§ 8. основные жанры официально-делового стиля
8.1. Письменная деловая речь
8.1.1. Общая характеристика документов
Словосочетание письменная деловая речь нередко употребляется как синоним термина официально-деловой стиль применительно к языку документов. Слово документ происходит от латинского documentum «свидетельство, доказательство». Оно вошло в русский язык в Петровскую эпоху и в современном русском языке имеет несколько значений: Деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо. Письменное удостоверение, подтверждающее личность предъявителя. Письменный акт, грамота, рисунок, какое-либо произведение, имеющее значение исторического свидетельства. Документы имеют языковые и текстовые особенности. Языковые особенности служебных документов: Документ включает готовые языковые формулы, клише (с огласно Вашему распоряжению…; сообщаем Вам, что…; а связи с тем, что…). Не допускает использования просторечных и диалектных слов, эмоционально-оценочных слов: стульчик, допотопный (шутл., ирон.), зазнайство (разгов.). Может включать распространенные предложения с последовательным подчинением однотипных форм (обычно родительный падеж): избрание на должность доцента кафедры социально-культурных технологий Уральского государственного лесотехнического университета. Тестовые особенности документов зависят от состава их отдельных элементов – реквизитов – и композиции – особенностей их расположения. Последние определяются видом и назначением документа. Виды документов: Организационно-распорядительные (закон, постановление, приказ, положение, устав). Информационно-справочные (план, акт, отчет, протокол, справка, деловое письмо, докладная записка). Частные деловые бумаги (автобиография, заявление, доверенность, расписка, счет, характеристика) Реквизиты документов: Адресант (наименование отправителя документа). Адресат (наименование учреждения в форме И. п. (что?), указание должности лица в форме Д.п. (кому?), ФИО лица в форме Д.п. (кому?)) Наименование документа (пишется посредине строки с прописной буквы на любом виде документа, кроме служебного письма, без точки) Дата (записывается арабскими цифрами из 6 знаков: число, месяц, год – 03.05.03) Подпись.
Задание 85. Прочитайте краткий словарик некоторых документов, распределите их по видам, выявите признаки, по которым они противопоставлены и которые их объединяют.
Задание 86. Прочитайте документы. Определите, какие из необходимых реквизитов пропущены авторами. Проанализируйте тексты с точки зрения их соответствия нормам литературного языка и соблюдения обязательных качеств (достоверность и объективность; точность, исключающая двоякое понимание текста; максимальная краткость, лаконизм формулировок; стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения; нейтральный тон изложения; соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста). При необходимости отредактируйте.
Текст 1.
Доверенность Я, Иванов Игорь Иванович (паспорт 6544 № 554437, выдан Чкаловским РУВД), доверяю получить мою зарплату за май месяц моему сыну Иванову Ивану Игоревичу (паспорт 7564 № 867590, выдан Чкаловским РУВД) по причине отъезда из города в командировку.
Иванов И.И.
Текст 2. Расписка Мною получено для проведения лабораторных занятий 4 (четыре) микроскопа. Обязуюсь вернуть через 2 дня.
Лаборант Ф. Петров.
8.1.2. Заявление
Структура заявления: Наименование адресата. Наименование адресанта (заявителя). Наименование документа. Формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации. Дата. Подпись.
При обозначении автора заявления допустимы 2 формы: Р.п. без предлога и с предлогом от. При употреблении Р.п. без предлога подчеркивается принадлежность документа (чье заявление), форма Р.п. с предлогом от указывает на адресующий характер документа (от кого направлен документ). В настоящее время по канцелярской традиции предпочтителен вариант без предлога.
Образец № 1
Заявление
Прошу Вас разрешить мне отсутствовать на занятиях 3 марта 2001г. т.к. я включен в сборную по плаванию Всероссийского спортивного общества «Динамо» для участия в соревнованиях.
А. Скворцов
Образец № 2
Заявление
Прошу Вас предоставить мне академический отпуск сроком на один год с 1 сентября 2002 года по 1 сентября 2003 года в связи с тяжелым заболеванием почек К заявлению прилагается медицинское заключение о сотоянии здоровья.
10.08.02. Иванов Д.Л.
