5. облік розрахунків з підзвітними особамиДо основних документів, що регулюють порядок направлення працівників у відрядження та відшкодування понесених ними витрат належать: Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон. Затверджена наказом Мінфіну № 59 від 1998 р. в ре- дакції наказу Мінфін № 146 від 10.06.1999; «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» (зі змінами). Затверджена Постановою КМУ від 23.04.1999 № 663; Порядок складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження і під звіт. Затверджений наказом ДПА України № 440 від 19.09.2003 року. Підзвітна особа — це працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків. Підзвітна сума — кошти, видані працівникові установи на витра- ти, пов’язані зі службовим відрядженням та/або на адміністративно- господарські потреби. Підзвітні суми видаються у вигляді авансу на такі цілі: – господарські витрати; – службові відрядження і наукові експедиції; – на виплату зарплати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна вимога не може бути повернена в касу довіреною особою по закінченні 3-х робочих днів. Видатки, пов’язані з відрядженням працівників бюджетних уста- нов, передбачається у кошторисі за КЕКВ 1140 «Видатки на відряд- ження». До цієї категорії належать видатки на оплату проїзду, добо- вих та видатків на проживання під час службових відряджень, оплату підйомних, відряджень на курси і у навчальні заклади, на сесії, се- мінари, наради і конференції, тобто, всі видатки на відрядження, що оплачуються за рахунок бюджетних коштів у випадках передбачених законодавством. За цим кодом обліковуються видатки на придбання службових проїзних квитків та оплату проїзду за маршрутними листами. Сюди ж відносяться надбавки до заробітної плати, що виплачу- ються у передбачених рішеннями уряду випадках окремим категорі-
ям працівників замість компенсації видатків на відрядження (добо- вих, квартирних). До цього ж коду відносять видатки на відрядження працівників бюджетних установ на сесії, наради, з’їзди наукового характеру, а та- кож різного роду поїздки з науковою метою, відрядження викладачів, проїзд на виробничу практику студентів, учнів. За цим же кодом оплачують відрядження учнів, студентів, трене- рів, інших учасників на учбово-тренувальні збори, змагання, олімпіа- ди тощо; оплату проїзду та добових при звільненні службовців стро- кової служби. Витрати на відрядження бюджетної установи мають плановий ха- рактер, тобто здійснюються в межах і за рахунок коштів передбачених кошторисом по загальному та спеціальному фонду. Включаються до видатків лише при наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю установи. Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника установи на певний строк до іншого на- селеного пункту для виконання службового доручення не за місцем основної роботи. Не вважається відрядженням службові поїздки працівників, по- стійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний характер. Перелік таких посад і робіт передбачається в колективному договорі. За час перебування у відрядженні за працівником зберігається середня заробітна плата з розрахунку за два попередні місяці (відпо- відно до Порядку № 100). За період тимчасової непрацездатності відрядженого на загаль- них підставах оплачується лікарняний листок. Дні хвороби не вклю- чаються до строку відрядження. Направлення працівника у відрядження по Україні або за кор- дон оформляється наказом (розпорядженням) керівника установи, в якому зазначається мета поїздки, пункт призначення, тривалість від- рядження. Для закордонного відрядження в наказі передбачаються умови перебування працівника за кордоном. Якщо поїздка за запро- шенням, то надається копія останнього з перекладом та складається кошторис витрат. Наказ про відрядження є підставою для видачі працівнику посвідчення на відрядження встановленої форми. Посвідчення
