2.1. управління робочим часом або «тайм- менеджмент»У лексиконі ділового співтовариства з’явилося модне слово — «тайм-менеджмент», яке, напевно, скоро стане таким же популяр- ним як магічна абревіатура МВА. Технології, що дозволяють опти- мізувати робочий день, насправді існують. Інше питання, як вони реалізуються в житті.
Вона вимагає серйозних вольових зусиль і постійної уваги. Керівники вдаються до таких суворих заходів лише зіткнувшись із зниженням ефективності або цейтнотом. Звичайно менеджера відволікають один раз через вісім хвилин. Насправді, це дуже багато. Кожні вісім хвилин жертвувати своїм ча- сом заради відволікань, нехай навіть і дуже необхідних. Виправити положення можна тільки, навчивши всіх співробітників дбайливо
ставитися до свого й чужого часу. Тоді й буде ліквідований основ- ний поглинач часу менеджера — відволікання. Більше половини часу топ-менеджменту йде на управління людьми (спілкування з підлеглими, визначення завдань, контроль, вирішення конфліктів між співробітниками) і на «неформальну ко- мунікацію» (спілкування з колегами по компанії, з представниками інших компаній, участь у конференціях)». Дотепер топ-менеджери обходилися без жорсткої фіксації згая- ного часу, оцінюючи все приблизно. Дослідження показує, що в середньому тривалість робочого дня складає 10–12 годин, за які ке- рівники встигають зробити 15–20 дзвінків і провести переговори з чотирма партнерами. Визначення мети У чому різниця між мрією і метою? У досяжності. Щоб зробити мрію досяжною, треба сформулювати її у вигляді мети. Тому досяж- ність (реальність) — це перша характеристика мети. Якщо вибрати нереально високу планку, то мета буде недосяжною і, відповідно, не реалізується. В той же час якщо занизити планку, то значення вище за неї швидше за все не буде досягнуте. Тому від висоти планки, яку кож- на людина визначає для себе сама, залежить вірогідність досягнення нею тих або інших висот. Якщо людина впевнена у тому, що вона не зможе подолати якусь межу, вона здебільшого дійсно не зуміє цього зробити. Важлива характеристика мети — це її конкретність. Треба зна- ти точно, куди йдеш. Також мета повинна бути вимірюваною. Іншими словами, та- кою, щоб можна було її виразити в цифрах. Для цього необхідно ввести певні критерії, за якими мету буде легко виміряти і оцінити її досягнення. Мета повинна залежати тільки від вас. За будь-яких обставин треба шукати вирішення, а не причину невдач. Якщо щось вийшло
не так, як заплановано, то саме вам слід шукати вихід з ситуації, ви- правляти її. І, нарешті, остання характеристика мети — дата досягнення. Дата повинна бути точною. Не варто визначати дату досягнення ме- ти «через місяць», «через півроку», а слід використовувати точні значення: до січня, до травня. Розстановка пріоритетів Кожна людина вирішує в день безліч завдань. Їх слід якимось чином визначити за значимістю. Логічно визначати пріоритетність того або іншого завдання за певним набором критеріїв. Хоча часто оцінювати завдання таким чином просто немає часу. В цьому випадку для вибору того або іншого пріоритету по- трібні сміливість і рішучість. За даними статистики, близько 95 відсотків покупок робляться емоційно. А такий важливий крите- рій, як вартість, відходить на другий план. Сміливість відіграє значну роль в успішному веденні справ. Адже велику кількість рішень доводиться приймати в стані цейт- ноту, коли немає часу оцінити альтернативні рішення за критеріями. Коли ж така можливість існує, слід враховувати, що цих крите- ріїв повинно бути не більше семи — дев’яти. Ця вимога походить з так званого «правила семи» (закон Мерфі): людина не може втрима- ти в голові одночасно більше 7±2 об’єктів. Відхилення від семи за- лежить від конкретної людини. Це правило можна застосовувати не тільки до кількості критеріїв, але взагалі до організації всієї роботи. Наприклад, не слід, працюю- чи за комп’ютером, одночасно відкривати більше семи вікон, трима- ти на столі більше семи різних предметів і т.ін. Зволікання При визначенні мети, розстановці пріоритетів і розподілі слід враховувати, що цілі можуть не виконуватися вчасно, тобто має міс- це ефект зволікання. Можна виділити чотири причини зволікання.
1. Прагнення до досконалості. Деякі люди намагаються будь-яку справу довести до досконалості. Для них краще вирішити поставлене завдання пізніше визначеного терміну, але зробити це краще. 2. Ворожість. Буває, що співробітник, якому ви делегуєте яке-не- будь завдання, має до вас вороже ставлення. При цьому, навіть підсвідомо, він шукатиме об’єктивні причини, щоб затримати виконання поставленого завдання. 3. Встановлення крайнього терміну. Багато людей, коли їм даний якийсь термін на виконання завдання, приступають до його ви- конання тільки в останні дні перед закінченням терміну. Це час- то призводить до затримок. Тому варто виставляти підлеглим контрольні терміни, до яких повинен бути зданий якийсь етап. 4. Нудьга, лінь. Якщо виконуване вами завдання нецікаве і нудне для вас, ви, природно, відкладатимете його виконання. І в результаті утворюється той же ефект зволікання. Тому якщо завдання нудне, то необхідно переглянути свої цілі. Засоби планування Перш за все, слід визначити термін планування. Можна виділити три рівні планування: оперативний (1–2 дні), тактичний (1–2 тижні) і стратегічний (місяць і більше). Засоби планування залежать від структури компанії. Найдетальніше слід займатися плануванням на день. При цьому масштабі планування можливі такі засоби. Якщо справ небагато (менше семи), то можна їх просто тримати в голові. Застосування у такому разі органайзерів, списків і т. ін. просто недоцільно. Якщо ж завдань більше семи, використовується список запла- нованих справ на день. Завдання визначаються з урахуванням пріо- ритетів. Для підвищення ефективності робочого дня використовується так званий метод Швабри. Згідно з цим методом, ми записуємо
список всіх справ на завтра. Потім розставляємо пріоритети. І завт- рашній день розпочинаємо з виконання найважливішого завдання, потім виконується друге за ступенем важливості і т.ін. При цьому навіть якщо будуть виконані не всі заплановані справи, то найваж- ливіші будуть зроблені. Можна запропонувати свою модифікацію методу Швабри — метод B-A-B-C, який враховує денну динаміку біоритмів людини. Працездатність людини за день має нерівномірний характер. З ранку до 12 години вона зростає, потім знижується, а до 17 години зростає знову (це модель для «жайворонків», а для «сов» все зміщується на кілька годин). Згідно з цим методом, справами групи В ми займаємося під час підйомів. Завдання А вирішуємо на піках працездатності. У нижчих точках ми переходимо на завдання групи С. Під час спадів ми вирі- шуємо завдання груп В або З. Дуже корисним при денному і тижневому плануванні є метод Альпи. При реалізації цього методу задається таблиця з п’ятьма гра- фами: завдання, тривалість, пріоритет, делеговано, контроль. У першій графі записується список завдань, в другій — перед- бачувана тривалість виконання, в третій — пріоритет завдань (за мат- рицею Ейзенхауера). Після заповнення цих трьох колонок ми диви- мося, які завдання можна доручити співробітникам, і записуємо час на делегування і контроль за їх виконанням. І, нарешті, в графі конт- роль зазначається, виконане завдання чи ні. Важливе зауваження: планувати варто тільки 60 відсотків свого часу, а 40 відсотків зали- шаємо «про запас». При плануванні на тиждень використовуються два методи: тиждень і тижневий метод Альпи. Тиждень — це фактично сторі- ночка органайзера з планами на тиждень. Спочатку записуємо регулярні справи, потім визначаємо, які результати повинні бути досягнуті, розставляємо пріоритети. І потім вписуємо у вільний час завдання згідно з пріоритетністю. Тижневий метод Альпи анало- гічний денному.
