Електронні реєстри в діяльності нотаріусів України - Навчальний посібник (Дякович М. М.)

РоздІл ІІ. Єдиний реЄстр довІреностей

Цей  реєстр  був запроваджений Міністерством юстиції  України ще у 1998 році. Положення про Єдиний реєстр доручень, посвідчених у нотаріальному порядку (це перша його назва) було затверджене  06 травня 1998 року.

Відповідно у грудні 2006 року цей реєстр був модернізований шляхом перенесення електронної бази даних раніше створеного Єди- ного реєстру доручень, посвідчених у нотаріальному порядку, до бази модернізованого Єдиного реєстру довіреностей.  Положення про цей модернізований Єдиний  реєстр довіреностей  затверджене  наказом Міністерства юстиції України  28 грудня 2006 року, і цього ж дня за- реєстроване у Міністерстві юстиції України.  Єдиний  реєстр довіре- ностей був створений  з метою підвищення рівня  захисту  майнових прав юридичних та фізичних осіб та з 08.01.2007 року введений в екс- плуатацію вже модернізований Єдиний реєстр довіреностей.

У Єдиному  реєстрі обов’язково реєструються нотаріусом  довіре- ності, які посвідчуються у нотаріальному порядку,  в тому числі ви- дані нотаріусом дублікати цих довіреностей. Крім цього, обов’язковій реєстрації  у цьому реєстрі підлягають довіреності на розпорядження майном, які посвідчені посадовими, службовими особами, зазначени- ми у частині третій статті 245 Цивільного кодексу України  та статті

38 Закону  України  «Про нотаріат», а також відомості про припинен- ня дії таких довіреностей. Такими особами є:

1) начальник госпіталю,  санаторію  або  іншого  військово-ліку- вального закладу, або заступник з медичної частини, старший або черговий лікар;

2) командир  (начальник) військової  частини  в пунктах  її дисло- кації, з’єднання,  установи,  військово-навчального закладу,  де немає нотаріуса чи органу, що вчиняє нотаріальні  дії;

3) начальник місця позбавлення волі (слідчого ізолятора);

4) консули  консульських установ  та  дипломатичних  представ- ництв України.

 

Реєстрація цих довіреностей, а також відомостей про припинення їх дії здійснюється Реєстратором на підставі заяви довірителя.

Зразок заяви про реєстрацію до- віреності та  дубліката  довіреності у Єдиному реєстрі довіреностей дода- ється  (див. Додаток 1).

Якщо довіритель особисто не може подати заяву на реєстрацію довіреності, то вона може бути подана іншою особою, але підпис дові- рителя на такій заяві повинен бути засвідчений підписом та печаткою особи, яка посвідчила довіреність.

Відповідно  заява  про припинення дії довіреності  подається  до- вірителем,  а також іншими особами, які мають підтверджуючі  доку- менти про закінчення строку дії такої довіреності

Зразок заяви про  реєстрацію при- пинення дії довіреності у Єдиному реє- стрі  довіреностей додається (див. До- даток  2).

На підставі цих заяв нотаріус як Реєстратор вносить відомості до Єдиного реєстру про реєстрацію  довіреності  (дубліката довіреності) або про припинення її дії.

Реєстратор вносить відомості до Єдиного реєстру:

а) в день посвідчення довіреності (видачі дубліката довіреності); б) у день отримання від осіб, які мають право посвідчувати  дові- реності відповідно до ст. 245 Цивільного кодексу України та ст.38 За- кону України  «Про нотаріат» заяв про внесення  відомостей  до Єди-

ного реєстру.

Реєстратор відмовляє  у внесенні відомостей до Єдиного реєстру, якщо відомості у заяві про реєстрацію довіреності  або припинення її дії взагалі відсутні у Єдиному реєстрі, неповністю або нечітко визна- чені у заяві або відсутня плата за внесення відомостей.

Автоматично   в  електронній  системі  Єдиного   реєстру   довіре- ностей після  внесення  Реєстратором відомостей  зазначених  у заяві, кожному реєстраційному запису про посвідчення довіреності (у тому числі видачі дубліката) у Єдиному реєстрі присвоюються реєстрацій- ний номер запису та поточна дата реєстрації у Єдиному реєстрі.

