Інформаційні системи підприємств малого бізнесу - Навчальний посібник (А. П. Сиротинська, І. Д.Лазаришина)

9.3. розрахунок заробітної плати

При прийомі співробітника на роботу у розділі „Особові рахунки" голов­ного меню „Облік" програми створюється особовий рахунок, у якому ведеть­ся облік інформації про працівника (рис. 9.5):

-   на закладці „Основні" реєструються основні дані про працівника

(рис.9.5);

на закладці „Додаткові параметри" вказуються паспортні дані, адреса проживання, найменування податкової інспекції, у якій зареєстрова­ний працівник, а також процент виплати допомоги з тимчасової не­працездатності;

на закладці „Стаж / Вислуга" вносяться дані про стаж роботи праців­ника (загальний, безперервний, в організації, державній службі, дода­тковий) і вислугу, а також коефіцієнти, на які будуть збільшуватись суми нарахованої зарплати в залежності від стажу (вислуги); на закладці Дсторія" зберігається історія змін параметрів особового рахунку працівника та інформація про базові місяці для розрахунку індексації заробітної плати;

на закладці „Накази" додається інформація про накази організації, що стосуються нарахувань чи утримань з працівника; на закладці „Постійні виплати" реєструється перелік нарахувань та утримань, які будуть проводитись кожного місяця (основна зарплата, податок з доходів фізичних осіб, утримання до фондів соціального страхування тощо).

У разі необхідності внесення однакових видів постійних нарахувань і утримань для всіх або визначених співробітників підприємства, у програмі передбачено використання функції масової зміни постійних виплат шляхом вибору пункту „Масова зміна постійних виплат" головного меню „Функції". Для внесення змін у особові рахунки одразу декількох працівників викорис­товують функцію „„Масова зміна особових рахунків".

Розділ „Особові рахунки" у системі „Парус-Заробітна плата" складається з наступних частин (рис. 9.6):

дерева груп, у якому відображаються розділи реєстру особових рахун­ків працівників;

основної таблиці, яка відображає перелік зареєстрованих особових ра­хунків працівників, що відповідають установленим умовам відбору;

дочірніх таблиць „Нарахування" і „Утримання", що представляють дані про перелік відповідно видів нарахувань та утримань, розрахова­них для працівника, особовий рахунок якого виділений в основній таб­лиці.

Розрахунковим періодом для нарахування зарплати є місяць. Він установ­люється на початку розрахунку шляхом вибору пункту „Зміна періоду" голо­вного меню „Функції".

Розрахунок зарплати у програмі може здійснюватись наступними шляха-

ми:

1.   Вручну, коли дані про перелік нарахувань та утримань вносяться шляхом

додавання записів у таблиці „Нарахування" і „Утримання" реєстру осо­бових рахунків.

Автоматично, з використанням розділу „Автоматичний розрахунок" го­ловного меню „Функції".

Перерахунок зарплати за даними фактично відпрацьованого часу.

Автоматичне додавання нарахувань чи утримань списку працівників.

5.         Розрахунок зарплати бригаді працівників за виконаний обсяг робіт. Автоматичний розрахунок зарплати програма дозволяє проводити насту- пними способами:

використовуючи результати розрахунку минулого місяця;

за переліком постійних виплат, що внесені при реєстрації особових ра­хунків працівників;

розраховуючи нарахування та утримання, що не відносяться до складу постійних виплат;

за даними зареєстрованих наказів, що стосуються змін нарахувань чи утримань зарплати співробітників;

за даними табелю обліку робочого часу;

автоматично перераховуючи раніше проведені нарахування чи утри­мання у разі змін законодавства, нормативів тощо.

Для способу автоматичного розрахунку зарплати встановлюють парамет­ри. Для цього призначене вікно реквізитів розрахунку, форма якого залежить від обраного способу (рис. 9.7).

При використанні більшості способів автоматичного розрахунку зарплати вказують (рис. 9.7):

період, за який потрібно провести розрахунок;

правила розрахунку повторних виплат, тобто нарахувань чи утримань, що були проведені раніше;

види виплат, які повинні розраховуватись;

за які дати в межах встановленого періоду потрібно провести розраху­нок;

необхідність проведення розрахунку в обраному періоді за інший мі­сяць;

для якого підрозділу організації та особових рахунків працівників буде здійснюватись розрахунок.

Автоматичний розрахунок зарплати за даними минулого місяця застосо­вується тоді, коли для розрахунку поточного місяця можуть використовува­тись нарахування попереднього. Для проведення розрахунку вказують рекві­зити, описані вище.

Автоматичний розрахунок зарплати за переліком постійних виплат, здійс­нюється на основі даних розділу „Постійні виплати" особових рахунків пра­цівників. У цьому випадку програмою розраховуються для співробітників тільки ті види нарахувань та утримань, що включені до складу постійних ви-

Автоматичний розрахунок нарахувань та утримань, що не входять до складу постійних виплат може здійснюватись одразу для декількох працівни­ків і передбачає вибір бухгалтером видів нарахувань та утримань, які потріб­но розрахувати.

