Фінансовий облік у банках - Навчальний посібник (Табачук Г. П., Сарахман О. М., Бречко Т. М.)

2.2.   органІзацІя внутрІшнього контролю за схороннІстю грошових  коштІв

Внутрішній контроль означає такі дії та процедури,  які призначені для збереження грошових  коштів банку. Ефективні дії з внутрішньо- го контролю за грошовими коштами мають включати низку органі- заційних заходів.

1.   Розподіл процедурних функцій:

�  повне розмежування дій при процедурах з отримання грошей від дій при виплаті грошей;

�  чітке розмежування між фізичним обігом грошових коштів та всіма фазами обігу відповідної облікової інформації;

�  необхідність чіткого контролю за надходженням  готівки до каси та її залишками на кінець дня;

� необхідність оформлення виплат тільки за допомогою  по- передньо пронумерованих  чеків з окремим підтвердженням (дозволом) на здійснення виплат.

2.   Розподіл посадових обов’язків:

�  призначення різних осіб для отримання грошових коштів та виплати грошових коштів;

�  призначення різних осіб для фізичного ведення касових опе- рацій та їх обліку;

�  призначення одного працівника, відповідального за надання дозволу на здійснення грошових  виплат, та іншого працівни- ка, який би списував з рахунків суми за грошовими  чеками;

�  надання права розпорядження  грошовими коштами одній особі, а ведення обліку – іншій.

3.   Контроль за схоронністю  готівкових коштів проводиться:

�  наприкінці операційного дня шляхом звірки касових обо- ротів з даними бухгалтерського обліку (рис. 2.4);

 

�  періодично при проведенні  планових,  а в разі потреби – по- запланових ревізій.

Після звірки касових оборотів з касовими журналами операційних працівників касири здають завідувачеві каси сформовані залишки грошей

з довідками і касовими документами

Завідувач каси:

1)   приймає гроші від касирів, перевіряє звітні довідки і документи;

2)   складає зведену довідку про касові обороти;

3)   звіряє підсумки  зведеної довідки про касові обороти з даними бухгалтерського обліку;

4)   записує в Книгу обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей)

загальну суму приходу та видатків грошей і виводить у ній залишок каси на наступний день;

5)   передає касові документи з додатками для формування і брошурування працівникові каси

Головний бухгалтер – не пізніше ніж наступного дня звіряє підсумки документів з даними бухгалтерського обліку

Рис. 2.4. Порядок проведення звірки касових оборотів

з даними бухгалтерського обліку в кінці операційного дня

Періодично, згідно з правилами, проводиться ревізія готівки та інших цінностей, які зберігаються в грошових сховищах і касах уста- нов банку, а також перевірка дотримання правил їх зберігання. Реві- зія проводиться:

�  за розпорядженням  керівника установи банку не рідше ніж

раз на півріччя, а також щороку станом на 1 січня нового року;

�  при зміні керівника,  головного бухгалтера або завідувача каси;

�  при тимчасовій зміні службових осіб, відповідальних за схо- ронність цінностей;

�  в інших випадках – за розпорядженням  керівників Націо- нального банку України або органів відповідних банків (за- гальних зборів акціонерів,  членів рад та у випадках, перед- бачених Законом України «Про господарські  товариства» і статутами банків).

Ревізія грошових білетів, монет, інших цінностей проводиться складом осіб, яких призначає письмовим наказом керівник устано- ви банку. Ревізія проводиться у присутності службових осіб, від-

 

повідальних  за схоронність цінностей. Відповідальність за правиль- ну організацію і виконання встановлених правил проведення ревізії несе керівник установи банку, який призначив ревізію.

При виявленні під час перерахування грошей надлишків  або нестачі складається акт. До акта, що надсилається вищій установі банку, додають особисте пояснення касового працівника, який до- пустив нестачу, повідомлення керівника установи банку про вжиті заходи щодо відшкодування  у винних осіб збитків, усунення при- чин, які породжують касові прорахунки і нестачі цінностей.

