Діловодство - Навчальний посібник (Скібіцька Л. I.)

3. умови забезпечення захисту комерційної та конфіденційної інформації

Склад і обсяг відомостей, що становлять КТ підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту і допуску до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначає керівник. Керівник може залучити для здійснення цієї роботи фахівців аналітиків.

Органи державної влади і місцевого самоврядування не мають права втручатися в охорону комерційної таємниці підприємства, за винятком випадків, передбачених законом.

Основна мета охорони конфіденційної інформації в тому, щоб вона не потрапила до конкурентів. У ряді випадків потрібна охорона і чужих комерційних таємниць, які можуть бути повідомлені підприємству іншими особами, організаціями. Відсутність такого захисту може позбавити фірму вигідних партнерів, клієнтів.

Забезпечення захисту КТ передбачає:

визначення правил віднесення інформації до КТ;

розробку і доведення до осіб, які допущені до відомостей, що становлять КТ, інструкцій за дотриманням режиму конфіденційності;

обмеження доступу до носіїв інформації з КТ;

таке ведення діловодства, яке забезпечує виділення, облік і збереження документів з КТ;

використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційності документів;

здійснення контролю за дотриманням режиму охорони

КТ.

Для збереження доступу до інформації КТ керівник видає спеціальний наказ про введення "Переліку відомостей, що містять КТ підприємства", заходів з охорони цих відомостей, встановлення кола осіб, які мають доступ до такої інформації, правил роботи з документами, позначеними грифом "КТ". Співробітники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом і додатками до нього. Інколи порядок забезпечення КТ обумовлюється в трудовому контракті з працівником.

У випадку необхідності такий список може бути продовжений і також завірений підписом керівника з проставленням нової дати. Якщо відомості із "Переліку..." переносяться в документи, то документи стають конфіденційними, і від того, як буде організована робота з ними, багато в чому залежить успішна робота підприємства.

Ведення діловодства, що забезпечує облік і збереження документів КТ, передбачає виконання ряду рекомендацій. Наказом керівництва також може бути обумовлена конфіденційність відомостей, права підприємства щодо них, порядок їх використання тощо. Наприклад, якщо комерційна таємниця є результатом спільної діяльності з іншим підприємством, то необхідність її збереження повинна бути відображена в контракті. У випадку відсутності грифу "КТ" і посилань на конфіденційність у тексті, вважається, що автор і особи, які підписали або затвердили цей документ, передбачили всі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) роботи з документом. На документі з грифом "КТ" ("Конфіденційно") вказується кількість примірників документа і місце знаходження кожного з них. Наприклад:

Складений у двох примірниках:

прим. № 1 — на адресу; прим. № 2— до справи 01.08.

На звороті або в резолюції документа з грифом "КТ" керівник пише прізвище тих посадових осіб, яким дозволено користуватися цим документом. Наприклад:

Дозволяю:

Степаненку В. Г.

Осипенку В. Б, Підпис керівника, дата.

Додаток до наказу директора фірми "Прометей" від

11.03.06.

ПЕРЕЛІК ВІДОМОСТЕЙ, що є комерційною таємницею фірми "Прометей"

Розмір кредитів, що їх взяла або планує отримати фірма. Обсяг виробництва продукції (за місяць, квартал, рік). Назва фірм-контрагентів.

Розмір прибутку, отриманого за місяць, квартал, рік. Схема розподілу прибутків.

Мета, завдання і тактика переговорів з діловими партнерами.

Умови комерційних контрактів, платежів, послуг. Потреба у придбанні товарів чи одержанні послуг. Заробітна плата працівників підприємства. Характер і репутація персоналу фірми. Регіони збуту продукції.

Тематика маркетингових досліджень на підприємстві. Директор        підпис Г. І. Кондратенко

М.П.

Друкування документів з грифом "КТ" здійснюється централізовано, у спеціально відведеному для цього приміщенні або на робочому місці, куди заборонено вхід стороннім. Віддруковані і підписані документи передаються для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вихідного документа: чернетка (і варіанти) знищено. Підпис. Дата.