Документом, який підтверджує факт внесення інформації до Єди- ного реєстру є витяг про внесення реєстраційного запису до Єдиного

 

реєстру. Цей витяг виготовляє Реєстратор у двох примірниках, один з яких  залишається у Реєстратора, а другий  — видається  особі, яка видала довіреність  (за її бажанням) або нотаріусу, який надав (наді- слав) заяву про внесення відомостей до Єдиного реєстру (у випадку, якщо нотаріус ще не підключений до такої системи).

Бувають  випадки,  коли Реєстратор при внесенні реєстраційного запису до Єдиного реєстру допустив помилку  або помилку  допусти- ла особа, яка надала заяву про внесення відповідних відомостей до Єдиного  реєстру.  У цих випадках  повідомляється Реєстратор, який має право і зобов’язаний  виправити допущену помилку.

У Єдиний  реєстр  довіреностей  не тільки  вноситься  інформація, але й відповідна інформація з цього реєстру видається.  Інформація з Єдиного реєстру видається  у вигляді скорочених або повних витягів.

Скорочені  витяги з Єдиного реєстру довіреностей  видаються  Ре- єстратором або Адміністратором на письмовий запит будь-яких фі- зичних  та юридичних  осіб, які визначені  Положенням про Єдиний реєстр довіреностей, складений  за відповідною формою.

Повні витяги видаються:

1. Реєстратором на письмовий  запит  нотаріусів  або осіб, щодо яких вчинялась нотаріальна дія.

Зразок заяви про  надання витягу з Єдиного  реєстру довіреностей дода- ється  (див. Додаток 3).

2. Адміністратором  на письмовий  запит суду, прокуратури, орга- нів дізнання і слідства, у зв’язку з кримінальними, цивільними, адміністративними або господарськими справами,  що перебу- вають у їх провадженні,  а також Міністерства юстиції України та головних  управлінь  юстиції на місцях у зв’язку із здійснен- ням ними контрольних функцій.

Наказом Міністерства юстиції України «Про внесення змін до По- ложення  про Єдиний  реєстр довіреностей» від 12 травня 2009 року за

№826/51 до Положення про Єдиний реєстр довіреностей внесено допо- внення щодо можливості  видачі Скорочених витягів на запит Держав- ної автомобільної інспекції Міністерства внутрішніх справ України.

1   Наказ  Міністерства юстиції  України  «Про  внесення  змін  до Положення про Єдиний реєстр довіреностей» від 12 травня 2009 року за № 826/5 // Офіційний вісник України  вiд 29.05.2009 — 2009 р., № 37, стор. 193, стаття 1271.

 

Витяги  з Єдиного  реєстру  засвідчуються підписом  та печаткою

Реєстратора або Адміністратора.

Отже, для нотаріуса важливо  чітко розмежувати свої функці- ональні обв’язки щодо роботи з Єдиним реєстром як Реєстратора і користувача.  Як Реєстратор нотаріус зобов’язаний  внести у Єдиний реєстр всю інформацію  про посвідчені ним у нотаріальному порядку довіреності.

Користування єдиним реєстром довіреностей під час здійснення нотаріальної діяльності

Нотаріус  як користувач  відповідно до Інструкції про порядок вчинення  нотаріальних дій нотаріусами  України1  (далі  по тексту — Інструкція) користується та перевіряє  інформацію  у цьому реєстрі у наступних  випадках:

1) при  посвідченні  правочину  за участю  уповноваженого пред- ставника  (договори  купівлі-продажу, дарування,  застави,  іпо- теки тощо);

2) при посвідченні довіреності у порядку передоручення;

3) при  оформленні спадкових  справ  за участю  уповноваженого представника (крім подачі заяви спадкоємцями про прийняття спадщини або відмови від неї);

4) при видачі дублікату втраченої довіреності. Пропонуємо розглянути кожний випадок окремо.

При посвідченні  правочинів,  які вчиняються за участю упо- вноваженого  представника, нотаріусу подається  довіреність, яка обов’язково  має бути посвідчена нотаріусом  або особами, які визна- чені Законом України  «Про нотаріат»  та мають право посвідчувати такі довіреності.

Нотаріус  зобов’язаний  відповідно  до п. 14 Інструкції перевірити дійсність цієї довіреності. Для цього нотаріус здійснює пошук інфор- мації щодо цієї довіреності у Єдиному реєстрі довіреностей.

