Бухгалтерський і податковий облік автотранспорту та перевезень - Навчальний посібник (Базилюк А. В., Малишкін О. І.)

3.1. придбання паливо-мастильних  матеріалів

Придбання  паливо-мастильних  матеріалів  (ПММ)  може  здійс-

нюватися шляхом:

1) безготівкового розрахунку:

а) перерахування суми передоплати з рахунка автотранспорт- ного підприємства (АТП) на рахунок роздрібного продавця — визна- ченої автозаправної станції (АЗС):

– без придбання талонів;

– з придбанням талонів;

б) використання електронних карток:

в) купівля палива в оптових постачальників  за наявності влас- них чи орендованих ємностей та устаткування для його збереження і заправлення автомобілів;

2) розрахунку готівкою:

а) купівля палива водієм АТП в дорозі на різних АЗС за рахунок виданих йому під звіт коштів;

б) купівля палива (як правило, гуртового) підзвітною особою пі- дприємства  за наявності власних чи орендованих  ємностей і устат- кування для його збереження і заправлення автомобілів.

3.1.1. Первинний облік

Розглянемо  документальне  оформлення  придбань  у зазначе-

них вище випадках.

1. Безготівковий  розрахунок.  Підставою  для придбання  па- лива в постачальника  таким шляхом є договір, укладений між АТП і АЗС чи оптовим постачальником. Винятком є використання елект- ронних карток при розрахунках. На сьогодні передбачений типовий договір за формою № 23-нп (додаток 23 до Інструкції № 81).

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ І ПОДАТКОВИЙ ОБЛІК АВТОТРАНСПОРТУ ТА АВТОПЕРЕВЕЗЕНЬ

У цьому випадку можливі два варіанти купівлі нафтопродуктів на АЗС: без придбання талонів і з придбанням талонів.

Без  використання  талонів.  Якщо  автопідприємство  отри- мує ПММ по безготівковому  розрахунку і не використовує  при цьо- му талони, то воно зобов’язане використовувати відомість на оди- ничне  відпускання  нафтопродуктів  за формою  № 24-нп.  Ця відомість призначена для обліку на одноразове відпускання одно- рідних ПММ. Заповнення відомості за ф. № 24-нп здійснюється в декілька етапів.

Першим етапом є первинне заповнення відомості на АТП в момент укладення договору (чи протягом декількох днів після його укладення),  а саме: проставляння  штампа на цих відомостях,  після чого вони передаються на АЗС. Кількість таких відомостей не обме- жена, отже, вона може бути визначена сторонами, які домовляються на їхній розсуд. У більшості випадків при визначенні кількості відо- мостей використовують дані про середню кількість заправлень ав- томобіля за місяць і кількість самих автомобілів.

Другим етапом є вторинне заповнення (але вже на АЗС) усіх граф відомості, що залишилися. Відомість заповнюється в двох примірниках. Оператор АЗС при відпуску ПММ по відомості зо- бов’язаний поставити штамп про кількість відпущеного  палива та- кож і в дорожній лист водія. При цьому необхідно пам’ятати, що відомість можна заповнювати на кілька автомобілів, але тільки за умови,  що  вони  прибули  на  АЗС  одночасно.  Наприкінці  місяця АЗС  зобов’язана  передати  другі  примірники  відомостей  на  АТП. Крім того, наприкінці звітного періоду бухгалтерія АЗС виписує видаткову накладну на загальну вартість виданого палива за мі- сяць, у якій зазначає найменування,  кількість і вартість за марка- ми ПММ.

Дані  зазначеної  відомості  бухгалтерія  АТП  використовує  для

відображення надходження ПММ у баки транспортних засобів.

РОЗДІЛ 3. ОБЛІК ПАЛИВА І МАСТИЛЬНИХ МАТЕРІАЛІВ

ТОВ АТП-15927

Договір № 25 від 08.04.20ХХ р.

АЗС-159

(підприємство, організація)

Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ

ВІДОМІСТЬ

Типова форма № 24-нп

 

на один відпуск         дизельне паливо       

(найменування та марка нафтопродукту)

зміна з  10.00 год. «18»  квітня 20ХХ р. до  18.00 год. «18»  квітня

20ХХ р.

