих аркушах і мають такі реквізити: назву виду документа, індекс, дату, текст, підпис, печатку. У тексті зазначається назва установи, для якої надається довідка. Доцільно починати текст довідки із зазначення у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендовано вживати архаїчні звороти ти­пу «Цим повідомляємо», «Дійсно проживає», «Дійсно працює».

Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, треба ко­ристуватися трафаретними бланками, виготовленими друкарським способом, де від руки заповнюються лише окремі частини реквізитів.

Доповідь - документ, в якому викладаються певні питання, на­водяться висновки, вносяться пропозиції. Вона призначена для ус­ного (публічного) виголошення та обговорення.

Текст доповіді складається з трьох логічних елементів: вступу, доведення і висновків.

Доповідні, пояснювальні і службові записки - це документи, які інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, що сталися, про виконану роботу, про ситуацію, що склалася, тощо.

Доповідна записка укладається як з ініціативи її автора, так і за вказівкою керівника.

Залежно від адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укла­дач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищестоячої організації.

Доповідними записками оформляються результати роботи, прове­деної з метою фактичної перевірки виконання вказівок вищестоящих органів та посадових осіб. Текст записки, як правило, складається з двох частин, де викладаються факти, що стали підставою для підгото­вки доповідної записки, а також висновки та пропозиції. Доповідні за­писки, напрвлені від імені організації, підписує її керівник, а від імені приватної особи - автор. Реквізитами доповідних записок є: наймену­вання організації та її підпорядкованість, дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, перелік додатків, підпис.

Зразок доповідної записки наводиться нижче.

Пояснювальна записка оформляється для пояснення ситуації, що виникла, фактів, дій або вчинків працівника. Вона складається на вимогу керівника, а в деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, що не виходить за межі установи, офо­рмляється на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4 і містить такі реквізити: адреса та назва виду документа, коди, прізвище виконавця, номер його телефону, заголовок до тексту, текст, дата, підпис.

Аналогічні реквізити має й службова записка. Якщо записка на­правляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

Службова заява - це письмове підтвердження громадян чи орга­нізацій з приводу здійснення ними своїх прав або захисту інтересів.

Службовий лист - узагальнена назва різних за змістом доку­ментів, що вирізняються за єдиним способом передачі текстів (по­штою) і складаються довільно.

 

Зразок доповідної записки

Голові правління ВАТ «Універсам № 1»

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА Про економію коштів від реорганізації підприємства

За Вашим дорученням від 05.01.2007 вивчено питання про мож­ливість проведення реорганізації апарату управління підприємством та визначено обсяги коштів, як можуть бути зекономлені при цьому. На мою думку, слід провести такі роботи:

Об'єднати відділи та визначити нову організаційну структуру управління підприємством, що дасть можливість скоротити бли­зько 30\% спеціалістів апарату управління.

Офісні приміщення площею 150 кв. м, що вивільняться у зв'язку зі скороченням штатів, можуть бути зданими в оренду, що дасть прибуток близько 900 грн на місяць, або їх слід використати для розширення основної діяльності підприємства, що потребує до­даткових розрахунків щодо отримання прибутків.

Вивільнені офісні меблі та інше обладнання можна реалізувати підсобному господарству. Кошти, отримані від реалізації меблів, можуть скласти близько 20 тис. грн.

Загальна річна сума економії коштів від реорганізації може дося­гти 100 тис. грн.

Запропонований проект реорганізації підприємства дозволить пі­двищити ефективність його діяльності.

Розрахунки, пропозиції щодо нової організаційної структури управління підприємством наведено у додатках 1-5.

 

Ст.економіст А.П.Петренко

Ведення ділової кореспонденції (листування) - це справжнє мистецтво. Відомий американський публіцист і маркетолог Рон Те-ппер гірко зауважив, що в «сучасному світі панують відео та усна мова, а добре написані ділові листи і записки стають рідкістю». І з ним можна погодитись. Адже сьогодні деякі організації дбають лише про те, щоб чітко викласти інформацію, і забувають, що ця кореспонденція - не просто передана інформація, а обличчя органі-зації-відправника кореспонденції.

