Бухгалтерський облік виконання бюджетів - Навчальний посібник (Желюк Л. О., Іванечко Ю. М., Лучко М. Р.)

2.2. ор га ніз а ці я облік у виконання бюдж етів в укр а ї н і

Організацію виконання Державного бюджету України здійснюють Міністерство   фінансів   України   і   його   органи.   Організацією   виконання місцевого бюджету займаються фінансові управління і відділи при виконкомах відповідних рад народних депутатів. Кожен вищестоящий фінансовий орган здійснює організацію виконання всіх бюджетів у зоні адміністративно- територіальної одиниці. Наприклад, райфінвідділ поряд із виконанням районного бюджету організовує виконання всіх бюджетів району, тобто сільських, селищних, міських, міст районного підпорядкування. Обласне фінуправління організовує виконання обласного бюджету і всіх бюджетів, які належать до бюджету області.

Головні бухгалтерії Міністерства фінансів України, Міністерства фінансів

АРК,   облфінуправлінь       здійснюють    інструктаж     і           контроль        щодо   питань

організації, порядку та методики ведення бухгалтерського обліку і складання звітності в нижчестоящих фінансових органах, у головних розпорядників кредитів і централізованих бухгалтеріях.

Бухгалтерії районних і міських фінвідділів проводять інструктаж і контроль щодо питань обліку і звітності в сільських, селищних, міських, містах районного підпорядкування, виконавчих комітетах рад народних депутатів, у головних розпорядників кредитів і централізованих бухгалтеріях.

Представники бухгалтерії беруть участь у ревізіях виконання бюджету і кошторисів установ, які перебувають на цьому бюджеті.

Контроль за постановкою обліку і звітності про виконання бюджету і кошторисів витрат бухгалтерії фінансових органів здійснюють шляхом:

1)         проведення перевірок і оглядів на місцях;

2)         розгляду отримуваних періодичної та річної звітності.

Бухгалтерії фінансових органів повинні систематично здійснювати контроль за проведенням заходів щодо централізації та автоматизації обліку у великих бюджетних установах, централізованих бухгалтеріях і нижчестоящих фінансових органах.

Всі операції з виконання бюджету потрібно зафіксувати у таких документах:

1)         розписах;

2)         довідках;

3)         розпорядженнях;

4)         повідомленнях;

5)         висновках;

6)         платіжних дорученнях;

7)         звітах;

8)         меморіальних ордерах;

9)         книгах;

10)       карточках.

Відпрацьовані документи бухгалтерського обліку зберігаються в пожежостійких шафах на замку. Доступ до архіву може здійснюватися тільки з відома головного бухгалтера або керівника установи.

Вдосконалення  бюджетного  обліку  здійснюється  через  методологічні ради з бухгалтерського обліку при Міністерстві фінансів України.

Для бухгалтерського обліку виконання бюджетів і кошторисів витрат можуть використовуватись різні форми рахівництва:

1)         меморіально-ордерна;

2)         журнально-ордерна;

3)         журнал-головна.

Найчастіше використовується журнал-головна форма. Порядок документообороту різних форм представлені на схемах №3, №4, №5.

У великих бюджетних установах (навчальних закладах, науково- дослідних інститутах і установах) облік ведеться за журнально-ордерною формою рахівництва.

Бухгалтерський облік виконання Державного бюджету і кошторисів установ, що перебувають на бюджеті, ведеться з допомогою двох планів рахунків. Перший – передбачений наказом ДКУ № 119 від 28. 11. 2000 р. “Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів” (зі змінами та доповненнями), другий – наказом ГУДКУ №

114 від 10. 12. 1999 р. “Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ” (зі змінами та доповненнями). За дотримання фінансової дисципліни і правильність організації бухгалтерського обліку відповідають керівник установи і головний бухгалтер підприємства.

Головні           бухгалтери     в          повсякденній роботі мають користуватись

Положенням про бухгалтерський облік і звітність.

При звільнені з роботи головний бухгалтер передає свої справи іншому за актом.

Бухгалтерський облік виконання бюджетів потрібно вести за подвійною системою. Проте в невеликих бюджетних установах можна використовувати і просту систему.

