Розділ І. документ1.1. Загальні поняття про документ Документ — зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. За надходженням документи поділяються на офіційні й особисті. Офіційний документ – створюється організацією чи службовою особою й оформлюється в установленому порядку. Носій — це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації, у тому числі в перетвореному вигляді (поруч із паперовим носієм зараз широко використовуються і нові носії — дискети, диски, flash-накопичувачі, які дозволяють використовувати для документування технічні й автоматизовані засоби). Документування — регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу. Юридична сила — здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів — обов'язкових складових елементів документа. Державним стандартом установлений не лише склад реквізитів (усього їх 31), але і зони, і послідовність їх розташування на документі. Сукупність реквізитів і схема їх розташування на документі становлять його формуляр. Формуляр – також регламентований державним стандартом, тому для правильного укладання документа слід знати не лише його реквізити, а й схему (модель) їх розташування. Наявність формуляра забезпечує спільність документування і спільність документації як у межах одного закладу, так і в цілому в країні. 1.2. Функції документа У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфункціональний, тобто водночас виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби. До загальних функцій належать: інформаційна — будь-який документ створюється для збереження інформації; причина укладання документа – необхідність її зафіксувати; соціальна — документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою; комунікативна — документ виступає як засіб спілкування між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо); культурна — документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується у великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де відбивається рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства. До специфічних функцій документа належать: управлінська — документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління; правова — документ є засобом закріплення і змін правових норм та відносин у суспільстві; ця функція є визначальною у законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм; історична — документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження. Будь-який офіційний документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації. Система документації — це сукупність певних документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання). Основними видами документації є: організаційно-правова документація; планова документація; інформаційно-довідкова і довідково-аналітична документація; звітна документація; документація з особового складу (кадрова); фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність); документація з матеріально-технічного забезпечення; договірна документація; документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів. Окрім зазначених, є ще спеціалізована (відомча) документація, що відображає діяльність конкретного закладу (медична, військова, театральна та ін.). 1.3. Види документів 1. За змістом і призначенням: загальні; з адміністративних питань; з питань планування оперативної діяльності; з питань підготовки та розподілу кадрів; спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, постачально-збутові, із зовнішньоторговельної та кредитної діяльності та ін. Щодо особового складу: організаційно-розпорядчі, кадрово-контрактні; довідково-інформаційні; господарсько-договірні; обліково-фінансові. 2. За назвою: автобіографія, акт, довідка, доручення, заява, інструкція, лист, протокол та ін. 3. За способом виготовлення: стандартні, типові – укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами у суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестати, дипломи, військовий квиток тощо). Нестандартні, нерегламентовані — лише певна частина даних готується заздалегідь (довідка, перепустка, типові листи, положення, інструкції тощо). Індивідуальні — укладаються за загальними принципами і формою, але автор-укладач довільно добирає і компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення та ін.). 4. За ступенем складності: прості (односкладні) — відображають одне питання чи один факт. Складні — відображають два і більше питань чи фактів. 5. За місцем укладання і появи: внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено. Зовнішні, що є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, особами. 6. За терміном виконання: термінові — укладаються за визначеним завчасно терміном виконання, а також телеграми, телефонограми. Дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну. 7. За походженням: службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу це робити, для вирішення службових питань. Особисті (приватні) — укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань. 8. За ступенем гласності: звичайні (нетаємні) — для загального користування; для службового користування (ДСК). Таємні та цілком таємні — для обмеженого користування. 9. За юридичною силою: справжні — чинні, не чинні; підроблені — фальшиві. 10. За стадіями створення: оригінал і копія (з юридичної точки зору обидва рівнозначні). 1.4. Вимоги до оформлення документів Існуючі стандарти встановлюють найзагальніші правила укладання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Реквізитами називають обов’язкові стандартні структурні елементи, з яких складається документ. Формуляр-зразок — це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній послідовності. Кількість реквізитів у кожному документі неоднакова. Вона визначається видом документа та його змістом. Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової документації. Для укладання службових документів в установах належить використовувати папір форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Укладання документів на папері довільного формату не дозволяється. Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів із обов'язковим додержанням таких правил: встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів; бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способами; бланки належить виготовляти друкарським способом на білому папері або на папері світлих тонів; бланки документів повинні мати такі поля: ліве — 20 мм; верхнє — не менш як 10 мм; праве і нижнє — не менш як 8 мм. ГОСТ 6.38—90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок розміщення їх в організаційно-розпорядчих документах. (Додаток 1, 2.) 1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом). 2. Емблема організації, підприємства, установи. 3. Зображення нагород. 4. Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО). 5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (ДК 010-98, затверджений наказом Держстандарту України від 31.12.98 № 1024). 6. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади. 7. Найменування організації, установи чи підприємства — автора документа. 8. Найменування структурного підрозділу. 9. Індекс підприємств зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, факсу, адрес електронної пошти (e-mail), банківські рахунки. 10. Назва виду документа. 11. Дата. 12. Індекс. 13. Посилання на індекс та дату вхідного документа. 14. Місце складання або видання. 15. Гриф обмеження доступу до документа. 16. Адресат. 17. Гриф затвердження. 18. Резолюція. 19.Заголовок до тексту. 20. Відмітка про контроль. 21. Текст. 22. Відмітка про наявність додатків. 23. Підпис. 24. Гриф погодження. 25. Візи. 26. Печатка. 27. Відмітка про засвідчення копій. 28. Прізвище виконавця і номер його телефону. 29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи. 30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій. 31. Відмітка про надходження документа.
Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для користування, спрощує обробку їх, дає можливість використовувати при цьому технічні засоби. Реквізити в документі розміщують із урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання. Розташування реквізитів та розміри на аркушах паперу формату А4 та на аркушах паперу формату А5 вказані у додатках. Кожен документ умовно можна поділити на три частини: 1. Заголовна (до неї належать усі передбачені реквізити). 2. Основна (реквізити: «Текст»; «Відмітка про наявність додатків»). 3. Оформлення (реквізити, що розміщуються нижче додатків). 1.5. Види реквізитів 1. Назва виду документа наводиться в усіх документах, окрім листів, що сприяє прискореному сприйняттю змісту документа. Відповідно до найменувань виду документа робиться перелік необхідних для його оформлення реквізитів, визначаються структура тексту й особливості викладу, ступінь обов'язковості виконання його вимог. Назва виду документа зазначається на бланку друкарським або машинописним способом. Вона має відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності. 2. Заголовок до тексту документа, як правило, містить стислий виклад його змісту. Він має бути максимально стислим і містким, точно передавати зміст тексту. Цей реквізит відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника про (про що йдеться в документі). Наприклад: Про придбання факсимільної техніки; Про надання приміщення в оренду. Основна функція заголовка прискорити процес обробки документа та його проходження через структурні підрозділи і службових осіб до реального виконавця. До початку виконання документа з його змістом ознайомлюються завідувач канцелярією, референт, реєстратор, іноді керівник та інші особи. Кожен з них не завжди має читати документ повністю, досить з'ясувати, про що йдеться (це дозволяє зробити заголовок). Заголовок, перенесений на реєстраційну картку, визначає роботу (рубрику) картотеки, куди її буде вміщено, й тим самим дає можливість знайти і використати документ у період його перебування в установі. Заголовок граматично узгоджується з назвою документа, формується за допомогою віддієслівного іменника і відповідає на запитання про що?, чого? Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії. Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Заголовок є невід'ємною частиною документа, що пишеться (друкується) на бланку або на аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду й призначення. У разі укладання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить до назви форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень. Заголовок друкується малими літерами через один міжрядковий інтервал. Обсяг заголовка не може перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка 28 друкованих знаків. Допускається продовження заголовка у разі його великого обсягу до межі правого поля документа. 3. Адресат. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи найменування їх подаються у називному відмінку, наприклад: Міністерство внутрішніх справ України; Міністерство освіти України. Якщо документ адресується конкретній посадовій особі, то назву установи та структурного підрозділу пишуть у називному відмінку, а посаду і прізвище у давальному, наприклад:
Міністерство фінансів Юридичний департамент Головному юрисконсульту пану Петрову О. Л. Коли документ адресується керівникові установи або його заступнику, найменування установи включається до складу найменування посади адресата, наприклад: Начальникові ГУМВС України в Харківській області генерал-майору міліції Корнієнку С. І. Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресат необхідно зазначати узагальнено, наприклад: Керівникам ВНЗ МВС України. Документ не може мати більше чотирьох адресатів. Слово «Копія» перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Коли документ надсилається більш ніж чотирьом адресатам, складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат. До реквізиту «Адресат» може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи мають відповідати правилам користування поштовим зв'язком. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа одноразовим кореспондентам, наприклад: Редакція журналу «Іменем закону» вул. П. Орлика, 22/2, 01024, м. Київ. Кожен елемент реквізиту «Адресат» назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса друкується з нового рядка. Коли документ надсилається громадянину, Міністерство зв'язку рекомендує оформляти адресу у зворотному порядку: прізвище та ініціали одержувача, а потім поштову адресу, хоча усталена раніше форма запису не вилучена, наприклад:
У документах, що надсилаються органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам, поштова адреса на конвертах зазначається друкованим способом, тобто використовують конверти із заздалегідь надрукованими адресами. 4. Дата. Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, – дата його прийняття; для документа, що затверджується, – дата затвердження. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, належить оформляти цифровим способом. Елементи дати наводяться тричленними числами з двох арабських цифр кожен елемент в один рядок у такій послідовності: день, місяць, рік. Наприклад, 13 січня 1998 року слід писати: 13.01.98. Якщо порядковий номер місяця або числа з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 3 квітня 1998 року слід писати: 03.04.98. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: З0 травня 1998 р. Дату на документі проставляє особа, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи). Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі. 5. Підпис. Засвідчення документів здійснюється шляхом підписання, затвердження їх та поставлення печатки. Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. В установах, які діють на основі єдиноначальності, документи підписуються лише керівником установи або його заступником, відповідно до їх повноважень. Документи, що надсилаються організаціям галузі, підписуються керівником, його заступником, а також керівниками структурних підрозділів установи відповідно до їхньої компетенції. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (найменування повне, якщо документ надруковано не на бланку, скорочене – якщо документ надруковано на бланку), з особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад: Начальник ДРП МОН України підпис ініціали, прізвище Якщо документ надсилається одночасно кільком установам вищого рівня, керівник підписує всі примірники. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи–автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією копії. Документи підписуються, як правило, однією особою, а коли за зміст документа (акти, фінансові документи тощо) відповідає декілька осіб, то двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади, наприклад: Міністр юстиції України підпис ініціали, прізвище Начальник Департаменту підпис ініціали, прізвище Якщо документ підписується кількома особами рівних посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:
Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад: Голова комісії підпис ініціали, прізвище Секретар комісії підпис ініціали, прізвище Коли посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: в.о., заст.). Не допускається підписання документа з прийменником або із поставленням косої риски перед найменуванням посади. 6. Печатка. Печатка ставиться на документах, які вимагають особливого засвідчення їх автентичності. Печатки можуть бути гербові та прості. Гербова печатка додається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; що зумовлюють витрачання коштів та матеріальних цінностей; до статутів, положень, що вимагають, відповідно до нормативних актів, наявності печатки. Прості печатки можуть мати різні форми: круглу, квадратну та трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку ставлять на документах, що виходять за межі організації, у разі розмноження примірників розпорядчих документів при розсиланні їх, на довідках з місця роботи і т. ін. Печатку треба розміщувати таким чином, щоб вона захоплювала найменування посади особи, котра підписала документ. 7. Затвердження. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) мають затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр внутрішніх справ України підпис ініціали, прізвище Дата
Зразок затвердження іншим документом, наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Харківського національного університету внутрішніх справ _______________ № _____ Положення про науково-дослідну лабораторію з проблем заочного та дистанційного навчання навчально-наукового інституту заочного та дистанційного навчання працівників ОВС Документ, що підлягає затвердженню, набирає юридичної сили лише з моменту його затвердження. 8. Погодження та візи. Коли виникає потреба в оцінці діяльності документа, в його обґрунтованості та у встановленні відповідності законодавству, здійснюється погодження проекту документа. Погодження може здійснюватися як в установі (із структурними підрозділами, посадовими особами, які, відповідно до їх компетенції, займаються питаннями, порушеними у проекті документа) – внутрішнє, так і за її межами – зовнішнє. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Воно містить: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад: Начальник юридичного відділу підпис ініціали, прізвище Дата Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає місця. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою: Начальник юридичного відділу (підпис) ініціали, прізвище Зауваження і пропозиції додаються Дата Проекти нормативно-правових актів установи перевіряються працівниками юридичної служби установи на відповідність їх законодавству і візуються ними на першому примірнику зворотного боку останнього аркуша проекту акта. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і містить слово ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (у тому числі й найменуванням установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад: ПОГОДЖЕНО Заступник Міністра внутрішніх справ України підпис ініціали, прізвище Дата Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження оформлюється таким чином: ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України від (дата), № Коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається Аркуш погодження, про що робиться відмітка в самому документі на місці грифа погодження, наприклад: Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформлюється за такою формою: АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа
9. Резолюція — це напис на документі що містить вказівки щодо виконання документа, зроблений керівником установи. Резолюція складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У тому разі, коли доручення стосується кількох посадових осіб, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення цій особі надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата. У резолюції, як правило, вказується рішення керівника з суті розглянутих у документі питань та шляхи його здійснення. Формулювання резолюції мають вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника. Якщо в резолюції бракує вказівок на те, що і як слід робити, це означає, що приймати рішення мусить виконавець. Резолюції на зразок: «Прошу переговорити», «Прошу зайти до мене» не надають нової інформації виконавцеві й уживати їх недоцільно. Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова і адресуються підлеглим особам, наприклад: Терміново вжити заходів для забезпечення... Про результати і вжиті заходи повідомте заявників... Терміново відрядити... Негайно підготуйте листа... Петрову А. Ю. до виконання... Як правило, на документі має бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність у деталізації порядку виконання документа. Резолюцію належить проставляти безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або на спеціальних бланках допускається тоді, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа й уточнюються виконавці. |
|