Існує багато видів службових листів:

інформаційні;

рекламні;

листи-запрошення;

супровідні листи;

листи-повідомлення;

листи-підтвердження;

листи-нагадування;

гарантійні листи;

ініціативні листи;

листи-відповіді;

листи-прохання та ін.

Службові листи рекомендується оформляти лише в тому разі, коли неможливо вирішити питання в усному порядку, при зустрічі чи по телефону, або коли може виникнути ситуація, яка потребува­тиме письмового підтвердження певного факту, події, дії, або без­діяльності.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідо­вним, переконливим і коректним. Факти і події слід описувати об'єктивно, всі аспекти питання, що розглядається, викладати зро­зуміло, стисло, але достатньо повно. У службових листах допуска­ється також порушувати кілька питань. Проте слід враховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому доцільно оформляти кілька листів, якщо необхідно вирішити кілька питань.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов'язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посила­ються на факти, дати, нормативні та інструктивні матеріали.

В основній частині тексту листа викладають його головну час­тину у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Залежно від призначення службового листа та від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташу­вання логічних частин тексту може бути різним. Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприй­няття рекомендується текст службового листа починати з основної частини, а докази та підстави викладати нижче.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбит­ка кутового чи повздовжнього штампа адресанта. Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Інформаційні листи - це службові листи, в яких адресант інфор­мує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропо­нує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого ти­пу, має бути широкою. Адресата можна зазначити узагальнено.

Рекламні листи - різновид інформаційних листів, які містять детальний опис товарів та послуг і надсилаються конкретним адре­сатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що листи пишуть на бланках, в тексті повторюють поштову адресу, номери телефонів організації.

Листи-запрошення - листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у певних заходах, детально знайомлячи його із захо­дами, програмою їх проведення, часом проведення, умовами участі у заходах тощо.

Супровідні листи - листи, в яких інформують адресата про на­правлення йому документів, що додаються до листа.

Листи-повідомлення - листи, в яких повідомляється про щось або підтверджується певний факт.

Листи-підтвердження - листи, в яких підтверджується якийсь факт або підтверджується інформація про чинність раніше укладених договорів, домовленостей тощо.

Листи-нагадування - листи, в яких нагадується про набли­ження чи закінчення терміну виконання якихось завдань, прове­дення заходів та необхідність прийняття відповідних рішень.

Гарантійні листи - листи, в яких гарантується виконання чо­гось, наприклад, оплати за послуги чи товари, забезпечення прове­дення дослідів, надання робочого місця, тощо. В гарантійних лис­тах, які містять фінансові чи матеріальні гарантії, вказуються бан­ківські реквізити адресанта. Гарантійні листи підписують керівник підприємства та головний бухгалтер.

Ініціативні листи - листи, які спонукають адресата дати від­повідь адресантові. Тематика таких листів найрізноманітніша.

Листи-відповіді - листи, в яких дається відповідь на ініціатив­ні листи.

У діловому листуванні існує низка загальноприйнятих правил:

службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші папе­ру лише з лицьової сторони;

у міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято. Якщо лист більше однієї сторінки, то в низу аркуша треба за­значити «далі буде»;

кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими циф­рами;

службові листи друкуються на машинці, комп'ютері, пере­даються факсом;

вихідна інформація офіційного характеру не повинна місти­ти будь-які позначки, ініціали машиністки, номери телефонів тощо. Такі позначки робляться лише на примірнику, що за­лишається у адресанта;

у тексті не допускаються виправлення та підчистки;

конверти мають бути відповідних розмірів;

лист згортається текстом всередину. Найважливіші ділові листи бажано не згортати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні листи можна згортати;

на телеграфний запит треба дати відповідь протягом трьох днів, на лист - до 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом трьох днів слід повідомити, що лист прийнято до відома, і дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Службові телеграми. Телеграми надсилаються у найтерміно-віших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити сво­єчасного доставлення інформації адресатові.

При укладанні телеграм додержуються вимог, що ставляться до службових листів. Характерна риса телеграм - особлива стислість. Вони мають бути викладені якнайясніше. З телеграми вилучають спо­лучники, прийменники, розділові знаки, що вживаються лише тоді, коли без них може стати незрозумілим (викривленим) зміст.

Розділові знаки пишуть скорочено, малими літерами: «крпк», «км», «лпк». Знаки «№» (номер), «-» (мінус), «+» (плюс) пишуть словами.

У телеграмах не повинно бути жодного зайвого слова. Числа у тексті пишуть літерами. Заперечення «не» не вилучають.

Службові телеграми пишуть у двох примірниках. Перший при­мірник надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) підшива­ють до справи.

У випадку, коли службові телеграми надсилають службові осо­би, які перебувають у відряджені, під рискою відправник зазнача­ють, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером ви­дано йому посвідчення про відрядження, а також серію і номер па­спорта, місце й дату його видачі.

Текст телеграми пишуть на друкарських машинках великими літерами через два інтервали між рядками. Якщо текст телеграми виконано від руки, то треба писати його великими літерами, чітким розбірливим почерком, темними чорнилами.

Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланку або чистого аркуша паперу.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

Телефонограми - це термінові повідомлення, що передають адресатам по телефону. Вони використовуються для документаль­ного оформлення усних переговорів і є одним з видів ділової коре­спонденції.

Реквізити телефонограм:

Назва документа - заголовок;

Номер і дата телефонограми. (Слово «Телефонограма», її но­мер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата теле­фонограми - дата її передачі.);

Назва організації і службової особи - відправника телефоно­грами (від кого);

Назва організації і службової особи - одержувача телефоног­рами (кому);

Текст телефонограми. (Текст телефонограми має бути таким самим стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть по­вністю без скорочень. У тексті телефонограми має бути не більше 50 слів.);

Підпис службової особи - керівника організації або його за­ступника (в окремих випадках - керівників відділів);

7. У графах «Передано» і «Прийнято» зазначають посаду, ініці­али, прізвище того, хто передає або хто приймає документ, і номери їх телефонів. На багатьох підприємствах використовуються спеціальні блан­ки, на яких записують телефонограми:

 

ТЕЛЕФОНОГРАМА №     від «   » 200_ р.

Від кого        Телефон        Передав        

Кому  Прийняв      

Годин.           хв.      

 

(текст)

 

            (підпис)       

 

Факс - це службовий документ, одержаний за допомогою спе­ціального апарата (телефакса) телефонними каналами зв'язку. Факс є ксерокопією переданого документа. Телефаксом можуть переда­ватись будь-які документи і додатки до них, таблиці, креслення, схеми, рисунки, фотокартки тощо. Факс оформляють так, як і слу­жбовий лист.

Протокол -один з найпоширеніших видів документів колегіа­льних органів. У протоколі фіксуються місце, час і мета проведення зборів (конференції, засідання, наради тощо), склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів і прийняті з з обговорених питань ухвали.

Протокол може бути укладений офіційною, компетентною осо­бою, яка посвічує той або інший факт (протокол санінспектора, ав­тоінспектора). Існують також протоколи, зміст яких - об'єктивний опис якоїсь події.

За обсягом інформації, наведених відомостей протоколи можна поділити на три групи:

стислі, у тексті яких записано лише ухвали;

повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань;

стенографічні, де всі виступи записують дослівно.

При укладанні протоколів рекомендовано використовувати такі реквізити:

назву виду документа (протокол). Цей реквізит пишуть по­середині рядка;

порядковий номер протоколу (пишеться після слова «Про­токол»);

назву зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

назву підприємства, організації де відбулися збори, конфе­ренція, засідання нарада;

дату проведення зборів, конференції, засідання, наради (має відповідати дню їх проведення). Цей реквізит пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому рядку з правого боку пишуть місце проведення (назва міста);

кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. Порядок заповнення цього реквізиту залежить від кількості присутніх. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то можна вказати всіх присутніх. Якщо склад зборів, засідання, наради великий, то досить зазначити кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

порядок денний, тобто питання, що підлягають розгляду на цих зборах, конференції, засіданні або нараді. У порядку денному питання мають бути сформульовані у називному відмінку;

текст (доповіді, виступи учасників, ухвали тощо);

перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сто­рінок;

підписи керівників зборів, конференцій, засідання або нара­ди (голови і секретаря).

