12.4. Інформаційні та організаційні ресурси підприємств готельно-ресторанного бізнесу

Явища реального світу й процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об'єктивно відбиваються за допомогою інформації, потоки якої реально існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці. Подібно до речовини та енергії, інформацію можна створювати, обробляти, зберігати, передавати, використовувати. Ефективне використання інформаційних ресурсів підприємств готельно-ресторанного бізнесу базується на: визначенні потреб щодо інформації, проведенні системного її аналізу, створенні й підготовці програм, впровадженні комп'ютерної техніки.

Необхідний для управління обсяг інформації визначається з урахуванням розміру, та спеціалізації підприємства, його організаційної структури, характеру розвитку внутрішніх зв'язків, а також зв'язків з іншими підприємствами та організаціями. При цьому враховуються також суб'єктивні фактори: освіта й компетентність керівника, його організаторські здібності, методи й стиль управління тощо. Ефективна інформаційна система передбачає одноразовість реєстрації первинної інформації, чіткість форм і стислість записів, взаємну погодженість системи показників, уніфікацію документів тощо.

Досвід управлінської діяльності на підприємствах готельно-ресторанного бізнесу свідчить, що при організації інформаційних процесів доводиться вирішувати сукупність взаємопов'язаних питань, зокрема: яка інформація має надходити до управлінського апарату; які структурні підрозділи й з якою періодичністю повинні подавати інформацію; які носії інформації використовувати (люди, оргтехніка); для якої групи управлінських працівників подається інформація й у якій формі. Тому підприємствам готельно-ресторанного бізнесу потрібно правильно визначитися щодо проблеми організаційного регламентування діяльності апарату управління, класифікації інформації, її кодування й декодування, досягти високої чіткості в розподілі посадових функцій службових осіб і в разі внесення змін до прав та обов'язків працівників змінювати інформаційне їх забезпечення, а також скорочувати потоки непотрібної інформації. Важливо методично правильно вибирати показники, які б найточніше відбивали суть явищ і процесів, створювали систему взаємопов'язаних показників, за допомогою яких можна було кількісно й якісно характеризувати діяльність підприємства. Система показників повинна розроблятись таким чином, щоб вона точно відображала вимоги до виробництва і організації системи управління, відображала платоспроможність, ліквідність, конкурентоспроможність підприємств. Водночас інформаційна система не повинна передбачати надмірності даних. За спостереженнями психологів, найбільший інтерес до праці виникає тоді, коли працівникові не вистачає знань для виконання роботи й це спонукає його до творчості.

Потреба у широкому впровадженні в менеджменті сучасних інформаційних ресурсів висуває завдання щодо підвищення впорядкованості логічних відносин між показниками, забезпечення однозначного їх вираження, упорядкованості мовних термінів економічної інформації тощо.

У діяльності підприємств готельно-ресторанного бізнесу слід запроваджувати такі форми документів, які пристосовані для обробки їх за допомогою сучасних засобів обчислювальної техніки, забезпечують відповідні класифікацію й впорядкування, раціоналізують технологічний процес формування документів на основі аналізу схем руху їх потоків.

Аналіз потоків інформації надає можливість визначити особливості діючої системи менеджменту, методи й стиль роботи управлінського апарату, виявити недоліки в організації управління, визначити загальний обсяг інформації, яку слід зібрати й опрацювати для забезпечення нею керівників. Аналіз потоків інформації надає змоги для створення інформаційних моделей, які відбивають технологію підготовки й маршруту документів, алгоритм формування показників, а також взаємозв'язок між структурними підрозділами й особами, які беруть участь в обробці та використанні інформації. Інформаційні моделі можуть мати форму описів, схем, графіків, таблиць, матриць.