матеріально відповідальна особа _Мусієнко Олександр Андрійович

(прізвище, ім’я по батькові)

 

 

п/п

 

Гараж- ний номер

 

Держав- ний но- мер ав- томобіля

 

Номер дорож- нього листа

 

Прізвище, ім’я, по ба- тькові во- дія

 

Табель- ний но- мер

Кількість відпущено- го нафтоп- родукту, лі- трів (писати словами)

 

Підпис водія

1

2

3

4

5

6

7

8

1

456

45223 КА

005318

Гордієнко

С. Н.

012345

Двадцять

літрів

Горді-

єнко

2

654

35596 КА

005345

Злотник

І. Н.

321650

Сорок літрів

Злот-

ник

 

Шістдесят літрів        Мусієнко О. А.         

Усього відпущено     (підпис та штамп змінного оператора АЗС)

У разі заправлення за талонами підприємство-покупець  за- куповує певну кількість талонів в АЗС. Потім ці талони видають воді- ям. Згідно з п. 4.1.7.27 Інструкції  № 81, використовувати  талони як засіб платежу на АЗС за паливо заборонено.  Але якщо аналізувати цю ситуацію,  то талони і не є засобом  платежу,  вони тільки дають право на одержання ПММ на певній АЗС у визначеному обсязі, оскі- льки оплата за ці ПММ уже була здійснена (передоплата).

Для обліку талонів Інструкцією № 81 не передбачено окремого документа. Виходячи з цього, на наш погляд, необхідно, щоб на АЗС

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ І ПОДАТКОВИЙ ОБЛІК АВТОТРАНСПОРТУ ТА АВТОПЕРЕВЕЗЕНЬ

заповнювали  два документи (про це додатково слід вказати в дого- ворі): відомість за формою № 24-нп і спеціальну відомість, у якій би вказувався облік талонів.

На АЗС Відомість з обліку талонів також має вестися в двох примірниках (у розрізі АТП), один із яких повинен бути переданий до бухгалтерії АТП для звірки даних про видачу талонів (у нашому при- кладі — відомості № 12).

Зразок відомості з обліку талонів і ПММ,

виданих за ними на АЗС

АЗС-159

назва підприємства

Відомість № 12

на відпуск нафтопродуктів згідно з талонами за  25.04.ХХ р.

 

 

Марка автомо- біля

 

№ до- рож- нього листа

 

ПІБ водія

Відпущено бензину

Відпущено

Д/П

Підпис водія про одер- жання ПММ

Підпис опера- тора

АЗС про видачу ПММ

Талони

з_ по _

Кіль-

кість

(л)

Талони

з_ по _

Кіль-

кість

(л)

ЛАЗ

4109

005318

Гордієнко

С. Н.

1900–

1901

20

Гордієнко

Мусієнко

ЛАЗ

4109

005345

Золотин

І. Н.

1902–

1921

200

Золотин

Мусієнко

ПАЗ

01903

005655

Грицай

В. А.

430–437

160

-

-

Грицай

Гаврош

і т. ін.

 

 

 

 

 

 

За цією відомістю видано: бензин А-76 — 160 (сто шістдесят) літрів дизпаливо — 240 (двісті сорок) літрів

Підпис начальника АЗС

 

В АТП можуть вести відомість з обліку виданих талонів. На сьо- годні обов’язкова форма відомості не встановлена, тому ми пропо- нуємо таку форму.

РОЗДІЛ 3. ОБЛІК ПАЛИВА І МАСТИЛЬНИХ МАТЕРІАЛІВ

Зразок відомості по обліку талонів на АТП

ТОВ АТП-15927

назва підприємства

Відомість № 2158

з обліку виданих талонів за квітень 20ХХ р.

Матеріально-відповідальна особа за збереження і видачу та-

лонів  Маркисян О. А.

 

 

п/п

 

Дата видачі

 

ПІБ водія

Марка автомо- біля (автобу- са)

Кіль- кість ПММ згідно з талона- ми

Талони №№

 

Підпис МВО про видачу талона

Підпис, водія про одер- жання талона

На бен- зин:

з _по_

На ди- зпали- во:

з _по_

 

 

 

 

 

 

 

 

1

25.04.ХХ

Гордієнко

С. Н.