Задание 87. Напишите заявление о выделении вам материальной помощи; о предоставлении вам трехдневного отпуска; о предоставлении вам возможности проживать в общежитии; о пересдаче экзамена или зачета; о поступлении в аспирантуру; о переводе с одной специальности на другую в рамках одного и того же факультета; о возможности пользоваться лабораторным оборудованием для выполнения дипломной работы; о предоставлении возможности работать в вузе в летний период и т.д. Обоснуйте вашу просьбу, используя нужные союзы или предлоги: для, в связи, из-за, в целях, с целью, по причине, вследствие того что, ввиду того что и под.
8.1.3. Характеристика
Характеристика содержит отзыв, заключение коллектива, руководителя о чьей-либо трудовой (учебной) и общественной деятельности, социально значимых личных качествах. В отличие от автобиографии этот документ должен быть заверен подписью ответственного лица и печатью учреждения, предприятия и т.д. Конкретное содержание документа зависит от его предназначения. Например, если характеристика нужна для перевода сотрудника на руководящую должность, в ней необходимо оценить уровень его профессиональной подготовки, организаторские способности и т.п.; если характеристика дается для поступления, например, в аспирантуру, то следует отозваться о научной работе, исследовательских интересах личности и т.п.
Задание 88. Прочитайте характеристику. Какими сведениями ее следует дополнить? Сравните с характеристикой-образцом.
Характеристика Ученицы 11 А класса школы № 105 г. Екатеринбурга Михайловой Маши. Михайлова Маша обучалась в школе № 105 в классе с математическим уклоном. За годы учебы проявила себя ответственной, трудолюбивой, дисциплинированной ученицей. Обладает хорошими способностями, особенно к точным наукам. Пользуется уважением одноклассников. Характеристика дана для представления в институт
Характеристика – образец. ХАРАКТЕРИСТИКА выпускника школы №102 г. Екатеринбурга Петрова Андрея Викторовича
Петров Андрей Викторович 1985 г. р. поступил в среднюю школу № 102 в 1995 г. за время обучения в школе с 1991 по 2001 г. Петров А.В. проявил себя как трудолюбивый, настойчивый в постижении знаний учащихся. Окончил школу с хорошим аттестатом, успешно сдав выпускные экзамены. Особенно склонен к точным наукам: математике, физике, информатике. В 2000 г. на межрегиональной олимпиаде по математики Петров А.В. стал призером и был отмечен Почетной грамотой департамента образования области. По характеру и темпераменту Петров А.В. стремиться быть в коллективе лидером – инициативен, общителен, но всегда прислушивается к советам педагогов. Физически хорошо развит. Занимается лыжным спортом и неоднократно участвовал в школьных соревнованиях. Дисциплинирован, аккуратен, вежлив в общении со старшими. В 1999г. Петров А.В. принимал участие в благотворительной акции «Школа – детям-сиротам» и активно содействовал привлечению внимания общественности к проблемам детских домов. Всегда готов прийти на выручку товарищам.
Характеристика представлена в приемную комиссию Уральского государственного лесотехнического университета.
00.00.00.
Задание 89. Составьте характеристику кого-либо из товарищей и напишите сочинение «Мой друг». Какие различия в содержании и стиле изложения должны быть в этих текстах?
8.1.4. Автобиография
В автобиографии кратко перечисляются основные события собственной жизни в их временной последовательности. В ней недопустимы сведения личного характера, самооценка типа «у меня дружная семья», «я люблю свою работу». Автобиография пишется от первого лица в одном экземпляре. Структура автобиографии: Фамилия, имя, отчество. Дата и точное место рождения (город, село, деревня, район, область, край, страна). Образование. Где учился, когда и какое учебное заведение (школу, гимназию, лицей, училище, институт и т.п.) окончил. Трудовая деятельность, включая службу в армии. Когда поступил на работу, кем и где работал до настоящего времени. Краткие сведения о родителях, собственном семейном положении (женат, холост; замужем, не замужем; дети). Дата и подпись.