Звички Головна і єдина звичка, яка повинна бути засвоєна для успіш- ного застосування тайм-менеджменту — це «звичка регулярно змі- нювати свої звички». Ситуація постійно змінюється, тому якщо протягом 2–3 років ви не змінюєте свої звички і вас все повністю влаштовує, то це є приводом замислитися: а чи розвиваєтеся ви? Звички варто змінюва- ти кожні 3–6 місяців, інакше ефективність вашої роботи знижувати- меться. Якщо, наприклад, ви як бухгалтер звикли заповнювати всі документи самі, станете головним бухгалтером і не позбавитеся цієї звички, то ефективність вашої роботи буде достатня низкою. Коло ваших обов’язків зросте, і деякі з них просто необхідно буде розпо- ділити між підлеглими. На закінчення варто зазначити, що перелічені вище елементи тайм-менеджменту нерозривно пов’язані один з одним. Для ефекти- вного витрачання свого часу необхідно враховувати кожний з цих елементів. І навички використання часу не приходять відразу, прин- ципами тайм-менеджменту треба керуватися постійно і тоді «вас обов’язково наздожене успіх». Як зручний засіб тайм-менеджменту можна використовувати спеціалізовану програму Microsoft Outlook. Програма Microsoft Outlook Загальні принципи роботи. Вперше Outlook як самостійний додаток з’явився в пакеті Microsoft Office 97, прийшовши на змі- ну двом програмам попередніх версій Office: планувальнику справ Schedule+ і клієнту електронної пошти Microsoft Mail (або Microsoft Exchange). Звідси і відбувається подібна структуриза- ція Outlook на форми-додатки і елементи-документи. Outlook пропонує інтегроване рішення з організації повідомлень елект- ронної пошти, розкладів, задач, заміток, контактів та інших да- них щодо управління ними. Новини, реалізовані в Outlook 2003,
дозволяють управляти взаємодіями, організовувати свою діяльність, підвищувати ефективність спільної роботи — і все це в одному додатку. Запуск Outlook. Запуск Outlook можна здійснювати як з го- ловного меню Windows, так і за допомогою ярлика Outlook на робо- чому столі: Пуск → Программы → Microsoft Outlook. При першому запуску Outlook автоматично запускається Майстер початкової на- стройки. З його допомогою можна вибрати конфігурацію Outlook і налаштувати роботу з поштою. На рис. 2.1. показано головне вікно додатка з розкритим поданням Outlook сьогодні (Outlook Today). Рис. 2.1. Вікно додатка Outlook 2002
Вихід з додатка здійснюється стандартними способами Windows. Настройка меню і панелей інструментів. Розглянемо, як оп- тимальним чином можна налаштувати роботу меню і панелей ін- струментів. Після виконання операцій, показаних в попередньому прикладі, Outlook постійно відображатиме повний список команд меню. Також Outlook завжди показуватиме підказки, що виника- ють, і приклади шрифтів у списку з шрифтами: {На панелі інстру- ментів} → Настройка… → Параметри (рис. 2.2.): • Всегда показывать полные меню. • Отображать подсказки для кнопок. • Отображать названия шрифтов тем же шрифтом. • Эффект при выводе меню > Соскальзывание. • Закрыть. КН «Сброс» відновлює початкові установки для меню і пане- лей інструментів. Також можна набудувати відображення необ- хідних панелей інструментів при запуску додатку, встановивши прапорець поряд з необхідною панеллю на вкладці «Панели инст- рументов». Форми і елементи. Microsoft Outlook — це ряд додатків, з’єд- наних в одну інтегровану інформаційну систему. Кожний з цих додатків працює з певним типом документів, в яких, власне, і збері- гається відповідна інформація. В термінології Outlook документи називаються елементами, а додатки, що працюють з елементами — формами. Елементи можуть мати довільну форму (замітка, повідом- лення, контакт). Більш того, їх набір може розширюватись за раху- нок створення нових типів елементів. Для зберігання елементів використовується єдиний формат, але елементи кожного типу воло- діють певним набором полів (властивостей), в яких і зберігається інформація про елемент. Наприклад, для повідомлення в набір полів входять текст повідомлення, тема повідомлення, адресати, ознака важливості тощо. Одним із полів, обов’язковим для елементів всіх типів, є поле типу елемента, значення якого визначає, який елемент слід обробляти.
Рис. 2.2. Параметри Папки Outlook. Outlook зберігає елементи в папках, причому в одній папці можуть зберігатися елементи тільки одного типу. Так, наприклад, всі поштові повідомлення, що прийшли, зберігаються в папці «Входящие». Користувач може створити власну, з яким завгод- но ступенем вкладеності структуру папок, наприклад, папку для поштових повідомлень від певного контакту, вкладену в папку для поштових повідомлень від всіх контактів (Табл. 2.2.). Таким чином, загальний принцип роботи з Outlook наступний: Ви відкриваєте папку, вибираєте необхідний елемент, автоматично запус- кається його обслуговуюча форма і елемент готовий до редагування.
Таблиця 2.2.
Вікна Outlook. Інтерфейс Outlook простий, зручний і інтуїтивно зрозумілий. Вікно Outlook складається з рядка заголовка, в якому відображається назва відкритої папки, а також стандартні кнопки згортання, розгортання і закриття вікна. Нижче під рядком заголов- ка розташований рядок меню, а ще нижче — панелі інструментів. Ліворуч розташована панель Outlook, на якій відображаються ярли- ки папок, а праворуч — панель перегляду інформації, в якій відобра- жаються елементи вибраної папки. Зазвичай загальні настройки відображення інформації можна змінити за допомогою команди Вид (View). Наприклад, щоб прихо- вати або відобразити рядок стану (внизу): Вид → Рядок стану. Меню Outlook. Меню Outlook складається з семи елементів. В табл. 2.3. наводяться назви елементів меню Outlook і їх призначення. Таблиця 2.3.
