2.4. функция контроля

КОНТРОЛЬ — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок, если полученные результаты в существенной степени отличаются от установленных стандартов.

Под контролем понимается не стремление менеджера уличить кого-то в неверных действиях, поступках, а своевременная помощь (одобрение, поощрение и другие стимулирующие воздействия). Такой контроль помогает выполнять общую управленческую задачу не только самому менеджеру, но и всем его подчиненным

4 В процессе выполнения функции контроля руководитель сталкивается с важной проблемой перестановки акцента контроля с прошлого на будущее Известный польский ученый С Ковалевски отмечает, что "не подлежит'сомнению, что лучше с 75\% уверенности знать об ошибке, которая будет, чем со 100\% уверенности обнаружить уже совершенную ошибку. На будущее можно воздействовать Прошлое изменить нельзя " /8/.

В этой связи представляется важным высказывание Г. Кунца и С. О'Доннелла по поводу контроля: "Разработанная должным образом система контроля должна обнаруживать возможные отклонения до их появления" /9/.

Конечно, нельзя говорить о глобальном характере предотвращения будущих ошибок. Однако, хорошо зная работников, их личностные характеристики, профессиональные возможности й др , с определенной долей вероятности можно предвидеть степень и особенности ошибок, которые они могут совершить, и предпринять меры для их недопущения

Возникает вопрос, что важнее: регистрировать убытки и наказывать виновных или определить факторы, которые могут привести к

Сущность контроля

Подписные индексы по каталогу РОСПЕЧАТИ: 72035, 70855, 71852

65

В. А. Розанова

ошибкам, т. е прогнозирование ошибок или контроль, направленный на выявление уже совершенных ошибок и виноватых?

Если устранить из совокупности всех функций, которые выполняются менеджером, хотя бы одну, то нарушится вся деятельность, направленная на выполнение общей цели

Каждый менеджер старается достигнуть успеха в своей деятельности, используя и свои возможности, и возможности своих подчиненных. Но он должен также упорядочить свои эмоции, правильно настроить себя на работу, избрать нужную тактику руководства

Руководитель, как любой другой человек, нередко пользуется стереотипами своего мышления. Разница состоит в том, что руководитель переносит свои стереотипы на профессиональную сферу

Каждый руководитель понимает, что эффективность работы на предприятии в целом зависит не столько от него самого, сколько от работы его подчиненных. В этом смысле особое место отводится коллективному управлению. Это — своеобразный стиль руководства, где особая роль отводится рядовым работникам, участвующим в решении множества производственных задач.

При коллективном управлении главная задача руководителя состоит в том, чтобы умело направлять и координировать деятельность отдельных групп Это необходимо для того, чтобы группа без участия начальства была в состоянии принимать нужные решения в процессе работы. В такой ситуации в полной мере проявляется коллективный подход и ответственность управления, который при соблюдении ряда условий может быть весьма эффективным Для этого необходимо'

1   Разделение полномочий и обязанностей между руководителем

и его подчиненными

2   Подчиненные должны пользоваться доверием своих руководителей.

3. Работа должна рассматриваться как совместная деятельность руководителей и рядовых работников.

4 Руководители не должны препятствовать созданию  системы, децентрализующей процесс принятия решений.

В эффективном управлении основное внимание уделяется контролю за полученными результатами. При этом не принимается во

66

Библиотека журнала "УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ"

Часть I. Глава 2. Функции управления

внимание то, что могло бы быть; имеет значение лишь то, что есть, что получено в соответствии с поставленными целями

Рис.  7. Схема действий менеджера при выполнении функции контроля

Оценка результатов основывается на действительных и очевидных фактах. Руководитель обращает внимание не только на стоимостное выражение результатов, а учитывает также "ключевые" результаты, включающие и управление персоналом, и совместной деятельностью в их развитии Контроль за результатами деятельности может быть схематически представлен в виде, показанном на рис. 8.