Образец: Автобиография Я, Кузнецов Игорь Дмитриевич, родился 10 января 1976 года в селе Отрадное Курской области. В 1983 году поступил в Отрадненскую начальную школу. С 1987 года, в связи с изменением места жительства семьи, продолжал учебу в городе Львове. В 1993 году окончил среднюю школу № 4. во время учебы в школе был старостой класса, членом редколлегии школьной стенгазеты. В 1993 году поступил на экономический факультет Воронежского государственного университета. В настоящее время являюсь студентом 1-го курса. Мой отец, Кузнецов Дмитрий Сергеевич, работает столяром на Львовской мебельной фабрике, мать, Кузнецова Анна Васильевна, - домохозяйка. Семейное положение – холост.
10 октября 1993 г. Подпись
Справка. Обратите внимание на пунктуацию в предложениях с уточняющими членами. Фамилии, имена, отчества отца, матери, мужа, жены после слов «мой отец», «моя мать» и т.д. обособляются, т.к. они выступают здесь как уточняющие приложения. Если дальше следует указание на профессию, род занятий в именительном падеже, то после имени ставится запятая и тире.
Задание 90. Отредактируйте фрагмент автобиографии с точки зрения норм официально-делового стиля. Исправьте языковые ошибки.
Автобиография Я, Петров Сергей, родился 17 ноября в 1972 года в деревне Осташково Оренбургской области. До школы я жил в своей деревне, а потом переехал в г. Климов. В г. Климов я окончил среднюю школу №7 После школы я пошел работать на автобазу №1, откуда был призван в армию.
Задание 91. Напишите свою автобиографию.
8.1.5. Резюме
Слово «резюме» французского происхождения, обозначающее краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо. В последнее время в кадровых агентствах и службах трудоустройства под словом «резюме» понимается краткое изложение служебной карьеры человека, который ищет место работы или представляет свой «послужной список». Резюме – не биография, резюме в первую очередь отражает деловые качества, уровень образования человека. В резюме можно написать некоторые пожелания или условия к работодателям: длительность рабочей недели, отпуска, требуемый уровень зарплаты, возможности страховки и т.п. Т.о., резюме – это краткая профессиональная самоаттестация претендента на какую-либо должность. Этим резюме отличается от более обстоятельной автобиографии.
Данные, которые должны быть указаны в резюме: Фамилия, имя, отчество (полностью), год рождения (количество полных лет), адрес, контактные телефоны (домашний и/или рабочий), e-mail. Цель (зачем вы обращаетесь в данную фирму, какую работу ищете). Внимание: никогда не указывайте сразу несколько устраивающих вас вариантов, особенно если они не из смежных областей. Для каждой интересующей вас должности составьте отдельное резюме. Опыт работы (в обратном хронологическом порядке, то есть, начиная с последнего места работы) по схеме: дата начала работы – дата окончания работы; название фирмы, ее сфера деятельности; название вашей должности, количество непосредственных подчиненных (если были); описание ваших должностных инструкций, уровень ответственности и полномочий; примеры конкретных достижений. Останавливайтесь подробно на вашем опыте за последние 5-7 лет. Образование (в обратном хронологическом порядке, то есть, начиная с последнего места учебы) по схеме: Дата начала учебы – дата окончания учебы; Название учебного заведения, факультет, специальность; Присвоенная квалификация. Дополнительное образование – курсы, семинары, тренинги, стажировки (по приведенной выше схеме). Здесь должны быть перечислены все курсы, семинары и тренинги, которые вы можете подтвердить выданными дипломами, свидетельствами и прочими документами. Дополнительное образование имеет смысл указать только в том случае, если оно соответствует вашей цели. Дополнительные навыки (умение работать на компьютере, владение иностранными языками, наличие автомобиля и/или водительских прав, машинопись, другое). Ваши преимущества (укажите несколько своих личностных черт, которые отличают Вас от других и помогают Вам достигать нужных результатов в работе). Вышеперечисленные пункты являются базовыми, их наличие или отсутствие будет влиять на решение специалиста кадровой службы о том, пригласить вас на собеседование или нет. Резюме является для вас шансом обратить на себя внимание солидных компаний. Оно позволяет заявить о себе как о специалисте максимально большому числу работодателей, не отнимая у них много времени.
Приведем два примера составления резюме: для человека, имеющего опыт работы, и для человека, набирающего такой опыт.
