8.5.1  правила поведения в деловой обстановке

В процессе ведения делового разговора собеседники невольно обращают внимание на окружающую обстановку. Подобно тому, как правильная и доказательная деловая речь, умение психологически верно держать себя в течение разговора являются своего рода визитной карточкой, так и состояние рабочего кабинета является наглядным свидетельством культуры делового человека. А ее соблюдение всегда сближает людей и делает их разговор более приятным и, как правило, результативным.

                Основные моменты, которые необходимо соблюдать, чтобы не допускать грубых промахов:

захламленный стол производит отталкивающее впечатление. Следует убирать лишние бумаги, посторонние предметы, личные номера телефонов и документы, не предназначенные для всеобщего обозрения. За рабочим столом не следует обедать. Пить кофе или чай допустимо, но только не из бумажного стаканчика,

воспринимайте офис как дом — тщательно продумывайте обстановку, не приносите надоевшие дома безделушки, следите за чистотой.

стены рабочего помещения должны быть стандартных цветов (обычно это голубой или бежевый), украшения — нейтральные.

цветы только на столе у секретаря.

                Остальное можно регулировать по вкусу, но надо избегать как убогости, так и роскоши, т.к. и то, и другое воспринимается с недоверием.

                При оборудовании кабинета руководителя целесообразно создать три зоны: 1‑ личной работы; 2‑ коллегиальной деятельности; и 3‑ дружеского общения.

1. Зона личной работы оборудуется с учетом параметров рабочего стола, удобной конструкции кресла, правильного освещения площади рабочего стола, рационального расположения телефонов,

наличием современного организационно-технического оборудования.

                2. Зона коллегиальной деятельности — оборудуется с учетом требований организации совещательной работы с людьми. Необходимо иметь совещательный стол и удобные стулья для проведения совещаний, карандаши, ручки, листы бумаги, графины с водой и т.д.

                3. Зона дружеского общения — желательно иметь несколько кресел, журнальный стол, прохладительные напитки. Эта зона должна находиться в стороне от двух других. Своим оформлением она призвана располагать к дружеской неофициальной атмосфере общения.

                Прием посетителей начинается с встречи их хозяином кабинета, в зависимости от ранга посетителя возможны различные варианты.

                1) Полуофициальная форма приема — отвечая на приветствие посетителя, хозяин кабинета выходит из-за стола и приглашает посетителя в зону коллегиальной деятельности. Эта форма общения символизирует равенство прав на порядок обмена информацией. Время встречи регламентируется по взаимной договоренности.

                2) Неофициальная форма приема — после приветствия посетитель приглашается в зону дружеского общения. Эта форма приема символизирует полную открытость и дружелюбие.

                3) Официальная форма — хозяин кабинета принимает посетителя за своим рабочим столом. Здесь время приема, характер общения и его итоги определяет хозяин кабинета.

                Рабочая атмосфера и характер делового общения в значительной мере определяются и тем местом по отношению к столу, которое хозяин кабинета предложит посетителю.

                а) Угловое расположение — непринужденная дружеская беседа. Эта позиция способствует постоянному контакту глаз и предоставляет простор для жестикуляции и возможности наблюдать за жестами собеседника. Территориальное разделение стола при этом расположении отсутствует, но угол стола служит частичным барьером.

                б) Расположение рядом — позиция делового взаимодействия — одна из самых удачных позиций для обсуждения и выработки общих решений. Характерна  для людей занимающихся решением проблемы в соавторстве.

                в) Расположение напротив — конкурирующе‑оборонительная позиция — такое положение создает атмосферу соперничества. Стол становится своеобразным барьером и каждая из сторон в такой ситуации, скорее всего, будет придерживаться своего мнения. Такое положение уместно, если надо напомнить о субординации или сделать выговор.

                г) Независимая позиция (по диагонали) — ее занимают люди, не желающие взаимодействовать.

                На создание психологического климата может оказать влияние не только положение за столом, но и форма стола. Считается, что отношения сотрудничества, позволяющие скорее достичь соглашения, складываются за круглым столом. Тем не менее, квадратный и прямоугольный столы считаются традиционной формой стола для переговоров. Исходя из этих условий старайтесь создать собеседнику психологический комфорт. Нужно стараться усадить собеседника спиной к закрытому пространству. Психологами доказано, что у человека повышается частота дыхания и сердцебиения, если он сидит спиной к открытому пространству, особенно если за спиной кто‑то ходит. Кроме того, напряжение возрастает, когда спина человека повернута к входной двери или к окну, особенно если это окно первого этажа.

                Но, конечно же, самое главное при приеме посетителей - это уважительное к ним отношение, а оно складывается из нескольких моментов:

культуры речи: отсутствие фамильярностей, обращение только на «Вы», исключение из языка слов, засоряющих его.

культуры общения: вежливое благожелательное общение со всеми, внимательное отношение к вопросам, нужно стараться максимально помочь каждому посетителю.

культуры труда: рациональное оборудование кабинета, соблюдение установленных часов присутствия.

культуры одежды: одежда должна быть опрятной, не шокирующей и не раздражающей.