Подвійна система передбачає обов’язкове відображення всіх операцій способом подвійного запису. Завдяки цьому результати господарських процесів виявляються безпосередньо на рахунках. При цьому виникає можливість визначення не тільки загальної суми фінансових результатів, а й джерел їх виникнення. Наявність взаємозв’язку між рахунками дає змогу безпосередньо за ними складати і бухгалтерський баланс.

 

 

Схема меморіально-ордерної форми рахівництва

Схема 3

 

 

Документи

(первинні та зведені)

 

 

Меморіальні ордери

 

Реєстраційний журнал

Нагромаджувальні і групувальні

відомості

 

Головна книга

 

 

Відомості

 

Карточки аналітичного обліку

 

 

 

Оборотні відомості

за рахунками синтетичного

обліку

 

Виборки

і додаткові розрахунки для звітності

Оборотні відомості

за рахунками

аналітичного

обліку

 

 

 

 

Баланс

 

Звітність

записи поточного обліку;

звірка записів;

 

складання звітності

 

 

Ця система дає змогу:

1)         поліпшити контроль за збереженням і правильним використанням засобів;

2)         забезпечити отримання широкого кола показників, необхідних при складанні звітності та аналізі господарської діяльності.

Подвійна система діє на підприємствах і організаціях, які мають власні оборотні  засоби,  що  перебувають  на  госпрозрахунку,  а  також  у  великих

бюджетних установах і колективних сільськогосподарських спілках.

 

 

 

Схема журнально-ордерної форми рахівництва

Схема 4

 

 

Документи

(первинні та зведені)

 

 

Журнали-

ордери

Нагромаджувальні і групувальні

відомості

Карточки аналітичного

обліку

 

 

Головна книга           Оборотні

та сальдові відомості

Баланс

 

записи поточного обліку;

 

звірка записів;

 

Звітність

за рахунками аналітичного обліку

 

 

обливістю простої системи є те

 
Ос       складання звітності

 

, що записи стосуються тільки одного

рахунка. Навіть у тому разі, коли операції відображаються на двох рахунках,

проведення не складаються і взаємозв’язок між рахунками не виявляється.

За простої системи обліковуються тільки стан і рух грошових, товарно- матеріальних цінностей і розрахунків. Фінансові результати на рахунках не виявляються. У більшості випадків облік здійснюється тільки на аналітичних рахунках. Синтетичні рахунки використовуються рідко. Для контролю за повнотою і правильністю відображення господарських операцій ведеться книга реєстрації господарських операцій. Підсумкові дані цієї книги, згруповані за об’єктами аналізу і видами господарських операцій, порівнюються з даними поточного обліку.

Фінансові  результати  господарської  діяльності  можуть  бути  виявлені лише після проведення повної інвентаризації шляхом порівняння двох сумісних балансів – на початок і кінець звітного періоду. Однак і після цього встановити за даними обліку причини тих, чи інших фінансових результатів не можливо.

Для цього необхідно провести додаткову розрахункову роботу.

 

 

Схема форми журнал-головна

Схема 5

 

Документи

(первинні та зведені)

 

Меморіальні ордери

і реєстраційний журнал

 

Нагромаджувальні і групувальні

відомості

 

Журнал-голов на (об’єднані хронологічні

та систематичні

записи)

 

Відомості

 

Карточки аналітичного обліку

 

 

Оборотні відомості

за рахунками синтетичного

обліку

 

Виборки

і додаткові розрахунки для звітності

Оборотні відомості

за рахунками аналітичного

обліку

 

 

 

Баланс

 

Звітність

записи поточного обліку;

звірка записів;

 

складання звітності

 

 

Незважаючи  на        це,       просту            систему          можна застосовувати            в          таких організаціях,  як  школи,  лікарні,  житлово-експлуатаційні контори,  фінансові

органи тощо, тобто там, де головним призначенням бухгалтерського обліку є контроль за рухом засобів і виконанням фінансового кошторису.

