8.7. первинний та аналітичний облік вантажних перевезень

Первинний облік. До первинних документів, якими оформлю- ються виконані транспортні роботи, відносять товарно-транспортні накладні,  подорожні  листи вантажного  автомобіля,  акти викона- них робіт, інші документи.

Товарно-транспортна  накладна — це документ, призначений для обліку товарно-матеріальних  цінностей у дорозі, їх переміщення, оприбутковування, списання в оперативному та бухгалтерському обліку, а також для розрахунків у разі перевезення вантажів.

До  товарно-транспортних   документів  у  міжнародному  сполу-

ченні відносять:

– декларацію відправника небезпечних вантажів;

– авіаційну вантажну накладну (Air Waybill);

– міжнародну автомобільну накладну (CMR);

– залізничну накладну СМГС (накладну УМВС);

– коносамент (Bill of Lading);

– накладну ЦИМ (CIM);

– вантажну відомість (Cargo Manifest).

У разі здійснення міжнародних перевезень, згідно з нормами Конвенції МДП, яка дає змогу значно спростити проходження митно- го  контролю  в  дорозі  прямування,  використовується   книжка  МДП (Garnet TIR), яка в цьому випадку замінює необхідність заповнювати міжнародну накладну типової форми № CMR.

До  товарно-транспортних   документів  у  межах  України  відно-

сять:

РОЗДІЛ 8. ОБЛІК ДОХОДІВ

–  товарно-транспортну   накладну  типової  форми  №  1-ТН

(затверджена      наказом     Мінтрансу,     Мінстату     України

29.12.1995 р. № 488/346);

– у разі перевезення спирту етилового і спиртопродуктів автотранспортом використовують спеціальну товарно- транспортну  накладну  типової  форми  №  1-ТН  —  спирт разом з контрольним аркушем на перевезення спирту етилового, коньячного і плодового, алкогольних напоїв і тютюнових виробів форми № 1-АТ;

– якщо відпускають хлібобулочні вироби, то використовують товарно-транспортну  накладну форми № 1-ТТН (хліб).

– у разі перевезень  молочної сировини використовують  спе-

ціалізовану товарну накладну форми № 1-ТТН (МС) як обов’язковий додаток до товарно-транспортної накладної типової форми № 1-ТН.

Відповідно до законодавства товарно-транспортна накладна є обов’язковою, вантаж перевозять автомобільним транспортом неза- лежно від умов оплати за роботу автомобіля, умов перевезення ван- тажів (як на комерційній  основі, так і для власних потреб), а також видів перевезень. Товарно-транспортна накладна додається до до- рожнього листа автомобіля. Форма товарно-транспортної накладної затверджена спільним наказом Мінтрансу і Держкомстату «Про затвердження  типових  форм  первинного  обліку  роботи  вантаж- ного автомобіля» від 29.12.1995 р. № 488/346.

Розглянемо порядок заповнення товарно-транспортної  наклад- ної типової форми (№ 1-ТН) та міжнародної автомобільної накладної (CMR).

Товарно-транспортна   накладна  типової  форми  (№  1-ТН).

Товарно-транспортну  накладну (далі — ТТН) оформлює вантажовід- правник на кожну поїздку автомобіля і для кожного вантажоодержу- вача окремо. Експедитор (вантажовідправник), який надає перевіз- никові  вантаж  для  його  відправки  у  визначене  договором  місце, виписує ТТН у чотирьох примірниках. Перший залишається у ванта- жовідправника і є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей, а другий передається вантажоодержувачеві  і є підставою для оприбутковування  ТМЦ. Третій і четвертий примірники водій за- віряє у вантажоодержувача  (останній повинен поставити підпис і пе- чатку) і повертає їх перевізникові.  Перевізник, у свою чергу, для ви- конання розрахунків із замовником автотранспорту (за найняті автомобілі)  надсилає  останньому  третій  примірник.  Четвертий  за-

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ І ПОДАТКОВИЙ ОБЛІК АВТОТРАНСПОРТУ ТА АВТОПЕРЕВЕЗЕНЬ

лишається у перевізника і є підставою для обліку транспортної робо-

ти і нарахування заробітної плати водієві.