Резюме 1. Соболев Николай Васильевич.
Резюме 2. Светлова Вера Степановна
Задание 92. Составьте резюме, предполагая, что вы претендуете на одну из должностей: а) заместителя директора туристического бюро; б) менеджера по продажам коммерческой фирмы; в) секретаря-референта.
8.2. Устная деловая речь
8.2.1. Деловая беседа
Деловая беседа – это форма межличностного общения, предполагающая обмен взглядами, точками зрения, мнениями, информацией, направленная на решение той или иной проблемы. Успех беседы во многом зависит от того, насколько хорошо собеседники знают друг друга, правильно ли уяснили особенности характера своего партнера и выбрали верный тон разговора с ним. При проведении беседы ее участники нередко допускают различного рода ошибки. Назовем наиболее типичные из них: проявляют авторитарность, не считаются с мнениями других; игнорируют состояние собеседника; не учитывают мотивы поведения собеседника; не проявляют интереса к проблеме собеседника; не слушают собеседника; перебивают говорящих; говорят, не будучи уверенными, слушают ли их; говорят долго; ограничиваются одним предложением (не используют всего банка идей).
Рекомендуемая структура деловой беседы: начало беседы (установление контакта, создание благоприятного для беседы «климата отношений»); изложение своей позиции и обоснование ее; выяснение позиции собеседника; совместный анализ проблемы (устранение сомнений собеседника, опровержение его замечаний, поиск вариантов решения и т.п.); принятие решений.
В деловом русском языке можно выделить ряд устойчивых речевых оборотов, которые позволяют собеседникам управлять ходом беседы на этапе обсуждения проблемы и принятия решения. Приведем примеры:
Успешно завершить беседу – значит достигнуть заранее намеченных целей (достижение основной или запасной цели, обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы, стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности, поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником). Важно завершить беседу, используя выражения типа «Давайте подведем итоги» или «Мы подошли к концу нашей беседы».
Задание 93. Определите, какие правила ведения деловых бесед соблюдены, а какие нарушены в приведенном ниже диалоге.
Начальник: Почему ты не был на летучке? Подчиненный: Я опоздал, потому что задержался с важным клиентом. Начальник: А как связано твое опоздание и важный клиент? Подчиненный: Ну, ты понимаешь, я не мог остановить его излияния. Пришлось слушать. Начальник: Что тебе помешало остановить его речь? Что тогда случилось бы? Подчиненный: Я подумал, что это будет невежливо. Начальник: С какой стати?!... Он исчерпал совй лимит времени. Только ты виноват в опоздании.
Задание 94. Проведите деловую беседу с начальником по вопросу: а) повышения заработной платы; б) предоставления Вам незапланированного отпуска и т.п. Используйте при этом корректные формы убеждения и оценки.
8.2.2. Деловые переговоры
Справка. Деловые переговоры – это обсуждение с целью заключения соглашения между кем-либо по какому-либо вопросу. («Словарь русского языка», В 4-х тт. М., 1984-87гг).
Переговоры являются важным видом делового общения. С их помощью устанавливаются деловые связи, заключаются договоры, принимаются важные решения, подписываются ответственные документы, координируется совместная деятельность различных фирм, учреждений, предприятий. Переговоры – эффективное средство разрешения конфликтов, спорных вопросов, установление доброжелательных отношений и налаживание сотрудничества. Успешные переговоры – это прежде всего взаимовыгодные решения, т.е. наиболее приемлемые для той и другой стороны в данной ситуации. Важнейшие слагаемые успеха деловых переговоров: Владение информацией, которая является самым эффективным орудием, самым ценным достоянием в любых переговорах. Обе стороны должны хорошо разбираться в обсуждаемой проблеме, должны быть компетентны в данной области. Умело разработанный план ведения переговоров. Необходимо тщательно продумать все детали предстоящего обсуждения, подобрать аргументы для обоснования своей позиции. Хорошая подготовка, большой опыт, владение культурой устной и письменной речи, правилами делового этикета и т.д., одним словом, у кого «выше мастерство». Главным является не анализ позиции оппонентов, а учет интересов сторон. В процессе подготовки необходимо решить ряд вопросов: кто будет принимать участие в переговорах; кто возглавит делегацию; распределить обязанности между членами делегации; определить место, время встречи; составить программу переговоров; уточнить регламент работы; проанализировать проблему, досконально изучить состояние дел; четко сформулировать цели и задачи переговоров; определить общую позицию делегации, выработать собственную позицию; подобрать убедительные аргументы, подготовить предложения и т.д.
