Тема 4. документацІя та ІнвентаризацІя

4.1. Документація як спосіб первинного відображення об’єктів бухгалтерського обліку (Первинне спостереження та облікові документи)

Бухгалтерський облік здійснює суцільне й безперервне спостереження за господарськими процесами і відображає його в документах, які складають на кожну господарську операцію.

Будь-яка господарська діяльність відображається в бухгалтерському обліку способом суцільного і безперервного документування всіх господарських операцій, які здійснюють на підприємстві. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996–ХІV, затверджений 16.07.99 р. та «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затверджене наказом МФУ № 88 від 24 травня 1995 р. визначають порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку та вимоги щодо складання документів. Відображення об’єктів обліку у первинних бухгалтерських документах називається документацією.

Документ — це безперечне письмове свідчення про здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право її здійснення. Термін «документ» походить від латинського documentum і буквально означає свідоцтво, доказ. У теорії і практиці під документом розуміють матеріальний носій, на якому зафіксована інформація за допомогою різних засобів і способів.

Бухгалтерський документ — це документ певної форми і змісту, що містить інформацію про господарську операцію та юридич­но підтверджує факт її здійснення або розпорядження на право її проведення.

Первинний документ — це документ, який складено безпосередньо в процесі ведення господарської операції або відразу після її завершення.

Дані первинних бухгалтерських документів є основою первинної облікової інформації, а первинна документація — першим етапом облікового процесу.

Зведений обліковий документ — це документ, складений на підставі декількох первинних документів для використання їх для контролю та впорядкування оброблення даних.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’яз­кові реквізити:

назву документа (форми);

дату і місце складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

особисті підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій і технології опрацювання облікової інформації до первинних документів можуть бути внесені й інші додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу одержувача, тощо.

Документи складаються на бланках типових форм, затверджених Державним комітетом статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України, або виготовлених самостійно бланках, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм. Нижче наведено перелік типових форм які використовують на підприємствах України для документації господарських явищ і процесів (табл. 4.1.1).

Головною складовою документа є інформація. Інформація може бути недокументальною — не закріпленою, та документаль­ною — закріпленою на відповідному носії (папері, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо), який призначений для її зберігання та передавання в просторі та часі.

Матеріальний об’єкт, спеціально призначений для запису, збе­рігання та передачі інформації, називають матеріальним носієм або носієм інформації.

Таблиця 4.1.1

Перелік типових форм, що їх використовують для первинної документації господарських явищ і процесів на підприємствах України

Продовження табл. 4.1.1

Закінчення табл. 4.1.1

4.2. Класифікація документів

Бухгалтерські документи, що використовуються для оформлення господарських операцій, на практиці класифікують за різними ознаками: за ступенем узагальнення господарських операцій; за способом використання; за місцем складання; за призначенням; за характером задокументованих операцій; за кількістю позицій (записів); за технікою складання та опрацювання (рис. 4.2.1).

Рис. 4.2.1. Класифікація бухгалтерських документів

За ступенем узагальнення господарських операцій документи поділяються на первинні і зведені. Первинні документи складають в момент здійснення господарської операції або відразу після її здійснення. Прикладом первинних документів є прибуткові й видаткові касові ордери, накладні, приймальні квитанції, вимоги, наряди тощо. Зведені документи складають на підставі первинних документів, вони узагальнюють господарські операції, які вже зафіксовані в первинних документах. Прикладом зведених документів є звіти касира, звіти про рух виробничих запасів, авансові звіти та ін. Застосування в обліку зведених документів значно зменшує обсяг облікових записів на синтетичних та аналітичних рахунках.

За способом використання документи поділяють на разові та накопичувальні. Разові документи використовують для оформлення кожної господарської операції в момент її здійснення (вимоги, накладні, акти, чеки, касові ордери, приймальні квитанції тощо). Накопичувальні документи використовуються для відображення протягом тижня, декади, місяця однорідних господарських операцій відповідно до їх здійснення (лімітно-забірні картки, особисті картки працівників, бригадні наряди, відомості ви­пуску готової продукції).

За місцем складання документи поділяють на внутрішні та зовнішні. Внутрішні — це такі документи, які складають на самому підприємстві (вимоги, прибуткові ордери, звіти матеріально відповідальних осіб та ін.). Зовнішні — це такі документи, які надходять від інших підприємств і організацій (рахунки-фактури, платіжні вимоги, платіжні доручення тощо).

