Інформаційні системи підприємств малого бізнесу - Навчальний посібник (А. П. Сиротинська, І. Д.Лазаришина)

8.8. автоматизація операцій з необоротними активами

Система „Парус-Підприємство" дозволяє автоматизувати облік необорот­них активів, дані про які зареєстровані у довіднику „Номенклатор".

При автоматичному розрахунку зносу об' єктів основних засобів, немате­ріальних та інших необоротних активів використовується довідник „Шифри амортизації", в якому реєструються методи розрахунку та їх характеристики у відповідних полях вікна реквізитів (рис. 8.19):

На закладці „Реквізити" - шифр, назва методу, тип обліку та необхід­ність контролю залишкової вартості.

На закладці „Бухгалтерський облік" - метод та періодичність нарахуван­ня амортизації у бухгалтерському обліку.

На закладці „Податковий облік" - норми та періодичність нарахування зносу згідно вимог податкового законодавства.

"Парус-Підприємство" підтримує наступні методи розрахунку амортиза­ції необоротних активів: прямолінійного списання, зменшення залишку, при­скореного зменшення залишку, виробничий, кумулятивний, податковий.

В обліку операцій з необоротними активами (основними засобами, нема­теріальними активами) потрібно:

-   вести облік кожної одиниці необоротних активів;

зберігати інвентарні номери й інші індивідуальні характеристики об'єктів;

вести облік залишкової вартості об'єктів на поточний обліковий пері­од;

обліковувати об' єкти, що тимчасово виведені з експлуатації;

розраховувати амортизаційні відрахування;

зберігати історію операцій з необоротним активом.

Такі задачі дозволяє вирішити розділ „Інвентарна картотека" основного меню „Облік" модуля „Бухгалтерія". Інвентарна картотека складається у про­грамі з двох розділів:

„Податковий облік";

„Бухгалтерський облік".

У розділі „Податковий облік" обліковуються виробничі необоротні акти­ви, у іншому - об'єкти виробничого та невиробничого призначення. В інвен­тарній картотеці реєструють для кожного об'єкту інвентарну картку. Таким чином, для виробничого необоротного активу в програмі створюють дві ін­вентарні картки: одну у кожному розділі інвентарної картотеки. Для невиро­бничого - одну: у розділі „Бухгалтерський облік". Така особливість пов' язана із відмінністю бухгалтерського обліку необоротних активів та обліку згідно з вимогами податкового законодавства.

Кожна зареєстрована в інвентарній картотеці картка об'єкта складається з основної частини та історії інвентарного об'єкта. Основна частина містить всі основні відомості про об'єкт, які реєструються у відповідних полях вікна кар­тки (рис. 8.20):

На закладці „Картка" - рахунок обліку об'єкта, матеріально-відповідальна особа, інвентарний номер, дата випуску об'єкта, назва та кількість об' єктів.

На закладці „Об'єкт" - додаткові відомості про об'єкт (модель, марка, номер паспорту, виробник тощо), дані про комплектуючі та дорогоцінні метали, що входять до складу об' єкту, та характеристики групи об' єктів у випадку, якщо в інвентарній картці обліковуються декілька однотип­них необоротних активів.

На закладці „Суми" - вартість об' єкта (початкова, залишкова, ліквідацій­на, знос) та додаткові відомості (справедлива вартість).

На закладці „Розрахунок амортизації" - дані для розрахунку амортизації об'єкта: метод, який обирається з довідника „Шифри амортизації", пері­одичність розрахунку, термін експлуатації та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку для відображення результатів розрахунку. До історії інвентарного об'єкта програмою автоматично записуються всі операції з необоротним активом.

З інвентарними об'єктами у розділі інвентарної картотеки „Бухгалтерсь­кий облік" можуть реєструватись наступні операції:

надходження;

введення в експлуатацію;

внутрішнє переміщення;

часткова ліквідація;

втрата та відновлення корисності;

переоцінка;

постановка на модернізацію чи консервацію;

зняття з модернізації чи консервації;

модернізація;

списання;

списання з оприбуткуванням комплектуючих;

витрати на підтримку об'єкта у робочому стані;

нарахування амортизації.

З інвентарними об'єктами у розділі інвентарної картотеки „Податковий облік" можуть реєструватись наступні операції:

введення в експлуатацію;

списання;

списання з оприбуткуванням комплектуючих;

внутрішнє переміщення;

зміна вартості об'єкта;

переоцінка;

переведення у консервацію та виведення з неї;

операція щодо виправлення записів;

нарахування амортизації.

