1. напрямки використання пеом у документальному забезпеченні управління. документування та організація роботи з документамиВпроваджуючи нові технології роботи з документами, необхідно зважати на такі моменти: доцільність застосування тих чи інших технічних засобів; можливість придбання технічних засобів у певні строки; наявність придатних приміщень; можливість підготовки чи залучення спеціалістів для обслуговування техніки, її ремонту. При цьому бажано забезпечити: розробку і впровадження уніфікованих і трафаретних форм документів; приймання, реєстрацію (облік), розподіл документів і доставку їх виконавцям; організацію, облік і аналіз документообігу; контроль за виконанням документів;
стенографування, машинописне виготовлення, копіювання і розмноження документів; оформлення та відправлення вихідної кореспонденції; формування справ канцелярії та передачу їх у встановлені строки до архіву установи; зберігання та забезпечення умов використання документів у процесі діловодства; організаційне і методичне керівництво, контроль за роботою з документами у структурних підрозділах і підвідомчих установах; складання зведених номенклатур та опису справ установи, нагляд за правильним формуванням справ у структурних підрозділах; підвищення кваліфікації співробітників установи і підвідомчої системи з питань документального забезпечення; вивчення принципів технології роботи з документами на базі технічних засобів, складу і форми подання інформації, складу користувачів. Вирішення завдань документального забезпечення управління організацією на сучасному етапі передбачає застосування АРМ різних категорій фахівців та керівників, а також допоміжного персоналу на базі використання ПЕОМ та їх локальних і глобальних ( або регіональних ) мереж. Використання комп'ютерної техніки у діловодстві передбачає певні положення: 1. Саме документування, тобто складання, редагування, друкування, тиражування і розповсюдження (адресацію) документів. Сюди ж як сервісні функції відносяться автоматизований переклад з мови на мову (або на декілька іноземних мов), перевірка орфографії, використання тлумачних словників та словників синонімів, використання довідкової інформації з відповідних файлів бази даних конкретного укладача документа (заповнення параметрів документів з довідників), застосування шаблонів форм документів (листів, факсів тощо), створення шаблону загального бланка документа. 2. Організацію роботи з документами, а саме: використання систем управління документами, збереження їх у базі даних, створення архівів, підготовку до розсилки та розсилку за допомогою електронної пошти або просто обміном файлами в локальній мережі ПЕОМ; організацію підшивки документів (тобто комплектування документів однієї тематики, форми чи дати, або за іншими ознаками), організацію спільного доступу до документів у локальній комп'ютерній мережі, розмежування доступу користувачів до документів (санкціонування, обмеження паролями та ідентифікаційними кодами користувачів), підтримку зв'язку між документами за допомогою посилань. |
| Оглавление| |