3.5. переговориГостей, які прибули у фірму, зустрічають в аеропорту чи на вок- залі. Цим опікуються люди, призначені керівником фірми. Гостей влаштовують у готелі чи іншому місці. У призначений час гість (чи гості) виконують візит ввічливості. У вестибюлі закладу їх зустрічає секретар (референт), який супро- воджує їх до керівника закладу. Якщо керівника фірми немає на місці або він надзвичайно за- йнятий, то прийняти гостей може його заступник або співробітник, що опікується відповідним напрямом роботи. Все ж таки дуже ба- жано, щоб першу зустріч провів керівник фірми. Особливо поважних гостей керівник фірми може зустріти на вході до фірми. Ініціатива у веденні бесіди покладається на господаря. Гостя не слід саджати до свого робочого столу. Для таких ви- падків у кабінеті має бути окремий стіл (столик). На столі має бути мінеральна чи фруктова вода. Хвилин за 5–10 від початку бесіди пропонують чай або каву. Алкогольні напої не подають. Ще у стародавньому Новгороді іс- нувало правило «Угоди, що укладені у стані сп’яніння, є недій- сними». Наприкінці бесіди гостю можна запропонувати фірмові про- спекти. Той, хто приймав гостя, може супроводити його до коридору, ліфта чи сходинок.
На візит ходять у повсякденному відпрасованому костюмі, скромній краватці, добре начищених черевиках. Перед заходжен- ням до прийомної перевіряють становище краватки, стан зачіски. У приймальну приходять за 2–3 хвилини до призначеного часу. Про прибуття повідомляється секретар. Можуть попрохати дещо почекати. Сприймати це потрібно спокійно. Якщо на столі у приймальній є попільниця, то можна палити. Під час бесіди слід уважно слухати співрозмовника і вести себе спокійно. Руки краще за все тримати на колінах. На запитання слід відповідати чітко і стисло. Після візиту ввічливості розпочинаються переговори. Вони можуть бути того ж дня чи наступного — залежно від домовленості сторін. Навчитися грамотно вести переговори — досить важко. Потріб- но для цього докласти значних зусиль. Дещо простіше досягти того, щоб у діловому спілкуванні не робити грубих помилок. Основними правилами побудови розмови є наступні. Під час ділової бесіди чи переговорів слід поводити себе стри- мано. Неконтрольовані емоції завжди і скрізь сприймаються нега- тивно. Переможцем дискусії стає той, хто був спокійнішим у ній. Завжди слід зрозуміти позицію партнера, якщо ви хочете змі- нити її у потрібному для вас напрямі. Покійний батько автора цих рядків завжди радив чоловікам дуже уважно вислуховувати своїх дружин, щоб знати як діяти навпаки. Якщо з огляду на неувагу ви не зрозуміли точку зору вашого ділового співбесідника, то він образиться (хоч про це може і змовчати) і у відповідь не захоче зрозуміти вас. Слід пам’ятати, що під час бесіди увага не завжди залишається на одному і тому ж рівні. Будь — яка людина влаштована так, що у процесі отримання інформації вона час від часу потребує перерви. Увага при цьому розсіюється, принаймні, на кілька хвилин. Якщо помічаєте, що увага співрозмовника згасла, то її потрібно активі- зувати. Наприклад, звернутися до нього по імені та по –батькові. Такий простий прийом відновить контакт, що порушився. Важливість того, про що ви говорите, можна акцентувати за до- помогою таких простих прийомів: • оскільки монотонна мова сприяє розсіюванню уваги, то тон голосу потрібно змінювати, раптове підвищення або зни-
