Інноваційний менеджмент - Навчальний посібник (Дудар Т. Г., Мельниченко В. В.)

4. організація управління інноваційною програмою

Як показано раніше, планування забезпечує учасникам програми розуміння цілей і опис робіт, які повинні бути виконані, створює основу для розподілу робіт між учасниками програми і призначення ресурсів.

Мета організаціїменеджменту програмою включає:

забезпечення взаємодії;

поділ ролей і відповідальності;

визначення відповідальності за прийняття рішень;

забезпечення ефективного розподілу інформації;

забезпечення гнучкості використання ресурсів. Для забезпечення ефективноївзаємодії необхідно:

забезпечити взаємодію між менеджером проекту і функціональним менеджментом;

встановити правила формальної взаємодії між учасниками програми.

Лінійні менеджери повинні забезпечувати програму ресурсами відповідно до їх життєвого циклу таким чином, що менеджер програми може бути впевнений у доступності необхідних ресурсів. У рамках програми взаємодіють різні організації й окремі виконавці:

внутрішні і зовнішні користувачі результатів програми;

внутрішні і зовнішні постачальники ресурсів;

внутрішні функціональні відділи.

Для забезпечення ефективної взаємодії повинно бути чітко визначено:

хто повинен приймати рішення;

хто виконує ту чи іншу роботу;

хто несе відповідальність за управлінські функції;

хто одержує інформацію.

Рівні відповідальності і влади повинні бути чітко визначені не тільки для постійних членів програми, й для виконавців чи організацій, що підтримують програму на окремих стадіях.

Організація програми включає визначення ключових фахівців, відповідальних за ухвалення рішення, а також повинна залучати різні ресурси на різних стадіях розробки програми у відповідності з такими трьома принципами:

забезпечувати найбільш кваліфікованими для даного виду робіт фахівцями;

залучати виконавців у команду програми тільки на період, коли їхня кваліфікація необхідна;

забезпечувати точним описом завдання для залучених фахівців.

У будь-якому випадку концепція й організаційна структура програми повинні бути погоджені зі стратегічним планом розвитку організації та структурою організації виробництва.

В організаційній структурі програми можуть бути виділені три основні рівні:

на концептуальному рівні: визначаються основні принципи взаємодії і роз'ясняється ступінь участі різних учасників програми, встановлюються взаємини на рівні організацій, відділів і менеджменту;

на рівні стратегії: визначається відповідальність за досягнення ключових подій; організаційними елементами можуть бути організації, відділи, ключові менеджери:

на рівні виконання робіт: визначається відповідальність за виконання окремих робіт, призначаються виконавці і підтримуючі ресурси. Управлінські рішення, прийняті нарізних рівнях програми, вимагають участі менеджменту і виконавців, що займають відповідні ступені в організаційній структурі організації.

Нарівні концептуального планування її управління програми основну роль відіграють менеджери вищої ланки організації, що приймають рішення щодо цілей і пріоритетів програм, обсягів фінансування і ресурсного забезпечення. Цей рівень менеджменту відіграє ключову роль на передінвестиційній стадії програми, коли приймаються рішення щодо програми в цілому.

На стадії планування і запуску програми управлінські рішення стосуються стратегії досягнення цілей програми, і центр менеджменту переміщується на стратегічний організаційний рівень.

На стадії реалізації програми основна маса управлінських рішень стосується оперативного планування, технічної реалізації і тактики виконання завдань. Головну роль на стадіях виконання відіграє організація роботи команди програми.

Звичайно виділяють три основні підходи до організації програми:

функціональна структура;

програмна структура;

матрична структура.

Функціональна і програмна структури являють собою два протилежних підходи до організації програми.

Функціональна структура допускає використання існуючої функціональної ієрархічної структури організації. Пакети робіт програми розподіляються між функціональними підрозділами. Менеджери підрозділів забезпечують виконання доручених їм завдань і несуть відповідальність за результати завдань, поставлених перед підрозділом. Менеджер програми здійснює лише загальну координацію робіт.

Недоліком цього підходу є те, що менеджери різних відділів можуть мати різне уявлення про пріоритет тієї чи іншої програми, що може призвести до затримки робіт окремими підрозділами.

Функціональна організаційна структура організації на практиці часто трансформується в більш адаптивні типи структур, що можуть бути легко модифіковані відповідно до змін навколишнього середовища і потреб самої організації. У великих організаціях, наприклад, часто застосовується дивізіонна форма організації менеджменту.

Основними типами дивізіонного підходу до організації менеджменту є:

дивізіонно-регіональна структура;

дивізіонно-продуктова структура;

дивізіонно-технологічна структура.

Використання дивізіонної структури менеджменту не рятує від необхідності спеціалізованої організації менеджменту програми, хоч і має певні особливості вирішення даного завдання, пов'язані зі спеціалізацією і відносною незалежністю дивізіонів.

Програмна структура допускає, що комплекс робіт програми розробляється незалежно від ієрархічної структури організації. Менеджер програми керує виділеною йому командою, а функціональні менеджери не мають впливу на персонал програми.

Основна проблема цього підходу пов'язана з оптимальним завантаженням членів команди роботою, що відповідає їхній кваліфікації. Оскільки обсяг і зміст робіт змінюються під час ходу програми, команда програми, що має постійну кількість виконавців, може бути недовантажена чи перевантажена на визначених стадіях програми. Крім того, малоймовірно, що менеджер програми зможе одержати в команду найбільш кваліфікованих фахівців на повний термін програми (зокрема, якщо кілька аналогічних програм виконуються одночасно).

Обидва ці підходи не є гнучкими. Комбінація цих двох структур утворить матричну структуру управління, відповідно до якої виконавці, що належать функціональним відділам, тимчасово виділяються в підпорядкування менеджера програми і призначаються на виконання робіт програми.

Матрична структура допускає, що всі співробітники організації доступні для виконання робіт програми. Менеджер програми має можливість обґрунтовано планувати призначення ресурсів на завдання.

Можуть бути виділені три різновиди матричної структури організації:

слабка матриця;

збалансована матриця;

тверда матриця.

Слабка матриця. Координатор програми відповідає за координацію завдань з програми, але має обмежену владу над ресурсами. Недоліком підходу є незбалансованість між високою відповідальністю і нестачею повноважень.

Збалансована матриця. Менеджер програми координує всі роботи і розділяє відповідальність за досягнення мети з менеджерами функціональних підрозділів. Менеджер програми відповідає за тимчасові і вартісні параметри завдань, функціональні менеджери — за зміст робіт і якість. Проблема даного підходу полягає в тому, що баланс відповідальності може бути порушений при посиленні влади тієї чи іншої сторони (програмного чи функціонального менеджменту).

Тверда матриця. Менеджер програми несе повну відповідальність за виконання завдань програми. Менеджери підрозділів відповідають за призначення персоналу на завдання програми. Менеджер програми в даному випадку має можливість здійснювати більш ефективний контроль над програмою, але вплив організації на результати програми слабшає.