Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

2.2. створення документів за допомогою персональних еом

Для  створення й опрацювання документів  за допомогою

ПЕОМ призначені  спеціальні  програми — текстові редактори.

Існують різні сімейства текстових  редакторів. Найбільш часто застосовуються:

Š   Блокнот (Note Pad);

Š   Word  Pad;

Š   Microsoft  Word  пакета офісних програм MS Office;

Š   Adobe Acrobat;

Š   Вільно-поширювані  пакети,  наприклад  Open   Office,

602.

Відмінності  між ними полягають  у функціональних мож- ливостях,  призначенні,  ціні. Крім текстових  редакторів,  існу- ють спеціальні  програми,  що дозволяють  читати (без можли- вості  редагування) текстові  документи.  Вони  поширюються, як правило,  безкоштовно.  Наприклад, Acrobat  Reader  постав- ляється разом з електронними книгами, звітами, створеними в Adobe Acrobat, і MS Word  Reader для прочитання документів, створених у MS Word.

 

Схематично процес обробки документа за допомогою тек- стових редакторів представлений на рис. 1.

 

ÇÀÏÓÑÊ ÒÅÊÑÒÎÂÎÃÎ ÐÅÄÀÊÒÎÐÀ

 

 

 

 

²ÄÊÐÈÒÒß

ÄÎÊÓÌÅÍÒÀ

 

ÑÒÂÎÐÅÍÍß

ÄÎÊÓÌÅÍÒÀ

 

ÐÅÄÀÃÓÂÀÍÍß ÄÎÊÓÌÅÍÒÀ

ÒÀÊ    Ͳ

ÇÁÅÐÅÆÅÍÍß ÇÌ²Í Ó ÄÎÊÓÌÅÍÒ²

ÇÁÅÐÅÆÅÍÍß

ÒÀÊ    Ͳ

ÂÈÂÅÄÅÍÍß ÄÎÊÓÌÅÍÒÀ ÍÀ ÄÐÓÊ

ÄÐÓÊ

ÇÀÊÐÈÒÒß ÄÎÊÓÌÅÍÒÀ

ÇÀÊÐÈÒÒß ÒÅÊÑÒÎÂÎÃÎ ÐÅÄÀÊÒÎÐÀ

Рисунок   1.  Блок-схема опрацювання документа за допомогою текстового редактора

Для створення документів  в Україні на підприємствах найбільш часто використовується текстовий редактор Microsoft  Word  пакета офісних  програм MS Office версії 6.0 і вище.

Розглянемо основні етапи роботи з документом  у даному редакторі.

При  запуску  редактора  автоматично  створюється файл “Документ 1”. Для відкриття вже існуючого файлу  необхідно здійснити  такі операції:

Файл > Відкрити

Для  встановлення параметрів  документа  (поля  сторінки, розмір паперу, орієнтація сторінки та інші) можна скористати- ся наступною функцією:

Файл > Параметри сторінки

Для нумерації сторінок необхідно виконати  такі команди:

Вставка > Номера сторінок

Введення  тексту може здійснюватися в одному з наступ- них режимів: вставки  або заміни. При введенні нового тексту в режимі вставки текст в документі зміщується вправо від точ- ки введення. У режимі заміни попередній  текст видаляється і замінюється новим. Для перемикання між цими двома режи- мами використовується клавіша  Ins. Визначити,  який  режим використовується в даний момент, можна за станом індикато- ра ЗАМ у рядку стану MS Word внизу екрана. Якщо індикатор відображається чорним кольором, то ввімкнено режим заміни, якщо  сірим  —  вставки.  Подвійним клацанням лівої  клавіші миші на цьому індикаторі  також можна переключати  режими.

Одним із найважливіших об’єктів під час роботи з текстом є абзац.  З ним  пов’язуються  параметри  його форматування: шрифт, відступи, інтервали,  вирівнювання і т.д. Для того щоб почати новий абзац, при введенні тексту потрібно натиснути Enter. Для переходу на новий рядок у межах абзацу використо- вується  комбінація  клавіш Shift+Enter.

Для видалення,  копіювання, переміщення символів і виділених фрагментів  можна скористатися спеціальними комбінаціями клавіш, наведеними в табл. 1.

 

Копіювання  виконується  за  допомогою  буфера  обміну. Для того щоб скопіювати  який-небудь фрагмент, потрібно спочатку помістити  його в буфер, а потім вставити  з буфера в документ.  Для  копіювання  в буфер  можна  скористатися ко- мандою Правка: > Копіювати, а для переміщення виділення  в буфер — командою Вирізати. Вставка вмісту буфера встав- ляється командою Правка > Вставити.