Панелі інструментів. Формально Outlook має три панелі інстру- ментів: Стандартная (Standard), Web і Дополнительно (Advanced). Для відображення або приховання панелі інструментів є декілька способів: Вид → Панель инструментов → Стандартная або {На па- нелі інструментів або меню} → Стандартная. Кнопки панелі інструментів Стандартная і Дополнительно, як і команди меню Действия (Action), частково міняються залежно від вибраної папки. Панель Outlook. Панель Outlook, розташована ліворуч у вікні Outlook, містить ярлики папок, за допомогою яких користувач може здійснювати перехід від однієї папки до іншої. Наприклад, для роботи з контактами слід натиснути ярлик «Контакты», в іншому випадку до- велося б виконати наступну операцію: Вид → Перейти → Контакты. Для активізації панелі Outlook, виберіть команду: Вид → Па- нель Outlook. Панель «Список папок». Панель «Список папок» (Folder List) розташовується праворуч від панелі Outlook. Відобразити цю панель можна декількома способами: Вид → Список папок. Панель «Список папок» служить для відображення всієї струк- тури папок Outlook, на відміну від панелі Outlook, яка містить лише ярлики деяких папок. Панель перегляду інформації. Панель перегляду інформації є основною частиною головного вікна Outlook і розташовується пра- воруч від панелей «Список папок» і Outlook. На цій панелі відобра- жаються елементи поточної папки з її основними інформаційними полями. Для перегляду ж всіх інформаційних полів необхідно виді- лити необхідний елемент і двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші. Відкрити елемент для повного перегляду можна також за допомогою команди «Відкрити» меню «Файл». Можна змінити поточне надання інформації, вибравши варі- ант з пропонованого списку або набудувавши подання самостійно: Вид → Текущее представление → <Представление>
Рис. 2.3. Панель перегляду інформації і елемент «Встреча» Панель «Заголовок». Панель «Заголовок» розташовується від- разу під панелями інструментів і містить назву поточної папки. Крім цього, на панелі присутні кнопки Назад і Вперед (ліворуч). Outlook відстежує дії користувача і якщо Ви хочете повернутися на кілька дій назад, достатньо натиснути кнопку «Назад». Клацання миші по назві папки в даній панелі розкриває список папок. Основні операції над елементами Створення елемента. Перш за все операцію щодо створення елемента можна виконати декількома способами: М «Файл» → Соз- дать → Встреча або М «Действия» → Новая встреча (<Ctrl>+<N>)
або КН «Создать» {на панелі інструментів «Календарь»} або КН «Новая встреча» (на панелі перегляду інформації}. Після виконання будь-якої з перелічених вище команд з’явиться форма для елемента «Встреча» (рис. 2.4.). Рис. 2.4. Створення нового елемента «Встреча» Введення інформації. Після створення елемента слід ввести необхідну інформацію в поля форми. При заповненні деяких полів можна скористатися кнопками, що викликають діалогові вікна, за допомогою яких можна заповнити необхідне поле. Характерним
прикладом є КН «Контакт» (Contact), за допомогою якої можна викликати діалогове вікно, в якому вибирається контакт для даної зустрічі. Збереження, відкриття і видалення. Після заповнення полів форми потрібно зберегти елемент: «Сохранить» і «Закрыть» (На па- нелі інструментів форми) або <Ctrl>+<S>. Іноді необхідно змінити деяку інформацію елемента, для чого цей елемент необхідно знову відкрити. Відкриття елемента: виділіть елемент → М «Файл» → От- крыть > Выделенные документы (<Ctrl>+<0>) або {Элемент}. Після відкриття форми елемента можна приступати до його редагування. Після того, як всі зміни внесені, необхідно знову вико- нати команду «Сохранить» і «Закрыть» (Save and Close). При довгій роботі з Outlook може нагромадитися досить багато непотрібної інформації, яку рекомендується видаляти. Ви- далення елементів аналогічна видаленню файлів в Провіднику Windows: виділіть елемент → Правка → Удалить (<Ctrl>+<D>) або КН «Удалить». Календар Багато людей для планування своєї діяльності використову- ють різні календарі, щоденники або, кінець кінцем, просто аркуш паперу, який, як правило, губиться, забуваючи нагадати господа- рю про важливу зустріч, захід або подію. Календар Outlook — це сучасний засіб планування особистої діяльності, який дозволяє відмовитися як від паперових аналогів, так і від деякого ряду елект- ронних. Для відкриття календаря клацніть по ярлику Календар (Calendar) на панелі Outlook або М «Вид» → Перейти → Календарь. На панелі перегляду інформації відобразиться вміст папки «Кален- дарь» (рис. 2.5.).
Рис. 2.5. Календар Outlook За умовчанням панель перегляду інформації Календаря розділе- на на такі частини: • панель «Календарь» (зліва вгорі). Відображає дні поточного і по- дальшого місяця. Поточний день виділений і обведений в рамку. • панель «Список встреч» (праворуч). Відображає поточний день за годинником, з призначеними на нього зустрічами, зборами і подіями. Для відображення більшої кількості місяців можна збільшити розмір «Календаря» за допомогою перенесення меж між панелями «Список зустрічей» (CalendarPad) і «Завдання» (TaskPad).
За умовчанням Календар Outlook відкривається, відображаючи панель «Календар» з активним поточним днем і панель «Список зустрічей» з погодинним розкладом зустрічей на цей день. Поточний день — це день, встановлений на внутрішніх годин- никах комп’ютера. Змінити поточну дату можна в діалоговому вікні «Дата/время» (Adjust Date/Time) на панелі управління Windows. Один із способів змінити активний день — клацнути мишею по ньому в «Календарі». При цьому активний день буде відзначений інверсій- ним виділенням, а поточний залишиться обведеним в рамку. Більш того, панель заголовка «Календаря» відобразить назву активної да- ти, а панель «Список зустрічей» — зустрічі активного дня. Переміщаючись за допомогою стрілок у верхній частині «Кале- ндаря», можна перейти до дати, яка не відображається в ньому за умовчанням. Стрілка, направлена праворуч, відповідає переходу до майбутніх місяців, ліворуч — до минулих. Ще більш простий спосіб переходу до необхідної дати — клацнути по назві місяця в «Кален- дарі», після чого з’явиться список, який містить сім місяців: три попередніх, поточний і три наступних. Можна скористатися універ- сальним діалоговим вікном «Перехід до дати» (Go to Date): Вид → Перейти → Перейти до дати… або <Ctrl>+<G>. Після закінчення роботи з активним днем можна швидко перейти до дня поточного: Вид → Перейти → Сьогодні або КН «Сьогодні». Подання. Подання — це формат відображення інформації на панелі «Список зустрічей». Є чотири основні подання: «День» (Day), «Рабочий тиждень» (Work Week), «Тиждень» (Week) і «Місяць» (Month). Для переходу від одного подання до іншого існує декілька способів: М «Вид» → ДеньРабочий тижденьТижденьМі- сяць або КН ДеньРабочий тижденьТижденьМісяць або (День в Ка- лендарику} або <Alt>+<1> або <Alt>+<5>. Подання «День». При відкритті папки «Календар» (Calendar) за умовчанням з’явиться подання «День» (Day). В цьому поданні список зустрічей складається з годинної шкали і власне поля із списком зустрі- чей (розкладом). Часова шкала за умовчанням розбита на 30-хвилинні
проміжки, при необхідності можна зменшити або збільшити хвилин- ний метраж проміжку. Підведіть покажчик до часової шкали, клац- ніть правою кнопкою миші і виберіть необхідну величину зі списку. Розклад служить для відображення намічених зустрічей. При стан- дартній часовій шкалі в розкладі поміщаються тільки 8 робочих годин, вони виділені жовтим кольором, а решта годинника — тем- но-жовтим. Подання «День» (Day) є зручним при плануванні або перегляді зустрічей і подій, намічених на конкретний день, оскільки розклад в даному поданні відображає достатню інформацію, яка не вимагає відкриття форми для перегляду основних властивостей елемента. Подання «Рабочая неделя». Подання «Рабочая неделя» (Work Week) за умовчанням відображає п’ять розкладів від понеділка до п’ятниці, включаючи активний день (рис. 2.6.). Дане подання зручне для порівняння погодинної завантаженос- ті в різні дні робочого тижня. Зважте на те, що в даному поданні «Календар» виділив всі дні робочого тижня. Взагалі можна виділити групу, яка складається з будь-якої кількості днів. Для цього виділите необхідний день в «Календарі» і, не відпускаючи ліву кнопку миші, розтягніть виділення на декілька днів. Для виділення непослідовних днів виділите один з них і, утримуючи клавішу <Ctrl> натиснутою, виділіть решту днів. Подання «Тиждень». Подання «Тиждень»(Week) надто відріз- няється від двох попередніх. Панель «Список зустрічей» відображає розклад семи днів. Але даний розклад не є таким детальним, як в по- данні «День» (рис. 2.7.). В цьому випадку «Календар» виділив весь тиждень. Так само, як і у випадку з поданням «День», можна виділити декілька тижнів в «Календарі», але, на відміну від днів, обмежень на виділення тижнів немає. Оскільки в цьому поданні можна переміщатися від одного тижня до іншого, використовуючи лінійку прокрутки, справа на панелі представлений «Список зустрічей». Рух повзунка вгору від- повідає переміщенню в минуле, вниз — в майбутнє.
