3.4. основні принципи роботи з документами

Інформацію про факти господарської діяльності власної організації доці­льно реєструвати в програмі за допомогою документів, які представляють собою аналоги бухгалтерських первинних документів. Особливістю конфігу­рації "Бухгалтерський облік для України" є те, що документам відведена в ній особлива роль. Документи в системі призначені не тільки для збереження даних про факти господарської діяльності організації, але й забезпечують

57

автоматичне формування програмою господарських операцій, ведення аналі­тичного обліку, рознесення інформації до відповідних звітів тощо. За допо­могою електронних документів можна отримати їх друковані форми. При реєстрації документів програма контролює правильність та коректність вне­сених даних. Отже знижується ймовірність помилок. Так, наприклад, при заповненні реквізитів накладної на відпуск ТМЦ буде виводитись інформація про їх залишок на складі. При певному налагодженні констант системи не можна буде списати кількість ТМЦ більшу, ніж є в наявності. Під час реєст­рації документів ряд їх реквізитів вноситься за допомогою довідників, що прискорює створення документу та зменшує кількість помилок.

Реєстрація нового документу здійснюється шляхом вибору пункту голов­ного меню "Документы", який має наступні пункти спадного меню: "Операция" - дозволяє зареєструвати операцію "вручну". "Договор" - призначений для реєстрації договорів. "Приход" має підпункти, які призначені для реєстрації: "Счет входящий" - рахунку постачальника; "Приходная накладная" - оприбуткування ТМЦ; "Расходы на приобретение" - додаткових витрат на придбання ТМЦ; " Услуги сторонних организаций" - отримання послуг. "Расход" має підпункти, які призначені для реєстрації: "Счет" - рахунків, які виписані покупцям; "Расходная накладная" - списання ТМЦ; "оказание услуг" - надання послуг. "Налоговый учет" має підпункти, які призначені для реєстрації:

"Налоговая накладная" - податкової накладної, що виписується поку­пцям;

"Запись книги приобретений" - інформації з отриманої податкової на­кладної постачальника. "Банк" забезпечує реєстрацію банківських документів:

платіжних доручень;

платіжних вимог-доручень;

платіжних вимог;

заяв на акредитив;

інкасових доручень;

виписок банку.

"Касса" забезпечує реєстрацію касових документів:

прибуткових касових ордерів;

видаткових касових ордерів.

"Розница" має підпункти, які призначені для реєстрації: "Розничная накладная" - роздрібної реалізації товарів; "Определение торговой наценки" - розрахунку торгівельної націнки та списання собівартості реалізованих товарів з магазину, в якому ведеть­ся облік товарів за вартістю.

"Производство" має підпункти, які призначені для реєстрації:

"Калькуляция" - списання матеріалів у виробництво, оприбуткування

готової продукції та розрахунку її собівартості; "Незавершенное производство" - даних про незавершене виробницт­во.

"Возврат" має підпункти, які призначені для реєстрації документів: "Возвратная накладная" - накладної на повернення ТМЦ покупцем на

гуртовий склад;

"Возврат розница" - накладної на повернення ТМЦ покупцем в розд­рібний магазин;

"Возврат поставщику" - накладної на повернення ТМЦ постачальни-

"Зарплата" має підпункти, які призначені для реєстрації:

"Начисление ЗП" - даних про заборгованість перед працівниками із зарплати на початок роботи з конфігурацією, на­рахування авансу та основної зарплати.

"Выплата ЗП" - виплати заробітної плати. "Складские" забезпечує реєстрацію матеріальних документів:

"Перемещение" - накладних на внутрішнє переміщення ТМЦ;

"Переоценка ТМЦ" - актів переоцінки ТМЦ;

"Списание ТМЦ" - актів списання ТМЦ;

'"4кт инвентаризации ТМЦ" - актів інвентаризації ТМЦ;

"Оприходование излишков ТМЦ" - актів оприбуткування надлишків

ТМЦ.

"Валютные операции" дозволяє реєструвати документи для:

придбання валюти;

продажу валюти;

переоцінки валюти.

"Ввод остатков" забезпечує введення на дату початку роботи з конфігу­рацією залишків :

взаєморозрахунків з партнерами;

матеріальних цінностей.

"Необоротные активы и МБП" призначений для реєстрації операцій: "Ввод в эксплуатацию" - введення в експлуатацію основних засобів та

МШП;

"Начисление износа" - нарахування амортизації основних засобів; "Списание МБП" - списання МШП;

"Ликвидация необоротных активов" - вибуття основних засобів;

"Модернизация необоротных активов" - модернізації, ремонту та ін­ших видів робіт з основними засоба­ми.

"Прочие" забезпечує реєстрацію:

"Авансовый отчет" - звіту підзвітної особи про використання коштів; "Довереность" - довіреностей;

"Командировочное удостоверение" - посвідчень про відрядження; "Перезачет-бартер" - перезарахування коштів клієнтів між різними

документами-підставами. "Финансовые результаты" - закриття витратних рахунків і визначен­ня фінансових результатів; "Закритие налогового периода" - комплексу операцій, що забезпечу­ють вимоги податкового законодавства. Реєстрація деяких документів може здійснюватись після натиснення від­повідної кнопки панелі інструментів.

Для реєстрації реквізитів документа на екран виводиться вікно, вигляд якого залежить від типу документа. Вікна, в яких реєструються реквізити документів, за своєю формою можуть бути поділені на наступні типи:

Вікно складається з основної частини.

Вікно містить заголовну та табличну частини.