Операції можуть здійснюватись тільки з інвентарними об'єктами, що вве­дені в експлуатацію. Всі операції, окрім надходження необоротних активів, реєструються в інвентарній картотеці за наступним порядком:

В інвентарній картотеці встановлюють курсор на картку об' єкта, для якого буде реєструватись операція.

Обирають пункт контекстного меню „Операції над об 'єктом" та відпові­дний вид операції.

У вікні завдання умов операції вказують:

 

дату операції;

дані про контрагента (в разі необхідності);

реквізити документів, що є підставою та підтверджують виконання операції;

необхідність створення господарської операції в бухгалтерському об­ліку;

зразок господарської операції;

необхідність створення внутрішнього документу, що підтверджує здійснення операції.

4. У вікні господарської операції (якщо була встановлена необхідність її створення) переглядають її реквізити та, при необхідності, вносять необ­хідні корективи і зберігають дані.

У результаті виконання операцій програма виконує наступні дії:

в інвентарній картці об' єкта вносяться зміни, відповідно заданим умовам операції;

в історії інвентарного об'єкта з'являється запис про виконану опера­цію;

в журналі обліку господарських операцій здійснюється реєстрація операції за даними обраного зразка (якщо була відмічена необхід­ність створення операції).

Операції введення в експлуатацію, постановки на модернізацію чи консе­рвацію та зняття з них, списання, переоцінки, модернізації можуть виконува­тись одночасно з декількома об' єктами, що виділені у вікні інвентарної кар­тотеки клавішею „пробіл".

Надходження необоротних активів здійснюється в програмі аналогічно отриманню виробничих запасів (див. розд. 8.3). Тобто реєструються вхідні рахунки на сплату, прибуткові ордери, вхідні податкові накладні, які відпра­цьовуються у господарському обліку.

Введення об' єкта в експлуатацію відображається в інвентарній картотеці після збереження реквізитів його інвентарної картки. Для його реєстрації ви­бирають вид операції „Введення в експлуатацію". В результаті виконання цієї операції в інвентарній картці об' єкта відображається дата введення в експлу­атацію.

У випадку переміщення об'єкта з одного підрозділу фірми до іншого або від однієї матеріально-відповідальної особи до іншої у програмі реєструється операція внутрішнього переміщення. Для її виконання вибирають вид опера­ції „Внутрішнє переміщення". В результаті виконання цієї операції в інвента­рну картку вносяться зміни про матеріально-відповідальну особу, рахунок обліку відповідно до заданих умов операції.

У разі ліквідації окремих складових об' єкта реєструється операція частко­вої ліквідації (у розділі інвентарної картотеки „Бухгалтерський облік") та операція зміни вартості об' єкта (у розділі інвентарної картотеки „Податко­вий облік"). Для її виконання у бухгалтерському розділі інвентарної картоте­ки вибирають вид операції „Поліпшення, часткова ліквідація" і встановлю­ють тип „ Часткова ліквідація" та вказують суму ліквідації. У розділі „Подат­ковий облік" інвентарної картотеки обирають операцію „Зміна вартості об'єкта". Результатом виконання операції є зміна первісної вартості об'єкта в інвентарній картці відповідно до заданих умов операції.

У випадку втрати економічної вигоди в сумі перевищення залишкової ва­ртості активу над сумою очікуваного відшкодування з об' єктом реєструється операція втрати корисності. Для відображення суми вигід від відновлення корисності об'єкта основних засобів виконується операція відновлення кори­сності. Для їх виконання вибирають вид операції „Зменшення, відновлення корисності", встановлюють тип „Зменшення корисності" чи „Відновлення корисності" та вказують суму операції.

Результатом виконання операції зменшення корисності є зміна зносу об' єкта відповідно до заданих умов операції та запис суми зменшення корис­ності в інвентарній картці. Після виконання операції відновлення корисності відбуваються зміни зносу об' єкта відповідно до заданих умов операції та су­ми зменшення корисності в інвентарній картці.

Для реєстрації переоцінки об' єкта вибирають вид операції „Переоцінка". Ця операція у програмі може виконуватись одним із наступних способів:

з використанням коефіцієнту переоцінки;

за ринковою вартістю;

за справедливою вартістю.

Вибір способу переоцінки здійснюється у вікні завдання умов операції.

У разі обрання переоцінки за коефіцієнтом, первісна вартість та сума на­рахованої амортизації об' єкту множаться на вказаний коефіцієнт.