ЛАЗ 4109

20

1900

1910

Маркисян

Гордіє-

нко

2

25.04.ХХ

Золотин

І. Н.

ЛАЗ 4109

580

1902

1930

Маркисян

Золо-

тин

3

25.04.ХХ

Грицай

В. А.

ГАЗ

01903

160

430

437

Маркисян

Грицай

….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Дані зазначених відомостей з обліку виданих талонів менедже- ри АТП використовують  для зустрічного контролю за кількістю пали- ва, отриманого від постачальника  за місяць. При цьому порівнюють окремо в акті підсумки про видачу ПММ у літрах з підсумковою това- рною накладною за місяць, отриманою від постачальника.  Причина- ми розбіжностей можуть бути: неправильно виведений залишок па- лива в баках транспортних засобів на кінець місяця в обліку АТП (погрішності під час вимірі залишків), втрата талонів водіями чи ви- користання їх не за призначенням (привласнення), загальна зане- дбаність  в  обліку  ПММ.  У  випадку  розбіжностей  складається  акт, який підписують представники АТП та АЗС. В обліку проводиться та кількість талонів і пального, які підтверджені актом звіряння.

Використання електронних карток. АТП може при купівлі ПММ використовувати електронні картки (дебетові чи кредитові). У цьому випадку для:

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ І ПОДАТКОВИЙ ОБЛІК АВТОТРАНСПОРТУ ТА АВТОПЕРЕВЕЗЕНЬ

1)  АЗС  —  необхідно  вести  спеціальну  відомість  за  формою

№ 25-нп. Оскільки ця відомість ведеться тільки АЗС і не має ніякого відношення до АТП, порядок її заповнення ми не розглядаємо;

2) АТП — необхідно вести спеціальну відомість з обліку вида- них електронних карток. Оскільки форма цієї відомості законодавст- вом не передбачена, ми пропонуємо її самі.

Зразок відомості з обліку електронних карток на АТП

ТОВ АТП-15927

назва підприємства

Відомість № 2161

з обліку виданих електронних карток за квітень 20ХХ р.

Матеріально відповідальна особа за збереження і видачу елек-

тронних карток  Маркисян О. А.

 

 

п/п

 

Дата і час ви- дачі ка- ртки

 

ПІБ

водія

 

Вид картки та її номер

 

Зали- шок коштів на кар- тці, грн

 

Під- пис МВО про вида- чу ка- ртки

 

Підпис, водія, про одер- жання картки

Витра- чено коштів

(грн) згі-

дно із підтвер-

джува-

льними докуме- нтами

 

Дата і час по- вернен- ня карт- ки

 

Підпис МВО про одер- жання картки

 

Підпис водія про повер- нення картки

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

1

25.04.ХХ

10.00

Опана-

сенко

С.Н.

Дебето-

ва №

159456

7538528

651

480,00

Мар-

кисян

Опана-

сенко

240,00

25.04.03

12.30

Марки-

сян

Опана-

сенко

2

25.04.ХХ

13.00

Забор-

ний І.Н.

Дебето-

ва №

159456

7538528

651

240,00

Мар-

кисян

Забор-

ний

240,00

26.04.03

18.00

Марки-

сян

Забор-

ний

3

25.04.ХХ

14.00

Гонтар

В.А.

Креди-

това №

448552

7585228

442

160,00

Мар-

кисян

Гонтар

120,00

26.04.03

18.00

Марки-

сян

Гонтар

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ці  відомості  з обліку  електронних  карток  також  використову- ються для звірки витрачених коштів з даними, вказаними у виписках банку по картрахунку.  Виходячи  з даних відомості,  бухгалтерія  або

РОЗДІЛ 3. ОБЛІК ПАЛИВА І МАСТИЛЬНИХ МАТЕРІАЛІВ

матеріально відповідальна особа) повинна зробити вибірку викорис- таних коштів по кожному з водіїв і по кожній з карток. Дані зазначеної відомості бухгалтерія АТП використовує для відображення надхо- дження ПММ у баки транспортних засобів. Відомість залежно від по- треб АТП може вестися за видом робіт, за гаражами, водіями і т.д.