Рис. 2.6. Подання «Рабочая неделя» Подання «Місяць». І нарешті, останнє подання — «Місяць» (рис.2.8). Подання «Місяць» (Month) зовні дуже схоже на подання «Тиждень» (Week), якщо не вважати, що в цьому поданні відобра- жається цілий місяць. Якщо в даному поданні не видні «Календар» і панель «Завдання», пересуньте праву межу панелі «Список зустрі- чей» ліворуч. «Календар» виділив цілий місяць. До речі, на панелі «Список зустрічей» непарні місяці потрапляють в тінь, що дозволяє виразно бачити межі місяців при переході за допомогою смуги прокручуван- ня справа.
Рис. 2.7. Подання «Неделя». Зустрічі Раніше часто згадувалися такі слова, як «зустріч», «подія» і «збір». Дані слова мають в Outlook особливе значення, дещо відмін- не від звичайного тлумачення. Зустріч (Appointment) — це захід, для якого резервується час в календарі, на який ніхто не запрошується і для якого не притягують- ся спеціальні ресурси. Виходячи з цього, зустріч з Іваном Іванови- чем або перегляд телепередачі увечері — зустріч.
Рис. 2.8. Подання «Місяць» Збори (Meeting) — це зустріч із запрошенням осіб або залучен- ням ресурсів. Головна відмінність зустрічі від збору полягає в тому, що його необхідно погоджувати з іншими учасниками збору. При плануванні збору учасникам розсилається спеціальна форма, в якій збираються дані про їх зайнятість в призначений період. Outlook підсумовує отримані дані і пропонує варіанти часу проведення збо- ру. Також можна погоджувати і ресурси, наприклад, приміщення для збору, проектор, бланки договорів тощо. Ресурс (Resource) — це будь-які засоби, необхідні для збору. Ресур- си мають власний розклад, за яким можна погоджувати їх використання.
Подія (All day Event) — це захід тривалістю більше 24 годин. Прикладами подій можуть бути: виставка-ярмарок, Олімпійські іг- ри, відпустка, семінар. Події можуть бути щорічними (наприклад, день народження), тобто відбуватися раз на рік в певний день і зви- чайними, тобто відбуватися одного разу і протікати протягом одного або декількох днів. Створення нової зустрічі. Для створення зустрічі існує декіль- ка способів: М «Файл» → Створити → Зустріч або <Ctrl>+<N> або М «Дії» → Нова зустріч або КН «Створити». Форма «Зустріч» (Appointment) має власний рядок меню і панель інструментів, а також дві вкладки: «Зустріч» (Appointment) і «Досяжність учасників» (Scheduling). Прапорець «Збори за сіткою» (This is online meeting using) відкриває спеціальну панель для повідомлення передбачуваних уча- сників. Для зазначення часу початку і закінчення зустрічі можна вводити дані вручну або вибираючи їх зі списків, що розкриваються. Зустріч не повинна проходити більше 24 годин, оскільки в іншому випадку вона стає подією. На подію перетворює зустріч і установка прапорця «Цілий день» (All Day Event). У випадку помилкової або конфліктуючої інформації Outlook ввічливо попереджає або діалого- вим вікном, або повідомленням у вигляді жовтої смуги зверху форми. Установка повідомлення. Запланована зустріч дуже легко може не відбутися, якщо про неї вчасно не пригадати. Outlook дає можливість користувачу не турбуватися за своєчасне і планомірне повідомлення про майбутні зустрічі. Причому повідомлення може бути не тільки візуальним, але, за наявності відповідного устатку- вання, і звуковим. Існує чотири допустимі реакції на повідомлення: • «Припинити» (Dismiss) — вимкнути повідомлення і видалити його з екрана; • «Припинити все» (Dismiss All) — вимкнути всі повідомлення; • «Відкласти» (Snooze) — тимчасово відключити повідомлення і отримати його знову через будь-який інший час, встановлений внизу діалогового вікна;
• «Відкрити» (Open Item) — відкрити зустріч для перегляду або редагування інформації. Повідомлення з’являються тільки тоді, коли Outlook активізова- ний. Якщо повідомлення повинне було з’явитися, а Outlook не був завантажений і час зустрічі пройшов, то наступного разу, при запус- ку додатку воно з’явиться з поміткою «Просрочено» (Overdue). Кожному моменту часу в «Календарі» відповідає певний стан зайнятості користувача (Show time as). Цей параметр дуже важливий при плануванні зборів, при автономній роботі його призначення практично втрачає значення. Існує всього чотири стани: • «Зайнятий» (Busy) — синій квадратик; • «Вільний» (Free) — білий квадратик; • «Немає на работі» (Office) — бордовий квадратик; • «Під запитанням» (Tentative) — смугасто-голубий квадратик. Кольори в дужках служать для відображення стану зайнятос- ті на панелі «Список зустрічей». За умовчанням час без зустрічей Outlook визначає, як вільний. І навпаки, час, відведений для зу- стрічей, — як зайнятий. Хоча можна змінити цей стан на будь- який інший. Наступний параметр «Метка» (Label) визначає характер зустрі- чі. За умовчанням Outlook має одинадцять позначок від «Ні» (None) до «Телефонний дзвінок» (Phone Call). Зустріч, відзначена спеціаль- ною позначкою, відображатиметься в поданнях «Календаря» з відповідним кольоровим фоном, що дозволяє фокусувати увагу на характері майбутніх зустрічей. Можна змінити стандартні назви позначок на потрібні, тобто привласнити певній кольорової характе- ристиці власну назву: М «Правка» → Помітки → Змінити підписи… Користувач може також встановити ступінь важливості майбут- ньої зустрічі. Наприклад, «Висока» (High), щоб відрізняти найваж- ливіші зустрічі від звичайних. Опис зустрічі. Часто при плануванні зустрічі інформації тільки про тему, місце і час її проведення буває не достатньо. Де розмісти- ти будь-які позначки, зауваження або пропозиції для запланованої
зустрічі? Для введення такої додаткової інформації і служить поле «Описані зустрічі» в нижній частині форми «Зустрічі» (Appoint- ment). Причому записом цього поля може бути не тільки текст, але і малюнок, звукозапис, елемент Outlook тощо. Більш того, записом даного поля може бути будь-який файл користувача. Контакти зустрічі. Наступне поле, яке знаходиться в нижньо- му лівому куті форми «Зустріч» (Appointment), служить для вказівки контактів, пов’язаних з даною зустріччю. Скріплення контакту із зустріч- чю можна розглядати, як додаткову інформацію про зустріч (конк- ретно про її учасника), але вона знаходиться не в полі «Опис зустрі- чі», а в полі «Контакти» (Contacts). Подібне розділення дуже зручне, оскільки при додаванні імені зразу ж додається і вся інформація про нього. Скріплення контакту із зустріччю не робить зустріч зборами. Оскільки, по-перше, планування зборів — це комунікаційний про- цес, а, по-друге, зв’язаний контакт може і не погоджувати свої плани засобами Outlook. Робота з категоріями. Категорії (Categories) — це загальний засіб Outlook для впорядковування елементів. Хоча тут буде деталь- но описано завдання категорій для зустрічей, все викладене нижче можна аналогічно застосувати і до будь-якого іншого елемента Outlook. При достатньо тривалій роботі з Outlook у Вас нагромадиться море корисної і даремної інформації. При бажанні отримати необ- хідні відомості можна витратити багато годин і все одно не домог- тись необхідного результату. Робота з хаотичною, неврегульованою і незгрупованою безліччю елементів не зручна і не ефективна. Універсальним засобом впорядкування інформації є призначення категорій, загальний принцип роботи з якими полягає в наступному. Для кожного елемента визначається належність до тієї або іншої категорії. Після призначення категорій всім елементам їх можна групувати, створювати умови пошуку за категоріями і т. д. Більш то- го, безперервний процес призначення категорій новим елементам
