Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

1.4. стандартизація, уніфікація та трафаретизація управлінських документів

 

Стандартизація - це встановлення єдиних норм та вимог, які пред'являються до документів.

Уніфікація документів - це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситу­ацій, розробка єдиних форм і правил складання, оформлення і ство­рення трафаретних текстів.

Стандартизація та уніфікація управлінських документів дозво­ляє досягти одноманітності в структурі та обробці інформації. Ста­ндартизація та уніфікація сприяють також напрацюванню прогре­сивних методів роботи з документами. Метою стандартизації та уніфікації документів є раціоналізація процесів підготовки, вико­нання, пошуку документів; скорочення документопотоків: підви­щення ефективності управління і створення оптимальних умов для машинної обробки управлінської інформації.

До основних етапів уніфікації та стандартизації в будь-якій ор­ганізації відносяться:

встановлення кола документів, які обертаються в організації;

стандартизація формулярів та текстів документів;

трафаретизація формулярів документів.

З метою стандартизації управлінської документації була за­тверджена серія державних стандартів на управлінську документа­цію [5;6;7;8;9;10;11;12;13], а також низка стандартів на документи, які найбільш часто зустрічаються в управлінській діяльності підп­риємства [9;14].

Трафаретизація - це засіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація, характерна для певної групи документів, умовно поділяється на трафаретну, або постійну, та ін­дивідуальну, або змінну. Створюються збірники трафаретних текс­тів, при цьому деякі тексти мають по кілька запасних варіантів. Лист з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини та змінної частини - вставки.

Ступінь трафаретизації може бути різним: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дозволяють зе­кономити до 50-75\% часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущене в тексті.

Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організа­ції. їх розробка завжди повинна базуватися на державних стандар­тах. Трафаретизація дозволяє підвищити продуктивність праці, сприяє підвищенню культури діловодства.