Так, 31. 03. 2000 р. за № 07-06/246-2260 Голова Державного казначейства України затвердив нову концепцію розвитку Державного казначейства за умов функціонування єдиного казначейського рахунка.

2.2.1. Передумови концептуального розвитку Державного казначейства

Державне казначейство України засноване в  1995 р.  за  Указом Президента України. Відповідно до цього Кабінет Міністрів закріпив його основні функції – виконання Державного бюджету та управління бюджетними коштами.

Нині перед Державним казначейством постають завдання, що потребують негайного вирішення. Головними з них є вдосконалення системи управління бюджетними коштами та процедур попереднього контролю за їх витрачанням. Виконання цих завдань потребує:

•   наявності високоефективної моделі управління державними активами і зобов’язаннями, зокрема розміщення тимчасово вільних бюджетних коштів в установах комерційних банків, що дасть змогу поповнювати Державний та місцеві бюджети;

• розробки нової політики бухгалтерського обліку і звітності, впровадження якої забезпечить прозорість виконання бюджетів на всіх рівнях бюджетного процесу і його учасників, а також сприятиме підвищенню оперативності й точності фінансової та статистичної інформації;

•   чіткого визначення та розподілу функцій між учасниками бюджетного процесу, зокрема, між Державним казначейством та Міністерством фінансів з управління зовнішнім та внутрішнім боргами;

• визначення  міжвідомчих  відносин  Державного  казначейства  з органами   законодавчої   та   виконавчої   влади,   які   є   відповідальними   за здійснення контролю за виконанням Державного та місцевих бюджетів;

• організації високоефективного контролю за дотриманням вимог законодавчо-нормативних актів при проведенні торгів у сфері державних закупівель, пов’язаних із витрачанням бюджетних коштів;

•   створення системи внутрішнього контролю за діяльністю структурних підрозділів Державного казначейства та конкретних посадових осіб-виконавців відповідних казначейських функцій;

•   розробки і застосування механізму контролю за цінами закупівель за рахунок бюджетних коштів на підставі інформації Міністерства економіки, Державного комітету статистики та інших органів, що відповідають за цінову політику в державі;

• створення єдиного комплексу технічних та програмних засобів інформаційної системи Державного казначейства.

2.2.2. Обґрунтування необхідності створення Державного казначейства в Україні

Створення Державного казначейства в Україні зумовлено необхідністю мати таку управлінську структуру органів, яка б дала змогу уникнути затримки платежів, викривлення даних обліку і звітності з виконання бюджету та забезпечила високоефективне використання бюджетних коштів.

Досягнути цієї мети можна шляхом:

•  консолідації коштів Державного бюджету на рахунках Державного казначейства, відкритих в установах Національного банку України;

•  цільового скерування бюджетних коштів тільки на підставі даних казначейського обліку і зобов’язань розпорядників;

• створення автоматизованої системи бухгалтерського обліку на трансакційній основі, за допомогою якої кожен платіж, кожна казначейська операція будуть відображені в обліковій системі.

Відповідно до необхідності оптимізації процесу управління грошовими коштами Державного бюджету, в Україні було розроблено принципово нову модель функціонування Держказначейства, засновану на принципах, ухвалених для банківської системи. Вона дала змогу консолідувати бюджетні рахунки на єдиному казначейському рахунку, відкритому в НБУ, і позбавитися ризиків при зберіганні бюджетних коштів.

Введений кореспондентський рахунок мав виконувати ті самі функції, що й поточний рахунок підприємства, але з урахуванням такої специфіки:

•  всі платежі мають здійснюватися через кореспондентський рахунок Державного казначейства, якщо вони стосувались операцій з виконання бюджетів та управління бюджетними ресурсами;

•  через кореспондентський рахунок планували здійснювати платежі з утримання органів Державного казначейства та зберігання їх залишків як звичайної бюджетної установи-розпорядника коштів Державного бюджету України;

•  кількість кореспондентських рахунків, відкритих на ім’я органів Державного казначейства, залежала від концепції управління коштами Державного бюджету і визначення юридичного статусу відповідних рівнів структури Державного казначейства України.