дозволяє у декілька разів спростити вищезазначені процедури. Але від загальних принципів перейдемо до конкретних прикладів. Діалогове вікно «Категорії» (Categories) відображає список іс- нуючих категорій з прапорцем біля кожної. Таким чином, можна ви- брати декілька категорій для одного елемента. При виборі категорій не слід виділяти всі прапорці, але і не варто відзначати тільки один, оскільки це зменшує вірогідність знаходження елемента. Золотою серединою в даному випадку є призначення двох-трьох категорій. Головний список категорій. Категорії Outlook є дуже зручним засобом для групування інформації, але, маючи в наявності тільки двадцять стандартних категорій, не можна побудувати дійсно пов- ноцінну структуру груп. Безумовно, Outlook має можливість дода- вання і видалення категорій із загального списку. Крім розібраних операцій додавання і видалення категорій іс- нує ще одна — «Скидання» (Reset). Натиснення цієї кнопки віднов- лює первинний набір категорій. Категорії є загальним засобом для всіх елементів Outlook. Тому слід розглядати роботу з категоріями не тільки відносно зустрічей, але й відносно завдань, контактів, повідомлень тощо. Призначайте категорії систематично і для всіх елементів. Це дозволить створити структуровану систему інформації. Зустріч, що повторюється. Крім одиничних зустрічей в на- шому житті відбуваються зустрічі періодичні. Для планування по- дібних зустрічей можна було б створювати ряд одиничних, але Outlook дає можливість користувачу спростити подібну процедуру: М «Дії» → Створити зустріч, яка повторюється. Ще одним способом створення зустрічі, що повторюється, є її перетворення з одиничної. В розкритому вікні «Зустріч» (Appoint- ment) натисніть кнопку «Повторення» (Recurrence), після чого з’явить- ся діалогове вікно «Повторення зустрічі». Події і свята. Головна відмінність події від зустрічі полягає в тому, що Outlook резервує для нього не часовий проміжок часу, а виділяє цілий день і більш. Робота з подією практично аналогічна
роботі із зустріччю, тому тут буде розглянуто лише характерні для роботи з подіями прийоми: М «Дії» → Створити події на цілий день або {Форма зустрічі} → «Цілий день». Процедура створення подій, що повторюються, аналогічна про- цедурі створення зустрічей, які повторюються. Особливим випадком у зв’язку з цим служить призначення свят і особливих днів. Існує два види свят: особисті і загальні. Для створення особис- того свята, наприклад, дня народження брата, слід скористатися ви- щевикладеними методами і створити подію, що повторюється, за шаблоном «Ежегодно». Для внесення ж загальних свят слід підклю- чити бібліотеку свят до календаря, позбавивши себе від болісного введення «червоних дат»: М «Сервис» → Параметры → Настройки Параметры календаря → Добавить праздники → Украина (рис. 2.9.). Ви можете вибрати свята будь-якої іншої країни. Причому у разі збі- гу свят, наприклад Новий рік, Outlook відображатиме їх як дві різні події. Стандартні подання «Календаря». Перехід від одного станда- ртного подання до іншого: М «Вид» → Текущее представление → Представление. В табл. 2.4. наведені описи семи стандартних подань Календаря. По суті, всі подання мають деяку табличну структуру, напри- клад, в поданні «По категориям» (Categories) інформація розподіле- на по стовпцях. Кожний стовпець відповідає певному полю: пікто- грама, вкладення, тема, місце розташування, початок, кінець, шаб- лон повторення і категорії. У свою чергу, елементи згруповані по типу, в даному випадку — за категоріями. На початку кожної групи відображається її заголовок і загальна кількість елементів, що вхо- дять до неї. Зліва від заголовка розташована кнопка, за допомогою якої можна розвернути і скрутити групу. В згорнутому стані ця кно- пка має значок (+), а в розгорненому — (–). Для розкриття або згортання всіх груп подання зручно скорис- татися наступною командою: М «Вид» → Розгорнути/звернути гру- пи → Розгорнути все.
Рис. 2.9. Діалогове вікно «Добавление праздников в календарь» Сортування. Подання «За категоріями» (Categories) відображає групи елементів з однаковими категоріями. Якщо для елемента при- значено більше однієї категорії, то він відображається кілька разів в різних групах. Розбиття інформації по категоріях є лише першим ступенем її структуризації. Іноді цього цілком достатньо, але у тому випадку, коли категорія містить велику кількість елементів, необхідний дода- тковий етап впорядковування.
Таблиця 2.4.
За умовчанням в більшості уявлень елементи відсортовані за часом їх початку. Outlook дозволяє сортувати за будь-яким полем елемента. Для цього необхідно просто клацнути по однойменній назві стовпця. Якщо трикутник поряд з назвою направлений вго- ру, то елементи впорядковані за збільшенням, якщо вниз — за убуванням. Задачі В термінології Outlook задачею (Task) називається доручення особистого або службового характеру, за виконанням якого можна прослідкувати. Завдання буває разовим або таким, що повторюється. Повторення завдання відбувається з рівними інтервалами або залежно від дати її виконання. Наприклад, завданням може бути відправлення
керівнику звіту в останню п’ятницю кожного місяця або візит у пе- рукарню через місяць після попередньої стрижки. Далі будуть розглянуті наступні можливості Outlook: створення одиничних завдань і тих, що повторюються, ведення завдань, подан- ня завдань, призначення завдань тощо. Створення одиничного завдання. Створення одиничного за- вдання аналогічне створенню зустрічі. Найпростішим способом є по- двійне кликнення лівою кнопкою миші в рядку з написом. Найпрості- шим способом є подвійне кликнення лівою кнопкою миші в рядку з написом «Кликнення додає елемент Завдання» (Click here to add а new Task). З’явиться форма «Завдання» (Task), показана на рис. 2.10. Рис. 2.10. Форма «Завдання»
Після відкриття форми «Задача» за умовчанням відкривається вкладка «Задача» (Task) і курсор знаходиться в полі «Тема» (Subject). Визначення стану, готовності і важливості завдання. Будь- яке завдання характеризується спеціальними параметрами: станом (Status) і готовністю (Complete). Як видно з назви, ці два параметри визначають стан задачі на даний момент, але в першому випадку якісно, а в другому — у відсотковому співвідношенні. За умовчанням Outlook визначає для нової задачі в полі «Стан» (Status) значення «Не почалось» (Not Started). Крім цього стану існу- ють ще чотири: «Виконується» (In Progress), «Завершене» (Comple- ted), «В чеканні» (Waiting for something else), «Відкладене» (Deferred), значення яких ясне з назви. За умовчанням значення поля «Готове» (Complete) дорівнює 0 \%. Природно, що значення полів «Стан» і «Готове» тісно пов’я- зані. Нижче наведена таблиця співвідношення значень цих полів (табл. 2.5.). Таблиця 2.5.
