Банківські операції - Навчальний посібник ( Косова Т.Д., Циганов О.Р.)

4.2. загальні правила документообігу

Бланки розрахункових документів (крім розрахункових чеків, що належать до документів суворого обліку та/або виготовляються і розповсюджуються централізовано) виготовляються на папері формату А4 або А5 будь-яким способом (друкарським, з використанням комп'ютерної техніки тощо) за умови обов'язкового забезпечення наявності та схематичного розташування всіх елементів (рамки, лінії, текстові елементи тощо). Усі текстові елементи бланків мають бути виконані українською мовою.

Відповідальність за правильність заповнення реквізитів розрахункового документа, у тому числі номерів рахунків і кодів банків, суми податку на додану вартість і кодів бюджетної класифікації, несе особа, яка оформила цей документ і подала його до обслуговуючого банку.

Банки перевіряють відповідність заповнення реквізитів розрахункових документів:

банк платника перевіряє заповнення таких реквізитів: «Платник», «Код платника», «Рахунок платника», «Банк платника», «Код банку платника», а також «М.П.» та «Підписи платника» (якщо згідно з формою документа вимагається їх заповнення);

банк отримувача — заповнення таких реквізитів: «Отримувач», «Код отримувача», «Рахунок отримувача», «Банк отримувача», «Код банку отримувача», а також «М.П. отримувача» та «Підписи отримувача» (якщо згідно з формою документа вимагається їх заповнення);

банк стягувача — заповнення таких реквізитів: «Стягувач», «Код стягувача», «Рахунок стягувача», «Банк стягувача», «Код банку стягувача», а також «М.П. стягувача» та «Підписи стягува-ча» (якщо згідно з формою документа вимагається їх заповнення).

Якщо розрахункові документи, у яких перевірені реквізити, заповнено з порушенням вимог, то банк, що здійснив перевірку, повертає їх без виконання.

Також банки повертають без виконання розрахункові документи, якщо:

у розрахунковому документі не заповнено хоча б один із реквізитів, заповнення якого передбачено його формою, крім реквізиту «Дата валютування»;

немає супровідних документів, надання яких разом з розрахунковим документом передбачено Інструкцією, або закінчився строк дії цих супровідних документів;

розрахунковий документ подано до банку з порушенням законодавства України, або документ не може бути виконано відповідно до законодавства України.

Розрахунковий документ (за винятком розрахункового чека) виписується в кількості примірників, потрібних для всіх учасників безготівкових розрахунків (але не менше ніж два), з використанням електронно-обчислювальних та друкарських машин (далі — технічні засоби), за один раз з використанням копіювального або самокопіювального паперу. Якщо використання копіювального (самокопіювального) паперу неможливе, то на всіх тотожних примірниках розрахункового документа в правому верхньому куті проставляються їх порядкові номери (наприклад, 1, 2, 3 тощо). Дозволяється заповнення розрахункового документа від руки (кульковою ручкою, чорнилом темного кольору). Перший примірник розрахункового документа (незалежно від способу його виготовлення) має містити відбиток печатки (якщо наявність печатки передбачена) та підписи/підпис відповідальних осіб/ особи.

Клієнт, виходячи з технічних можливостей своїх та обслуговуючого банку, може подавати до банку розрахункові документи як на паперових носіях, так і у вигляді електронних розрахункових документів, використовуючи системи дистанційного обслуговування. Спосіб подання клієнтом документів до банку передбачається в договорі між банком та клієнтом про розрахунково-касове обслуговування.

Банк, що обслуговує платника із застосуванням систем дистанційного обслуговування, зобов'язаний перевірити відповідність номера рахунку платника і його коду (номера), що зазначені в електронному розрахунковому документі, і приймати цей документ до виконання, лише якщо вони належать цьому платнику.

Розрахункові документи приймаються банками без обмеження їх максимальної або мінімальної суми, крім випадків, передбачених чинним законодавством, у тому числі нормативно-правовими актами Національного банку.