MS Word  дозволяє користувачу відмінити  операцію вне- сення  змін у документ.  Для  цього використовується команда Правка > Скасувати введення або комбінація клавіш Alt+Backspace. Для відміни  даної команди  застосовується ко- манда Правка > Повторити введення або клавіша F4.

Таблиця 1

Комбінації клавіш для видалення і копіювання тексту

 

Êîìá³íàö³ÿ êëàâ³ø

Âèêîíóâàíà êîìàíäà

Delete

Âèäàëåííÿ ñèìâîëó ïðàâîðó÷ â³ä êóðñîðà

Âèäàëåííÿ âèä³ëåíîãî ôðàãìåíòà

Ctrl+Delete

Âèäàëåííÿ ñëîâà ïðàâîðó÷ â³ä êóðñîðà

Backspace

Âèäàëåííÿ ñèìâîëà ë³âîðó÷ â³ä êóðñîðà

Ctrl+Backspace

Âèäàëåííÿ ñëîâà ë³âîðó÷ â³ä êóðñîðà

Ctrl+Insert

Êîï³þâàííÿ âèä³ëåíîãî ôðàãìåíòà â áóôåð

Shift+Insert

Âñòàâêà â äîêóìåíò âì³ñòó áóôåðà

Shift+Delete

Ïåðåì³ùåííÿ ôðàãìåíòà â áóôåð

(ç âèäàëåííÿì ³ç äîêóìåíòà)

 

MS Word  має широкий  спектр можливостей щодо форма- тування тексту. Всі дії, пов’язані з форматуванням, знаходять- ся в меню Формат.

Для задання формату символів використовується команда

Формат > Шрифт. Дана команда дозволяє задати:

Š   шрифт (гарнітура,  накреслення, розмір);

Š   міжсимвольний інтервал  (масштаб,  інтервал,  зміщен-

ня);

Š   анімаційні  ефекти.

Стандартною гарнітурою для текстових документів у діло- водстві є Times New Roman. Розмір  кегля визначається струк-

турою  тексту  (найбільш часто  використовується 14  кегль). Для реквізиту Назва документа використовується прописне написання символів у розрядженому режимі.

Для   форматування  абзаців   використовується  команда

Формат > Абзац.

Опція Відступ даної команди дозволяє керувати положен- ням тексту абзацу відносно поля сторінки.

Опція  Перший рядок керує відступами  в абзаці. Можливі такі її значення:

Š   (немає)  — відступи відсутні;

Š   відступ — використовується відступ для першого рядка

абзацу;

Š   виступ — використовується відступ для всіх рядків аб-

зацу, крім першої.

Опція  міжрядковий інтервал керує міжрядковою відстан- ню всередині абзацу. Можна вибрати одне з таких значень:

Š   одинарний — відстань, рівна висоті шрифту найбільшо-

го розміру,  використовуваного в рядку  з деяким  запа- сом (Ctrl+1);

Š   полуторний — відстань, яка в 1,5 раза перевищує  ту, яка

була б при значенні опції Одинарний (Ctrl+5);

Š   подвійний — відстань, яка удвічі перевищує  ту, яка була

б при значенні опції Одинарний (Ctrl+2);

Š   мінімум — інтервал,  який  обирають  для дуже великих

шрифтів;

Š   точно —  відстань,  яка  точно  дорівнює  зазначеному в

полі Значення;

Š   множник — відстань формується множенням  одинарно-

го інтервалу  на множник,  зазначений у полі Значення. Поле Вирівнювання  служить для вибору способу вирівню-

вання абзацу. Можна скористатися одним із таких значень:

Š   по лівому краю — абзац  вирівнюється по лівому  краю

(Ctrl+L);

Š   по центру — абзац центрується (Ctrl+E);

Š   по  правому  краю  —  абзац  вирівнюється по  правому

краю (Ctrl+R);

Š   по ширині — абзац  вирівнюється по лівому  і правому краях одночасно (Ctrl+J).

При створенні документа  в MS Word  необхідно дотриму- ватися певних правил набору тексту.

Набір здійснюється через один пробіл і не більш ніж через один переклад рядка.

Для вирівнювання використовуйте табуляцію,  але в жод- ному разі не пробіли.

Також доречно нагадати про деякі правила, які застосову- ються у типографській традиції.

Š   Лапки   в  російській   мові  —  це  «елочки»  і  „лапки“,

відповідно  Alt+0171 / 0187 і 0132 / 0147. Лапки  усередині ла- пок  повинні  розрізнятися між  собою  рисунком:  «... „...“ ...».