У випадку вказівки ринкової вартості переоцінена первісна вартість об' єкта прирівнюється до неї, а сума нарахованої амортизації змінюється пропорційно.

Якщо в інвентарній картці об'єкта вказана справедлива вартість, то у вікні завдання умов операції вказують необхідність розрахунку індексу переоцін­ки, який визначається як відношення справедливої вартості до залишкової. У цьому випадку первісна вартість та сума нарахованої амортизації об' єкту множаться на розрахований індекс переоцінки.

Суми дооцінки чи уцінки, розраховані в результаті проведеної переоцінки об' єкта, зберігаються програмою в його інвентарній картці та враховуються при реєстрації наступних операцій переоцінки.

У разі виведення необоротного активу з експлуатації внаслідок модерні­зації чи консервації в інвентарній картотеці для такого об' єкта вибирають операцію „Постановка на модернізацію чи консервацію" (у розділі інвентар­ної картотеки „Бухгалтерський облік") та „Переведення у консервацію" (у розділі інвентарної картотеки „Податковий облік"). Для основних засобів, що поставлені на модернізацію чи консервацію, у програмі не нараховується амортизація та доступні лише операції списання і зняття з модернізації чи консервації.

При введенні в експлуатацію об' єкта, що знаходився на консервації чи модернізації, виконують операцію „Зняття з модернізації чи консервації" (у розділі інвентарної картотеки „Бухгалтерський облік") та „Виведення з кон­сервації" (у розділі інвентарної картотеки „Податковий облік").

Результат проведеної модернізації об' єкта відображається у програмі „Парус-Підприємство" при виборі операції „Поліпшення, часткова ліквіда­ція" (у розділі інвентарної картотеки „Бухгалтерський облік") і встановленні її типу „Поліпшення". У вікні реквізитів операції вказують суму модернізації. У розділі інвентарної картотеки „Податковий облік" в цьому випадку обира­ють операцію „Зміна вартості об' єкта" та вказують суму, на яку повинна збільшитись первісна вартість об'єкта за нормами Закону України „Про опо­даткування прибутку підприємств". Результатом виконання операції є зміна первісної вартості об' єкта в інвентарній картці відповідно до заданих умов операції.

Для відображення списання необоротного активу внаслідок реалізації, бе­зоплатної передачі, непридатності до використання, повного зносу обираєть­ся операція „Списання". У разі оприбуткування комплектуючих при списанні об'єкта використовується операція „Списання з оприбуткуванням комплек­туючих". Із списаними об' єктами не можна реєструвати операцій, але їх ін­вентарні картки зберігаються у програмі. Якщо проведена операція „Списан­ня з оприбуткуванням комплектуючих", то при списанні необоротного активу відбудеться оприбуткування комплектуючих, перелік яких вказувався при реєстрації інвентарної картки на закладці „Об' єкт".

Відображення реалізації необоротного активу здійснюється аналогічно реалізації запасів (див. розділ 8.4).

У разі поточного ремонту необоротного активу в інвентарній картотеці обирають операцію „Витрати на підтримку об' єкта" та вказують суму по­несених витрат. Така операція не змінює вартісних характеристик активу та не відображається в історії інвентарного об' єкта.

Операції розрахунку амортизаційних відрахувань в системі віднесені до групових операцій. На відміну від інших операцій, ці операції можна здійс­нювати одночасно з декількома об'єктами.

Нарахування амортизації інвентарних об' єктів здійснюється на підставі методів, що зареєстровані у довіднику „Шифри амортизації". Але у програмі „Парус-Підприємство" надає можливість зробити нарахування амортизації враховує особливості для кожного інвентарного об'єкта:

для кожного інвентарного об'єкта можна задати поправочні коефіцієн­ти, на які будуть помножені норми амортизації;

після автоматичного розрахунку на підставі норм амортизації і попра­вочних коефіцієнтів, можна виправити амортизацію індивідуально для кожного об'єкта.

Амортизацію нараховують відразу для всіх інвентарних об'єктів, що відо­бражені у вікні інвентарної картотеки, тобто які задовольняють встановленим умовам відбору. При цьому з розгляду виключаються об'єкти, що на дату проведення розрахунку амортизації ще введені в експлуатацію і вже вибули з неї. Результати розрахунку відображаються в інвентарній картотеці, де змі­нюється залишкова вартість і суми амортизації, та у журналі обліку госпо­дарських операцій.

Порядок нарахування амортизації у програмі:

Встановити такі умови відбору в інвентарній картотеці, щоб у списку інвентарних карток були присутні тільки картки об'єктів, для яких потрі­бно нарахувати амортизацію.