Якщо перевозять вантажі нетоварного характеру, за якими не ведеться складський облік, але здійснюється облік шляхом виміру, зважування і т.п., вантажовідправник виписує три примірники ТТН: перший з них залишається у вантажовідправника;  другий і третій пе- редаються перевізникові,  який, у свою чергу, другий відсилає замов- никові автотранспорту, а третій прикладає до дорожнього листа. Пер- ший слугує для обліку виконаних перевезень у вантажовідправника, другий — для здійснення  розрахунків  за використаний  у перевезен- нях автотранспорт,  третій — для обліку транспортної  роботи і нара- хування заробітної плати водієві.

Товарно-транспортна  накладна форми № 1-ТН заповнюється в п’ять етапів такими особами:

– вантажовідправником  до прибуття для вантаження автомобі-

ля;

– вантажовідправником  після  прибуття  автомобіля  і заванта-

ження товарно-матеріальних  цінностей;

– на маршруті прямування  (відповідальною  особою перевізни-

ка);

– вантажоодержувачем  після прибуття вантажу;

– перевізником після розвантаження.

Міжнародна автомобільна накладна (CMR). Використання накладної  типової форми CMR у міжнародних  перевезеннях  засно- ване на Конвенції КДПГ. Положення Конвенції КДПГ застосовуються до будь-якого договору дорожнього перевезення вантажів, що пе- редбачає винагороду, з використанням транспортних засобів, у ви- падку якщо місця вантаження вантажу і доставки вантажу, вказані в контракті, розміщені на території двох різних країн, з яких принаймні одна є учасницею Конвенції КДПГ.

Відповідно  до  вимог  глави  III Конвенції  КДПГ  накладна  СМR

складається  в трьох примірниках,  підписаних відправником  і переві-

зником:

– перший примірник накладної передається відправникові;

– другий супроводжує вантаж;

– третій залишається у перевізника.

Згідно з нормами Конвенції КДПГ, в тому випадку, якщо вантаж має бути завантажений на різні автомобілі або ж йдеться про різного роду вантажі або про різні партії вантажів, відправник або перевізник

РОЗДІЛ 8. ОБЛІК ДОХОДІВ

мають право вимагати складання такої кількості накладних, яка від- повідає кількості використовуваних автомобілів, кількості різних ван- тажів, що підлягають перевезенню, або партій вантажів.

Відправник зобов’язаний до початку перевезення приєднати до накладної або представити в розпорядження перевізника необхідні документи.

Перевірка правильності  і повноти цих документів не входить в обов’язки перевізника.

Накладна СМR повинна містити такі відомості:

а) місце і дату її складання;

б) ім’я і адресу відправника;

в) ім’я і адресу транспортного агента;

г) місце і дату прийняття вантажу до перевезення в місце його доставки;

д) ім’я і адресу одержувача;

е) прийняте позначення характеру вантажу і тип його упаковки і, в разі перевезення небезпечних вантажів, їх загальноприйняте  по- значення;

є) кількість вантажних місць, їх особливу розмітку і номери;

ж) масу вантажу брутто або виражену в інших одиницях виміру кількість вантажу;

з) пов’язані з перевезенням витрати (вартість перевезення, до- даткові витрати, митні збори, а також інші витрати з моменту укла- дення договору до здачі вантажу);

и) інструкції, необхідні для проходження митного контролю, та ін.;

У разі потреби, відповідно до п. 2 ст. 6 Конвенцій КДПГ наклад-

на повинна також містити такі дані:

а) про заборону перевантаження вантажу;

б) витрати, які відправник відносить до себе;

в) заявлену вартість вантажу і суму додаткової цінності його під час доставки;

г) інструкцію відправника перевізникові відносно страхування вантажу;

д) додатковий термін виконання перевезення;

е) перелік документів, переданих перевізникові.

Договірні сторони можуть внести до накладної будь-які інші вказівки, які буде визнано необхідними.