Прості вікна.

Вікна першого типу відкриваються для реєстрації договорів, касових, ба­нківських документів (окрім виписки банку), записів книги придбання, валю­тних документів (крім переоцінки валюти), залишків взаєморозрахунків, пос­відчень про відрядження. Реквізити документів вносяться у відповідних по­лях вікон. Наприклад, вікно видаткового касового ордеру має вигляд (рис.

3.18).

вибрати реквізит з довідника або іншого розділу програми;

викликати календар;

У вікнах даного типу реквізити можуть заповнюватись за допомогою кно­пок, які дозволяють:

ffl

Ш - викликати калькулятор;

—1 - отримати довідкову інформацію про залишки, обороти тощо. Панель інструментів вікон даного типу може мати кнопки панелі інстру­ментів, які призначені для: і ■

відкриття операції, створеної документом; відкриття проведень, створених документом; - переходу в журнал операцій;

Шг.

1^ - переходу в журнал проведень; © - відкриття опису документа в системі допомоги;

- отримання допомоги при заповненні реквізитів документа.

Ці ж дії можна виконати, використовуючи пункт головного меню "Дейст­вия" або комбінації клавіш клавіатури.

Вікна даного типу можуть мати закладки, на яких заповнюються основні та додаткові реквізити документів (рис. 3.18). Документи можуть бути розд-руковані. Для цього використовується кнопка "Печать" вікон реєстрації (рис. 3.18). Слід відмітити, що шаблон документу буде виводитись на екран у вікні перегляду вихідної форми (рис. 3.19).

Платежное поручение 1

ПЛАТІЖНЕ ДОРУЧЕННЯ №

Код

від   "23" Березня 200j p. Платник     Приватна Фіртга "Ведіс"

22566759

Банк платника

Ф-Я "РШК ОУ ВАТ "ДЕРЖАВ. ОБ УКРАЇНИ"

Одержувач ТОВ "ЧШ" Код

Банк одержувача РІВНЕНСЬКЕ ВІД. УСЕ

І   0410001 ~Щ 1

Одержано банкой '           200      р.

J

Сума словами

Двісті п'ятдесят вісім грн. 00 KOIL

Призначення платежу

оплата за ТМЦ згідно рахунку № 32 від 23.03.05

Рис. 3.19. Друкована форма платіжного доручення

61

Працюючи з вікном перегляду вихідної форми документу, можна викона­ти наступні дії:

переглянути вигляд друкованої форми документу за допомогою кнопки Ш^ панелі інструментів головного вікна, або шляхом вибору пункту "Просмотр" головного меню "Файл";

роздрукувати документ за допомогою кнопки ^ панелі інструментів головного вікна, або шляхом вибору пункту "Печать" головного меню "Файл".

У випадку друку документу системою виводиться стандартне діалогове вікно принтера, в якому задають параметри друку.

Для збереження внесених даних призначена кнопка "ОК" вікна реквізитів документу, після натиснення на яку система виводить запит про необхідність проведення документу.

Вікна, які містять заголовну та табличну частини, відкриваються програ­мою при реєстрації операцій з матеріальними цінностями, послугами, необо­ротними активами та МШП, нарахування та виплати зарплати та інших.

У вікнах даного типу принципи заповнення заголовної частини аналогічні реєстрації реквізитів документів, вікна яких складаються з основної частини (рис. 3.20).

Як правило, при реєстрації таких документів спочатку заповнюється заго­ловна частина, яка містить загальні дані, а потім - таблична, в рядках якої зазначається інформація про ТМЦ, послуги, працівників, необоротні активи, витрати тощо в залежності від виду документу. Під табличною частиною та­ких документів може відображатись підсумкова інформація, наприклад, про суми (рис. 3.20).

Таблична частина вікон може заповнюватись наступними шляхами.

З використанням клавіатури.

З використанням кнопок панелі інструментів, які дозволяють: Ш - добавити новий рядок;

+ - копіювати вже існуючий рядок;

™ - видалити рядок;

^ - перемістити рядок вниз;

Ш - перемістити рядок вверх;

иї і а І - сортувати рядки за алфавітним принципом. 3.   З використанням кнопки "Подбор".

Принципи роботи з документами, вікна яких мають заголовну та табличну частину аналогічні документам, вікна яких складаються з основної частини.

Прості вікна відкриваються при реєстрації регламентованих документів: "Финансовые результаты" (рис. 3.21) і "Закрытие налогового периода", а також при визначенні торгівельної націнки та розрахунку амортизації.

При реєстрації таких документів користувачу, як правило, необхідно за­повнювати мінімальну кількість реквізитів: дату, а в деяких випадках обира­ти етап чи вид розрахунку.

Принципи роботи з такими документами аналогічні документам, вікна яких складаються з основної частини.

При проведенні більшість документів конфігурації "Бухгалтерський облік для України" автоматично створюють операції, кореспонденції рахунків яких залежать від налагоджень конфігурації і визначаються розробниками. Корис­тувач не може змінити сформовані документом операції.

Кожний документ в програмі має системний номер, який встановлюється автоматично - в залежності від типу та кількості документів. Системний но­мер користувач може змінити, але робити цього не варто, оскільки програма не допускає реєстрацію двох документів з однаковими номерами.

Документи в програмі можуть бути поділені на такі, що створюють бух­галтерські проведення і на такі, що не створюють їх.

Всі зареєстровані документи зберігаються програмою у відповідних жур­налах, які можна відкрити, використовуючи пункт головного меню "Журна­лы".