Вибрати пункт контекстного меню „Групові операції — Розрахунок амо­ртизаційних відрахувань".

Вказати місяць, на кінець якого потрібно нарахувати амортизацію.

У вікні відомості розрахунку амортизаційних відрахувань для автомати­чного розрахунку амортизації всіх об'єктів обирають пункт контекстного меню „„Автоматичний розрахунок нарахувань", для розрахунку окремо кожного об'єкта - „Розрахунок амортизації" (рис.8.21).

 

Використовуючи пункт контекстного меню „Виправити" (рис.8.21), в разі необхідності можна уточнити амортизацію інвентарних об'єктів.

Для відображення нарахованої у відомості амортизації в інвентарній кар­тотеці й у журналі обліку господарських операцій використовується пункт контекстного меню „Перенесення нарахувань в облік" (рис.8.21). При цьому вказують назву та дату операції.

Закрити відомість розрахунку амортизаційних відрахувань.

Якщо закрити відомість амортизаційних нарахувань, не виконавши фун­кції „Перенесення нарахувань в облік", дані розрахунку будуть втрачені. При кожному відкритті відомості система формує її заново.

За допомогою контекстного меню "Звіти" у вікні відомості розрахунку амортизаційних відрахувань (рис.8.21) можна отримати наступні звіти:

відомість розрахунку амортизації основних засобів;

підсумкову відомість розрахунку амортизації основних засобів у розрізі матеріально-відповідальних осіб;

підсумкову відомість розрахунку амортизації основних засобів у розрізі

їх груп;

розширену відомість розрахунку амортизації основних засобів.

У результаті розрахунку амортизації у програмі виконуються наступні дії:

в інвентарній картотеці виправляються суми амортизації, залишкової вартості і дата останнього нарахування амортизації;

у журналі обліку господарських операцій створюється операція на зага­льну суму амортизаційних відрахувань, кореспонденції рахунків бухгал­терського обліку, яка переноситься з інвентарних карток об' єктів;

в історії кожного опрацьованого інвентарного об'єкта створюється запис про нараховану амортизацію.

Для перегляду даних розрахунку амортизації в інвентарній картотеці при­значений пункт контекстного меню „Групові операції — Історія групових операцій".

Усі операції з необоротним активом система записує в історію інвентар­ного об'єкту, яка у розділі інвентарної картотеки „Бухгалтерський облік" ві­дображається у дочірній таблиці „Історія операцій" вікна картотеки (рис.

8.22).

У розділі „Податковий облік" інвентарної картотеки перегляд історії здій­снюється з використання пункту контекстного меню „Переглянути — Істо­рія операцій".

Якщо та чи інша операція була виконана помилково, система використо­вує дані історії інвентарного об' єкта для усунення всіх наслідків такої опера­ції. Це здійснюється за допомогою контекстного меню „Відкотити" у вікні історії операцій. У результаті виконання цієї функції програмою виконують­ся наступні дії:

вносяться в інвентарну картку зміни, що нейтралізують операцію, яка відміняється;

вилучається операція (якщо вона створювалась) з журналу обліку го­сподарських операцій;

вилучається запис про операцію з історії інвентарного об'єкта. Відміна виконання операції доступна тільки стосовно останньої за датою

реєстрації операції.

Програма „Парус-Підприємство" дозволяє виконувати відміну проведен­ня групових операцій (нарахування амортизації, переоцінки). Для цієї мети у програмі ведеться історія групових операцій, яка може бути відкрита з вико­ристанням пункту контекстного меню „Групові операції — Історія групових операцій".

При роботі з інвентарної картотекою, використовуючи контекстне меню ,Друк", програма дозволяє отримати наступні друковані форми:

Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засо­бів (ф№ ОЗ-1);

Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модерні­зованих об'єктів (ф№ ОЗ-2);

Акт на списання основних засобів (ф№ ОЗ-3);

Акт на списання автотранспортних засобів (ф№ ОЗ-4);

Інвентарна картка обліку основних засобів (ф№ ОЗ-6).

При роботі з інвентарної картотекою, використовуючи контекстне меню „Звіти", можна отримати наступні друковані форми:

Інвентарна книга;

Відомість наявності дорогоцінних металів;

Інвентарний список основних засобів (ф№ ОЗ-9);

Опис інвентарних карток по обліку основних засобів (ф№ ОЗ-7). Всі друковані документи виводяться у форматі Mіcrоsoft Excel.