У процесі виконання завдання необхідно змінювати значення цих полів — таким чином можна відстежувати роботу над завданням. Нарешті, останнє поле, що входить до цієї групи, — «Важли- вість» (Importance). Дане поле має три значення: «Висока» (High),
«Звичайна» (Normal) і «Низька» (Low). За умовчанням всім новим завданням Outlook привласнює звичайну важливість. Повідомлення, опис задачі та її виконавець. Установка по- відомлення для завдання схожа на установку повідомлення для зу- стрічі, тільки на відміну від останньої, нагадування про завдання встановлюється на певну дату і час. За умовчанням Outlook встанов- лює повідомлення на 9:30 ранку в день завершення завдання. Проте користувач може змінити дату і час. Так само, як і у випадку із зустріччю, користувач може змінити формат звукового повідомлення, натиснувши на кнопку з піктограмою гучномовця і вказавши необхідний файл для про- гравання. Зміна часу повідомлення, встановленого за умовчанням: М → Сервис» → Параметри → в діалоговому вікні Параметри (Options), на вкладці «Налаштування» (Preferences), змініть значення поля «Повідомлення» (Reminder time) для завдання. Поле «Опис завдання» служить для введення будь-якої додат- кової інформації. Це поле може містити текст з описанням завдання, а також приєднані файли та інші упроваджені об’єкти. При створен- ні задачі передбачається, що вона виконуватиметься користувачем, тому він автоматично призначається відповідальним за завдання або, в термінології Outlook, стає її власником (Owner). Значення для цього поля береться з поля «Ім’я користувача» (User Name), яке Ви заповнювали при установці і налаштуванні Outlook. При автономній роботі над завданням значення цього поля втрачає сенс, але при пе- рекладенні виконання завдання на іншу особу використання цього параметра стає досить актуальним. Після початку роботи над завданням слід обновляти інформа- цію про стан, змінюючи значення «Не почалось» (Not Started) на «Виконується» (In Progress), і про готовність, збільшуючи значення з 0 до 100 \%. Крім цих значень можна змінювати будь-які інші пара- метри завдання, продовжувати термін завдання або переносити дату початку, знижувати або підвищувати важливість тощо.
Більше того, якщо необхідно ввести більш докладну інформа- цію, скористайтеся вкладкою «Детально» (Details), яка виглядає ззовні як показано на рис. 2.11. Рис. 2.11. Додаток «Детально» форми «Завдання » На цій вкладці можна вносити інформацію про витрати, додат- кові контакти, витрачений час тощо. Завдання, що повторюється. Завдання можуть бути такими, які повторюються, і їх створення аналогічне створенню зустрічей, але, на відміну від подій і зустрічей, для завдань можуть бути вста- новлені два принципово різних режими повторення. В першому
режимі повторення відбувається у заздалегідь зафіксовані дні, а в другому — прив’язується до дати завершення попереднього завдан- ня. Наприклад, здача матеріалу у видавництво, запланована на 25-е число кожного з чотирьох місяців (05, 06, 07, 08), — це перший ре- жим, а відвідання перукарні через місяць після попередньої стрижки — другий (рис. 2.12.). Рис. 2.12. Діалогове вікно «Повторение завдання» В поданнях папки «Завдання» (Tasks) відображається тільки найближча за датою завершення копія завдання, що повторюється. Якщо таке завдання прострочене, то відображатися буде лише
прострочене завдання. Тільки при відмітці цього завдання як вико- наної з’явиться наступна. Табличні подання задач. Існує десять стандартних подань за- дач. В табл. 2.6. наведений повний список цих уявлень з їх описом. Таблиця 2.6.
Подання «Часова шкала для завдань». Окрім табличних по- дань, описаних в цьому і попередньому пункті, Outlook має подання «Часова шкала для завдань» (Task Timeline). Виберіть це подання з списку «Біжуче подання» (Current View). В даному поданні завдання відображаються у вигляді сірої сму- ги, проведеної уздовж всього часового інтервалу, відведеного на її розв’язання. Завдання без дати завершення не відображаються в цьому поданні. Завдання без дати початку відображаються у вигляді одиничного значка завдання на рівні дати завершення. При підве- денні курсору миші до смуги завдання з’являється підказка з її назвою. Подвійне кликнення по цій смузі викликає появу форми «Завдання» (Task). Часова шкала має чотири режими відображення: «Сьогодні» (Today), «День» (Day), «Тиждень» (Week) і «Місяць» (Month). Зміна режиму відбувається при кликанням по відповідній кнопці на панелі інструментів «Стандартна» (Standard). Переміщення за часовою шкалою здійснюється за допомогою лінійки прокручування в ниж- ній частині вікна або за допомогою діалогового вікна «Перехід до дати» (Go to Date). В цьому поданні можна групувати елементи, додавати деякі поля, проводити відбирання завдань, що відобража- ються, а також змінювати деякі додаткові налаштування. Не дуже зручно підводити курсор до смуги завдань для відображення її назви, буде більш наочним, якщо назва відображатиметься разом із смугою завдання. Тут же можна змінити і шрифт для назви завдань на більш жирний. Відображення завдань у календарі. За умовчанням всі подан- ня мають три колонці: піктограма, стан і тема, але користувач може змінити подання «Панелі завдань» у «Календарі». Для цього підве- діть курсор до заголовка панелі, кликніть правою кнопкою миші і виберіть в контекстному меню команду «Змінити біжучі подання» (Customize current view). Якщо піктограма відображена із стрілками, що обертаються, то завдання є тією, що повторюється. Якщо прапорець стану відображений
з позначкою, то завдання є завершеним. Більше того, користувач може кликанням мишею по цьому прапорцю переводити завдання із стану «Виконується» (In Progress) в стан «Завершене» (Complete) і навпаки. Контакти Особиста і ділова діяльність людини практично не можлива без спілкування з людьми. Для зберігання інформації про цих лю- дей використовуються всілякі записники, як електронні, так і паперові. Використання засобів Outlook значно спрощує всі про- цедури, пов’язані з комунікаційною діяльністю, такою як відправ- ка листів, телефонні дзвінки, призначення завдань, організація зборів тощо. Аналогом записника в Outlook є папка «Контакти» (Contacts), що служить сховищем ділових відомостей і даних про людей, з яки- ми треба підтримувати зв’язок. В папці «Контакти» можуть зберігатися адреси електронної пошти, поштові адреси, декілька номерів телефонів та інші відомос- ті, що стосуються контактної особи, наприклад, відомості про день народження або дати якої-небудь події. Взагалі елемент «Контакт» може містити більше ста стандартних полів з відомостями про ко- респондента. Створення контакту. При відкритті папки «Контакти» у вікні Outlook з’являється подання «Адресні картки» (Address Cards), зо- бражене на рис. 2.13. У разі першого відкриття Outlook папка «Кон- такти» може не містити елементів, тому ділянка відображення буде порожньою. Рядок стану в нижній частині вікна показує загальне число еле- ментів у вибраній папці. Для створення контакту натисніть кнопку «Створити» (New) на панелі інструментів або двічі кликніть по порожньому місцю у вікні перегляду інформації. З’явиться форма «Контакт» (Contact), зобра- жена на рис. 2.14.
Рис. 2.13. Подання «Адресні картки» папки «Контакти» Введення загальної інформації про контакт. За умовчанням форма «Контакт» відображається з відкритою додатком «Загальні» (General), яка містить п’ять ділянок з полями загальної інформації про контакт: • ім’я контакту; • телефони; • адреса; • електронна пошта і WWW-адреса; • описання. введення імені контакту.