Автоматичний розрахунок зарплати за даними наказів дозволяє провести нарахування чи утримання на основі інформації, що міститься у наказах, які зареєстровані та зберігаються у розділі „Накази" головного меню „Облік". При реєстрації наказу вказують наступні реквізити (рис. 9.8):

На закладці „Параметри" - номер, дату наказу та його реєстрації, тер­мін дії та його вид, методику розрахунку нарахування чи утримання (сумою, відсотком, ставкою) та вид виплати, який буде розраховува­тись;

На закладці „Співробітники" - можна вказати працівників, нарахуван­ня чи утримання із зарплати яких підлягають зміні за даним наказом, та індивідуальний для кожного співробітника розмір зміни (сумою чи відсотком).

Використання наказів у програмі дозволяє провести разові або періодичні розрахунки нарахувань чи утримань групі або одному працівнику. Для про­ведення автоматичного розрахунку нарахувань та утримань за даними зареє­строваних наказів обирають накази та особові рахунки працівників, для яких буде здійснюватись розрахунок.

Автоматичний розрахунок зарплати за даними табелю обліку робочого часу дозволяє провести розрахунок зарплати працівників в залежності від кількості відпрацьованого ними часу. Табель обліку робочого часу у програмі „Парус-Заробітна плата" формується окремо для кожного працівника. Для відкриття табелю виділяють особовий рахунок співробітника та обирають пункт контекстного меню „Табель працівника". Вигляд табелю залежить від графіку роботи, що вказаний в особовому рахунку працівника. Вихідні та святкові дні позначені у табелі червоним кольором (рис. 9.9).

У нижній частині вікна табелю відображається поточний місяць розраху­нку зарплати, у верхній - попередній та наступний. Працюючи з табелем співробітника, можна здійснювати наступні дії:

переходити до табелю наступного працівника;

відкривати табель за попередній та наступний місяці;

вносити позначки, що відповідають налагодженням табелю та зареєст­ровані у довіднику „Настройки табеля"; додавати, редагувати, переглядати документи табелю.

Для розрахунку зарплати за даними табелю справа від величини тривало­сті днів табелю встановлюють символи, що відповідають даним довідника „Настройки табеля". Наприклад, відпрацьовані дні можуть позначатись си­мволом „Р", тимчасова непрацездатність - „Л" і т.і.

Символи у табелі можуть встановлюватись за допомогою створених до­кументів, у яких вказуються види нарахувань та періоди, за які вони повинні нараховуватись. Наприклад, якщо до бухгалтерії надходить листок тимчасо­вої непрацездатності, то його дані будуть реєструватись у документі табелю з відповідними реквізитами.

Додавання документу табелю здійснюється з використанням контекстного меню „Додати документ табеля", після вибору якого вносять реквізити до­кументи (рис. 9.10):

на закладці „Основні параметри" - номер, дату, період дії документу, символ з довідника „Настройки табеля", необхідність внесення даних про тривалість робочих днів вручну, період, за який буде проводитись розрахунок;

на закладці „Щоденний облік виробітку" - вказується тривалість робо­чих днів.

За даними документів табелю обліку робочого часу програма здійснює нарахування зарплати працівникам з врахуванням інформації довідників „Настройки табеля" і „Настройка видів оплат".

Автоматичний перерахунок раніше проведених нарахувань чи утримань дозволяє здійснити повторний розрахунок вже нарахованих виплат. Для цьо­го вказують період та особові рахунки працівників, для яких буде проводи­тись перерахунок.

Перерахунок зарплати за даними фактично відпрацьованого часу здійс­нюється у випадку, коли співробітник відпрацював неповний місяць. Для проведення розрахунку обирають пункт „Перерахунок за фактичним виробі­тком" головного меню „Функції" і вказують фактичний виробіток працівни­ка у поточному місяці. У результаті розрахунку в особовому рахунку співро­бітника записуються величини нарахувань та утримань, які змінені з враху­ванням фактично відпрацьованого часу.

Автоматичне додавання нарахувань чи утримань списку працівників до­зволяє провести нарахування обраного виду виплати декільком співробітни­кам. Для розрахунку використовують пункт „Автододавання виплат" голов­ного меню „Функції", вказують вид нарахування чи утримання, що буде до­даватись, та із списку працівників послідовно обирають співробітників, яким буде додаватись виплата.

Для розрахунку зарплати бригаді працівників за виконаний обсяг робіт у програмі призначений розділ „Відрядна оплата праці"" головного меню „Об­лік".