реєструється в спеціальному журналі особою, на яку наказом керів- ника покладено такі обов’язки. Працівникам, що направляються у відрядження установи зобов’я- зані забезпечити їх коштами (у разі відрядження за кордон — у націо- нальній валюті країни куди відряджається працівник, або у вільно- конвертованій валюті) як аванс на поточні потреби у розмірах згідно з встановленими нормами. Аванс може видаватись готівкою або пере- раховуватись у безготівковій формі на картрахунок. Термін відрядження встановлює керівник, але не більше 30 днів по Україні та 60 — за кордон. За кожний день перебування у відрядженні виплачуються добові. Кількість днів перебування у відрядженні визначається за позначка- ми у посвідченні на відрядження. Позначки про дату вибуття та прибуття при відрядженнях в ме- жах України що їх проставляє посадова особа підприємства, уста- нови чи організації, призначена наказом керівника та скріплюються підписом та печаткою. При відрядженні за кордон з повним прикордонним контролем день прибуття та день вибуття визначається за позначками в закор- донному паспорті (або документі, що його замінює), проставленими в контрольно-пропускних пунктах. Відрядженому компенсуються наступні витрати: 1. За кожний день перебування виплачуються добові згідно з граничними нормами встановленими Постановою КМУ № 663 від 23.04.99 року, незалежно від статусу населеного пункту. При цьому кількість днів відрядження для виплати добових визначається з ура- хуванням дня вибуття і дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні. Якщо працівник відряджається на один день або у таку місце- вість, звідки він може повертатись додому, добові відшкодовуються як за повну добу. Витрати на харчування, що включені до рахунків на оплату вар- тості проживання у готелях або до проїзних документів, оплачуються за рахунок добових. 2. Витрати на проїзд: – витрати на проїзд до місця відрядження та назад (включаючи перевезення багажу), а також за місцем відрядження;
– плата за користування постільними речами в поїзді; – на повітряному транспорті за квитками 1-го і бізнес-класу. Витрати на проїзд державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджету, у м’якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1–4 групою тарифних ставок на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу, фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення та на перевезення до 30 кг багажу понад кількість багажу, вартість пере- везення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, відшкодовується в кожному випадку з до- зволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів. 3. Витрати на наймання житлового приміщення у місці відря- дження за наявності підтвердних документів (в оригіналі) але у роз- мірі не більше 120 грн на добу. У межах цих норм відшкодовуються додаткові послуги що надаються в готелях, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (прання, чистка, лагоджен- ня та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більше 10\% норм добових витрат для країни, куди відряджається працівник, визначе- них у Додатку до Постанови № 663 за всі дні проживання. Компенсуються витрати на бронювання місць у готелях у розмі- рах не більш як 50\% вартості місця за добу. Для державних службовців та працівників підприємств, уста- нов і організацій, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджету встановлені граничні норми добових в доларах США По- становою КМУ № 663 від 23.04.01999 року. Цією ж постановою зат- верджено і граничні суми видатків на найм житла. Так, для України гранична сума видатків на найм житла становить 120 грн. Забезпечення працівника коштами при відрядженні за межі України здійснюється згідно з установленими нормами відшкоду- вання витрат на відрядження чи в еквіваленті цих сум в іноземній валюті (у валюті країни відрядження або у вільно конвертованій ва- люті) за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановлених НБУ на день подання в банк розрахунку витрат на відрядження. Готівкові кошти під звіт видаються працівникові лише за дозволом керівника при умові звітування за попередньо отриманими сумами.