Придбання ПММ в оптових постачальників.  Основним до- кументом на придбання є товарна (видаткова) накладна постача- льника. Особливістю обліку придбання в цьому випадку є те, що паливо, яке надходить від оптових постачальників у цистернах, виражається  у вагових одиницях (тоннах). Оскільки облік відпуску та використання палива в автомобілях ведеться в літрах (об’ємний показник), то виникає необхідність перераховувати  кількість отрима- них тонн придбання в літри. Для цього використовують  спеціальні коефіцієнти перерахування,які затверджені Мінавтотрансом і є індивідуальними для кожного найменування палива (наприклад, бе- нзини А-76, А-80, А-92, А-95 тощо). При цьому ваговий показник (кі- лограми) в об’ємний (літри) переводять за допомогою показника питомої ваги (густини) нафтопродуктів. Такий перерахунок про- водить бухгалтерія АТП або відділ постачання.

Як приклад, у табл. 3.1 подаємо густину палива при темпера-

турі 20°С за ДСТ 3900.

 

Густина палива залежно від його марки

Таблиця 3.1

Марка палива

Густина, кг/м куб

Бензин А-76, А-80

700–760

Бензин А-92, А-95, А-98

725–780

Дизельне пальне

840–860

 

За такого варіанта заправка паливом ведеться на власних АЗС чи роздавальних  колонках АТП. Заправник чи інша матеріально від- повідальна  особа веде накопичувальний  документ  — відомість  за ф. № 24-нп або лімітно-забірні картки. У такому документі під час кожного заправлення фіксують кількість виданого палива на автомо- біль (автобус). При цьому керівник або головний інженер АТП за- тверджує ліміт відпуску бензину (дизпалива) на кожен автомобіль (автобус) на день (місяць). Тобто одиницею обліку на цій ділянці є транспортний засіб, а не водій.

Якщо водій на транспортному засобі не міняється, то кількість відпущеного  палива прямо ідентифікується  з прізвищем закріплено-

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ І ПОДАТКОВИЙ ОБЛІК АВТОТРАНСПОРТУ ТА АВТОПЕРЕВЕЗЕНЬ

го за транспортним засобом водія. У разі заміни водіїв або роботи позмінно слід отримане паливо розподіляти окремо за кожним із во- діїв. Це необхідно  робити  у випадках  перевитрати  ліміту  пального або економії його, оскільки нарахування премій чи утримання із зар- плати проводиться строго індивідуально  для кожного з водіїв. Вибір варіанта обліку залежить від системи контролю за витратами палива і наявності затвердженої системи заохочення за економію і покаран- ня за перевитрату на кожному підприємстві.

По закінченні місяця або кожного разу, коли при надходить то- варна накладна, бухгалтерія АТП повинна одержати від постачаль- ника податкову накладну. Податкова накладна є підставою для ві- дображення  в  податковому   обліку  АТП  податкового  кредиту  з ПДВ на суму отриманих ПММ.

2. Розрахунок готівкою. Купівля ПММ водіями. Первинними документами обліку ПММ, придбаних водіями за готівку, є чеки РРО продавця (АЗС) і авансовий звіт водія.

Водій протягом трьох робочих днів чи наприкінці робочого дня

(або вранці наступного  робочого  дня) зобов’язаний  надати авансо- вий звіт про використання  отриманих у касі сум і повернути невико- ристаний залишок готівки (пп. 2.15 Положення № 72). Зважаючи на те, що у великих АТП кількість «водіїв-підзвітників»  значна (до декі- лькох десятків),  то кількість авансових  звітів за місяць, що підляга- ють бухгалтерському обробленню, досягає кількох сотень.

Під час перевірки  авансових  звітів водіїв необхідно  перекона- тися в наявності і дійсності доданих документів, що підтверджують придбання ПММ і зв’язок цих придбань із завданням водію:

– касовий чек (один чи декілька);

– податкові накладні (якщо сума в чеку перевищує 200 грн);

– товарні накладні на перевезений  вантаж (у випадку вантаж- них перевезень) чи дорожній лист (легковий автомобіль, ав- тобус).

