4.7. програмні продукти

Open Plan Welcom Software

Однією з основних відмінностей системи є могутні засоби ре- сурсного і вартісного планування, які дозволяють значно полегшити завдання знаходження найефективнішого розподілу ресурсів і скла- дання їх робочого розкладу. Крім того, користувачами інтегрованої системи управління проектами організації є як професійні менедже- ри, що здійснюють узгодження і оптимізацію планів проектів, аналіз ризиків, прогнозування і т.ін., так і учасники проектів, які викону- ють збирання, уточнення і актуалізацію даних, які готують звіти. Якщо для професіоналів важливою є універсальність і гнучкість фун- кцій планування і аналізу стану проектів, що надаються системою, то

для решти користувачів важливіші простота і прозорість системи. Тільки Open Plan забезпечує сьогодні як повну інтеграцію між про- фесійною і «настільною» версіями системи, так і відвертість для об- міну даними із зовнішніми додатками.

Open  Plan  поставляється  в  двох  варіантах  —  Professional  і

Desktop — кожний з яких відповідає різним потребам виконавців, менеджерів та інших учасників проекту. Обидві версії працюють з однією базою даних — немає необхідності в обміні даними. Спільне використання професійної і «полегшеної» версій системи управлін- ня проектами дозволяє не тільки врахувати потреби всіх груп корис- тувачів, але і значно знизити вартість рішення.

До основних переваг Open Plan відноситься те, що він може працювати з даними будь-якого профілю, що мають відношення до життєдіяльності підприємства. Програмне забезпечення Welcom можна налаштувати на роботу з різноманітними базами даних завдя- ки об’єктно-орієнтованій і клієнт-серверній архітектурі. Open  Plan володіє прямим доступом до SQL баз даних. Користувач може ви- брати в якому форматі зберігати дані за проектами (у власному фор- маті Open Plan, у форматах Oracle, SQL Server, Sybase, xBase).

Open Plan забезпечує обмеження доступу до даних проекту, до- зволяючи надавати різні права на доступ до певних даних, роблячи їх доступними обмеженому колу осіб і регулюючи їх спільне вико- ристання. Засіб «Директор управління проектами», вмонтоване в Open Plan, дозволяє упорядкувати застосування стандартних елеме- нтів проектів і процедур. У Open Plan пропонується 65 моделей, по- будованих на базі керівництва PMI (Інституту Проектного Менедж- менту, США), яке можна вмонтувати для створення документів, що відповідають вимогам C/SCSC і ISO стандартів.

Не зважаючи на різноманітність систем, представлених на рин-

ку АСУПП, всі вони мають такі складові:

•     засоби для календарно-мережевого планування;

•           засоби для вирішення приватних завдань (передпроектний ана- ліз, розроблення бюджетів, аналіз ризиків, управління контрак- тами, часом, фінансами);

•           засоби для спрощеного доступу до проектних даних;

•           засоби для організації комунікацій;

•           засоби для інтеграції з іншими додатками.

Засоби календарно-мережевого планування можуть бути пред- ставлені у вигляді модулів для складання розкладів і комплексних си- стем. Перші орієнтовані на тих керівників, яким час від часу дово- диться планувати прості проекти. Це програмне забезпечення (ПО) дозволяє задавати взаємозв’язки між роботами, будувати діаграми Гантта, розраховувати критичний шлях, спрощено оцінювати заванта- ження ресурсів, вартість проекту і так далі. На жаль, на нашому рин- ку продуктів даного класу, що локалізуються, поки не представлено.

Комплексні системи коштують значно дорожче. І якщо попере- дній клас ПО орієнтований на менеджерів практично будь-якої компанії, то комплексні системи розраховані саме на працівників проектно-орієнтованих компаній. Вони містять не тільки професійні інструменти для планування, аналізу і контролю над виконанням проектів, але і всі необхідні засоби для організації ефективних кому- нікацій між учасниками проектних команд та інтеграції з комплекс- ними АСУП. Програмне забезпечення такого класу випускають ком- панії Artemis Management Systems, Primavera Systems, Welcom Software Technologies.

Серед них програми як початкового рівня, які спираються на легкість застосування, так і системи з розширеною функціональніс- тю. Більшість з них містить засоби для інтеграції з іншими додатка- ми і організації ефективних комунікацій в проектній команді: обмін інформацією електронною поштою, видалений доступ через веб з можливістю оновлення даних, майстри для створення веб-звітів та інші функції. Як приклад таких систем можна назвати MS Project (Microsoft), SureTrak Project Manager (Primavera Systems), Spider Project Management Technologies (Spider) — всі вони дозволяють ефективно планувати проекти практично будь-якої складності. За допомогою АСУПП даної цінової категорії можна визначати етапи і список  робіт  проекту,  створювати  розклади,  задавати  календарні

терміни виконання завдань і трудовитрати, призначати пріоритети, встановлювати взаємозв’язки, розраховувати критичні шляхи і т. ін. Окрім цього, є можливість підтримувати множинне розбиття робіт на структурні частини, що відповідають різним поданням проекту і враховують його специфіку. Кожний з пакетів має свої особливості в забезпеченні операцій планування.