Про проведену ревізію цінностей  складається акт за підписа- ми всіх працівників, які брали участь у ревізії, і посадових осіб, відповідальних  за зберігання  цінностей.  За виявлення  недостачі або надлишку грошей і цінностей, розбіжностей в обліку або не- доліків у забезпеченні зберігання цінностей копія акта надсилаєть- ся вищій установі банку.

Усі проведені перевірки реєструються у книзі, в якій зазнача- ють прізвище і посаду того, хто проводив перевірку, перевірену ним ділянку роботи, час проведення перевірки, її обсяг, результа- ти (робиться посилання на акт або зазначається, що зауважень не- має).

Керівники  установ банків  зобов’язані  у п’ятиденний термін розглянути результати проведених ревізій та перевірок і терміно- во усунути виявлені недоліки, а також ужити заходів щодо органі- зації касової роботи.

За виявлення  надлишків  грошей або недостач складають акт про виявлені недостачі (надлишки) під час перерахування грошей. До акта, що надсилається вищій установі банку, додають особисте пояснення касового працівника,  який допустив  недостачу, пові- домлення керівника установи банку про вжиті заходи щодо відш- кодування за рахунок винних осіб збитків, усунення причин, які породжують касові прорахунки і недостачі цінностей.

Виявлені надлишки грошей оприбутковуються  на рахунок

6399 «Інші операційні  доходи». Повернення  зарахованих на цей рахунок  сум може  проводитися за  клопотанням  підприємств, об’єднань, організацій і установ шляхом зарахування їх на рахун- ки, а також окремих осіб з дозволу керівника установи банку після розгляду обставин, які підтверджують належність їм надлишків, що утворилися.

 

Усі недостачі грошей незалежно від суми (навіть якщо вони погашені під час виявлення) списують у видатки за касою і запи- сують на рахунок 3552 «Нестачі та інші нарахування на працівни- ків банку» за особистим  рахунком  працівника, в якого виявлено недостачу, та обліковуються  на цьому рахунку до повного їх пога- шення. Якщо недостача грошей та інших цінностей є результатом розтрати,  недбалості або розкрадання, керівник установи банку негайно повідомляє про це правоохоронні органи і до їх рішення усуває від роботи з цінностями працівника банку, в якого виявле- но недостачу. До акта про виявлені недостачі (надлишки)  під час перерахування грошей, що надсилається до вищої установи від- повідного  банку, додається спеціальне повідомлення  за підписами керівника і головного бухгалтера установи банку із зазначенням у ньому місця і дати події; дати виявлення недостачі (надлишку); характеру події (розтрата, розкрадання, пограбування, підробка); суми заподіяного збитку; посади, прізвища винної особи. Це ро- биться, виходячи  з потреби забезпечення інтересів банку і над- ходження коштів для відшкодування  збитків.

�  Якщо на момент установлення недостачі винна в ній особа не

встановлена, то суму нестачі списують на витрати банку про-

веденням

Дт  7399 Інші операційні витрати

Кт   Рахунки для обліку грошових коштів

�  Одночасно з цим сума нестачі обліковується  поза балансом

(до встановлення осіб, які мають відшкодувати недостачі)

Дт  9617 Списана у збиток заборгованість за іншими активами

Кт   Контррахунок

�  Після встановлення особи, винної в нестачі, суму нестачі від- носять на цю особу бухгалтерським проведенням

Дт  3552 Нестачі та інші нарахування на працівників банку

Кт   6399 Інші операційні доходи

�  Одночасно з цим віднесені  на збиток борги списують з позабалансового обліку

Дт  Контррахунок

Кт   9617 Списана у збиток заборгованість за іншими активами

�  Погашення заборгованості за нестачами

Дт  Рахунки для обліку грошових коштів

Кт   3552 Нестачі та інші нарахування на працівників банку.