Потоки інформації на підприємствах готельно-ресторанного бізнесу вивчаються за допомогою аналізу документів, анкетного або усного опитування, спеціальних експертних обстежень і оцінок, фотографії (самофо-тографії) робочого дня управлінських працівників тощо. Залежно від мети і об'єкту застосовуються різні методи в певній комбінації. В процесі аналізу інформації визначається кількість застосовуваних форм первинних і зведених документів, які створюються у системі управління за місяць, кількість показників кожної форми і перерахунку на місячний потік інформації; кількість цифрових і буквених знаків у документі кожної форми тощо. Результати кількісної і якісної оцінки кожного документа заносять до спеціальних карток або бланків. Найчастіше до картки записують: назву кожного обліково-планового показника, місце його створення й використання, призначення й термін подання; кількість знаків (символів), за допомогою яких записують інформацію, кількість дій (арифметичних і логічних); спосіб запису (друкування, ручний запис), частоту (повторюваність) збирання й надання інформації, трудомісткість заповнення. Матеріали карток обстеження, що складаються на один документ, заносять до відомості «Зведена характеристика документів». До матеріалів обстеження додаються копії всіх документів і рекомендації щодо усунення їх дублювання, раціоналізації маршрутів руху документів.

Недокументовану інформацію можна аналізувати за допомогою усного опитування, анкетного обстеження, а також фотографії (самофо-тографії) робочого дня управлінських працівників. У процесі усного опитування або анкетування визначають перелік інформації, що надходить до обстежуваного працівника, й вихідної від нього із зазначенням адресатів і періодичності.

Зміст потоків інформації незалежно від її виникнення характеризується індексацією, видом носія, обсягом потоку, щільністю потоку, інформаційною ємкістю повідомлень і операцій, ступенем використання інформації, періодичністю її виникнення й швидкістю руху.

У практиці підприємств готельно-ресторанного бізнесу застосовують різні форми індексації інформації: цифрову — цифровий запис у документах, цифрове зображення на лічильниках, табло тощо; алфавітну — словесний запис у документі, підписи на лічильниках, табло тощо; символьну — умовне зображення на кресленнях, схемах, плакатах тощо. Економічна інформація найчастіше представляється у формі алфавітно-цифрових сигналів. Для того, щоб підвищити аналітичні властивості інформації й привести її у форму, зручну для обрання рішень, широко використовуються різні таблиці, схеми, графіки тощо. Завданням дослідження інформаційних ресурсів на підприємствах є визначення ступеню повноти використання інформації й розробка заходів щодо скорочення кількості даних, які надходять до апарату управління.

У процесі вивчення використання інформаційних ресурсів важливо визначити кількість операцій і витрат праці (у робочому часі), закріплених за підсистемами (техніко-економічні, планування, бухгалтерський облік, фінансова робота, статистичний облік тощо). Ці дані використовуються для вдосконалення структури управління, встановлення нормативів праці й для контролю за діяльністю управлінського персоналу.

Недоліки в організації використання потоків інформаційних ресурсів на підприємствах готельно-ресторанного бізнесу найчастіше пов'язані з невдалим або не досить чітким розподілом функціональних обов'язків між працівниками апарату управління, надмірним контролем, з надходженням інформації до тих працівників, яким вона не потрібна тощо.

Контрольні запитання

1.         Перелічіть основні види комунікацій, застосовувані на підприємствах готельно-ресторанного бізнесу.

Охарактеризуйте можливі структурні схеми комунікаційних процесів.

Подайте визначення елементам комунікаційного процесу.

Рекомендована література

Анискин Ю.П. Общий менеджмент / Учебное пособие — М.: 1997.

Балабанов И.Т. Менеджмент туризма / Учебное пособие для студентов вузов по специальности «Экономика и управление социально-культурной сферой». — Минск: БГЭУ, 1999.

Борисова Ю.Н., Таранин Н. И. Менеджмент гостиничного и ресторанного бизнеса. — М.: РМАТ, 1997.

Брэддик У. Менеджмент в организации. — М.: 1997.

Галасюк С.С. Організаційно-економічні основи діяльності туристичних підприємств: Автореф. дис. канд. екон. наук — Одеса, 1995.

Герчикова И.Н. Менеджмент. — М.: Банки и биржи, 1994.

Глухов В.В. Основы менеджмента. — СПб., 1995.

Соловьев Б.А., Толстова Л.А. Менеджмент гостеприимства / Справочно-методическое пособие. — М.: РМАТ, 1997.

Шегда А.В. Менеджмент — основа современного предприятия. — К., 1995.