Бухгалтерський облік у бюджетних установах - Підручник (Джога Р. Т., Свірко С. В., Сінельник Л. М.)

6.7. облік медикаментів, перев’язувальних засобів і виробів медичного призначення

6.7.1. Класифікація лікувальних засобів

Значну питому вагу щодо видатків медичних закладів становить код 1132 «Медикаменти та перев’язувальні засоби». Облік зазначеної категорії запасів регулюється Інструкцією з обліку медикаментів, перев’язувальних засобів і виробів медичного призначення в лікувально-профілактичних установах охорони здоров’я, що утримуються за рахунок коштів Державного бюджету СРСР, затвердженою Наказом Міністер- ства охорони здоров’я СРСР від 2.06.87 № 747.

Відповідно до зазначеного документа у складі лікувальних засобів виокремлюють:

медикаменти, до складу яких належать лікувальні засоби, сироватка, вакцини, лікувальна рослинна сировина, лікувальна мінеральна вода, дизенфекційні засоби тощо;

перев’язувальні матеріали — марля, бинти, вата, компресна клейонка та папір, альгнін тощо;

допоміжні матеріали — папір вощений, пергаментний і філь­трувальний, паперові коробки й мішечки, капсули й облатки, ковпачки, пробки, нитки, сигнатури, етикетки, гумові обхвати, смоли тощо;

тара, яка являє собою склянки й банки місткістю понад 5000 мл, бутлі, бідони, ящики та інші предмети;

зворотну тару — предмети, вартість яких не включено до ціни придбаних медикаментів (продані в оплачених рахунках окремо).

У складі медикаментів виокремлюють ті, що підлягають предметно-кількісному обліку та обліку в сумовому виразі. Відповід­но до Переліку лікувальних засобів, що підлягають предмет­но-кількісному обліку в аптечних і лікувально-профілактич­них закладах, затвердженого Наказом Міністерства охорони здоров’я України від 30.06.94 № 117, до зазначеної категорії медикаментів відносять:

наркотичні лікарські засоби;

психотропні лікарські препарати;

отруйні лікарські засоби;

спирт етиловий;

лікарські засоби, що мають одурманюючу властивість, морадон, нові препарати для проведення клінічних досліджень;

дефіцитні та дорогі лікувальні засоби.

Облік лікарських засобів охоплює за топографією ведення обліку в аптеках установ, облік у відділеннях та облік медикаментів та перев’язувальних засобів у бухгалтерії.

В єдиній системі обліку зазначені складові мають забезпечити:

повний облік надходження лікувальних засобів та своєчасне відображення даних щодо їхнього руху в системі бухгалтерського обліку;

контроль за раціональним і цільовим використанням коштів, що виділені за кодом економічної класифікації видатків 1133 «Медикаменти і перев’язувальні засоби»;

контроль за збереженням лікувальних засобів в аптеках і відділеннях, дотриманням установлених правил оформлення їх приймання і відпуску, проведення інвентаризації;

суворий контроль за збереженням та рухом медикаментів, що підлягають предметно-кількісному обліку, за дотриманням правил обігу зазначених речовин у закладах охорони здоров’я, установлених Наказом Міністерства охорони здоров’я України від 18.12.97 № 356.

Лікувальні засоби, як і інші товарно-матеріальні цінності, можуть надходити до установ у вигляді гуманітарної допомоги, безкоштовної передачі, закупівлі, яка має проводиться виключно через систему тендерних торгів.

6.7.2. Облік лікувальних засобів у аптеках установи

Надходження лікувальних засобів до медичної установи супроводжується прийняттям їх в аптеку установи, яка має бути розміщена в спеціально обладнаному приміщенні.

Під час надходження лікувальних засобів до аптеки завідувач аптекою або інша вповноважена особа перевіряє відповідність їхніх якісних і кількісних характеристик даним первинних документів, а також правильність цін за одиницю. Після перевірки за умов повної відповідності ця особа робить позначку на документах постачальника. У разі виявлення нестач, надлишків, псування чи бою подальше прийняття зазначених матеріальних цінностей здійснює утворена наказом установи комісія.

Про отримані й перевірені рахунки постачальників завідувач аптеки робить записи в книзі реєстрації рахунків, що надходять до аптеки (ф. № 6-МЗ), після чого вони передаються для оплати до бухгалтерії. Звичайні лікарські засоби обліковуються в аптеці в сумовому (грошовому) вираженні, при цьому реєстром обліку щодо зазначеної групи медикаментів і перев’язувальних засобів є книга форми № 6-МЗ.

Для обліку медикаментів, що підлягають предметно-кіль­кісному обліку, призначено Книгу предметно-кількісного обліку аптекарських засобів (ф. № 8-МЗ), в якій на кожне найменування, фасування, лікарську форму, дозування лікарських засобів відкривається окрема сторінка. До початку здійснення записів у книзі її сторінки нумеруються, а їх кількість завіряє головний бух­галтер. Записи про надходження лікарських засобів здійснюють на підставі документів постачальника.

