Современное делопроизводство - Учебное пособие (Кирсанова М.В.)

6. контроль за исполнением документов

1. Контроль за исполнением документов и принятых решений – неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

2.  Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой – за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.

Основные задачи контрольной службы – контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.

3. Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, – в должностной инструкции.

4.  В учреждении  в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.

5. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя группа может входить в состав канцелярии, а последняя – в состав секретариата данного учреждения.

6.  Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в учреждении; высокое качество подготовки документов.

Сроки исполнения документов определяются следующим образом:

1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа – 1 месяц со дня поступления документа в организацию.

2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например, письмо Министерства образования РФ поступило в организацию 20.01.2000, но в письме указано: представить информацию 15.03.2000, значит, срок исполнения – 1 месяц 15 дней.

3. В резолюции указан срок исполнения. Например:

Г.В. Иванову

Дать информацию в течение трех дней.

Подпись руководителя

Дата

На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок, исполнения документов могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле – знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответствующем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам исполнения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит, в следующем месяце; в 33-й ячейке – карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, новые сроки исполнения которых по тем или иным причинам своевременно не установлены. Указанный порядок размещения карточек в картотеке используется в большинстве учреждений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.

Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает карточки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Карточки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответствующие не исполненным документам карточки перемещают в ячейки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок».

Соответствующие исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в единую картотеку исполненных документов, систематизированную по предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям ответственных исполнителей.

В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «Документы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неделю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя записывают в графе «Примечание».

Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:

 

Справка о работе с документами

_____________________________________________________________

Наименование организации

 

по состоянию на ___________________________ 2000 г.

Всего передано документов

Всего поставлено на контроль

 

Из них

Находятся на исполнении

 

 

В том числе

Всего отправлено документов

Исполнено сначала года

В т.ч. с нарушением срока

С нарушением срока

На дополнительном контроле

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приведем пример составления такой справки подразделением службы делопроизводства:

 

 

 

 

 

 

 

Всего передано документов

Всего поставлено на контроль

Из них

Находятся на исполнении

В том числе

Всего отправлено документов

Исполнено с начала года

В т.ч. с нарушением срока

 

С нарушением срока

 

На дополнительном контроле

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Отдел профессиональной подготовки

100

Отдел воспитательной работы

200

Отдел развития

150

 

 

50

 

100

 

100

 

 

10

 

50

 

50

 

 

5

 

1

 

10

 

 

40

 

50

 

50

 

 

10

 

-

 

5

 

 

5

 

10

 

10

 

 

25

 

150

 

100

 

По данному отчету служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников.

Задания

1.  Покажите движение документов в организации (поступающих, внутренних, отправляемых).

2. Порядок регистрации документов.

2.1. Можно ли протоколы регистрировать вместе с приказами?

2.2.  Правильно ли зарегистрированы поступившие в организацию документы:

1) вх. № 980 от 2.12.2000        2) вх. № 981 от 06.01.2000

2.3.  Можно ли регистрировать приказы по основной деятельности с приказами по личному составу?

2.4.  Можно ли приказы регистрировать следующим образом: от 12.01.2000 №5, от 12.01.2000 №6, от 14.01.2000 №7, а затем от 12.01.2000 №5а?

2.5. Какая дата указывается при регистрации протокола?

2.6.  Можно ли внутри организации осуществлять переписку между отделами, и если да, то как вы себе это представляете?

2.7. Допускается или нет регистрация обращений граждан вместе со служебными документами?

3. Какие существуют сроки исполнения документов?

4. Определите объем документов в организации за 1 год.

5. Если Вы отправляете письмо в три адреса на бланке с изображением Государственного герба РФ, то можно ли во второй и третий адрес отправлять копию бланка?

6. Объясните порядок выдачи бланков должностным лицам организации.

 

Приложения

 

Приложение 3.1

 

Регистрационная карточка поступающей корреспонденции

Дата

регистрации и

входящий номер

 

 

От кого

поступил

документ

Количество

Листов и  экземпляров

Дата и

исходящий

номер полученного документа

 

 

 

 

 

Краткое содержание документа ______________________________

_________________________________________________________

Кто направил документ. Резолюция __________________________

_________________________________________________________

 

Оборотная сторона

Дата

передачи на

исполнение

 

 

Кому

направлен

документ

 

 

Расписка в

получении

 

 

Дата возврата,

расписка

принявшего

документ

 

 

Номер дела, в

котором хранится документ, или

отметка об

уничтожении

 

 

 

 

 

 

Отметка о контроле и исполнении ____________________________

_________________________________________________________

Когда и кем документ снят с контроля ________________________

_________________________________________________________

 

Приложение 3.2

 

Регистрационная карточка отправляемой корреспонденции

Дата и порядковый регистрационный номер

Количество листов и экземпляров

Кому направлен документ

Расписка в получении или номер реестра, дата

 

 

 

 

 

Краткое содержание документа ______________________________

_________________________________________________________

Кем подписан документ ____________________________________

_________________________________________________________

 

Оборотная сторона

Входящий номер исполненного документа

Номер дела, в которое помещена копия документа, и номера листов

Отметка о полученном ответе, дата

 

 

 

 

 

Приложение 3.3

 

Справка о работе с документами в__________________________

                                                           Наименование организации

по состоянию на_________________2000 г.

Всего передано документов

Всего поставлено на контроль

Из них

Находятся на исполнении

В том числе

Всего

отправлено

документов

Исполнено сначала года

В т.ч. с нарушением срока

С нарушением срока

На дополнительном контроле