Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

2.3. загальні вимоги до оформлення тексту документів

 

Ділова кореспонденція готується, як правило, на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов'язковими мають бути: реквізити відправника, а також заголо­вок документа, адреса організації, установи, куди посилається до­кумент, підпис представника організації, яка підготувала документ.

Текст - головний елемент документа. Важливо, щоб зміст доку­мента правильно і точно висвітлював факти, які в ньому викладають­ся. При складанні документа необхідно дотримуватись вимог закону, давати чіткі формулювання, робити аргументовані висновки.

Тексти документів, як правило, проділяють на дві частини. В першій частині вказують підставу для складання документа, в дру­гій - викладають висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання. Навіть у тих випадках, коли документ складається лише з однієї фрази, то в першій її частині рекомендується вказати підста­ву або причину створення документа, а в другій - прохання, рішен­ня, розпорядження. У виключних випадках текст може складатися лише із заключної частини (наприклад, прохання).

Для того, щоб текст був зрозумілим і викладеним більш чітко, застосовується його рубрикація.

Рубрикація - це членування тексту на складові частини, а та­кож використання заголовків. Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци. Кожен абзац повинен розпочинати нову думку чи мікроте-му. Крім абзаців у тексті документів можуть виділятися параграфи, пункти.

Нумерація - це числове або буквене позначення послідовності розташування складових частин тексту. Існують дві системи нуме­рації:

• перша базується на використанні знаків різних типів і буду­ється за складною конфігурацією:

А Б В Г Д

I II III IV V

1 2 3 4 5 2) 3) 4) 5) а) б) в) г) д)

• друга базується на використанні лише арабських цифр, роз­міщених у певній послідовності:

 

1.

1.1. 1.2. 1.3.

2.

2.1. 2.2. 2.3.

 

 

Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення. Це до­помагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми. Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац з трьох чи п'яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші на початку і в кінці абзацу. Аб­заци також вимагають чергування в залежності від розмірів. Найз­ручнішими є речення з трьох, п'яти, семи і найбільше - дев'яти слів. При підготовці текстів документів рекомендується складні ре­чення заміняти простими, ширше застосовувати трафаретні словос­получення, у розпорядчих документах використовувати дієслова невизначеної форми і конструкції наказового характеру.

Укладачу документа слід пам'ятати, що документи повинні ві­дповідати існуючому законодавству, тому в разу необхідності слід звіряти документи із законами і підзаконними актами. Особливо це важливо враховувати, документуючи діяльність органів державного управління та місцевого самоврядування, а також при підготовці рішень, наказів та інших розпорядчих документів. У документах слід використовувати лише перевірені факти.

Документи можуть бути проілюстровані таблицями. Якщо таб­лиця невелика, займає частину сторінки, то вона друкується у зага­льному тексті документа. Якщо таблиця велика або в документі їх кілька, то вони виносяться у додаток, про що робиться повідомлен­ня після закінчення основного тексту документа чи посилання да­ються у тексті.

Кожному тексту передує заголовок - коротке викладення зміс­ту документа. Заголовок - це основний пошуковий елемент доку­мента. Правильно складений заголовок скорочує час розгляду до­кумента.

Для складання документів існує специфічний канцелярсько-діловий стиль, йому притаманні академізм, значна кількість термі­нів, логічна послідовність. Однак слід уникати архаїзмів, застарілих слів і виразів, необхідно заміняти їх новими сучасними словами: даби - щоб; на предмет - для того тощо. Фахівцю, який готує текст документа, потрібно уникати застосування іноземних слів особливо у тому випадку, коли є українські відповідники. Крім то­го, недопустимо використання вузькоспеціалізованих галузевих те­рмінів, діалектизмів, що використовуються в якихось говірках, ву­льгаризмів - слів з відтінком неповаги. Слово у службовому доку­менті повинно суворо відповідати поняттю, яке в нього вкладаєть­ся. Текст документа має бути чітким, коротким, в ньому недопус­тимі різні тлумачення. Не рекомендується використовувати урочи­сту лексику в робочих документах, що мають офіційний характер.

У сучасних документах спостерігається швидко прогресуюча тенденція до заміни слів та вербальних конструкцій символами, тобто графічними знаками, які замінюють цілі слова та їх словос­получення (наприклад, № - номер, \% - проценти, $ - долар тощо).

Значного поширення набули загальноприйняті скорочення, абревіа­тури тощо.

Здебільшого документ пишеться від третьої особи. Наприклад, Академія інформує про новий склад студентів.

Логічна послідовність як необхідна ознака кожного ділового документа реалізується за допомогою причинно-наслідкових зв'язків у межах одного речення чи в повному тексті. Крім того, ло­гічна послідовність може виражатися за допомогою протиставлен­ня. Важливим у документі може бути й суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкріплення наступності чи чер­говості подій або явищ. Це досягається за допомогою слів: «споча­тку», «водночас», «потім». Одним із способів вираження логічної послідовності є виділення мети за допомогою слів: «тому», «для цього», «з цією метою». Загальна логічна послідовність документів досягається за допомогою слів на позначення результативності: «таким чином», «у результаті», «отже» тощо.

З роками склалися правила оформлення урядової, службової, приватної документації. Це і сувора нормативність, і дотримання юридичних положень, і бездоганне володіння правилами мови.

 

Питання для перевірки знань

Що таке формуляр документа?

Що таке реквізити документів, для чого вони існують?

Дайте характеристику кожному реквізиту та визначте особ­ливості його розміщення на документі.

Оформлення проходження документів, реквізити, що свід­чать про надходження, контроль виконання, перенесення ін­формації, копіювання

Резолюція як форма оформлення управлінського рішення

Вимоги до оформлення тексту документів.

Правила складання тексту документів

Елементи тексту: заголовок, додатки, оформлення таблиць

Бланки документів, їх види та особливості оформлення.