Лікарські засоби відпускаються з аптеки до відділень через матеріально відповідальних осіб відділень (кабінетів) за накладними (вимогами), затвердженими керівником медичного закладу.

Порядок оформлення накладної (вимоги) описано раніше. У накладній неодмінно має бути зазначено повну назву препарату та наведено інформацію про його розміри, фасування, лікарську форму, дозування, упаковку й кількість. Лікарські засоби, що підлягають предметно-кількісному обліку, відпускаються за окремими проштампованими накладними (вимогами), записи в яких мають бути підтверджені печаткою установи й підписом її керівника. У них обов’язково зазначається номер історії хвороби та прізвище, ім’я, по батькові хворих.

Лікарські засоби аптека відпускає до відділень (кабінетів) у розмірі поточної потреби в них. Зокрема, установлено такі нормативи:

для отруйних лікарських засобів — 5-денний запас;

для наркотичних лікарських препаратів — 3-денний запас;

для інших медикаментів і перев’язувальних засобів — 10-дениий запас.

Накладні (вимоги) на видачу лікувальних засобів до відділень таксує завідувач аптеки чи вповноважена особа з метою визначення вартості відпущених матеріальних цінностей, а далі вони реєструються у книзі обліку протаксованих накладних вимог (ф. № 7-МЗ), при цьому номери накладних (вимог) на відпуск лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку, підкреслюються. Зазначений реєстр обліку оформлюється у встановленому порядку: сторінки нумеруються, а їх кількість завіряється підписом головного бухгалтера. Для великих установ на кож­не відділення відводиться окрема сторінка. По закінченні місяця у книзі виводяться конкретні підсумки за кожною групою відпущених медичних засобів та загальна сума. Зазначені дані переносять­ся до звіту аптеки у процесі надходження та витрачання апте- карських засобів у грошовому виразі (ф. № 11-МЗ). Звіт складається у двох примірниках. Дані про надходження лікарських засобів переносяться до звіту з книг ф. № 6-МЗ, ф. № 8-МЗ (рис. 6.5).

 

Рис. 6.5. Схема обліку лікувальних засобів у аптеках установ

На підставі накладних вимог на відпущені лікарські засоби, що підлягають предметно-кількісному обліку, складається відомість вибірки витрачених однойменних запасів (ф. № 1-МЗ), записи в якій здійснюються за кожним найменуванням. Загальна кількість відпущених за день зазначених матеріальних цінностей переноситься з відомості до книги предметно-кількісного обліку аптекарських запасів.

Допоміжні матеріали, отримані за рахунками постачальників, списуються на видатки як в аптеці, так і в бухгалтерії у грошовому виразі в міру їх надходження в аптеку. Вартість тари, включеної постачальником до ціни лікувальних засобів, яка не підлягає обміну й поверненню, списується на видатки під час списання цих лікарських засобів. Якщо вартість безповоротної одноразової тари не включено в ціну отриманих засобів, а зазначено в рахунку постачальника окремо, така тара в міру її звільнення від упакованих у неї медичних препаратів списується на видатки з підзвіту завідувача аптеки.

В аптеках установ завідувач зазначеного структурного підрозділу здійснює постійний контроль. У разі виявлення втрат від псування зазначеної категорії запасів комісія у складі головного бухгалтера, завідувача аптеки та представника трудового колективу складає Акт на списання зіпсованих цінностей, що зберігаються в аптеці (ф. № 9-МЗ) у двох примірниках. Списані за актом лікарські засоби знищуються у присутності комісії, а про факт знищення робиться запис в акті з зазначенням дати і способу знищення.

6.7.3. Облік лікувальних засобів у відділеннях установи

Лікувальні заклади, які не мають у своєму складі струк­турних підрозділів аптек, отримують лікувальні засоби з госпрозрахункових аптек прямо у відділення. Розмір разової вибірки медикаментів і перев’язувальних засобів визначається нормами поточної потреби, наведеними в підрозд. 6.7.2.

Лікувальні засоби отримуються в установлені та погоджені керівником установи й завідувачем аптеки терміни через матеріально відповідальну особу відділень (головні медсестри, старші медсестри тощо) за накладними (вимогами) чи накладними (ф. № 16-АП). Накладні (вимоги) виписує старша (головна) медична сестра за класифікаційними групами лікарських засобів, зазначеними в підрозд. 6.7.1, у чотирьох (п’яти) примірниках. Два примірники передаються до медичного закладу, два (три) залишаються в госпрозрахунковій аптеці. Для отримання зазначених матеріальних цінностей головним чи старшим медсестрам видається довіреність, строк дії якої залежить від групи медикаментів (для отруйних і наркотичних засобів — до 1 місяця, для інших — у межах поточного кварталу). Для забезпечення контрою за витрачанням лікувальних засобів під час оформлення довіреності на отримання медикаментів з аптеки фіксується інформація про грошові норми витрачання на поточний місяць, яка розраховується за кожним відділенням окремо з урахуванням профілю ліжка.