Оформлені  відповідно  до існуючих  вимог накладні  на переве-

зення   вантажів    включаються    до   документообігу    підприємства-

відправника для обліку відвантаження  товарів; до документообігу  пі-

дприємства-отримувача для обліку оприбуткування  товарів; до доку- ментообігу підприємства-експедитора для обліку виконаних послуг експедирування.  В подальшому на їхній підставі робляться записи в реєстрах аналітичного обліку відповідно до продукції, товарів, послуг.

Дорожній лист вантажного автомобіля є також обов’язковим документом. Підприємства України незалежно від форм власності зобов’язані застосовувати  типову форму № 2 (затверджена наказом Мінтрансу, Мінстату України 29.12.1995 р. за № 488/346). Документ виписується в АТП в одному примірнику на один рейс автомобіля. Важливими показниками  є інформація про завдання водієві, робота водія і автомобіля, а також рух пального. Заповнюють  лист, як пра- вило, диспетчер АТП або інший фахівець. Оформлений і підписаний лист здається до бухгалтерії  підприємства.  Тут він проходить  конт- роль на повноту і коректність заповнення і підлягає обробленню. На підставі листа бухгалтерія нараховує заробітну плату водіям, визна- чає обсяги виконаних робіт, королює рух пального.

Крім внутрішньоукраїнського  документа, в разі міждержавних перевезень підприємства транспорту застосовують окрему форму дорожнього листа вантажного автомобіля в міжнародному  спо- лученні    (затверджена     наказом    Мінтрансу,    Мінстату    України

29.12.1995 р. за № 488/346).

Акт виконаних робіт не є обов’язковим  з позицій наказів Мін- трансу. Проте він застосовується  в практиці господарських  відносин перевізника та замовника. Відповідно до вимог Податкового кодексу, акт є обов’язковим  документом  у податковому  обліку доходів нада- вача  послуг  і в обліку  витрат  отримувача  послуг.  Його  призначен- ня — підтвердити  факт виконання договірних обсягів автотранспор- тних робіт для конкретного замовника. Форма акту не типова, тому підприємства  застосовують  її на власний розсуд. Важливим є наяв- ність  обов’язкових  реквізитів  первинного  обліку.  Нижче  наведена форма акту, застосована у практиці.

Таблиця 8.10

Групувальна відомість виконаних транспортних робіт вантажним автомобілем

ВОЛЬВО номер 12-44 СА за І квартал 20ХХ року по ТзОВ «Транзит»

Бухгалтер —

Головний бухгалтер —

АКТ №

здачі-прийому виконаних транспортних робіт

30.10.2009 р.  м. Київ

Ми, що нижче підписалися, представник «Замовника» — заступник дирек-

тора приватного підприємства «Сигма» Петренко П.Г., з одного боку,

та представник «Перевізника» — директор ТзОВ «Транзит» Царенко В.Я.,

з іншого боку,

склали цей акт про те, що «Перевізником» були виконані такі види робіт:

-    автотранспортні перевезення відповідно до дорожнього листа № 2413 від 14.10.2009 р. та товарно-транспортної накладної № 7809 від 15.10.09 р. на загальну суму 2905,54 грн, крім того ПДВ — 581,10 грн, усього на суму 3486,65 (три тисячі чотириста вісім десять шість) грн. Сторони дого- вору не мають претензій одна до одної. Цей акт є підставою для остаточ- них розрахунків сторін.

Від «Перевізника»    Від «Замовника»

В.Я. Царенко            

П.Г. Петренко          

Аналітичний облік. Залежно від поставленої мети АТП органі- зовує відповідну систему реєстрів аналітичного обліку доходів. По- зиціями аналітичного обліку можуть бути різні об’єкти — автомобіль, підрозділ, рейс, маршрут, вид перевезень тощо. Обране рішення про відкриття аналітичних рахунків закріплюється в наказі про облікову політику  АТП. Нижче  наведено  зразок  реєстра  аналітичного  обліку за ознакою «Автомобіль»  (табл. 8.10). У процесі оброблення інфор- мації дані аналітичних реєстрів узагальнюються   на рахунках замов- ників (рахунок 36) та доходів (субрахунок 703).