ження тону вирізняє слово або фразу з масиву інформації, яка наводиться; • виразність мові надає зміна її темпу; • слід робити паузу до і після важливої думки; • необхідно регулювати гучність мови — у важливому місці розмови доцільно гучність знизити. Свою увагу до співрозмовника слід підкреслювати. З цією метою до нього слід частіше звертатися по-імені та по-батькові. Мову співрозмовника слід супроводжувати короткими репліка- ми на кшталт: «Так», «Це цікаво», «Розумію вас», «Це приємно чути». До таких реплік слід вдаватися невимушено і доречно. Це сприяє становленню довіри до вас з боку людини будь — якого віку й становища. Під час ділової бесіди слід уникати надання вами неправдивої інформації, навіть тоді, коли таку інформацію надає вам співроз- мовник. У певних випадках за допомогою неправдивої інформа- ції можна досягти тактичного успіху. Оскільки, як відомо, шила у мішку не сховаєш, то тактичний виграш рано чи пізно перетво- риться у стратегічний програш. Під час бесіди чи переговорів не слід ототожнювати те, що говорить співрозмовник, з його особою чи з вашим ставленням до нього. Слід вашу увагу зосередити на тому, що саме вам кажуть, а не на тому хто і як це робить. Не забувайте, що одним з головних принципів успішної бесіди є вирізнення фактів від оцінок, а оці- нок — від емоцій. Ділові переговори з іноземцями вимагають врахування націо- нальних особливостей. Зокрема, американцям не до вподоби зайва вичурність. Пе- реговорам з американцями не слід надавати занадто офіційного характеру. Розмовляти з ними слід голосно. А ось в очі заглядати не рекомендується. Американці один до іншого звертаються лише по-імені. Будьте готові до того, що вони і до вас захочуть звертатися по-імені з перших же хвилин знайомства. Французи — віддають перевагу офіційному тону. Не люблять мовчунів. На діловий обід чи на ділову вечерю можуть запізнюва- тися. Англійці за своїм характером — люди стримані. Вони є при- хильниками офіційного тону. Їм подобається спокійна, неголосна, плавна мова.
З іспанцями краще за все переговорити після обіду. Зустріч з ними може затягнутися до вечора. В арабських країнах на ділову зустріч доцільно прибувати із запізненням на 15–20 хвилин. Якщо на зустріч з’явитися точно в обумовлений час, то партнер — араб може собі розтлумачити це як вашу гостру зацікавленість в укладанні угоди і буде пропонувати невигідні умови. Успіх на переговорах залежить від багатьох чинників, почи- наючи від особистої зацікавленості учасників переговорів і закін- чуючи матеріальною зацікавленістю всіх сторін. Учасники переговорів мусять добре знати, що можна і чого не можна робити на переговорах, що можна говорити на них, а що — не можна. До переговорів слід готуватися. Дехто ж думає, що під час пере- говорів спрацює фантазія і врешті — решт все закінчиться добре. Було чимало прикладів коли найбільших дурниць допускалися саме ті, хто часто брав участь у переговорах. З огляду на свою над- мірну самовпевненість, вони не готувалися до зустрічі, намагалися поставити партнера у завідомо незручне становище, свою лінію вели до кінця. Переговори в результаті зазначеного закінчувалися невдачею. Про своїх співбесідників потрібно мати найсвіжішу інформа- цію. Бесіду не слід розпочинати з неприємних вісток чи легковаж- них тем. Якщо одна сторона на переговорах відчуває, що інша — неком- петентна, то вона втрачає інтерес до подальшого ведення перегово- рів у конструктивному руслі. Дехто вважає, що ініціативу у веденні переговорів доречно бра- ти у свої руки. Інші ж дотримуються думки, що той, хто розпочне говорити першим, матиме на переговорах сильнішу позицію. Існує думка, що у переговорах більше зацікавлена та сторона, яка готова приїхати. Спроби спантеличити співрозмовника, заплутати його табли- цями, графіками тощо можуть зашкодити переговорам. Застосування гіпнозу може принести лише короткотерміновий виграш. На переговорах слід надавати партнерам можливість вислови- тися, інакше вони занудьгують. Важливим є вибір місця для переговорів. Є випадки успішних
переговорів у сауні чи, навіть, у постелі. Слід не забувати, що межа між формалізмом і фамільярністю є дуже тонкою і йти тією межею потрібно дуже обережно. Ще раз підкреслимо, що до переговорів слід готуватися. Фахівці рекомендують 8 основних правил підготовки до пере- говорів та їх ведення. 1. «Будь готовий! Завжди готовий!». Так колись звучав піо- нерський лозунг. Нині піонерів немає (в усякому разі у масшта- бах гідних згадки), але лозунг залишився. Він означає володіння інформацією про компанію з представниками якої відбуваються переговори. Про компанію партнера (чи потенційного партнера) слід знати якомога більше, інакше з її представниками важко буде знайти спільну мову. Слід зрозуміти, що є важливим для партнера, на які компроміси можна з ним піти, слід завжди бути готовим до будь- яких неочікуваних пропозицій. 2. «Не думай зверхньо про секунди». На переговорах опоненту достатньо менше ніж однієї хвилини для того, щоб скласти про співрозмовника перше враження. Оцінювати співрозмовника роз- починають з того моменту, коли він переступає поріг компанії. Це потрібно пам’ятати і не розслаблятися. 3. «Не стукайте у двері». Стук у двері та заглядування у них можуть бути розтлумачені як нерішучість людини. Фахівці радять саме цього й не робити. Для переговорів двері завжди відчинені. Колись одна дама гово- рила джентльмену: « Ви даремно стукаєте у моє серце. Воно вже й так для вас відчинене». Не варто також запитувати, де можна сісти. Достатньо вибрати стілець, що стоїть якнайближче до спів- розмовника. Замість м’якого дивану доцільно сісти на стілець чи в офісне крісло. Слід пам’ятати, що з глибоких диванних подушок надзвичайно важко красиво і впевнено піднятися після закінчення переговорів. До того ж дивани мають меншу висоту ніж стільці та крісла. 4. «Лицем до лиця — лиця не побачиш». Позиція «лицем один до іншого» — це запрошення до діалогу. Фахівці застерігають про- ти вторгнення в особисту зону співрозмовника. Сідати потрібно так, щоб стілець знаходився під певним кутом. Так збільшується дистанція і можна регулювати ступень відкритості. Не слід боя- тися дивитися на співрозмовника. Не варто також тривалий час дивитися співрозмовнику прямо в очі. Контакт очей, що триває
довше ніж 7–10 секунд, може викликати дискомфорт або стур- бованість. Якщо ж співрозмовник втуплює очі у підлогу або стіл, то його опонент може дійти висновку про те, то він не викликає інтерес у співрозмовника або ж переговори йдуть настільки важко, що співрозмовник відчуває дискомфорт. Під час переговорів слід дивитися в уявний трикутник співрозмовника, віртуально поєд- навши його очі і рот. 5.«В кут, на ніс, на предмет». Під час переговорів кивати голо- вою можна і потрібно. Кивки головою — це підтвердження того, що співрозмовники слідкують за ходом думок один іншого. Відсутність кивків свідчить про нехватку розуміння і необхідність подальших пояснень. Обов’язково слід давати зрозуміти, що сутність вислову співрозмовника є зрозумілою. Слід також пам’ятати, що люди з високою самооцінкою, як правило, володіють багатою мімікою. Вираз обличчя впевненого у собі співрозмовника постійно зміню- ється, залежно від того, що він каже. Не слід боятися дивитися співрозмовнику в очі та посміхатися. 6. «Закриті» і «відкриті» пози. Це такі, коли один співрозмов- ник нахиляється на спинку стільця, а інший у цей час схрещує ноги чи руки. Це свідчить про те, що обидва співрозмовники лукавлять, бо такі пози вважаються «закритими». «Відкрита» поза — це така, за якої спина — пряма, руки — спокійно лежать на столі. Вона свід- чить про сприйнятність того, що каже співрозмовник. «Закрита» поза (ознакою якої є схрещування рук або ніг) вказує на недостат- ній інтерес і невелику ступінь утягнутості в бесіду. Якщо ж хтось із співрозмовників збирає зі свого одягу уявні пух чи смітинки, торкається кінчика носа чи підборідка, крутить великими пальця- ми, — то це є ознаками того, що співрозмовнику відверто нудотно. 7. Поміркованість. Не слід впадати у крайнощі. Не потрібно сидіти за столом переговорів як мумія у пелюшках, яка ледве вору- шиться та зрідка кліпає очима. Не слід також вимахувати руками. Слід також завчасно перевести мобільник у беззвуковий режим. 8. Підводне каміння. Слід пам’ятати, що хід переговорів передбачити важко. На об- становку може впливати безліч зовнішніх факторів. Життя доволі часто вносить свої корективи.
|