Задание 95. Для того, чтобы разговор с вами был приятен, кроме вежливости, наблюдательности, логичности вы должны обладать хорошим словарным запасом. Только при богатой лексике ваша речь будет красива, понятна и интересна. В этом поможет вам разобраться тест «Умеете ли вы говорить». Тест 1. «Умеете ли вы говорить». Когда вы беседуете, объясняете что-либо внимательно, внимательно ли следите за тем, чтобы слушатель понял вас? Подбираете ли слова, соответствующие его подготовке? Обдумываете ли указания, распоряжения, прежде чем их высказать? Если вы высказали новую мысль и собеседник не задает вопросов, считаете ли, что он понял ее? Следите ли за тем, чтобы ваши высказывания были как можно более определенными, ясными, краткими? Обдумываете ли предварительно свои идеи, предположения, чтобы не говорить бессвязно? Поощряете ли вопросы? Вы считаете, что: а) знаете мысли окружающих; б) задаете вопросы, чтобы это выяснить? Различаете ли факты и мнения? Ищите ли все новые возражения против аргументов собеседника? Стараетесь ли, чтобы ваши подчиненные во всем соглашались с вами? Всегда ли говорите ясно, полно, кратко и вежливо? Делаете ли паузы в речи, чтобы и самому собраться с мыслями, и слушателям дать возможность обдумать ваши предложения, задать вопросы?
Если вы, не задумываясь, ответите «да» на все вопросы, кроме 4, 8а, 10 и 11, можно считать, что вы владеете приемами грамотного общения и умеете излагать свои мысли.
Задание 96. Оцените корректность ведения деловых переговоров и использованных языковых средств в следующих ситуациях.
1. Клиент: Сколько стоит путевка во Францию? Продавец: Цена слагается из многих составляющих, которые определяют общую сумму. Время отдыха, срок отдыха, дополнительное обслуживание, чартерный или обычный рейс. Поэтому путевка может стоить от 100 до 150 тысяч долларов. Клиент: Понимаю. Продавец: В связи с этим ползвольте задать Вам несколько вопросов. Клиент: Конечно.
2. – Да, ребята... — бодро сказала Таня вслух. — Задачка у нас, конечно, непростая. Но мы ее решим. Я вам обещаю. Подчиненные — копирайтер Мишка Колпин идизайнер Артем Пастухов переглянулись. – Да как мы ее решим?! – выкрикнул Артем. – Голова уже не варит! Всю неделю ведь пахали. И всубботу тоже. До десяти вечера! – Асфальт и то легче укладывать! – подхватил Мишка. – Сравнил... — усмехается Татьяна. – Подумаешь, асфальт! С ним все как раз просто. Заливай себе и заливай. Ответственности никакой, да и мозги отдыхают. – Кстати, о мозгах, – пискнул дизайнер. – У меня между прочим, уже блокировка сработала. Перегорели мозги. Не варят. Может, лучше завтра пораньше придем и навалимся в едином порыве! –Никаких завтра, – отрезала Таня. И, смягчая резкий тон, добавила: – Ну, давайте, последнее усилие! А, ребята? Сами знаете – в понедельник презентация. А что мы клиенту покажем? Все трое с отвращением покосились на стену, увешанную эскизами. (А.и С. Литвиновы. Предмет вожделения № 1. М., 2004)
8.2.3. Деловой разговор по телефону
Если человек не владеет культурой телефонного общения, не знает элементарных правил его ведения или сознательно пренебрегает ими, то это может существенно подорвать его авторитет, навредить карьере, снизить эффективность его деятельности. Особенность телефонного разговора состоит в определяющей роли таких компонентов речи, как темп, отчетливость произнесения, тембр голоса, паузирование, интонация. Основные требования, предъявляемые к разговору по телефону: лаконичность; логичность; информативность; отсутствие повторов и длиннот; дружелюбный тон; четкое произношение слов, особенно фамилий и чисел; средний темп речи; обычная громкость голоса. Деловому человеку следует знать, что телефонный разговор имеет свою структуру, строится по определенному образцу. Основные элементы композиции разговора по телефону: взаимные представления (20 ± 5 секунд); введение собеседника в курс дела (40 ± 5 секунд); обсуждение ситуаций (100 ± 15 секунд). Необходимо иметь тщательно продуманный перечень главных и второстепенных вопросов, требующих короткого и конкретного ответа; заключительное слово (20 ± 5 секунд).