За призначенням бухгалтерські документи поділяються на розпорядчі, виконавчі (виправдні), бухгалтерського оформлення і комбіновані.

До розпорядчих відносять документи, які містять розпорядження на здійснення певної господарської операції. До них належать накази, письмові розпорядження, доручення, чеки на одер­жання грошових коштів у банку тощо. Розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення операцій, тому не можуть бути підставою для облікових записів.

Виконавчими (виправдними) називають документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції. Наприклад, виписки банку з поточного рахунка, прибутковий ордер, акти, квитанції, авансові звіти та ін.

Документи бухгалтерського оформлення складаються працівниками бухгалтерії на підставі виконавчих та розпорядчих документів для підготовки облікових записів. До них належать бухгал­терські довідки, групувальні та розробні таблиці, відомості нарахування амортизації, розподілу загальновиробничих витрат, звітні калькуляції тощо.

На практиці документи часто поєднують у собі ознаки всіх перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих і бухгал­терського оформлення), тому їх називають комбінованими. Прик­ладом комбінованих документів є прибуткові та видаткові касові ордери, акти на заміну матеріалів, лімітно-забірні картки, наряди на виконання робіт та ін.

Суттєве значення має побудова первинних документів за кількістю позицій, тобто кількістю рядків. За цією ознакою документи поділяються на однорядкові (однопозиційні) та багаторядкові (багатопозиційні).

За способом складання документи поділяються на документи, що складаються вручну, і документи, що складаються за допомогою ЕОМ.

4.3. Порядок прийняття, перевірки та обробки документів

Після того як документи складено на місцях або прийнято від сторонніх організацій, вони потрапляють до бухгалтерії у порядку й строки, встановлені керівником підприємства.

Документи, що надійшли до бухгалтерії, підлягають арифметичній перевірці, формальній та юридичній і за суттю, тобто з погляду законності й доцільності господарської операції.

При цьому забороняється приймати до виконання та оформлення первинні документи за операціями, які суперечать законодавству і встановленому порядку приймання, зберігання та використання активів і зобов’язань. Такі документи передаються безпосередньо головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень. Первинні документи можуть бути прийняті до обліку в тому разі, якщо вони складені за формою та підписані особою, на це уповноваженою.

Прийняті документи підлягають перевірці перед рознесенням їхніх даних на рахунки бухгалтерського обліку. Залежно від мети контролю первинних документів використовуються різні методич­ні прийоми їхньої перевірки: формальна, арифметична, експертна, логічна, економічна, нормативно-правова та інші.

Після перевірки документи підлягають подальшому опрацюванню, тобто вони повинні пройти всі стадії обробки (рис. 4.3.1).

Рис. 4.3.1. Стадії бухгалтерської обробки документів

Групування документів полягає в об’єднанні однорідних за зміс­том первинних документів у групи і запису в групувальні відомості для визначення загального підсумку за кожною групою.

Таксування документів являє собою математичні дії — множення ціни на кількість, тобто отримання суми або оцінка господарської операції у грошовому вимірнику.

Контирування документів полягає в зазначенні кореспондуючих рахунків на первинних документах, тобто у проставлені на них бухгалтерської проводки. Оформлені бухгалтерськими проводками документи використовуються для відоб­раження господарських операцій в регістрах синтетичного та аналітичного обліку.

4.4. Інвентаризація, її види та значення

Документування господарських операцій, їх подвійний запис на рахунках бухгалтерського обліку не можуть врахувати всього реального руху активів і зобов’язань. Є такі процеси і явища, що не піддаються повсякденній обліковій реєстрації і документуванню в момент їх здійснення. Це так звані природні втрати за деякими видами ресурсів, а також наслідки помилок, допущених під час їх приймання та відпуску, записів в облікових регістрах, а також через зловживання.

Способом бухгалтерського обліку, за допомогою якого мож­на виявити й врахувати те, чого не можна взяти на облік при щоденній документації господарських процесів і явищ, є інвен­таризація.

Отже, інвентаризація як складова частина методу бухгалтерського обліку є способом виявлення з наступним обліком ресурсів (активів підприємства) і джерел їх фінансування, які не піддаються документальному оформленню, для забезпечення досто­вірності бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Технічно інвентаризація здійснюється шляхом перевірки фактичної наявності господарських ресурсів і зіставлення їх з даними обліку. Це дає змогу виявити надлишки, нестачі, встановити причини і винних осіб у їх виникненні.

Залежно від повноти охоплення перевіркою ресурсів розрізняють повну та часткову інвентаризацію.