Нова модель управління проектами, запропонована компанією Primavera Systems, отримала назву «Концентричного управління проектами» (Concentric Project Management — CPM). Не вдаючись глибоко в деталі даної моделі, слід відмітити, що CPM має 4 важливі переваги у порівнянні з тими підходами, які існували раніше: візуа- лізацію (модель забезпечує всіх учасників проекту тією реальною інформацією, яка для них необхідна з урахуванням ролі в проекті і права доступу до інформації), координацію (модель дозволяє скоор- динувати дії всіх учасників проекту — від керівників до субпідряд- ників), посилення (постійний взаємозв’язок всіх учасників проекту і моніторинг всіх його змін посилює відповідальність кожного учас- ника за своєчасне і якісне виконання своєї частини роботи) і конку- рентні переваги (якісно покращується і прискорюється процес при- йняття рішень на всіх етапах реалізації проекту, процеси оптимізації дозволяють вибирати найкращий за критеріями, що вимагаються, варіант развитку подій).

Інструменти Primavera дозволяють організовувати більш ніж один зв’язок між двома роботами, тоді як MS Project і Spider — ли- ше одну. Також продукти Primavera вимагають від менеджера ство- рити структурну схему перш, ніж почати календарне планування, тоді як MS Project і Spider дозволяють одержати мережевий графік як побічний результат календарного планування. Spider при визна- ченні роботи разом із стандартними параметрами, прийнятими в західному світі (тривалість, трудовитрати, витрата ресурсів), надає можливість задати її обсяг в умовних одиницях (для організацій, які ведуть документацію за старими правилами, прийнятими за ра- дянських часів).

У всіх системах організовані розвинені можливості оптимізації ходу виконання робіт за часом, бюджету і використанням ресурсів, зокрема трудових. І хоча подібна оптимізація передбачає активну самостійну корекцію завдань і призначень ресурсів, інструментальні засоби планування наочно показують, що підлягає оптимізації, а що ні. В результаті менеджеру залишається тільки перевірити ідеологіч- ну можливість оптимізації, і якщо це реально, внести відповідні зміни. За таким сценарієм діють пакети від Primavera і Microsoft. Розробники інших програм вважають, що більш ефективна скрупу- льозна настройка майстра оптимізації з подальшим ввімкненням йо- го функціонування одним натисненням кнопки.

Хоча планування ризиків — процес, що по суті малооптимі- зується, непогані засоби щодо структуризації ризиків є у всіх проектних програмних модулях. Наприклад, непогані майстри, вбудовані в пакети вже на первинному етапі проектування, мо- жуть підказати менеджеру, які ризики здатні негативно вплинути на проект. Так, дані системи забезпечують ідентифікацію потен- ційних ризиків у бюджетній сфері, ризиків щодо доставки ресур- сів та інших. Крім того, ПЗ від Primavera і Microsoft дозволяє мо- делювати наслідки спрацювання ризиків (вплив на календарний план, бюджет, витрати за проектом) за допомогою могутніх аналі- тичних засобів. Для цього застосовуються імітаційні сценарії «як- що.., то…», а також враховуються вірогідність ризику і фінансові наслідки його спрацювання для кожної окремої роботи в проекті. На відміну від них додаткові можливості Spider у сфері плануван- ня ризиків зводяться до статистичного аналізу вірогідності закін- чення проекту в межах встановлених календарних, бюджетних і ресурсних обмежень.

Що стосується планування забезпечення проекту ресурсами, в

даній сфері описуване ПЗ дуже схоже. Всі АСУПП здатні вести пла- нування призначень індивідуальних виконавців на роботи, облік не- повного завантаження, планування витрат матеріальних ресурсів на окремих етапах.

У всіх трьох системах непогано розвинене планування ви- трат: надається можливість підтримки обліку вартості окремих робіт, часу роботи виконавців, використання одиниці матеріаль- ного ресурсу або годин експлуатації устаткування, а також статті фіксованих   витрат.   До   того   ж   інструменти   від   Primavera   і Microsoft, на відміну від Spider, дозволяють враховувати окремо вартість нормової і наднормової роботи виконавців. Одночасно Spider допускає використання фіксованих витрат, не пов’язаних з тривалістю і обсягом роботи.

Що стосується моніторингу та аналізу виконання проекту, тут можливості описуваного ПЗ також знаходяться на високому рівні. Системи придатні для контролю і управління календарними термі- нами і витратою ресурсів. Крім того, вони дозволяють контролюва- ти відхилення реального графіка проекту від базового, проводити аналіз освоєних обсягів, а також створюють зрозумілі інформатив- ні звіти.

Досить важливим моментом у роботі сучасного АСУПП є фун- кція колективного управління проектом. Наприклад, декілька мене- джерів, що ведуть справи проекту, повинні мати нагоду не тільки паралельно працювати в розрахованому на багато користувачів режимі, але й одночасно пропонувати свої рішення на суд оптиміза- ційних модулів програми.

Технологічно програмний модуль проектної оптимізації роз- робки Spider, функціонуючи в мулькористувальному режимі, створює набір файлів, який розсилається через FTP всім менедже- рам проекту. Таким чином, кожний з учасників робіт постійно знаходиться в курсі виконаного обсягу завдань. Аналогічно діють і ПЗ Primavera і MS Project. Вони використовують СУБД. Доступ до останніх здійснюється через глобальні і локальні мережі (пра- вила доступу чітко регламентуються). Додаткова зручність MS Project — здатність підтримувати інтегрований документообіг у проектній групі, завдяки тісній інтеграції з серверними продукта- ми компанії.