Отримані з госпрозрахункової аптеки лікарські засоби зберігаються в пристосованих для цього приміщеннях відділень чи кабінетах у шафах, сейфах і холодильних камерах.

Облік лікарських засобів групи предметно-кількісного обліку веде у відділеннях (кабінетах) головна (старша) медична сестра у формі обліку отруйних лікарських засобів у відділеннях і кабінетах лікувально-профілактичних установ та у книзі обліку наркотичних лікарських засобів у відділеннях і кабінетах (ф. № 60-АП). Наприкінці кожного місяця головна (старша) медична сестра складає звіт про рух лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку (ф. № 2-МЗ), який після затвердження керівником установи передається до бухгалтерії (рис. 6.6).

Рис. 6.6. Схема обліку лікувальних засобів групи предметно-кількісного обліку у відділеннях

Для забезпечення зберігання лікарських засобів у медичних установах має бути утворено постійну комісію, яка щомісячно перевіряє у відділеннях (кабінетах) стан зберігання, обліку й витрачання наркотичних засобів і не рідше ніж двічі на рік — фактичну наявність інших лікарських засобів групи предметно-кіль­кісного обліку.

6.7.4. Облік лікувальних засобів у бухгалтерії установи

Обов’язки бухгалтерії медичного закладу охоплюють:

забезпечення правильної організації бухгалтерського обліку лікарських засобів у аптеках і відділеннях;

здійснення контролю за своєчасним і правильним оформленням документів, а також законністю операцій;

постійний контроль за правильністю ведення предметно-кількісного обліку;

інструктаж матеріально відповідальних осіб;

участь в інвентаризації лікарських засобів.

Розрахунки з постачальниками з приводу закупівлі медикаментів і перев’язувальних засобів здійснюються за схемою планових платежів.

Таблиця 6.13

 

Подпись: 366 

Оборотна відомість

з обліку лікувальних засобів за січень 2003 р.

 

Номер рядка

Номен- клатурний номер

Найменування

Одиниця виміру

Залишок на 1.01.2003

Оборот за січень

Залишок на 1.02.2003

Кількість

Сума

Кількість

Сума

Кількість

Сума

Кількість

Сума

1

2331125

Омнапон

амп.

28

14

53

75

45

 

73

42

19

30

17

34

2

2331138

Сівазол

амп.

29

32

28

190

86

50

203

110

10

16

8

68

3

2331141

Фентанил

амп.

60

10

26

140

67

20

162

62

74

38

14

72

4

2331221

Анальгін

амп.

32

33

60

64

67

20

82

86

10

14

14

70

5

2331221

Тетрациклін

амп.

8

12

80

10

16

00

12

19

20

6

9

60

6

2332102

Шприц одн.

шт.

472

233

30

1260

418

11

474

178

07

1260

473

34

На видані до відділень (кабінетів) закладу лікувальні засоби постачальник на підставі накладних (вимог) виписує рахунки, які передає до бухгалтерії медичної установи для оплати разом із накладними. Працівник бухгалтерії перевіряє рахунки та накладні на предмет їх відповідності та дійсного отримання лікувальних засобів мате­ріально відповідальними особами, після чого списує витрачені медикаменти та продукти харчування. Дані, рознесені за обліковими реєстрами, надалі звіряються зі звітами матеріально відповідальних осіб.

Перерахування коштів постачальникам здійснюється у встановлені планові терміни (щоквартально, щомісячно). Для контролю за станом розрахунків бухгалтерія щомісячно звіряє розрахунки з постачальником і не рідше як один раз на квартал складає акт звірки взаємних розрахунків.

Аналітичний облік лікарських засобів здійснюється в сумовому виразі за їхніми групами у книзі (картках) кількісно-сумового обліку (ф. № З-6, № З-7) по установі та за відділеннями окремо.

Для обліку лікарських засобів у системі рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ призначено активний субрахунок 233 «Медикаменти і перев’язувальні засоби».

Основні бухгалтерські проведення з обліку медикаментів та перев’язувальних засобів наведено в табл. 6.14.

Таблиця 6.14

ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ ЛІКАРСЬКИХ ЗАСОБІВ

№ з/п

Зміст операції

Кореспонденція рахунків

Дебет

Кредит

1

Перераховано постачальникам за медикаменти й перев’язувальні засоби

361, 364, 675

311, 313, 314, 316, 321, 323, 326

2

Отримано установою від постачальників медикаменти

233

361, 364, 675

3

Надійшла обмінна тара з лікарськими засобами

236

361, 364, 675

4

Повернуто тару

361, 675, 364

236

5

Оприбутковано медикаменти, перев’язу­вальні засоби, що надійшли до установи у вигляді гуманітарної допомоги

233

712

6

Списано на основі виправдовувальних документів лікарські засоби

801, 802, 811, 813

233

7

Списано використані медикаменти й перев’язувальні засоби, що надійшли до установи як гуманітарна допомога

812

233