Рис. 2.14. Форма «Контакт» Якщо існує декілька контактів з однією і тією ж організацією, то після заповнення форми для одного контакту наступні можна створювати за шаблоном першого. Таким чином, досягається одно- значність у назві організації для різних контактів. Виділіть контакт, що належить даній організації → М «Дії» → створити контакт в тій же організації → М «Сервіс» → Параметри налаштування → Пара- метри контактів → За повним іменем Ім’я (По батькові) Прізвище. Введення телефонного номера і адреси контакту. Наступна область загальної інформації про контакт — телефони. За умовчан- ням форма «Контакт» відображає чотири основні види телефонних
номерів: «Домашній» (Home), «Рабочий» (Business), «Факс робо- чий» (Business Fax) і «Сотовий» (Mobile). Введення адреси електронної пошти, Web-сторінки і IМ-адре- си. За умовчанням для кожного контакту зберігається інформація про три адреси електронної пошти (e-mail address): «Ел. Почта» (E-mail), «Ел. почта 2» (E-mail 2), «Ел. почта 3» (E-mail 3), одну WWW-сторінку в Інтернеті й одну адресу Internet Mail. Після введення адреси електронної пошти в полі «Коротке ім’я» (Display as) з’явиться рядок, який відображатиметься в полі «Кому» (То) при складанні електронних листів даному контакту. Описання. Останні чотири поля додатка «Загальні» (General) форми Outlook: «Описання» (Notes), «Контакти» (Contacts), «Катего- рії» (Category), «Приватне» (Private). Іноді корисно вкладати в полі «Описання» файл зі сканованою фотографією контакту. Введення додаткової інформації. Окрім вкладки Загальні, у фо- рму «Контакт» входять ще чотири вкладки: «Подробиці» (Details), «Дії» (Activities), «Сертифікати» (Certificates), «Всі поля» (All Fields). На вкладці «Деталі» існує чотири області з полями, які допов- нюють загальну інформацію про контакт: • «Ділові подробиці». Тут можна ввести додаткову інформацію про відділ і кімнату, в якій працює контактна особа, про її керів- ника і помічника; • «Особисті подробиці ». Вноситься інформація про день наро- дження, його сімейний стан і псевдонім (або прізвисько); • «Оперативні налаштування NetMeeting». Сюди вводяться ім’я ILS-серверу і поштове ім’я даного контакту, якщо він зареєст- рований службою NetMeeting; • «Дані про зайнятість в Інтернеті». Дається адреса Web-сторінки, на якій розміщені відомості про зайнятість контактної особи. На додатку «Дії» відображаються всі дії, пов’язані з контактом або призначені їй (зустрічі, завдання, контакти, повідомлення тощо). За умовчанням Outlook показує всі дії, пов’язані з контактом, але
можна вибрати визначені дії, які цікавлять Вас на даний момент, за допомогою списку, що розкривається, «Показати» (Show). Подвійне кликання мишею по будь-якому елементу в інформа- ційному вікні додатку «Дії» відкриє форму цього елемента для реда- гування. Вкладка «Сертифікати» служить для призначення певного цифрового сертифіката безпеки при відправленні повідомлень дано- му контакту. І нарешті, останній додаток «Всі поля» дає можливість корис- тувачу вводити і переглядати інформацію, яка не відображається як окремі поля на додатках форми «Контакт». Якщо ви хочете внести інформацію про контакт, для якого не існує стандартного поля, можна створити його спеціально. Напри- клад, Outlook не має полів для метричних характеристик контакту (вага, зріст і т. д.). Список розсилання. Дуже часто в діловій практиці вимагаєть- ся виконати одну і ту ж процедуру для кількох контактів. Напри- клад, відправити факс з цінами, зазначеними в списку, відправити повідомлення або запрошення на збори всім учасникам проекту. Звичайно ж, можна витратити час на виконання цих операцій для кожного контакту окремо, але Outlook дає можливість об’єднання подібних контактів у спеціальні списки для розсилання, за допо- могою яких численні однотипні операції перетворюються на одну: М «Дії» → Створити список розсилання. Подання папки «Контакти». Папка «Контакти» має сім стандар- тних подань. В табл. 2.7. наведено їх короткий описання. Адресні книги. Крім папки «Контакти» Outlook надає ще три додаткові сервіси для роботи з контактною інформацією: «Глобаль- на адресна книга» (Global Address List), «Особиста адресна книга» (Personal Address Book) і «Служба каталогів Інтернету» (LDAP). Outlook може використовувати декілька джерел інформації про адреси для створення повідомлень електронної пошти та інших мож- ливих дій. Зазвичай подібна інформація зосереджена в папках типу
«Контакти», на базі яких створюються адресні книги Outlook (Outlook Address Book). Таблиця 2.7.
Як правило, у всіх ситуаціях, що вимагають вибору кореспо- ндента, з’являється модифікація діалогового вікна «Адресна кни- га». Наприклад, при завданні адресата повідомлення з’являється діалогове вікно «Вибір імен» (Select Names): М «Сервіс» → Ад- ресна книга.
В Microsoft Outlook можуть використовуватися адресні книги різних типів, у тому числі «Глобальний список адрес», «Особиста ад- ресна книга» або «Адресна книга Outlook». В діалоговому вікні «Ад- ресна книга» можна зазначити, які адреси необхідно відображати в даний момент. Для цього необхідно вибрати відповідну адресну кни- гу в списку, що розкривається, «Джерело адрес» (Show Name From). Кожна з перелічених вище книг містить інформацію, яка може бути використана при відправці повідомлень, створенні листів, дзвін- ків тощо. Зазвичай ці адресні книги використовуються для таких цілей (щодо розділення фізичного простору збереження інформації): «Глобальний список адрес». Дана адресна книга доступна тіль- ки у випадку, якщо Outlook є клієнтом Microsoft Exchange Server. Ця книга містить всі адреси, списки розсилання в межах робочої групи. Книгу створює і веде адміністратор Exchange Server, для користува- ча доступна лише її інформація. «Особиста адресна книга». Власна адресна книга користувача, в якій рекомендується берегти особисті списки розсилання за адре- сами, що часто використовуються. Відмінності даної адресної книги від папки «Контакти» незначні, єдине, що слід відзначити — це спо- сіб зберігання інформації. Якщо в особистій адресній книзі вся ін- формація зберігається в одному файлі з розширенням pab (тільки контакти), то в папці «Контакти» все зберігається в єдиному файлі з розширенням pst (і контакти, і завдання, і повідомлення). «Адресна книга Outlook», що формується на основі папок типу «Контакти». Адресна книга автоматично обновляється при оновлен- ні контактів. В списку «Джерело адрес» (Show Names From) кожна адресна книга, сформована на основі папки типу «Контакти», пока- зана окремим рядком під елементом «Адресна книга Outlook». Вище ми вже розглядали роботу з папкою «Контакти», але як- що Outlook володіє можливістю роботи з особистими адресними книгами, варто розглянути їх створення і роботу з їх елементами. Можна сказати, що робота з особистою адресною книгою аналогіч- на роботі з адресними книгами інших типів.