Усі документи з конфіденційною інформацією повинні реєструватися окремо від решти документів у "Журналі реєстрації документів з грифом "КТ". При значному обсязі документів можуть заводитися журнали окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів підприємства з грифом "КТ". Всі аркуші журналів при цьому нумеруються, прошиваються і опечатуються.

Документи з грифом "КТ" приймаються і відсилаються спеціально виділеною посадового особою або секретарем-референтом, якщо йому надається таке право. При надходженні обов'язково перевіряються кількість аркушів і примірників основного документа і додатків до нього. У випадку відсутності чи неповної комплектності в. конвертах документів з грифом "КТ" складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові.

Документи з грифом "КТ" формуються в окрему справу. На обкладинці справи у правому куті ставиться гриф "КТ". На внутрішній стороні обкладинки справ пишеться список працівників, які мають право користуватися цією справою. Всі аркуші справи нумеруються простим олівцем у правому верхньому куті. Зберігаються такі справи у сейфі, що опечатується відповідальним за зберігання документів з грифом "КТ". Інші працівники підприємства не повинні мати права доступу до цього сейфу.

Обіг (видача і повернення) документів з грифом "КТ" відображається в "Журналі обліку видачі документів з грифом "КТ". Видані для роботи конфіденційні документи повертаються секретарю-референту того ж дня. З дозволу керівництва підприємства окремі документи з грифом "КТ" можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання роботи з ними. Але при цьому повинні дотримуватися умови повного забезпечення збереження документів на робочому місці виконавця (наявність сейфа). При поверненні документів з грифом "КТ" секретар-референт звіряє номер документа з журналом, перевіряє кількість аркушів і в присутності виконавця ставить у графі "Відмітка про повернення" свій підпис і дату повернення документа.

Передача документів і справ іншим співробітникам підприємства, які мають доступ до цих документів, здійснюється лише через секретаря-референта з обов'язковим записом у журналі.

Документ з грифом "КТ" забороняється виносити із офісу. Тільки у виняткових випадках керівник або його заступник можуть дати на це дозвіл окремому співробітникові для погодження, підпису і т.ін. за умов вжиття необхідних заходів збереження документа.

На підприємстві повинні дотримуватися суворого порядку розмноження документів з грифом "КТ". Копії з них знімаються лише з дозволу керівництва у спеціально обладнаному для цього приміщенні. Всі копії враховуються, загальна кількість примірників максимально обмежується, кожен примірник готується для попереднього визначеного адресата або виконавця. Розмноження документів здійснюється у присутності особи, відповідальної за документ. Браковані копії підлягають негайному знищенню.

Усі справи з грифом "КТ" обов'язково вносяться до номенклатури підприємства.

По закінченню календарного року спеціально створена комісія виконує такі роботи:

перевіряє наявність усіх документів з грифом "КТ";

відбирає документи з грифом "КТ" для архівного зберігання;

відбирає документи з грифом "КТ" для знищення.

Перевірка наявності документів з грифом "КТ" за рішенням керівництва підприємства може здійснюватися з іншою періодичністю, наприклад після закінчення кварталу. При втраті конфіденційного документа про це негайно інформується керівник підприємства. Вживаються всі заходи, щоб розшукати документ. Для розслідування факту втрати керівник підприємства створює спеціальну комісію. У випадку, коли розшук не дав позитивних наслідків, складається акт, а до "Журналу реєстрації" вноситься про це відповідний запис.

При звільненні з роботи співробітника, відповідального за документи з грифом "КТ", здійснюється перевірка наявних документів, які передаються заново призначеній для цього особі. Про це складається акт приймання-передачі, що затверджується керівником підприємства або його заступником.

На особу, яку на підприємстві було допущено до КТ і яка звільнилася з роботи, зобов'язання про нерозголошення конфіденційної інформації поширюється ще протягом двох років після звільнення, якщо інший термін не був обумовлений трудовим контрактом.

При передачі справ до архіву на документи з грифом "КТ" складається окремий опис. Архівне зберігання таких документів здійснюється в опечатаних коробках у приміщенні, куди забороняється несанкціонований доступ.

На документи з грифом "КТ", що відібрані для знищення, складається акт. Процес знищення відбувається в присутності комісії. При цьому робиться все залежне, щоб була виключена можливість поновлення наявної в цих документах інформації.