Повна інвентаризація охоплює всі ресурси підприємства та їх джерела; часткова — окремі їх види та групи (наприклад, товари, пальне, транспортні засоби, готівку в касі тощо).

За часом проведення інвентаризація може бути місячною, квар­тальною, піврічною та річною.

За характером інвентаризації бувають планові та позапланові (раптові). Планові інвентаризації передбачаються планом проведення інвентаризацій, який складається на початку року і затверджується керівництвом. Позапланові (раптові) наперед не плануються, а проводяться в міру потреби за розпорядженням керів­ництва, за вимогою перевіряючого органу, у випадках стихійного лиха, крадіжки, пожежі, аварії тощо.

Порядок і строки проведення інвентаризації регламентуються Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків (наказ МФУ від 11 серпня 1994 р. № 69 із змінами, внесеними наказом МФУ від 05.12.97 № 268).

Інвентаризація здійснюється постійно діючою інвентаризаційною комісією, склад якої затверджує керівник підприємства. Відповідальність за організацію інвентаризації несе власник (керівник) підприємства, який визначає кількість інвен­таризацій, строки їх проведення, перелік господарських об’єк­тів, ресурсів і розрахунків, що підлягають інвентаризації під час кожної із них, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим:

при реорганізації підприємства і зміні форми власності;

перед складанням річної бухгалтерської звітності, але не раніше 1 жовтня;

при зміні матеріально відповідальних осіб;

при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псуванні цінностей;

на вимогу судово-слідчих органів;

у разі аварій, пожежі, стихійного лиха;

у разі переоцінки товарно-матеріальних цінностей;

при ліквідації підприємства.

На кожному підприємстві для проведення інвентаризації створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія в такому складі: голова — керівник (заступник керівника) підприємства і члени комісії — головний бухгалтер, представники окремих структурних підрозділів, провідні фахівці тощо. Ця комісія відповідає за своєчасну і якісну інвентаризацію. На місцях зберігання виробничих запасів за потребою створюються робочі інвентаризаційні комісії, які повинні під керівництвом центральної комісії забезпечити безпосереднє проведення інвентаризацій: у присутності матеріально відповідальної особи виявити і підрахувати зважуванням, обмірюванням або перерахуванням фактичну наявність усіх цінностей. Одержані дані заносять в інвентаризаційні описи, які складають у двох примірниках. Описи складають окремо по кожній матеріально відповідальній особі і за місцем зберігання цінностей. Після закінчення інвентаризації описи підписують усі члени комісії і матеріально відповідальна особа.

Один примірник опису передається до бухгалтерії, другий залишається у матеріально відповідальної особи. Описи, що надійшли до бухгалтерії, використовують для виведення результату інвентаризації: в інвентаризаційному описі поряд із даними про фактичну наявність проставляють кількісні та вартісні показники цінностей за даними бухгалтерського обліку.

Остаточні результати проведеної інвентаризації можна визначити лише за порівняльними відомостями. У них відображаються усі позиції, де виникли відхилення від облікових даних. До складання порівняльної відомості бухгалтерія має ретельно перевірити правильність усіх записів у рахунках.

Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність порівняльних відомостей, з’ясовує причини виникнення надлишків, нестач, пересортиці, встановлює винних. Причини виникнення різ­ниць ретельно з’ясовуються, уточнюються на підставі письмо­вих пояснень матеріально відповідальної особи. Свої висновки та пропозиції щодо регулювання різниці між фактичними даними інвентаризації та показниками обліку комісія фіксує в протоколі. Протокол надається на затвердження керівнику підприємства, який приймає остаточне рішення про порядок урегулю­вання розбіжностей.

Результати інвентаризації відображаються в обліку в такому порядку: виявлені надлишки оприбутковують і зараховують на доходи підприємства; вартість нестачі, псування або інших втрат у межах норм списується на витрати діяльності підприємства, а в сумах, що перевищують ці норми, — на винних осіб; якщо винних не встановлено, суму нестачі відносять також на витрати звіт­ного періоду.

Результати інвентаризації відображаються у бухгалтерському обліку в 10-денний строк і включаються до звіту за той період, в якому була закінчена інвентаризація.

Загальна методика та стадії проведення інвентаризації активів під­приємства та фінансових зобов’язань наведена на рис. 4.4.1— 4.4.2.

Порядок та послідовність визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризації наведені на рис. 4.4.3.

Рис. 4.4.3. Порядок та послідовність визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризації