Ділова кар’єра - Навчальний посібник (Дахно І. І.)

3.5. переговори

Гостей, які прибули у фірму, зустрічають в аеропорту чи на вок- залі. Цим опікуються люди, призначені керівником фірми. Гостей влаштовують у готелі чи іншому місці.

У призначений час гість (чи гості) виконують візит ввічливості. У вестибюлі закладу їх зустрічає секретар (референт), який супро- воджує їх до керівника закладу.

Якщо керівника фірми немає на місці або він надзвичайно за- йнятий, то прийняти гостей може його заступник або співробітник, що опікується відповідним  напрямом роботи. Все ж таки дуже ба- жано, щоб першу зустріч провів керівник фірми.

Особливо поважних гостей керівник фірми може зустріти на вході до фірми.

Ініціатива у веденні бесіди покладається на господаря.

Гостя не слід саджати до свого робочого столу. Для таких ви- падків у кабінеті має бути окремий стіл (столик). На столі має бути мінеральна чи фруктова вода.

Хвилин за 5–10 від початку  бесіди пропонують  чай або каву. Алкогольні напої не подають. Ще у стародавньому Новгороді іс- нувало правило «Угоди,  що укладені  у стані сп’яніння, є недій- сними».

Наприкінці бесіди гостю можна запропонувати фірмові про- спекти.

Той, хто приймав гостя, може супроводити його до коридору, ліфта чи сходинок.

 

На візит  ходять у повсякденному  відпрасованому костюмі, скромній краватці, добре начищених черевиках. Перед заходжен- ням до прийомної перевіряють становище краватки, стан зачіски.

У приймальну приходять за 2–3 хвилини до призначеного часу. Про прибуття повідомляється секретар.

Можуть попрохати  дещо почекати.  Сприймати  це потрібно спокійно. Якщо  на столі у приймальній є попільниця, то можна палити.

Під час бесіди слід уважно слухати співрозмовника і вести себе спокійно. Руки краще за все тримати на колінах. На запитання слід відповідати чітко і стисло.

Після візиту ввічливості розпочинаються переговори. Вони можуть бути того ж дня чи наступного — залежно від домовленості сторін.

Навчитися грамотно вести переговори — досить важко. Потріб- но для цього докласти значних зусиль. Дещо простіше досягти того, щоб у діловому спілкуванні не робити грубих помилок. Основними правилами побудови розмови є наступні.

Під час ділової бесіди чи переговорів слід поводити себе стри- мано. Неконтрольовані емоції завжди і скрізь сприймаються нега- тивно. Переможцем дискусії стає той, хто був спокійнішим у ній.

Завжди слід зрозуміти позицію партнера, якщо ви хочете змі- нити її у потрібному для вас напрямі. Покійний батько автора цих рядків завжди радив чоловікам дуже уважно вислуховувати своїх дружин, щоб знати як діяти навпаки. Якщо  з огляду на неувагу ви не зрозуміли  точку  зору вашого ділового співбесідника, то він образиться (хоч про це може і змовчати) і у відповідь не захоче зрозуміти вас.

Слід пам’ятати, що під час бесіди увага не завжди залишається на одному і тому ж рівні. Будь — яка людина влаштована так, що у процесі отримання інформації вона час від часу потребує перерви. Увага при цьому розсіюється, принаймні, на кілька хвилин. Якщо помічаєте, що увага співрозмовника згасла, то її потрібно активі- зувати. Наприклад, звернутися до нього по імені та по –батькові. Такий  простий прийом відновить контакт, що порушився.

Важливість того, про що ви говорите, можна акцентувати за до- помогою таких простих прийомів:

•           оскільки монотонна мова сприяє розсіюванню уваги, то тон голосу потрібно змінювати, раптове підвищення або зни-

 

ження тону вирізняє слово або фразу з масиву інформації, яка наводиться;

•           виразність мові надає зміна її темпу;

•           слід робити паузу до і після важливої думки;

•           необхідно регулювати гучність мови — у важливому місці розмови доцільно гучність знизити.

Свою увагу до співрозмовника слід підкреслювати. З цією метою до нього слід частіше звертатися по-імені  та по-батькові. Мову співрозмовника слід супроводжувати  короткими репліка- ми на кшталт: «Так»,  «Це цікаво», «Розумію  вас», «Це приємно чути».  До таких реплік  слід вдаватися невимушено і доречно. Це сприяє становленню довіри до вас з боку людини будь — якого віку й становища.

Під час ділової бесіди слід уникати надання вами неправдивої інформації,  навіть тоді, коли таку інформацію надає вам співроз- мовник. У певних випадках  за допомогою неправдивої інформа- ції можна досягти тактичного успіху. Оскільки, як відомо, шила у мішку не сховаєш, то тактичний виграш рано чи пізно перетво- риться у стратегічний програш.

Під час бесіди чи переговорів не слід ототожнювати  те, що говорить співрозмовник, з його особою чи з вашим ставленням до нього. Слід вашу увагу зосередити на тому, що саме вам кажуть, а не на тому хто і як це робить. Не забувайте, що одним з головних принципів успішної бесіди є вирізнення фактів від оцінок, а оці- нок — від емоцій.

Ділові переговори з іноземцями вимагають врахування націо- нальних особливостей.

Зокрема, американцям  не до вподоби зайва вичурність. Пе- реговорам з американцями не слід надавати занадто офіційного характеру. Розмовляти з ними слід голосно. А ось в очі заглядати не рекомендується. Американці один до іншого звертаються лише по-імені. Будьте готові до того, що вони і до вас захочуть звертатися по-імені з перших же хвилин знайомства.

Французи  — віддають перевагу офіційному  тону. Не люблять мовчунів. На діловий обід чи на ділову вечерю можуть запізнюва- тися.

Англійці за своїм характером — люди стримані.  Вони є при- хильниками офіційного тону. Їм подобається спокійна, неголосна, плавна мова.

 

З іспанцями краще за все переговорити після обіду. Зустріч з ними може затягнутися до вечора.

В арабських країнах на ділову зустріч доцільно прибувати із запізненням на 15–20 хвилин. Якщо  на зустріч  з’явитися точно в обумовлений час, то партнер — араб може собі розтлумачити  це як вашу гостру зацікавленість в укладанні угоди і буде пропонувати невигідні умови.

Успіх на переговорах залежить від багатьох чинників, почи- наючи від особистої зацікавленості учасників переговорів і закін- чуючи матеріальною зацікавленістю всіх сторін.

Учасники переговорів мусять добре знати, що можна і чого не можна  робити на переговорах, що можна  говорити  на них, а що — не можна.

До переговорів слід готуватися. Дехто ж думає, що під час пере- говорів спрацює фантазія і врешті — решт все закінчиться добре. Було чимало прикладів коли найбільших дурниць допускалися саме ті, хто часто брав участь у переговорах. З огляду на свою над- мірну самовпевненість, вони не готувалися до зустрічі, намагалися поставити партнера у завідомо незручне становище, свою лінію вели до кінця. Переговори в результаті зазначеного закінчувалися невдачею.

Про своїх співбесідників потрібно мати найсвіжішу інформа- цію. Бесіду не слід розпочинати з неприємних вісток чи легковаж- них тем.

Якщо одна сторона на переговорах відчуває, що інша — неком- петентна, то вона втрачає інтерес до подальшого ведення перегово- рів у конструктивному руслі.

Дехто вважає, що ініціативу у веденні переговорів доречно бра- ти у свої руки. Інші ж дотримуються думки, що той, хто розпочне говорити першим, матиме на переговорах сильнішу позицію.

Існує думка, що у переговорах більше зацікавлена та сторона, яка готова приїхати.

Спроби спантеличити  співрозмовника, заплутати його табли- цями, графіками  тощо можуть зашкодити переговорам.

Застосування гіпнозу може принести лише короткотерміновий виграш.

На переговорах слід надавати партнерам можливість вислови- тися, інакше вони занудьгують.

Важливим є вибір місця для переговорів. Є випадки успішних

 

переговорів у сауні чи, навіть, у постелі. Слід не забувати, що межа між формалізмом і фамільярністю є дуже тонкою і йти тією межею потрібно дуже обережно.

Ще раз підкреслимо, що до переговорів слід готуватися. Фахівці рекомендують 8 основних правил підготовки до пере-

говорів та їх ведення.

1. «Будь готовий! Завжди готовий!».  Так колись звучав піо- нерський  лозунг.  Нині  піонерів  немає (в усякому  разі у масшта- бах гідних згадки), але лозунг залишився. Він означає володіння інформацією про компанію з представниками  якої  відбуваються переговори. Про компанію партнера (чи потенційного партнера) слід знати якомога більше, інакше з її представниками важко буде знайти спільну мову. Слід зрозуміти, що є важливим для партнера, на які компроміси можна з ним піти, слід завжди бути готовим до будь- яких неочікуваних пропозицій.

2. «Не думай зверхньо про секунди». На переговорах опоненту достатньо менше ніж однієї хвилини для того, щоб скласти про співрозмовника перше враження. Оцінювати співрозмовника роз- починають з того моменту, коли він переступає поріг компанії. Це потрібно пам’ятати і не розслаблятися.

3. «Не стукайте у двері».

Стук у двері та заглядування у них можуть бути розтлумачені як нерішучість людини.  Фахівці радять саме цього й не робити. Для переговорів двері завжди відчинені. Колись одна дама гово- рила джентльмену:  « Ви даремно стукаєте у моє серце. Воно вже й так для вас відчинене».  Не варто також запитувати,  де можна сісти. Достатньо вибрати стілець, що стоїть якнайближче до спів- розмовника.  Замість м’якого дивану доцільно сісти на стілець чи в офісне крісло.

Слід пам’ятати, що з глибоких диванних подушок надзвичайно важко красиво і впевнено піднятися після закінчення переговорів. До того ж дивани мають меншу висоту ніж стільці та крісла.

4. «Лицем до лиця — лиця не побачиш». Позиція «лицем один до іншого» — це запрошення до діалогу. Фахівці застерігають про- ти вторгнення  в особисту зону співрозмовника. Сідати потрібно так, щоб стілець знаходився під певним кутом. Так збільшується дистанція  і можна регулювати ступень відкритості. Не слід боя- тися дивитися на співрозмовника. Не варто також тривалий час дивитися співрозмовнику прямо в очі. Контакт очей, що триває

 

довше ніж 7–10 секунд,  може викликати дискомфорт або стур- бованість. Якщо ж співрозмовник втуплює очі у підлогу  або стіл, то його опонент може дійти  висновку  про те, то він не викликає інтерес у співрозмовника або ж переговори йдуть настільки важко, що співрозмовник відчуває дискомфорт. Під час переговорів слід дивитися в уявний  трикутник співрозмовника, віртуально поєд- навши його очі і рот.

5.«В кут, на ніс, на предмет». Під час переговорів кивати голо- вою можна і потрібно. Кивки головою — це підтвердження того, що співрозмовники слідкують за ходом думок один іншого. Відсутність кивків свідчить про нехватку розуміння і необхідність подальших пояснень. Обов’язково слід давати зрозуміти, що сутність вислову співрозмовника є зрозумілою.  Слід також пам’ятати, що люди з високою самооцінкою, як правило, володіють багатою мімікою. Вираз обличчя впевненого у собі співрозмовника постійно зміню- ється, залежно від того, що він каже.  Не слід боятися дивитися співрозмовнику в очі та посміхатися.

6. «Закриті» і «відкриті» пози. Це такі, коли один співрозмов- ник нахиляється на спинку стільця, а інший у цей час схрещує ноги чи руки. Це свідчить про те, що обидва співрозмовники лукавлять, бо такі пози вважаються «закритими». «Відкрита» поза — це така, за якої спина — пряма, руки — спокійно лежать на столі. Вона свід- чить про сприйнятність того, що каже співрозмовник. «Закрита» поза (ознакою якої є схрещування рук або ніг) вказує на недостат- ній інтерес і невелику ступінь утягнутості в бесіду. Якщо ж хтось із співрозмовників збирає зі свого одягу уявні  пух чи смітинки, торкається кінчика носа чи підборідка, крутить великими пальця- ми, — то це є ознаками того, що співрозмовнику відверто нудотно.

7. Поміркованість. Не слід впадати у крайнощі. Не потрібно сидіти за столом переговорів як мумія у пелюшках, яка ледве вору- шиться та зрідка кліпає очима. Не слід також вимахувати руками. Слід також завчасно перевести мобільник у беззвуковий режим.

8. Підводне каміння.

Слід пам’ятати, що хід переговорів передбачити важко. На об- становку може впливати безліч зовнішніх факторів. Життя доволі часто вносить свої корективи.