Банки приймають до виконання лише розрахункові документи:

своїх клієнтів, які подають їх у банк у порядку, передбаченому договорами про розрахунково-касове обслуговування цих клієнтів;

клієнтів інших банків або органів державного казначейства, якщо документи надсилають безпосередньо інші банки або органи державного казначейства;

платіжні вимоги стягувача на примусове списання коштів, на яких є підпис відповідального виконавця та відбиток штампа банку, що обслуговує цього стягувача, якщо він доставляє їх у банк платника самостійно (посильним, рекомендованим або цінним листом тощо).

Розрахункові документи, оформлені своїми клієнтами, банк приймає протягом часу, визначеного в договорах про розрахунково-касове обслуговування цих клієнтів. Розрахункові документи, оформлені клієнтами інших банків або органів державного казначейства, банк приймає протягом операційного дня.

Банк платника на всіх примірниках прийнятих розрахункових документів і на реєстрах обов'язково заповнює реквізити «Дата надходження» і «Дата виконання», а банк стягувача — «Дата надходження в банк стягувача» (якщо ці реквізити передбачені формою документа), засвідчуючи їх підписом відповідального виконавця та відбитком штампа банку. На документах, прийнятих банком після закінчення операційного часу, крім того, ставиться штамп «Вечірня».

Якщо дата складання розрахункового документа (реєстру) збігається з датою його виконання (списання банком коштів за цим документом), то реквізит «Дата надходження» може не заповнюватися. Відміткою про дату реєстрації банком платіжного доручення платника про сплату платежів до бюджету є заповнення в ньому реквізиту «Дата надходження», який банк заповнює незалежно від дати складання платником цього платіжного доручення. Ініціювання переказу вважається завершеним з часу прийняття банком платника розрахункового документа на виконання.

Розрахункові документи, що надійшли до банку протягом операційного часу, він виконує в день їх надходження. Розрахункові документи, що надійшли після операційного часу, банк виконує наступного робочого дня. Розрахункові документи на списання коштів з рахунків платника, що надійшли до банку після операційного часу, банк може виконувати в день їх надходження, якщо це визначено договором про розрахунково-касове обслуговування. За порушення цих строків банк, що обслуговує платника, несе відповідальність згідно із законодавством України.

Банк виконує розрахункові документи відповідно до черговості їх надходження та виключно в межах залишку коштів на рахунку клієнта, якщо інше не встановлено договором між банком і клієнтом.

Якщо до банку надійшло одночасно кілька розрахункових документів, на підставі яких здійснюється списання коштів, то вони виконуються в такій черговості:

у першу чергу списуються кошти на підставі рішення суду для задоволення вимог про відшкодування шкоди, завданої каліцтвом, іншим ушкодженням здоров'я або смертю, а також вимог про стягнення аліментів;

у другу — списуються кошти на підставі рішення суду для розрахунків щодо виплати вихідної допомоги та оплати праці особам, які працюють за трудовим договором (контрактом), а також виплати за авторським договором;

у третю — списуються кошти на підставі інших рішень суду;

у четверту — списуються кошти за розрахунковими документами, що передбачають платежі до бюджету;

у п'яту — списуються кошти за іншими розрахунковими документами в порядку їх послідовного надходження.

Списання коштів (і в повній, і в частковій сумі) з рахунку платника здійснюється на підставі першого примірника розрахункового документа, який залишається на зберіганні в банку платника.

На вимогу клієнта банк надає довідку про виконання (часткове виконання) платіжної вимоги, що засвідчується підписами керівника (його заступника) і головного бухгалтера (його заступника) банку та відбитком печатки банку, або примірник засвідченої ними платіжної вимоги, на підставі якої здійснено оплату.

Інші примірники розрахункового документа, але не менше ніж один (за винятком розрахункових чеків), банк передає платнику.

Умови (строки, періодичність тощо) передавання розрахункових документів, у тому числі електронних розрахункових документів, що підтверджують списання/зарахування коштів з/на ра-хунків/и клієнтів банку або підтверджують прийняття документів на інкасо, визначаються в договорах про розрахунково-касове обслуговування клієнтів з урахуванням вимог цієї Інструкції.

Платежі з рахунків клієнтів банк здійснює в межах залишків коштів на цих рахунках на початок операційного дня. Банк може виконувати платіжні доручення клієнтів з урахуванням сум, що надходять на рахунки клієнтів протягом операційного дня (поточні надходження), якщо це визначено в договорі про розрахунково-касове обслуговування.