«Елочки»  використовуються переважно в газетному і жур- нальному  наборі, а „лапки“ — для дитячих  видань  і рукопис- них шрифтів.

В англійській  мові — ‘...’ і “...”, відповідно  Alt+0145 / 0146 і 0147 / 0148.

 

 
У німецькій  мові — “...” і »...«. У будь-якому  разі викорис- тання  іншомовних   лапок,  зміна  проходження відкриваючої і закриваючої лапок, а тим більше використання їх в якості знака дюйма (") є грубою помилкою. Враховуючи можливі розбіжності у відображенні  лапок в різних системах, вихідні зображення наведені на рисунку:

Š   В  якості  “трьох  крапок”  (…) краще  використовувати спеціальний символ  (вводиться Alt+0133),  а не три  крапки. Три крапки від слова не відокремлюються.

Š   Крапка  не ставиться  в заголовку  і підзаголовку,  якщо

вони  відділені  від тексту,  наприкінці підпису  під рисунком, у заголовку  таблиці й усередині неї.

Š   Якщо  дужка  завершує   пропозицію,   крапку   ставлять

після неї. Якщо крапка необхідна всередині дужки, то зовні її вже не ставлять.

Š  Не відбиваються пробілом від попереднього слова або цифри крапка, кома, двокрапка, крапка з комою, знак питання та оклику, знаки відсотка, градуса, хвилини, секунди.

Š   Символи “номер” і “параграф” відбиваються  від цифри,

що йде за ними, вузьким  нерозривним пробілом.  Якщо  вони подвоюються, то не відбиваються  один від одного.

Š   Дроби не відбивають  від цілої частини  (1,5), як і мате-

матичні  знаки  (–3+2) і позначення ступеня.  Розмірність від числа  відбивають  нерозривним пробілом  (5  мм).  Для  зруч- ності прочитання довгі числа розбиваються нерозривним пробілом    по   три   цифри:    1 234 567.   Роздільник   дробу в російській  мові — кома, в англійській  — крапка.

Š   Ініціали   відбивають   вузьким   нерозривним  пробілом,

ініціали від прізвища — звичайним нерозривним пробілом.

Š   Лапки    і   дужки    набираються   впритул    до   слова

без пробілів.

Š   Абзацні відступи  повинні  бути однаковими по всьому

тексту.

Š   Якщо  абзацний  відступ  не використовується, бажано,

щоб останній рядок був неповним.

Š   Останній рядок абзацу повинен бути не коротшим двох

розмірів  висоти  шрифту  і не менше абзацного  відступу  (зви- чайно 4–5 знаків).

Š   Ускладнюють  прочитання і негарно виглядають  верти-

кальні і похилі коридори з пробілів, допустима довжина кори- дору — не більше чотирьох рядків.

Š   Закінчувати переносами бажано не більше трьох рядків

підряд.

Š   Якщо абзац переноситься в наступний  стовпчик тексту

або на наступну  сторінку, не слід залишати  внизу один рядок або переносити  останній на початок наступного стовпчика.

Š   В  якості   тире  використовується  M+тире (Alt+0151)

(тире із шириною знака “M”) яке відбивається вузькими пробілами: “це — він”. Тире не повинне вживатися на початку рядка, за винятком прямої мови. При заданні діапазону зміни використовується N+тире (Alt+0150) без відбивки пробілами:

 

“20–30”,  “Київ–Здолбунів”.  Використання  в  цих  випадках дефіса (-) є грубою помилкою.

Š   Не рекомендується залишати  наприкінці рядка  однос-

кладові прийменники і союзи: в, і, на і т.д.

Перед виведенням документа на друкування можна здійснити  попередній  перегляд.  Це можна  зробити  одним  із таких способів:

Š   виконати  команду Файл > Попередній перегляд;

Š   натиснути  кнопку на стандартній панелі інструментів;

Š   натиснути  комбінацію клавіш Ctrl+F2.

Друкування всього документа  може здійснюватися за до- помогою кнопки на стандартній панелі або за допомогою комбінації  Ctrl+P. Для  задання  параметрів  друкування доку- мента і параметрів  друкування принтера  необхідно  виконати команду Файл > Друк.

Зберігання документа можливо під тим же ім’ям, під яким він був відкритий: за допомогою кнопки на стандартній панелі та комбінації  Shift+F12, зберігання  здійснюється в папку Мої Документи. За допомогою команди Файл > Друк можна зада- ти нову назву документа, який зберігається, вказати місце зберігання, тип розширення файлу, що зберігається.

План семінарського заняття

1.  Поняття реквізиту,  бланка.