Осуществление функции контроля — это постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть  Но контролировать может

Подписные индексы по каталогу РОСПЕЧАТИ  72035, 70855, 71852

67

В. А. Розанова

только тот, кто знает, что в действительности должно быть, и своевременно делает это достоянием других ( см рис 9) /2, 7/

Рис. 8. Объекты процесса контроля за полученными результатами

Рис. 9. Осуществление стадии управления по результатам

68

Библиотека журнала "УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ"

Часть I. Глава 2. Функции управления

Как отмечает современный американский теоретик управления Р Уотермен, чтобы преуспевать, следует осуществлять только благожелательный контроль

Контроль за ходом производства является непрерывным процессом, а не одноразовым действием По Р Уотермену, "существует различие между контролем над другими людьми и контролем за состоянием производства " Он назвал контроль искусством управления /7/

Объектами контроля являются:

•   Оценка достигнутых результатов производственной деятельности

•   Оценка персонала, способствующего достижению определенных результатов деятельности

•   Определение эффективности мероприятий, содержавшихся в планах организации.

•   Всесторонняя оценка успешности деятельности организации с последующими выводами

•   Использование обратной связи для оценки, поощрения и информирования персонала организации.

При правильном контроле можно быстро получить данные об успехах или неудачах и сделать выводы на будущее Контроль за результатами деятельности является очень важным, поскольку именно он определяет успех организации Оценка основных результатов выполнения поставленных задач организации является предпосылкой целенаправленного контроля.

Содержание деятельности менеджеров при выполнении ими всех функций управления может быть представлено в виде таблицы 6.

Таблица 6

Подписные индексы по каталогу РОСПЕЧАТИ: 72035, 70855, 71852

69

В. А. Розанова

Резюме

1. Контроль — это одна из управленческих функций, обеспечивающая достижение целей организации

2 С помощью определенных процедур и правил может быть осуществлен предварительный контроль, который применяется, по отношению к материальным, финансовым и людским ресурсам

3.  С помощью контроля обнаруживаются и предупреждаются многие проблемы, которые могут быть заранее устранены.

4.  Руководитель проводит текущий контроль за деятельностью своих подчиненных.

5. Заключительный контроль проводится после окончания работ.

6.  Измерение результатов с помощью заданных стандартов позволяет менеджерам определить, какие действия нужно предпринять в конкретной ситуации

70

Библиотека журнала "УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ"

Часть I. Глава 2. Функции управления

Ключевые слова

Практическое задание: Ответьте письменно

1   Чем отличается контроль за осуществлением деятельности пер-

сонала и контроль за получением результатовг

2   На какие стадии можно разделить контроль за результатами?

3  Почему контроль за получением результатов считают наиболее

слабым местом в системе управления?

4   С помощью каких мер   можно достигнуть благожелательного контроля? Какова роль руководителя в этом процессе?

5   Как вы оцениваете свою деятельность в предыдущий период вашей работы?

6. Какие формы приобретает настойчивость в процессе контроля?

Практическое задание: Решите управленческую ситуацию:

Если вы руководитель сборочного цеха и отвечаете за работу конвейера, что вы станете делать, если произошли сбои в работе, на длительное время остановиршие его работу?

Подписные индексы по каталогу РОСПЕЧАТИ: 72035, 70855, 71852

71

В. А. Розанова

—  Каким образом вы будете осуществлять текущий контроль7

—  Что 6yAeje делать с операторами, по вине которых был остановлен конвейер?

—  Каковы будут ваши первые слова, адресованные им?

—  Как в дальнейшем вы поступите с несправившимися с работой операторами, если в действительности виноваты в этих сбоях они, а не техника?

—   Будете ли вы использовать соответствующие санкции или замените их другими мерами воздействия?

Вопросы для усвоения

1. Что такое мотивация?

2.  Что такое мотив и что такое стимул?

3.  Почему трудно мотивировать персонал?

4.  Что должен делать менеджер для правильного мотивирования

подчиненных?

5. Для чего нужно мотивировать работников7

6.  Для чего нужна функция мотивирования в управлении?

7.  Что такое контроль в управлении?

8.  Чем он отличается от других функций управления?

9.   Можно ли не использовать контроль за работой произ-

водства?

10.  Каково основное назначение контроля?

11.  Каким должен быть контроль?

