Ділова українська мова - Навчальний посібник (Плотницька І.М.)
Оформлення сторінки.
Ключові слова: текст, документ, реквізит, засоби
стандартизації мови, бланк, сторінка.
Документ - основний вид писемної ділової мови
Документ (від лат. ёосшпепшт - доказ) - це носій інформації.
Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації
про події, факти, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.
Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і
мають велике правове значення.
|
достовірним
|
переконливим
|
Документ має бути
|
належним чином відредагованим і оформленим
|
|
містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки
|
правильно складеним як за формою, так і за змістом
|
Документування інформації здійснюється на основі відповідних
законів і постанов органів державної влади, якими визначається організація
діловодства і стандартизація документів.
Система документації - сукупність документів, взаємопов'язаних
між собою, що взаємодіють і створюють цілісні утворення з певними специфічними
рисами.
Системи
документації
банківська
дипломатична зовнішньоекономічна юридична
та ін.
Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних,
загальних) документів.
Управлінська документація служить засобом організації та
регулювання процесів управління.
Документи, що функціонують у сфері управління, називаються організаційно-розпорядчими.
Групи організаційно-розпорядчих документів
Група
|
Назва документа
|
організаційні
|
статути, угоди
|
розпорядчі
|
накази, розпорядження, рішення
|
довідково-інформаційні
|
листи, факси, доповідні і службові записки, довідки
|
з кадрових питань
|
автобіографії, заяви, особові справи
|
особисті офіційні документи
|
пропозиції, заяви і скарги громадян
|
Текст як основа службового документа
Основний елемент документа - це текст, який має такі ознаки:
об'єктивність і достовірність змісту
викладені факти мають відображати справжній стан речей
точність
|
в документі не допускається подвійне тлумачення слів і
висловів
|
переконливість
|
текст документа має сприяти прийняттю адресатом пропозиції
або виконанню прохань, викладених у документі
|
нейтральність тону
|
стилістично нейтральне забарвлення фрази (в усному
мовленні) - речення (в писемному мовленні)
|
повнота інформації
|
зміст документа має відображати всі обставини справи
|
максимальна стислість
|
у документі не допускаються зайві слова та смислові
повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи
|
Складовою частиною управління є діловодство
(справо-чинство).
Діловодство - система документації, документування й
організація роботи з документами.
Діловодство охоплює сукупність документів, прийомів,
спо-собів і форм роботи з ними. Працівники сфери управління майже 75 \% свого
робочого часу витрачають на роботу з документами. Щоб
уникати проблем, пов'язаних з оформленням документів в управлінській сфері, необхідний
єдиний порядок підготовки документів і роботи з ними. Доцільно проводити
спеціальні інструктажі, лекційні, практичні чи семінарські заняття. Не завадило
б мати інструкції з діловодства, зразки документів, які найчастіше
використовуються в практичній діяльності.
|
кожному конкретному випадку для розв'язання окремих
ситуацій.
|
За технікою відтворення
|
*
рукописні;
*
відтворені механічним способом.
|
За ступенем гласності
|
* для службового користування (ДСК) таємні; цілком таємні.
|
За терміном зберігання
|
*
постійного; зберігання
*
тривалого зберігання (понад 10 років);
*
тимчасового зберігання (до 10 років).
|
За стадіями відтворення
|
*
оригінали;
*
копії
(відпуск - це повна копія відправленого оригіналу, яка
залишається у відправника; витяг - відтворює частину тексту; дублікат -
другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу).
|
За юридичною силою
|
*
справжні документи бувають дійсні, що мають юридичну силу, і недійсні, що
втратили юридичну силу;
*
підробні - це документи, зміст або реквізити яких не відповідають істинним.
Підробка буває:
-
матеріальною, де подаються неправильні відомості, робляться виправлення,
підчищення;
-
інтелектуальною, коли документ готується свідомо неправдивого змісту.
|
За носієм інформації
|
* на
папері;
*
диску;
*
фотоплівці;
*
магнітній плівці;
*
стрічці; *перфострічці.
|
За складністю
|
* прості (односкладні) відображають одне питання, тобто
текст документа складається лише із закінчення; складні (двоскладні)
висвітлюють кілька питань, тобто текст документа містить інші логічні
елементи.
|
За терміном виконання
|
*
звичайні; безстрокові
*
термінові; *дуже термінові.
|
|