Перевірці  на дійсність  підлягають  всі довіреності,  які посвідчені нотаріально або особами, які мають право посвідчувати  такі довіре- ності за законом, за винятком довіреностей, які складено за кордоном

1  Інструкція про порядок  вчинення  нотаріальних дій нотаріусами  України, за- тверджена наказом Міністерства юстиції України  від 03.03.2004 року № 20/5  // Офі- ційний  вісник України  вiд 26.03.2004 — 2004 р., № 10, стор. 315, стаття 639, код акту

28034/2004.

 

за участю іноземних  властей або які від них виходять, за умови їх ле- галізації (або шляхом проставлення апостилю) уповноваженими ор- ганами.

Без  легалізації  такі довіреності  приймаються нотаріусами  у тих випадках,  коли  це передбачено  законодавством України,  міжнарод- ними  договорами,  в яких  бере участь  Україна  (наприклад, з Поль- щею, Чехією, Угорщиною, Росією, Білорусією і т.д.).

Нотаріус, перевіряючи довіреність на дійсність, може здійснюва- ти пошук інформації  за будь-якою з наступних  відомостей:

1) за  серією  та  номером  спеціального  бланка  нотаріальних до- кументів,  на якому викладено  текст довіреності  або дубліката довіреності.  Якщо  довіреність  викладено  на кількох  бланках, то для перевірки  достатньо  у запиті зазначити  серію та номер будь-якого  з цих бланків.

2) за датою та номером запису в реєстрі для реєстрації нотаріаль- них дій, у якому зареєстрована довіреність чи дублікат цієї до- віреності;

3) за прізвищем,  ім’ям та по батькові  або найменуванням дові- рителя  чи його представника, якщо такі запити подаються  но- таріусами,  органами  суду, прокуратури, дізнання  і слідства  у зв’язку з кримінальними, цивільними, адміністративними або господарськими справами, що перебувають у їх провадженні;

4) за ідентифікаційним номером у Державному реєстрі фізичних осіб — платників  податків та інших обов’язкових платежів або ідентифікаційним кодом  у Єдиному  державному  реєстрі  під- приємств  та організацій  України  особи, яка видала довіреність або  її представника —  на  письмовий  запит  осіб, які  вказані вище у п. 3);

5) за відомостями щодо реєстраційного номера транспортного за- собу, якщо  такі запити  зроблені  особами  переліченими нами вище у п. 3), а також на запит Державної автомобільної інспек- ції Міністерства внутрішніх справ України;

6) за реєстраційним номером  довіреності  або її дубліката  в Єди- ному реєстрі.

За результатами перевірки  дійсності довіреності  (її дубліката) виготовляється витяг  з Єдиного  реєстру  довіреностей,  який,  відпо- відно, долучається нотаріусом до примірника правочину, що залиша- ється у нотаріуса та формується до відповідного наряду.

 

Довіреність видана в порядку передоручення відповідно до ст. 240

Цивільного кодексу України підлягає посвідченню після подання но- таріусу основної довіреності, у якій є застереження про право на пе- редоручення.  Нотаріус при посвідченні такої довіреності обов’язково здійснює перевірку дійсності основної довіреності у Єдиному реєстрі довіреностей  за правилами описаними  вище. При цьому виготовляє витяг з Єдиного реєстру, який долучає до наряду про видачу довіре- ностей разом з копією основної довіреності.

Нотаріус відповідно до Закону України «Про нотаріат» (незалеж- но чи це державний  чи приватний) здійснює оформлення спадкових справ. Спадкова справа також може бути заведена та оформлятися нотаріусом  за участю уповноваженого представника за довіреністю від спадкоємця. Заява про прийняття спадщини  або відмову від неї, за загальним  правилом  цивільного  законодавства, подається  спадко- ємцями нотаріусу особисто.

Якщо справа заводиться та оформлення її нотаріусом здійснюється через представника спадкоємця, то підпис спадкоємця на заяві про при- йняття  спадщини,  відмову від спадщини  або відкликання зазначених заяв має бути нотаріально засвідчений (наприклад, за місцем прожи- вання або перебування спадкоємця). Нотаріус  під час заведення  спад- кової справи також здійснює перевірку  довіреності  на дійсність та до- лучає витяг з Єдиного реєстру довіреностей про це до спадкової справи.