 

 

Розрахувати відрядну зарплату у програмі можливо, якщо у довіднику "Настройка видів оплат'" зареєстрований вид нарахування з методом "Відря­дний оклад'". Перед розрахунком у розділі „Відрядна оплата праці'" реєстру­ють назву і склад бригади, дані про виконаний обсяг робіт (рис. 9.11).

Розрахунок зарплати бригаді працівників складається з двох етапів:

Попередній розрахунок.

Остаточний розрахунок.

При попередньому розрахунку вказують виробіток кожного робітника бригади, його тарифну ставку та коефіцієнт трудової участі (КТУ). Відряд­ний оклад працівника при цьому розраховується за наступним виразом:

 

Відрядна зарплата = Тарифна ставка х Виробіток х КТУ (9.1)

Норма робочого часу кожного працівника при попередньому розрахунку проставляється програмою автоматично на підставі вказаної схеми роботи.

Результати попереднього розрахунку можуть виправлятись вручну.

Після виконання попереднього можна проводити остаточний розрахунок відрядної оплати праці, використовуючи контекстне меню „Розрахунок". При цьому вказують наступні параметри (рис.9.12):

у полі „Фонд" - сума, що одержує бригада за виконану роботу;

у полі „Тариф" - сума відрядних окладів усіх робітників бригади, що отримана при попередньому розрахунку;

у полі „Коефіцієнт" - відношення суми, що одержує бригада за вико­нану роботу, до суми відрядних окладів усіх робітників бригади, яка отримана при попередньому розрахунку;

у полях "\% премії" і "\% надбавки" - процентні ставки премії і надбавки для працівників за виконану роботу. Дані поля заповнюються у випад­ку, якщо процентні ставки преміальних нарахувань однакові у всіх співробітників бригади.

Вибравши потрібний перемикач у вікні остаточного розрахунку відрядної зарплати, можна визначити вид розрахунку (рис. 9.12):

„Нарахувати" - нарахувати співробітникам відрядну оплату праці;

„Попер. Розрахунок" - розрахувати відрядну оплату без занесення в осо­бові картки співробітників;

„Перерахувати" - перерахування раніше нарахованої відрядної зарплати. Результат розрахунку відрядної зарплати буде відображатись у розділі „Відрядна зарплата" та заноситись в таблицю „Нарахування" особових раху­нків працівників. Розрахунок утримань із нарахованої зарплати робітників бригади проводиться будь-яким розглянутим раніше способом.

Якщо при розрахунку зарплати були допущені помилки, „Парус-Заробітна плата" дозволяє видаляти нарахування та утримання співробітнику або групі працівників. Корекція нарахувань і утримань окремого працівника здійсню­ється шляхом редагування нарахувань та утримань в його особовому рахун­ку. Для видалення результатів розрахунку зарплати групі працівників вико­ристовують пункт „Вилучення нарахувань / відрахувань" головного меню „Функції", задають період розрахунку та перелік виплат, що будуть видаля­тись.

Програма дозволяє проводити корекцію нарахувань чи утримань, нарахо­ваних у минулих періодах. При цьому використовується пункт „Корекція виплат минулих періодів", з використанням якого забезпечується коригуван­ня допомоги з тимчасової непрацездатності, відпускних, нарахувань, що від­носяться до постійних виплат.

Після проведення розрахунку зарплати у програмі передбачена процедура „Формування фондів", яка дозволяє розрахувати відрахування до фондів со­ціального страхування. Для знищення цих результатів виконується процедура „Розформування фондів".

Облік нарахованої, але не виплаченої зарплати, та проведення часткової її виплати здійснюється у розділі „Виплачена / невиплачена зарплата" головно­го меню „Облік". При роботі з розділом програма дозволяє встановити режим представлення інформації: виплачена або невиплачена зарплата. Часткову виплату зарплати у програмі „Парус-Заробітна плата" передбачено проводи­ти для одного або підрозділу працівників за один або декілька місяців з вказі­вкою дати виплати. Можна відображати виплату відсотку нарахованої зар­плати або конкретну суму.

Система „Парус-Заробітна плата" дозволяє відобразити виплату зарплати працівникам через банківські установи. Для цього використовується розділ „Перерахування у банк" головного меню „Облік" (рис. 9.13), який дозволяє:

сформувати відомість перерахування суми для виплати зарплати у банк;

створити платіжне доручення, що підтверджує перерахування суми для виплати зарплати у банк;

відобразити перерахування суми зарплати на пластикову картку пра­цівника.

Платіжні доручення, сформовані у розділі „Перерахування у банк" збері­гаються програмою у реєстрі „Платіжні документи" головного меню „Об­лік", у якому вони можуть бути роздруковані та відпрацьовані в обліку. По­рядок відпрацювання в обліку платіжних документів аналогічний системі „Парус-Підприємтво". Створені господарські операції зберігаються програ­мою у розділі „Господарські операції" головного меню „Облік".