3. облік розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами

У розрахунках з організаціями в бюджетних установах  викорис- товуються такі види розрахунків:

 шляхом  попередньої оплати;

 шляхом  оплати після отримання ТМЦ чи послуг;

 в порядку планових платежів.

Облік розрахунків за  попередньою оплатою належать  розра- хунки з підприємствами, організаціями та фізичними особами шля- хом попередньої  оплати вартості товарів які установа отримає в май- бутньому згідно умов договору.

При такій формі розрахунків розрахунки  за товари чи послуги з юридичними та фізичними особами (крім  підзвітних  осіб) здійсню- ються після їх отримання.  Попередня оплата дозволяється у випад- ках, визначених  законодавством. Так, установи та організації, що утримуються за рахунок бюджету, можуть здійснювати  передоплату тільки при закупівлі  окремих видів товарів, визначених  Постановою

№ 1404, зокрема:

– на строк до одного місяця:

 Послуг пошти та зв’язку;

 Послуг з енергопостачання;

 Лікарських засобів і виробів медичного призначення;

 Транспортних послуг із залізничних перевезень;

 А також інші.

– на строк не більше 3 місяців дозволяється попередня  оплата:

 Робіт з капітального будівництва, капітального ремонту, рекон- струкції та реставрації, придбання основних засобів і житла;

 Науково-дослідних робіт та дослідно-конструкторських робіт;

 Товарів,робіт  і послуг у нерезидента;

 Вакцин для профілактичних щеплень людей і тварин;

 Програмного  забезпечення і програмних продуктів;

 А також деяких інших товарів та послуг.

– на строк не більше 6 місяців:

 Товарів, робіт і послуг, пов’язаних із створенням  уніфікованої телекомунікаційної системи диспетчерського контролю  та ав- томатизованого керування гірничими  машинами  і технологіч- ними комплексами на вугледобувних підприємствах;

 Обладнання для  створення центру  із застосування ПЕТ-тех- нології  з метою  раннього  виявлення онкологічних  захворю- вань.

– на строк до одного року — оплата періодичних  видань;

– на строк до 18 місяців  — товарів,  робіт і послуг, пов’язаних  з придбанням та ремонтом повітряних суден.

Для проведення  попередньої  оплати бюджетні установи надають до органів Держказначейства наступні документи:

– платіжні доручення;

– підтвердні документи  (договори,  накладні, акти, тощо);

– реєстр фінансових  зобов’язань.

При проведенні авансових платежів наступний  можливий тільки після подання до органів Держказначейства документів, що підтверд- жують отримання товарів за договором.

Для обліку розрахунків за попередньою оплатою призначений рахунок  364 «Розрахунки з іншими дебіторами».  Це активно-пасив- ний рахунок.

По дебету його відображають  перераховану  попередню оплата за товари, роботи та послуги, що будуть надані установі в майбутньому (при  цьому кредитуються субрахунки  31, 32), а по кредиту  відобра- жають отримання товарів, робіт та послуг, що були оплачені в мину- лому шляхом попередньої оплати (при цьому дебетуються рахунки активів та видатків).

Цей рахунок використовується також і при розрахунках за нада- ні платні послуги  (навчання, проживання в гуртожитках,  здаванні  в оренду  майна,  та інші).  В цьому випадку  по дебету відображається сума нарахування відповідної суми, а по кредиту — її погашення.

Так, відповідно до Інструкції № 242 на цьому рахунку відобража- ються операції з розрахунків:

– з підприємствами, установами,  організаціями, яким  установа реалізувала товари,  роботи,  послуги,  якщо  умовами  договору передбачена оплата після їх надання;

– з нарахування орендної плати;

– плати за користування гуртожитком студентами та учнями на- вчальних закладів.

Залишок на рахунку  може бути як дебетовим  так і кредитовим. У фінансовій звітності  він відображається розгорнуто:  дебетове — у складі оборотних активів, а кредитове — у складі зобов’язань.

Таблиця 25

Кореспонденції рахунків за розрахунками попередньою оплатою

Продовження табл. 25

На практиці бувають випадки, коли на початок нового бюджетно- го року на реєстраційний рахунок установи повертається дебіторська заборгованість,  що виникла  в минулому  році, наприклад,  у зв’язку з неотриманням матеріалів,  послуг тощо). Ця заборгованість відобра- жається  по дебету рахунків з обліку грошових коштів та кредиту об- ліку розрахунків з дебіторами.

Якщо такі суми заборгованості виникли по загальному фонду або спеціальному фонду бюджету (крім власних коштів), то бюджетна установа повинна перерахувати  їх до відповідного (місцевого  чи дер-

жавного)  бюджету. Адже кошти з бюджету виділяються на бюджет- ний  календарний рік і ці надходження в межах  календарного  року відносяться на відновлення касових  видатків,  а повернені  в наступ- ному році установі вже не належать і перераховуються до відповідно- го бюджету. При цьому установа повинна списати цю заборгованість за минулий рік.

Дебіторська  заборгованість минулих  років, перерахована  раніше за рахунок коштів спецфонду  бюджету (якщо в поточному році асиг- нування  за відповідним  джерелом  не передбачені),  підлягає  перера- хуванню в дохід загального фонду бюджету.