При цьому звертають  увагу, чи не відхилявся  водій від марш- руту руху, зазначеного  в дорожньому  листі. Це видно з адрес АЗС, що вказані в чеках РРО. Особливо це актуально в разі міжміських (міжнародних) перевезень. Такий контроль повинен здійснювати не бухгалтер, а керівник підрозділу АТП або керівник АТП. Їхні підписи на авансовому звіті водія є підставою для прийняття його бухгалте- ром до проводки. За наявності вищезазначених документів, оформ- лених належним чином, бухгалтер має право оприбуткувати його на

РОЗДІЛ 3. ОБЛІК ПАЛИВА І МАСТИЛЬНИХ МАТЕРІАЛІВ

рахунку 20 (фінансовий облік). Правильно оформлена податкова на- кладна, дані якої підтверджуються  чеками на придбання, дають пра- во відобразити податковий кредит з ПДВ.

Купівля підзвітною особою. Цей варіант придбання ПММ ві- дображається в такому самому порядку, що й придбання ПММ воді- ями. ПММ від підзвітної особи оприбутковує комірник і потім видає їх водіям у загальновстановленому порядку.

3.1.2. Синтетичний та аналітичний облік

Наявність і рух палива в бухгалтерському  (фінансовому)  обліку відображається  на субрахунку 203 «Паливо». Оскільки автотранспо- ртні підприємства використовують  у своїй діяльності різні види пали- ва і, як правило, мають спеціально обладнані місця для його збері- гання, то необхідно по субрахунку 203 відкрити субрахунки другого і навіть третього порядку. Наприклад, субрахунок 2031 «Бензин А-95»,

2032 — «Дизельне паливо» і далі за видами палива.

Для обліку палива в місцях збереження субрахунки третього порядку розширюються  до четвертого  та п’ятого знаків: субрахунок

20311 «Бензин А-95 на складі», субрахунок 20312 «Бензин А-95 в автозаправниках», субрахунок 20313 «Бензин А-95 у баках автомо- білів» і далі за всіма наявними місцями збереження палива. Аналогі- чні субрахунки можуть бути відкриті за всіма наявними видами пали- ва,  якщо   це  необхідно   для   цілей   обліку   і  відповідає   вимогам облікової політики підприємства.  Більш доцільним є ведення розви- нутої структури аналітичних  рахунків у системі управлінського  облі- ку. На таке рішення впливає специфіка АТП, кількість автомобілів, обсяги послуг, що надаються, тощо.

Приклад. АТП придбало дизельне паливо за безготівковим ро-

зрахунком в оптового постачальника на суму 6000,00 грн, у т.ч. ПДВ

1000 грн. Працівник придбав паливо (А-95) на АЗС за рахунок отри- маних підзвіт коштів на суму 120,00 грн, у т.ч. ПДВ. Придбання пали- ва в обліку відображається проводками (табл. 3.2).

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ І ПОДАТКОВИЙ ОБЛІК АВТОТРАНСПОРТУ ТА АВТОПЕРЕВЕЗЕНЬ

Таблиця 3.1

Відображення надходження палива від оптового постачальника

 

п/п

 

Господарська операція

Кореспонденція рахунків

 

Сума,

грн

Дт

Кт

1

Надійшло на склад від постачальника дизпаливо

20321

631

5000

2

Відображено суму податкового креди- ту по ПДВ відповідно до податкової накладної постачальника

641

631

100 0

3

Перераховано кошти постачальникові в оплату отриманого від нього дизпа- лива

631

311

6000

4

Працівникові підприємства (водію) ви- дано кошти в підзвіт на придбання бе- нзину в процесі здійснення переве- зення вантажу

372

301

120

5

На підставі авансового звіту водія оприбутковано бензин, придбаний ним за готівку

20313

372

100

6

Відображено податковий кредит за че- ками, доданими до авансового звіту водія на суму 200 грн

641

372

20