1.3. функции решения  в методологии и организации процесса управления

В процессе управления действия персонала не могут осуществляться стихийно. Персонал организации объективно нуждается в том, чтобы его действия организовывались, согласовывались, координировались, а совместные усилия направлялись на достижение цели. (рис.1) Основная цель управления состоит в том, чтобы обеспечить максимальную эффективность деятельности предприятий, фирм, организаций.

Ни одно из действий в организационных системах не начинается без соответствующего решения руководителя (директора, управляющего, командира), так как эти действия несут не только материальную, но и юридическую нагрузку. Решения в современных условиях, особенно творческого, перспективного характера, не могут быть выработаны лично руководителем (управляющим,  директором,   начальником,   командиром).   Принятие решения представляет собой деятельность, направленную на оценку всех возможных альтернатив и выбор одной из них.

Рисунок 1. Функции управления

 Следовательно, принятие решения – это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать.

Поскольку решение лишь краткое изложение принятой альтернативы действий, появляется, очевидно, необходимость детализации этого решения, которая определяется в процессе планирования, т.е. разработка плана действий по достижению целей системы.

 Функция планирования отвечает на три следующие вопроса:

1. Где мы находимся в настоящее время?

Руководители должны оценивать сильные и слабые стороны своих организаций для определения реальных целей деятельности.

Ответ на этот вопрос помогает установить и обозначить зоны требующие улучшения и стимулирования изменения организации.

    2. Куда мы хотим двигаться?

Этот этап включает; поиск решения проблем, стоящих перед организацией, оценку всех альтернатив и выбор одной из них, согласование решений в организации.

3. Как мы собираемся сделать это?

Этот этап включает: подготовку к вводу решения в действие, управление применением решения, проверка эффективности решения. На этом этапе руководитель должен решить конкретно, что должны делать члены организации, чтобы достичь выполнение целей организации.

Целью планирования является разработка рационального плана на основе выработанного решения. Теперь, если решение принято, если процесс достижения цели спланирован, то, очевидно, необходимо создать целевые организации, призванные реализовать решение и план достижения цели. Эта функция может быть решена в процессе создания целевых организаций. Функцию создания этих организаций, т.е. реальной системы, предназначенной для реализации решения и плана, принято называть «организация деятельности».

Организация деятельности – это одна из функций управления, предназначенная для создания реальной системы людских и технических, финансовых, материальных и других ресурсов, иначе говоря целевых организаций, предназначенных для реализации решения и плана.

Организация деятельности - это процесс создания организационной структуры, которая дает возможность людям эффективно взаимодействовать и работать вместе для достижения общих целей.

  Следовательно, организация – это деятельность, выходом ко­торой являются реальные целевые системы (организации).

 Известно, что прекрасно составленные планы и совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. Работники эф­фективно выполняют свою работу только в том случае, когда в них имеется внутреннее побуждение к действиям, внутренняя потребность хорошо делать свою работу. В управлении появляется функция мотивации.

Мотивы и цели деятельности взаимосвязаны. Всякая деятельность исходит из определенных мотивов и направлена на достижение определенных целей. Отношение «мотив - цель» – это своего рода «вектор», дающий ее направленность и интенсивность. В общем смысле мотив – это то, что побуждает человека к деятельности, а цель – то, чего он стремится достигнуть в процессе ее выполнения. Основой мотива являются потребности, т.е. объективная необходимость человека – его нужда в веществе, энергии, информации. Именно в потребностях, выступающих  как  объективная   необходимость,   нужно   искать  «пружины» человеческой деятельности. Мотив – это форма их объективного отражения. При этом в мотивах отражаются не только индивидуальные потребности, но и потребности организации, общества. На рис 2. показан процесс «потребности - мотивы».

Рис. 2 Упрощенная модель мотивации поведения через потребности

Сущность функции мотивации состоит в том, чтобы члены организации добросовестно выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и, сообразуясь, с планом.

          Особое положение занимает среди функций управления контроль. Дело в том, что по результатам контроля и в соответствии с ними должна производиться коррекция и решения, и плана, системы целевых организаций, созданных для достижения цели и самой системы контроля.

Функции управления: планирование, организация, мотив и контроль связаны между собой с помощью информации. Информация необходима для принятия решения, реализации принятого решения, т.е. планирования, организации, мотивации, контроля. Коммуникация (процесс обмена информацией) является связывающей функцией управления.

Остановимся еще на одной функции – функции управления. Осуществление функции управления – это тоже деятельность направленная на достижение своих целей: выработки оптимального решения, плана, создание целевых организаций, способных эффективно  осуществить  реализацию  решения,  эффектов системы контроля, позволяющей своевременно учитывать изменения условий обстановки и степень соответствия реальных выходов как функций управления в целом, так и отдельных планов их осуществления желаемым выходом – целям. Следовательно, она как и любая деятельность в организационных системах должна быть управляема, т. е. осуществление функций управления также нуждается в управлении. А это значит, что должны приниматься решения, осуществляться планирование выполнения этих функций, создаваться организации, способные эффективно их выполнять.

Теперь представляется возможным определить содержание, как деятельность, которая включает: выработку решения; планирование; организацию; мотивацию, контроль, коммуникацию.

Содержание управления – деятельность по выработке мотивированного решения, планированию, организации и контролю за его реализацией, обеспеченная необходимой и достаточной информацией и направлена на эффективное достижение цели.