Текст протоколу складають на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання або наради. Він має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але у той самий час повинен міс­тити інформацію, що всебічно характеризує обговорення питання. Поняття «протокольна точність» породжене суттю документа і сти­лем викладу. Оперограма підготовки та оформлення протоколу на­ведена на рис. 4.

Текст протоколу має складатися з позицій відповідно до пунк­тів порядку денного. Текст кожної позиції укладається за формою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що по­значає питання, після слова «СЛУХАЛИ» ставлять двокрапку. Іні­ціали і прізвища доповідача треба писати з нового рядка в називно­му відмінку і підкреслювати; після прізвища ставлять тире і пишуть зміст доповіді, виступу за формою прямої мови.

Наприклад:

1. СЛУХАЛИ:

О.І. Григорук - ...

Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити приміт­кою («Текст доповіді додається»).

Нижче записують питання і відповіді на них. Слова «СЛУ­ХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» треба писати (друкува­ти) великими літерами з нового рядка, для того щоб їх було виділе­но. Після них ставлять двокрапку.

Слово «УХВАЛИЛИ» пишуть після попереднього тексту ве­ликими літерами з нового рядка.

Якщо в ухвалі містяться питання, що є різними за характером, то їх поділяють на групи, які нумерують арабськими цифрами.

Рис.4. Оперограма підготовки і оформлення протокольної документації в організації [39, с. 81].

Зразок протоколу:

Дібровська райдержадміністрація

Протокол № 10

12.12.2006.

м. Діброва

            області

виробнича нарада працівників управління контролю за благоус­троєм

Голова О.В. Макаренко Секретар А.М. Голосна

 

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

Складання звіту з виробничої діяльності за 2006 рік (інфор­мація начальника управління С.В.Марченка)

Затвердження заходів управління щодо благоустрою міста та конролю екологічного стану у 2007 році (повідомлення заст. нача­льника управління М.Г.Рудя)

 

1. СЛУХАЛИ:

С.В.Марченко доповів про порядок підготовки й складання річ­ного звіту, про завдання працівників управління ВИСТУПИЛИ:

С.П. Дмитрієв - вказав на потребу якнайретельнішої підготовки матеріалів звіту і заповнення статистичних таблиць

Г.С.Яковлєва - запропонувала організувати роботу таким чином, щоб закінчити складання звіту до 1 січня 2007 року

УХВАЛИЛИ:

Усім працівникам управління забезпечити своєчасну підготов­ку й високу якість матеріалів звітів з виробничої діяльності управ­ління за 2006 рік.

Подати річний звіт до Облдержадміністрації не пізніше 10 сі­чня 2007 року

2. СЛУХАЛИ:

М.Г.Рудя - План заходів по управлінню на 2007 рік. УХВАЛИЛИ:

План заходів затвердити і керуватися ними. Додаток: реєстраційний список на 1 сторінці в 1 примірнику Голова                      (підпис) О.В.Макаренко Секретар       (підпис)        А.М. Голосна

Питання для перевірки знань

Дайте класифікацію організаційно-розпорядчої документації за функціональною ознакою.

Яке значення має організаційно-розпорядча документація в управлінській діяльності?

Дайте коротку характеристику таких документів, як статути, визначте їх сутність, види, зміст та сферу застосування.

Дайте коротку характеристику таких документів, як поло­ження про підприємства та їх підрозділи.

Дайте коротку характеристику таких документів, як інстру­кції, зокрема посадових інструкцій.

Дайте коротку характеристику таких документів, як прави­ла, зокрема Правила внутрішнього трудового розпорядку.

Постанови та рішення колегіальних органів.

Протоколи: докладні та скорочені. Вступна та основна час­тини текстів протоколів.

Дайте коротку характеристику таких документів як розпо­рядження, наведіть особливості їх видання головою місцевої держадміністрації.

Накази як основна форма документування розпорядчої дія­льності на підприємствах.

Акти, їх види, склад та порядок оформлення.

Службові листи, їх види та особливості складання.

Довідки, їх сутність та особливості складання.

Доручення, їх сутність та особливості складання.

Службові, доповідні та пояснювальні записки.