Якщо в поточному бюджетному році повертаються  суми дебі- торської  заборгованості минулого  року, що виникли  по власних  ко- штах, то такі суми зараховуються на спеціальні реєстраційні рахунки і не підлягають  сплаті  до бюджету. При  необхідності  установа  вно- сить зміни до кошторису  спеціального  фонду.

Кореспонденції рахунків

Таблиця 26

Аналітичний облік розрахунків з різними  дебіторами  по рахун- ку 364 ведеться  позиційним способом  окремо по кожному  дебітору в розрізі КЕКВ  в меморіальному ордері № 4 «Накопичувальна відо- мість за розрахунками з іншими дебіторами» ф. № 408.

Відомість  відкривається окремо  по спеціальному  та загальному фонду. Записи  здійснюються  на підставі виписок  казначейства чи установи банку та первинних документів про оприбуткування ма- теріальних  цінностей чи актів виконаних робіт отриманих  послуг. В кінці кожного  місяця  підраховується залишок  по кожному  дебітору

та визначається залишок в цілому по установі. Цей же меморіальний ордер є і регістром синтетичного  обліку.

Сума оборотів по меморіальному ордеру заноситься в головну книгу.

Суми  дебіторської  заборгованості на кінець  звітного  періоду  за нарахованими але не отриманими доходами за надані платні  послу- ги відображаються в формах  звітності  № ф.7д, 7м «Звіт  про забор- гованість бюджетних установ». Також в пояснювальній записці до квартального звіту вказуються  причини  виникнення заборгованості і додається  «Довідка  про дебіторську  заборгованість за загальним  і спеціальним фондом» та розшифровка простроченої  дебіторської за- боргованості.

Облік розрахунків з оплатою після отримання ТМЦ, послуг

При розрахунках з організаціями за вже отримані ТМЦ чи послу- ги, за які кошти  будуть сплачені  пізніше,  а також  при розрахунках за реалізовані  (відвантажені) матеріальні  цінності  чи надані послу- ги, коли кошти отримуються наперед використовується рахунок 675

«Розрахунки з іншими кредиторами».

Цей  рахунок  пасивний.  По кредиту  відображається виникнення кредиторської заборгованості в момент отримання матеріальних цін- ностей чи послуг та відвантаження матеріальних цінностей чи надання послуг, а по дебету — її погашення при перерахуванні коштів чи надан- ня послуг. Ця форма розрахунків є основною для бюджетних установ.

Таблиця 27

Кореспонденції рахунків за розрахунками з оплатою після отримання матеріальних цінностей, послуг

Продовження табл. 27

Аналітичний облік ведеться по кожній організації. Для цього ви- користовують меморіальний ордер № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами» (ф. № 409). В ньому вказу- ється по кожній  організації  КЕКВ,  дата виникнення заборгованості, номер документа, назва кредитора,  залишок  заборгованості на поча- ток місяця,  обороти по дебету та кредиту  в розрізі  кореспондуючих рахунків та визначається залишок на кінець місяця.

Записи  ведуться за кожним кредитором у розрізі КЕКВ позицій- ним способом за кожною операцією, що підтверджується докумен- тально.  На  кінець  місяця  визначається залишок  заборгованості за кожним кредитором та в цілому по установі.

Для обліку кредиторської заборгованості по загальному  та спеці- альному  фонду ведуть окремі меморіальні  ордери. За окремими  ви- дами розрахунків,  наприклад,  розрахунків з студентами та учнями за проживання в гуртожитках і користування постільними речами ви- користовують оборотні відомості.

Облік розрахунків в порядку планових платежів

Ця форма розрахунків використовується установами  при наяв- ності постійних  господарських зв’язків з різними  суб’єктами підпри- ємницької діяльності , при яких розрахунки проводяться не за кожною

окремою операцією за окремими угодами, а періодичним перерахуван- ням коштів у терміни  і в розмірах , наперед обумовлених  в договорі. Наприклад такі розрахунки можуть проводитись з продовольчими ба- зами за продукти харчування, з авто підприємствами за послуги, з ор- ганізаціями громадського харчування  за талони на харчування  учнів.

Сума кожного планового платежу та строки перерахування вста- новлюються  на поточний  місяць виходячи  з періодичності  платежів, обсягів поставок, надання послуг або за обсягом фактичних поставок минулого місяця. Ці умови передбачаються в договорі на поставку.

При  проведення   платежу  в платіжному дорученні  обов’язково

вказується «плановий платіж, згідно договору №

від

», а та-

кож термін платежу та цільове призначення перерахованої суми.

Для обліку розрахунків із постачальниками в порядку  планових платежів  використовують рахунок  361 «Розрахунки в порядку  пла- нових платежів».

Рахунок  активний:  в дебет записується сума перерахованих пла- тежів, а з кредиту оприбутковуються ТМЦ, послуги. Щомісячно про- водиться звірка розрахунків між постачальником та установою із складанням акту взаємозвірки розрахунків. При необхідності і згідно з договором перераховують відповідний платіж.

Аналітичний облік ведуть по кожній  організації  у меморіально- му ордері № 7 (форма  408). При цьому для кожного постачальника відводиться кілька рядків для записів. Окремо відкривається меморі- альний ордер для загального та спеціального фонду. Записи  здійсню- ються по кожному документу в міру здійснення операцій.

Таблиця 28

Кореспонденції рахунків з обліку розрахунків в порядку планових платежів