Нотаріус відповідно до п. 8 ст. 34 Закону  України «Про нотаріат» видає дублікати нотаріальних документів, що зберігаються  у справах нотаріуса.

Якщо документ втрачений  або зіпсутий, то за письмовою  заявою осіб, за дорученням яких  або щодо яких  вчинялась нотаріальна дія, нотаріусом видається дублікат утраченого або зіпсованого документа.

Дублікати цих документів також можуть бути видані представни- кам цих осіб за довіреністю, яка посвідчена нотаріально.

У випадку,  якщо  до нотаріуса  звертається особа, за зверненням якої  було  посвідчено  довіреність,  у  зв’язку  з  втратою  або  зіпсут- тям документа, нотаріус видає дублікат. У цьому випадку нотаріус зобов’язаний  перевірити  дійсність цієї довіреності за даними Єдино- го реєстру довіреностей.

Дублікати втрачених  довіреностей  підлягають  обов’язковій ре- єстрації   в  Єдиному   реєстрі   довіреностей.   Нотаріус,   виступаючи

 

Реєстратором, здійснює  реєстрацію  дублікату  відповідно  до правил, встановлених для цього Положенням про Єдиний  реєстр довіренос- тей шляхом унесення відповідних відомостей до Єдиного реєстру до- віреностей.

Для реєстрації дублікату довіреності у Єдиному реєстрі дові- реностей  здійснюється пошук  довіреності,  дублікат  якої  видається. Пошук  може  здійснюватись за  наступними критеріями: за  серією та номером спеціального  бланка нотаріального документа, на якому було викладено  довіреність; за реєстраційним номером довіреності у Єдиному  реєстрі  довіреностей;  за датою посвідчення довіреності  та номером запису у реєстрі для реєстрації  нотаріальних дій нотаріуса. При реєстрації дубліката довіреності у Єдиному реєстрі довіреностей зазначається серія  та номер спеціального  бланку  нотаріального до- кумента, на якому викладено  текст дубліката  довіреності, дата вида- чі дублікату, номер запису у реєстрі для реєстрації  нотаріальних дій, за яким  видано  дублікат  довіреності  та відомості  про нотаріуса,  що видав дублікат. Реєстраційному запису про видачу дубліката  довіре- ності в Єдиному  реєстрі довіреностей  присвоюються реєстраційний номер запису та поточна дата реєстрації в Єдиному реєстрі. Після внесення інформації до Єдиного реєстру довіреностей, нотаріус виго- товляє витяг про внесення реєстраційного запису до Єдиного реєстру у двох примірниках, один з яких залишається у нотаріуса, а другий — надається  особі, якій видано дублікат довіреності .

Міністерством юстиції України встановлений розмір плати за:

 реєстрацію однієї  довіреності (у тому  числі дубліката) в Єдиному реєстрі довіреностей з видачею про це витягу — у розмірі 34 гривень з урахуванням ПДВ;

 за перевірку дійсності довіреності (у тому числі дубліката) за даними Єдиного реєстру довіреностей, не пов’язану з вчи- ненням нотаріальних дій, з видачею про це повного витягу — у розмірі 34 гривень з урахуванням ПДВ;

 за перевірку дійсності довіреності (у тому числі дубліката) за даними Єдиного реєстру довіреностей, не пов’язану з вчи- ненням нотаріальних дій, з видачею про це скороченого ви- тягу — у розмірі 25 гривень 50 копійок з урахуванням ПДВ.

Перевірка дійсності довіреності (у тому  числі дубліката до- віреності) за даними Єдиного реєстру довіреностей, що пов’язана

 

з учиненням нотаріальних дій, з видачею про це скороченого або повного  витягу, здійснюється безкоштовно.

Безкоштовно до Єдиного реєстру вноситься  інформація про при- пинення  дії довіреності,  а також  про посвідчення довіреностей  від осіб, які є інвалідами І-ї та ІІ-ї груп, учасниками Великої Вітчизняної та прирівняних до них осіб, громадян,  які віднесені до категорії  по- терпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, у випадку коли така довіреність посвідчується державним  нотаріусом.

Отримати безкоштовно  інформацію  з Єдиного реєстру довіре- ностей мають право лише органи суду, прокуратури, органи дізнання і слідства, Міністерство юстиції України  та відповідні регіональні управління.