Підзвітна особа в установлені терміни (3 дні по приїзду з від- рядження) повинна надати в бухгалтерію «Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт», до якого додаються виправдні документи: транспортні квитки, квитанції готелів тощо. В бухгалтерії перевіряють правильність вказаних витрачених сум, за- конність витрат, достовірність прикладених документів. Перевірений бухгалтером Звіт затверджується керівником в триденний термін. Залишок невикористаних коштів повертається в касу в тій валюті в якій був виданий аванс. Невнесена в касу заборгованість працівників по підзвітних сумах за наказом керівника стягується із зарплати. В іноземній валюті така заборгованість стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі, пере- рахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день пога- шення заборгованості. При звітуванні за отриманий аванс пізніше ніж 3 банківські дні від- повідно до Наказу ДПА України № 440 від 19.09.2003 року «Порядок складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження і під звіт» стягується штраф в сумі 15\% невідзвітованої суми, а якщо під- звітна особа не надала звіт і після 1 числа наступного місяця, то крім того невідзвітована сума оподатковується, як доход цієї особи за став- кою 15\%. При неповерненні в установлені строки залишку підзвітної суми в іноземній валюті, з підзвітної особи стягується сума збитку ек- вівалентна потрійній сумі іноземної валюти в перерахунку у гривні за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості. Стягнута сума штрафу перераховується до бюджету. У разі несвоєчасного повер- нення підзвітних сум установа має право видати наказ про їх утриман- ня із зарплати працівника керуючись статтею 127 КЗпП. Узагальнення штрафних санкцій за несвоєчасне звітування приведено в Таблиці 30. Таблиця 30 Штрафні санкції за несвоєчасне звітування за підзвітними сумами
Продовження табл. 30
При придбанні установою за готівку матеріальних цінностей, оплати послуг готівка під звіт надається в термін на один день. На наступний день невитрачені кошти необхідно здати в касу, а на про- тязі трьох наступних днів — скласти та надати Звіт про використання коштів про придбані матеріальні цінності чи оплату робіт і послуг, до якого додаються накладні, акти виконаних робіт, касові чеки, по- даткові накладні інші виправдні документи. Звіт здається в бухгал- терію, а матеріальні цінності — до складу для оприбуткування або ж матеріально-відповідальній особі структурного підрозділу. Терміни та порядок звітування за цими операціями аналогічний як і для від- ряджених працівників. Приклад. На підставі наказу керівника установи працівник на- правляється у відрядження до міста Тернопіль на наукову конферен- цію терміном на 4 дні з 16.06 по 19.06. Перед відрядженням йому ви- даний аванс в сумі 1400 грн. Звіт працівник подав своєчасно — 20.06 але залишок невитраче- них коштів до кінця місяця в касу не повернув. Борг становить 180 грн. Штраф, що підлягає сплаті цим працівником становить:
1) за неповернення на протязі трьох днів: 180 15\% = 27 грн. 2) штраф за неповернення станом на 1 число: 180 15\% 1,1765 = 31,76 грн. Загальна сума штрафу 58,76 грн. Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами». По дебету цього рахунку фіксуються суми, видані під звіт, а по кредиту — списання витрачених підзвітних сум чи внесення їх до каси. Цей рахунок активно-пасивний, а тому залишок визначається по кожній особі, а загальний — розгорнуто: по дебету і кредиту ра- хунку 362. В балансі бюджетних установ дебетове сальдо показується у скла- ді оборотних активів, а кредитове — у складі зобов’язань установи. Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеть- ся по кожній окремій підзвітній особі в меморіальному ордері № 8 («Накопичувальна відомість по розрахунках з підзвітними особами» ф. № 386). В цій відомості перевірені звіти записуються позиційним способом по кожній підзвітній особі, що дає можливість визначити залишок заборгованості по кожній особі та в цілому по установі. Ви- датки відображають за КЕКВ. Окремі меморіальні ордери відкрива- ються по спеціальному і загальному фонду. В установах з незначною кількістю підзвітних осіб використову- ють картки ф. 292 (книга 292). Операції по відображенню розрахунків з підзвітними особами ві- дображаються такими кореспонденціями рахунків:
Кореспонденції рахунків Таблиця 31
Продовження табл. 31
Одним з поширених напрямків видатків за КЕКВ 1140 є прид- бання проїзних квитків. Умови щодо забезпечення працюючих про- їзними квитками повинні бути передбачені в колективному догово- рі. Наказом керівника визначається коло осіб, яким надаватимуться квитки, умови надання маршрутного листа, а також призначається особа, відповідальна за видачу, зберігання та облік проїзних квитків. Таблиця 32 Кореспонденції рахунків
|
| Оглавление| |