 

2.2.3. Передумови створення Державного казначейства в Україні

До 1999 р. здійсненню ефективного управління бюджетними ресурсами заважала наявність великої кількості рахунків казначейства, розпорошених по уповноважених  банках,  а  також  те,  що  розподіл  бюджетних  коштів здійснювався без урахування зобов’язань розпорядників бюджетних коштів.

У Державному казначействі були автоматизовані не всі процедури виконання Державного бюджету, в деяких випадках здійснювалася ручна обробка банківських виписок, інших первинних бухгалтерських документів для отримання бухгалтерської, оперативної та статистичної звітності. Це унеможливлювало оперативне складання звітності про виконання Державного бюджету, яка б забезпечувала прозорість бюджетного процесу та відповідала міжнародним стандартам.

Була також проблема з ідентифікацією надходжень власних коштів як частини спеціального фонду Державного бюджету для правильного віднесення їх  на  відповідні  рахунки  розпорядників  коштів  та  врахування  в  доходній частині Державного бюджету.

З метою консолідації коштів Державного бюджету в НБУ всі рахунки органів Держказначейства мали бути переведені з установ уповноважених банків до установ НБУ. Через відсутність у районах філій Національного банку України рахунки, відкриті на ім’я районних і міських відділень Держказначейства в комерційних банках, передбачалося перевести до обласних управлінь НБУ. Оскільки вищезгадане питання не було вирішено остаточно, виникла потреба пошуку нових підходів, одним з яких був перегляд статусу Держказначейства щодо банківської системи держави.

З цією метою була прийнята спільна постанова Кабінету Міністрів України та Національного банку України від 15 вересня 1999 р. № 1721 “Про створення внутрішньої платіжної системи Державного казначейства”, яка передбачала надання Держказначейству України статусу учасника системи електронних платежів НБУ (СЕП НБУ) та створення внутрішньої платіжної системи Держказначейства (ВПС ДК).

Схема функціонування “казначейської” моделі із використанням СЕП НБУ зображена на схемі № 6

 

 

Ц ен тра льний ап арат

Дер ж а в н о го

ка зн ач ей ства

Ук р а їн и

МФ О

 

 

коррахун ок техн іч н и й

 

Регіонал ьн е уп равл іння

НБ У

коррахун ок

 

 

 

Т ерит оріал ьн е уп равл ін н я

Дер ж а в н ого

 

МФ О

Регіон альн а розрахункова палата НБ У

 

к а зн ач ей ств а

 

тех н іч н і      субкоррахунки

 

 

В ід д іл ення

Дер ж а в н о го

ка зн ач ей ства

В ідділен н я

Дер ж а в н о го к а зн ач ей ств а

 

2.2.4. Нова модель бухгалтерського обліку в умовах функціонування єдиного казначейського рахунка

Діюча донедавна бухгалтерська модель казначейського виконання бюджету передбачала функціонування органів Держказначейства як клієнта банківської  системи,  на  ім’я  якого  відкрито  рахунки  в  установах уповноважених банків. У свою чергу органи Державного казначейства обслуговували клієнтів-розпорядників та отримувачів бюджетних коштів. Це зумовлює ведення внутрішнього обліку в органах Державного казначейства за реєстраційними рахунками розпорядників бюджетних коштів після отримання банківської виписки. При цьому використовується план рахунків бухгалтерського обліку виконання Державного та місцевих бюджетів, затверджений наказом Головного управління Державного казначейства України від 28. 11. 2000 р. № 119 з урахуванням змін та доповнень.

Нова модель бухгалтерського обліку (функціонування єдиного казначейського     рахунка,     створення     внутрішньої     платіжної     системи

статусу учасників системи електронних платежів НБУ на загальних засадах і потребує запровадження Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання бюджетів, який відповідатиме вимогам НБУ щодо структури рахунків і використання якого паралельно з планами рахунків НБУ та комерційних банків стане обов’язковим при здійсненні міжбанківських операцій через систему органів Державного казначейства.

У цьому разі новий План рахунків є дійовим обліковим інструментом для щоденного формування балансу та складання достовірної звітності щодо виконання бюджетів органами Державного казначейства, що сприяє зростанню ефективності управління коштами бюджетів.