Задание 97. Необходимо освоить и основные правила ведения телефонного разговора. В этом вам поможет приводимый ниже тест «Культура телефонного общения». В нем даются формулировки наиболее распространенных правил. Если вы всегда соблюдаете данное правило, запишите себе два балла (2), иногда – один балл (1), никогда – ноль баллов (0), а затем подсчитайте количество баллов.
Тест 2. «Культура телефонного общения» Я набираю номер телефона только тогда, когда твердо уверен в его правильности. Я тщательно готовлюсь к деловому телефонному разговору, добиваясь максимальной краткости. Перед особо ответственными телефонными переговорами делаю нужные записи на листе бумаги. Если предстоит долгий разговор, спрашиваю собеседника, располагает ли он достаточным временем и, если нет, переношу разговор на другой, согласованный день и час. Добившись соединения по телефону с нужным учреждением, называю себя и свое предприятие. Если я «не туда попал», извиняюсь, а не вешаю молча трубку. На ошибочный звонок вежливо отвечаю: «Вы ошиблись номером» и кладу трубку. Работая над важным документом, выключаю телефон или переключаю его на секретаря. В деловых телефонных переговорах «держу себя в руках», даже если до этого был чем-то раздосадован. Находясь на службе, в качестве отзыва на телефонный разговор, называю свою фамилию. Во время продолжительного монолога собеседника по телефону время от времени подтверждаю свое внимание краткими репликами. Завершая телефонный разговор по телефону, благодарю собеседника и желаю ему успеха. Если коллега, которого спрашивают по телефону, отсутствует, спрашиваю, что ему передать и оставляю записку на его столе. Если во время беседы с посетителем звонит телефон, я, как правило, прошу перезвонить позже. В присутствии сотрудников стараюсь говорить по телефону вполголоса. Если собеседника плохо слышно, прошу говорить громче или перезвонить.
Ключ к тесту. 25 и более баллов – вы вполне владеете культурой телефонного общения. от 25 до 24 баллов – в целом вы владеете искусством телефонного разговора, но еще есть резервы для совершенствования. менее 20 баллов – целесообразно еще раз изучить правила.
Задание 98. В приведенных диалогах выделите главные признаки разговорной речи: эллиптированные конструкции, суффиксы субъективной оценки, междометные восклицания, цитирование текстов со смысловым приращением.
I. А. Привет!// Б. Привет / Тань!// А. Что не звонишь?/ Завтра четверг / помнишь?// Б. Помню/ конечно/ Завтра и поговорим // Не звоню/ потому что закрутилась/ дела все// А. Ну /деловуха ты / Галина // Б. А что делать? // Теперь и про четверг могу забыть / про воскресенье давно забыла // Но нет / нет / завтра в пять встречаемся где обычно / и к Анне Тимофеевне // Все / все / пока / до встречи // А. Пока //
II. А. Ку-ку! // Б. «Не прошло и полгода» / Где ты? // А. Как обычно // Б. Как Олег? // А. Олег рядом // он сам тебе все расскажет // А лучше / при встрече // Ты завтра до четырех? // Б. Нет / завтра никак // Потом все объясню / Давай в среду / у тебя / Ладно?// А. Лады! / «Читайте ТИ-ВИ ПАРК / и ваши волосы будут мягкими и шелковистыми» / (фрагмент популярной рекламы) Б. Ха-ха-ха! Счастливо! //
Задание 99. Составьте деловой телефонный разговор, используя при подготовке специальный бланк, в котором будущий телефонный разговор записывается с учетом прогнозируемых ответов.
|
| Оглавление| |