Створення особистої адресної книги. Перш ніж почати робо- ту з особистою адресною книгою, її необхідно додати в існуючу конфігурацію Outlook. Адресна книга — це суть інформаційної служби, додавання ж будь-яких елементів інформаційних служб є створенням облікового запису даного типу: М «Сервіс» → Обліко- ві записи електронної пошти → додати новий каталог або адресну книгу. На додатку «Особиста адресна книга» (Personal Address Book) користувач може змінити місце розташування файлу, в якому збері- гатиметься інформація про контакти, а на вкладці «Замітки» (Notes) — ввести примітки до книги. Після того, як додана нова книга, необ- хідно повторно запустити Outlook для того, щоб новий обліковий запис розпочав функціонувати в рамках додатку. Користувач не може створити більше одного облікового запису типу «Особиста адресна книга» або «Адресна книга Outlook». Створення контакту адресної книги: М «Сервіс» → Адресна книга → Джерело адрес → Особиста адресна книга → М «Файл» → Створити адрес. Параметри адресної книги. Налаштування параметрів за умо- вчанням для відображення і зберігання нової інформації в адресних книгах проводиться в діалоговому вікні «Обробка адреси» (Addressing). В першому списку, що розкривається, встановлюється та папка, дані якої відображатимуться першими при появі цього діалогового вікна при виборі адресатів пошти. Другий список задає папку за умовчанням, в якій будуть розташовуватись нові контакти і яка по суті буде основною базою користувача. Досі ще не розглядались засоби роботи з електронною по- штою, але одним із важливих аспектів при створенні електронного повідомлення є правильне заповнення полів «Кому» (То), «Копія» (Сс) і «Сліпа копія» (Всс). Якщо дані потрапили до цих полів не з адресної книги, а вводилися з клавіатури, то перед відправкою по- відомлення Outlook слід перевірити їх наявність в адресній книзі.
Якщо контакт із вказаною адресою не буде знайдений, Outlook за- пропонує створити для нього новий запис. Порядок перевірки ви- значається в третьому розділі діалогового вікна «Обробка адреси» (Addressing). Замітки Замітки — це електронний еквівалент паперового блокнота з відривними аркушами. Замітки використовуються для запису пи- тань, цінних думок, нагадувань і багато чого іншого, що звичайно вноситься в паперовий блокнот. Крім того, в замітках зручно збе- рігати відомості, можливо, необхідні в майбутньому, наприклад, вказівки або текст, який можна вставити в інші елементи або документи. За допомогою заміток Outlook дана процедура триває секун- ди. Це не говорячи вже про засоби пошуку Outlook, які допо- можуть знайти необхідну замітку за ті ж секунди, тоді як пошук серед хаотичних записів в паперових блокнотах може тривати не- скінченно довго. Створення замітки і її подання. Для створення замітки пере- йдіть в папку «Замітки» (Notes) і натисніть кнопку «Створити» (New) або зробіть подвійне кликання мишею у вільному місці вікна перегляду інформації. З’явиться порожня замітка з поточною датою і часом, куди можна буде ввести текст. Обсяг тексту, що вводиться, необмежений, причому, якщо він перевищує стандартний розмір за- мітки, Ви маєте нагоду його вільно прокручувати. Перше речення є назвою замітки. Можна збільшити розмір вікна замітки до розмірів екрану подвійним клацанням миші по смужці вверху замітки. Після введення тексту закрийте замітку, внесені зміни автоматично збере- жуться. Хоча замітки є найпростішим елементом Outlook, але навіть вони мають можливість робити угрупування за категоріями. Більш того, можна пов’язувати із замітками контакти і змінювати колір заміток. Остання властивість є дуже зручною для сортування
заміток за важливістю, наприклад, ліловий колір — дуже важлива замітка: у формі «Замітки» у верхньому лівому куті → «Колір» → «Ліловий». Для оперативного доступу до замітки протягом робочого дня клацніть по її назві на Панелі завдань Windows внизу екрана. Після отримання інформації клацання зовні вікна замітки згорне її на Па- нелі задач. Із замітками можна працювати і закривши основний додаток Outlook. Існує п’ять стандартних подань, їх опис наведений в табл. 2.8. Таблиця 2.8.
Відображення або приховування тексту залежить від кнопки «Автоперегляд». За умовчанням в поданні «Список заміток» вона є натиснутою. Параметри замітки. Параметри замітки за умовчанням можна змі- нити, скориставшись діалоговим вікном «Параметри заміток» (Notes Options): М «Сервіс» → Параметри → Настройки → Параметри замітки. В діалоговому вікні «Параметри заміток» можна змінити на- ступні параметри: • «Колір» (Color). Виберіть один з кольорів — синій, зелений, ліловий, жовтий або білий. • «Розмір» (Size). Цей параметр відповідає за розмір вікна заміт- ки за умовчанням. Існує три стандартні розміри: «Дрібний», «Середній» і «Великий». • «Шрифт» (Font). Натисніть кнопку «Шрифт» і в діалоговому ві- кні, що з’явилося, встановіть параметри: шрифт, зображення, розмір, атрибути і колір. Якщо ви хочете приховати відображення дати і часу в замітках, то зніміть прапорець «Показувати час і дату в замітках» (When viewing notes, show date and time) в діалоговому вікні «Додаткові параметри» (Advanced Options). Інформація, що зберігається в замітках, є лише первинним матеріалом, що вимагає подальшої обробки. Щоденник Протягом деякого часового інтервалу (день, місяць, рік) люди- на виконує безліч завдань, пов’язаних як з діловою, так і з особис- тою діяльністю. Досить важко пригадати в кінці місяця, що було зроблено, а що ні, скільки часу пішло на виконання того або іншого завдання тощо. Правильним засобом від подібного роду амнезії є ве- дення щоденника з докладними помітками про події, що відбулися і виконану роботу.
Щоденник Outlook — це універсальний засіб протоколювання Вашої діяльності. В папці «Щоденник» (Journal) в хронологічному порядку подається інформація про призначені зустрічі, завдання, про файли додатків Microsoft Office, з якими Ви працювали, а також інформація про відправлені і отримані Вами повідомлення і навіть телефонні дзвінки. В термінології Outlook будь-яка інформація що- денника називається записом. Новий запис: у вікні Outlook розкрийте папку «Щоденник» → КН «Створити» (New), після чого з’явиться форма «Запис» в щоден- нику (Journal Entry). Іншим способом створення запису є подвійне кликання в ділянці перегляду інформації. Далі необхідно заповнити поля цієї форми. Автоматичне ведення щоденника. Вище ми розглянули ручне ведення щоденника, але у ряді випадків можна позбавити себе від постійного ручного протоколювання. Щоденник Outlook сам ство- рюватиме у фоновому режимі записи для подій Вашої діяльності. Види протокольованої діяльності, які заносяться до щоденника, можна встановити в діалоговому вікні «Параметри щоденника» (Journal Options): М «Сервіс» → Параметри → Налаштування. Кількість елементів, для яких щоденник Outlook може автома- тично створювати записи, дещо менше ніж кількість елементів вве- дення з клавіатури, але і їх цілком достатньо. Виберіть в полі «Автозапис елементів» (Automatically record these items) ті, які не вимагають Ва- шого втручання. В розділі «Для наступних контактів» (For these contacts) вибе- ріть ті, від яких протоколюватимуться вибрані вище повідомлення. Щоденник Outlook надає зручний спосіб створення запису, який містить відомості про контакт: виділіть контакт → М «Дії» → зробіть новий запис в щоденнику → в ділянці «Записувати також файли із» (Also record files from) вкажіть тип файлів, інформація про роботу з якими записуватиметься в щоденник. Можна вибрати тіль- ки типи файлів, сумісні з додатком Microsoft Office.
|
Термін
«тайм-менеджмент (ТМ)» походить від англійського time-management, що в
перекладі означає «управління часом». Під ТМ мається на увазі технологія обліку
часу і планування робочого дня. |