Він дає змогу врахувати особливості бухгалтерського обліку виконання бюджетів, буде оптимально зручним для використання бухгалтерами органів Держказначейства і місцевих фінансових органів, допомагає стабілізувати облік і змінюватиметься лише тоді, коли будуть суттєві зміни в принципах побудови бюджетного процесу держави.

Необхідною передумовою реформування бухгалтерського обліку виконання бюджетів в органах Державного казначейства є автоматизація виконання казначейських функцій за одночасної зміни всіх підсистем з обслуговування бухгалтерського обліку, звітності, платежів і засобів захисту, а також адаптації цих підсистем до експлуатації в реальних умовах при великих обсягах інформації.

Нова система технічного забезпечення казначейських функцій передбачила автоматичне формування балансу рахунків Державного казначейства за грошовими операціями на підставі даних (файлів відповідної структури з відповідними реквізитами), отриманих із СЕП НБУ. Так, за вимогами Національного банку, аналітичні рахунки в банківській системі побудовані таким чином, що перші 4 знаки відповідають номеру балансового рахунка за планом рахунків банківської установи, де відкрито рахунок клієнта, і є підставою для автоматичного формування балансу.

Детальна інформація про кожного контрагента, кожний із рахунків, відкритий у системі Державного казначейства, та кожну операцію зокрема забезпечувалася за допомогою аналітичного обліку. Для цього передбачалися аналітичні параметри: довжина аналітичного рахунка становить від 6 до 14 знаків – для рахунків, що функціонують в СЕП НБУ; довжина рахунка може бути збільшена для рахунків, що застосовуються тільки у внутрішній платіжній системі Держказначейства.

2.2.5. Організаційно-методологічне та інформаційно-технологічне забезпечення казначейського виконання бюджету за умов роботи в режимі єдиного казначейського рахунка

Нова  система  функціонування  Державного  казначейства  України потребує визначення нових підходів до методологічного забезпечення виконання повноважень Державного казначейства України.

На підставі визначених основних принципів подальшого розвитку Державного  казначейства  України  формується  методологічно-інструктивна база казначейського виконання Державного та місцевих бюджетів:

•           план рахунків бухгалтерського обліку виконання бюджетів;

•  інструкція про застосування плану рахунків бухгалтерського обліку виконання бюджетів;

• порядок ведення аналітичного обліку органами Державного казначейства;

• порядок   відображення   операцій   виконання   бюджетів   у бухгалтерському обліку;

•           інструкція з виконання бюджету за доходами;

•           інструкція з виконання бюджету за видатками;

•           порядок          відкриття        рахунків         у          системі           Державного   казначейства

України;

• інші  методологічно-інструктивні  документи,  які  забезпечують виконання казначейських функцій.

Концепція розвитку Державного казначейства визначає методологічну базу казначейського виконання бюджетів, яка є основою створення автоматизованої трансакційної системи Державного казначейства. Об’єднання цієї системи з інформаційними банківськими технологіями в інтегровану автоматизовану систему Державного казначейства дасть змогу забезпечити повну автоматизацію бухгалтерського обліку в органах Держказначейства, в т. ч. процедури контролю за дотриманням бюджетних показників і складання зовнішньої та внутрішньої (управлінської) звітності за встановленими формами, і покращить якість виконання бюджетів.

2.2.6. Мета розвитку Державного казначейства в України

Метою еволюційного розвитку Державного казначейства України є поступове формування повнофункціональної системи Держказначейства, що працює за міжнародними стандартами бухгалтерського обліку та звітності, використовуючи сучасні технології. Це вплине на організаційну структуру центрального апарату та територіальних органів Державного казначейства, а також зумовить зміну їх юридичного статусу.

Реалізація концепції функціонування Державного казначейства України та Єдиного казначейського рахунка покращить якість обслуговування клієнтів, сприятиме скороченню казначейських функцій, що дублюються і, тим самим, в повній мірі оптимізує процес виконання Державного бюджету органами Держказначейства та забезпечить стабілізацію бюджетного процесу держави.