2.  Види реквізитів.  Їх розміщення на бланку.

3.  Текст як основний елемент документа.

4.  Сімейства  текстових  редакторів.

5.  Порядок  виготовлення документів  за допомогою текс- тового редактора MS Word  пакета MS Office.

6.  “Гарячі” комбінації клавіш у MS Word.

Рекомендована література: 7, 9, 12, 13, 17, 18, 19, 20, 21,

23, 25.

Термінологічний словник

Абзац  — частина тексту, яка починається з абзацного відступу і закінчується кінцевим  рядком, що служить  для об’єднання взаємопов’язаних пропозицій  в одне логічне ціле.

Абзацний відступ —  відступ  на початку  першого  рядка друкованого  або рукописного  тексту.

Бланк — аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізи- тами, що містять постійну інформацію.

Кінцевий рядок  — останній рядок абзацу.

Аркуш — окремий (або в сукупності  з іншими аркушами)

прямокутний шматок паперу.

Нумерація — це числове або літерне позначення послідо- вності розміщення складових  частин тексту.

Поле  сторінки — не зайнята  текстом верхня, нижня, зовнішня  або внутрішня частина  сторінки  навколо  текстової полоси.

Рубрикація — розчленування тексту на складові частини, графічне  відокремлення однієї частини  від іншої, а також ви- користання заголовків, нумерації та ін.

Сторінка — одна сторона аркуша паперу в книзі, журналі, альбомі, зошиті, рукописі і т.д.

Рядок — частина  тексту,  розташована на одній  горизон- тальній лінії.

Текст — повідомлення, виражене  в письмовому  вигляді, тобто за допомогою системи графічних знаків, що складають ал- фавіт; головна, інформативна частина письмового документа.

Текстова смуга — відбиток  тексту зі смуги набору (і графічних зображень), розташований на одній сторінці видан- ня.

Формат  аркуша  —  характеристика  лінійних   розмірів

(ширини і висоти)  аркуша.

Формуляр — сукупність  реквізитів,  розміщених  у певній послідовності.

Штамп — група реквізитів та їх постійні частини, відтво- рені як єдиний  блок.

 

Запитання для самоперевірки

1.   Дайте визначення поняття  реквізиту.

2.   Основні види реквізиту.

3.   Поняття ЄДРПОУ.

4.   З якою метою створюється трафарет  документа?

5.   Способи датування документа.

6.   Способи рубрикації  тексту.

7.   У чому полягає  відмінність  між основними  родинами  текс- тових редакторів?

8.   Які функції виконують  “гарячі” комбінації клавіш?

Теми рефератів

1.   Особливості текстового редактора MS Word  2000.

2.   Особливості текстового редактора MS Word  ХР.

3.   “Гарячі” комбінації клавіш у MS Word.

4.   Текстові редактори  з відкритим кодом.

Завдання для практичної роботи

Наберіть  лекцію по обраному  Вами предмету  в текстовому  ре- дакторі Microsoft Word. Перевірте наявність помилок, пов’язаних з правилами набору, викладеними в цій главі.

Тести для перевірки знань

1.   Група реквізитів та їх постійні частини,  відтворені як єди\%

ний блок,  являють собою:

а) бланк;         б) штамп;

в) формуляр;  г) сторінка.

2.  Аркуш паперу  з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, це:

а) бланк;         б) штамп;

в) формуляр;  г) сторінку.

3.   Атомарний  елемент  документа це:

а) бланк;

б) штамп;

 

в) формуляр;

г) сторінка;

д) реквізит.

4.   Фінансово\%облікові документи датуються:

а) числовим  способом;

б) словесно-числовим способом;

в) словесним  способом.

5.   Найпростішим способом рубрикації є:

а) штамп;

б) абзац;

 

в) астрал;

г) абсент;

д) власний варіант.

6.   Частина  тексту,   розміщена  між  двома   абзацами,  нази\%

вається:

а) абзац;          б) атлас;

в) аваль;          г) власний варіант.

7.   Програма Adobe  Acrobat Reader є:

а) платною;

б) умовно-безкоштовною;

в) безкоштовною.

8.   Стандартним шрифтом, який використовується у MS Word для виготовлення документів, є:

а) Arial;

б) Courier  new;

в) Times New Roman;

г) Verbana.

9.   Комбінація клавіш Alt + F4:

а) передає керування іншій програмі;

б) виділяє  текст;

в) закриває  програму;

г) перезавантажує ЕОМ.

10.  MS Word 6.0 і вище дозволяє зберігати документи з роз\%

ширенням:

а) doc;             б) rtf;

в) txt; г) всі відповіді вірні.