12.   Может ли контроль заменить   другую    функцию управления?

Вопросы для повторения и обсуждения

1.  Какую роль выполняет контроль в управлении?

2.  Каким образом связан контроль с другими функциями управ-

ления?

3.  Кто в организации отвечает за выполнение текущего контро-

ля и контроля за результатами?

72

Библиотека журнала "УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

Часть I. Глава 2. Функции управления

4. Как соотносятся планы организации и контроль?

5    Как связан контроль с человеческим фактором в управлении?

6  Для чего нужны стандарты при контроле?

7.   Что должен делать менеджер в случае нарушения стандартов?

8.  Как используют менеджеры обратную связь для совершенствования функции контроля?

9 В каком случае можно говорить об эффективном контроле? Приведите конкретный пример контроля и обсудите его?

Литература

1   Мескон М., Альберт М, Хедоури Ф. Основы менеджмента / Пер с англ. — М.: Дело, 1997

2  Ладанов ИД Практический менеджмент. — М.: Красный пролетарий, 1995

3  Джонсон Р, Каст Ф., Розенцвейг Д. Системы и руководство — М : Советское радио, 1971

4  Druker P Managering for Results   —NY. Harper and Row, 1964. P 5

5   Weber M. Theory and Economic Organization, trans A M. Anderson and T. Parsons   — London, Oxford University Press, 1921

6  ФайольА Общее и промышленное управление / Пер с франц. — М.-ЦИТ, 1923.

7   Уотермен Р. Фактор обновления Как сохраняют конкурентоспособность лучшие компании / Пер. с англ  — М : Прогресс, 1988.

8  Ковалевски С. Руководитель и подчиненный / Пер. с польск. — М.: Прогресс, 1973.

9  Кунц Г., О'Доннелл С. Управление. Системный и ситуационный анализ управленческих функций. Т. I и II / Пер с англ. — М.: Прогресс, 1981.

10. Попов А.В Теория и организация американского менеджмента. — М.-Изд МГУ, 1991.

11 Бурков В.И., Ириков В А Модели и методы управления организационными системами  — М., 1994.

Подписные индексы по каталогу РОСПЕЧАТИ: 72035, 70855, 71852

73

В. А. Розанова

Приложение 1 Тест на определение организационного развития предприятия*

Настоящий тест позволяет выявить степень зрелости предприятия и необходимость организационного развития.

Инструкция. "Ответьте на вопросы предлагаемого теста и отметьте в соответствующих графах крестиками возможные ответы "нет", "скорее нет", "скорее да", "да"

В конце теста подсчитайте количество проставленных крестиков. Чем выше сумма по первым двум столбцам, тем лучше результат, тем больше выражена степень зрелости вашего предприятия"

Максимальное число пунктов в первом столбце — 21. Чем больше показатель по двум последним столбцам, тем в большей степени ваше предприятие нуждается в организационном развитии".

* Настоящий тест  взят из книги "Руководить без конфликта", авторы В.Зигерт и Л. Ланг/Пер. с нем. — М.: Экономика, 1990.

74

Библиотека журнала "УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ"

Часть I. Глава 2. Функции управления

Подписные индексы по каталогу РОСПЕЧАТИ: 72035, 70855, 71852

75

В. А. Розанова

76

Библиотека журнала "УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ"

Часть I. Глава 3. Мотивация к труду

Глава 3. Мотивация к труду

3 1   Понятие о мотивации и ее роли в управлении

3 2 Теории трудовой мотивации Прил'ожение 1 Приложение 2 Приложение 3 Приложение 4 Приложение 5

Краткое содержание главы

1   Мотивация является самой сложной функцией управления

2  Сложность функции мотивации обусловлена действием психо-

логических факторов, имеющих определенную степень непредсказуемости

3   Человек и организация составляют сложную систему взаимодействия

4   Руководитель является ответственным за мотивацию подчиненных

Ключевые слова

Мотив, мотивация, стимулирование, удовлетворенность трудом, отрицательная мотивация, положительная мотивация.

Подписные индексы по каталогу РОСПЕЧАТИ  72035, 70855, 71852

77

В. А. Розанова