Тема 9. ІнформацІйнІ технологІЇ в дІловодствІ 9.1. автоматизація діловодства

Використання  в  управлінні   інформаційних  технологій, для яких характерні  висока гнучкість, мобільність  і здатність пристосовуватися до різних  умов роботи  є неодмінною  умо- вою підвищення ефективності управлінської праці. Ефек- тивність діловодства як складової частини управлінської діяльності теж істотно підвищується з переходом на комп’ютерне опрацювання ділової документації.

Š   У  першу  чергу  це  стосується   власне   створення й

оформлення ділових  документів  за допомогою  текстових  ре- дакторів. Текстові редактори дозволяють  не тільки підвищити швидкість оформлення документа, а й істотно підвищити  його якість  порівняно з технологіями ручного опрацювання доку- ментів.

Š   Інформаційні технології  дозволяють  також  забезпечу-

вати зручне зберігання  документів, що реалізується у вигляді багаторівневої структури  папок на диску комп’ютера. Напри- клад, в операційній системі  Windows  це завдання  може бути виконане за допомогою програми  Провідник.

Š   Не  менш  важливе   завдання   діловодства   —  це  ор-

ганізація  реєстрації  (обліку) документів,  а також контроль  за термінами   їх  виконання.  Причому   облік  і  зберігання   не- обхідно організувати таким чином, щоб забезпечити швидкий і ефективний пошук будь-якого  документа. Це завдання  може бути вирішене за допомогою табличних  редакторів.

Š   Рівень автоматизації діловодства істотно підвищується,

якщо в кожному підрозділі підприємства встановити комп’ютери, сполучені локальною  мережею. Необхідною  умо- вою функціонування такої системи є існування  потоків  елек-

тронних документів у вигляді файлів, а не паперових копій. Робота  з такими  документами  відбувається за уніфікованою схемою . Це істотно  підвищує  швидкість  проходження доку- ментів, дозволяє опрацьовувати документи, за допомогою тек- стових  редакторів,   баз  даних,  електронних  таблиць.  Такий спосіб ведення діловодства називають безпаперовою техно- логією.

Š   Документи, що надійшли в організацію по каналах елек-

тронної пошти або створені в такому “електронному офісі”, вже існують у формі, доступній для комп’ютерного опрацювання. Більшою проблемою є документи, що надійшли в організацію у вигляді паперових  копій. Їх можна піддати скануванню  й опра- цюванню за допомогою спеціалізованих програм — систем оп- тичного розпізнавання символів OCR (optical character recogni- tion).  Надалі в роботі з цими документами  реалізуються всі пе- реваги інформаційних технологій їх опрацювання.

Інформація, що міститься в документах, описується за до- помогою Єдиної системи класифікації і кодування (ЄСКК) техніко-економічних показників (ТЕП). Однорідність інфор- мації дає можливість  здійснювати  обмін інформацією між ав- томатизованими робочими  місцями  усередині  інформаційної системи, між різними  інформаційними системами.  ЄСКК  за- безпечує відповідність  класифікацій у всіх сферах і на всіх рівнях управління, однорідність  вимірів.

Автоматизація управління може здійснюватися тільки ра- зом з автоматизацією АРМ  управлінського персоналу.  Збли- ження процесів збору вхідної інформації, формування, відоб- раження  і використання вихідної інформації  сприяє  впровад- женню режиму реального масштабу часу в опрацюванні інформації.

Управлінський персонал  інтегрується в систему  опрацю- вання даних як користувач  інформаційної системи, виступаю- чи у новій ролі оператора  ПЕОМ. При  цьому він продовжує виконувати свої традиційні  контрольно-аналітичні функції прийняття управлінських рішень, але на більш високому авто- матизованому рівні.

АРМ управлінського персоналу розглядається в мережі як комунікаційна одиниця,  що функціонує одночасно  як джере- ло, передавач,  одержувач  і споживач  інформації.  За  допомо- гою ресурсів  АРМ  управлінський персонал  вирішує  свої за- вдання, а комунікаційними каналами  передає інформацію  у відповідні інстанції. Обґрунтуванням для створення ко- мунікацій  є потреба в інформації.  Комунікації дають мож- ливість підвищити  якісний  склад інформації  для управління.

Основними концепціями побудови АРМ є:

Š   децентралізоване опрацювання інформації на робочому

місці управлінського персоналу;

Š   створення персональних баз даних;

Š   створення баз знань;

Š   створення мереж АРМ;

Š   інтелектуалізація АРМ.

АРМ управлінського персоналу  — це програмно-технічний комплекс,  що дає можливість  автоматизувати виконувані  ним функції управління в інтерактивному режимі “Користувач  — ПЕОМ”.  Основний принцип,  закладений в АРМ — проблемна орієнтація комплексу,  тобто орієнтація на вирішення певного класу завдань, об’єднаних загальною технологією опрацювання даних, єдністю режимів роботи й експлуатації.

Кожному класу користувачів відповідає певний тип АРМ, орієнтований на задоволення його функціональних та інфор- маційних потреб. У ньому основою автоматизації формування і прийняття управлінських рішень є персональні інформаційні системи.

У кожній інформаційній системі повинна бути забезпече- на можливість  для користувача здійснювати  такі дії:

Š   опрацювання текстових  документів;

Š   пошук  необхідної  інформації   в  довідкових   фондах  і

архівах користувачів;

Š   формувати документи, відомості, таблиці;

Š   здійснювати  обмін документами  і даними;

Š   погоджувати,  уточнювати,  модернізувати завдання  уп-

равління;

Š   приймати  рішення  в умовах  невизначеності або непо- вної інформації.

Інформаційні системи на підприємстві можуть виконува- ти автоматизовані технології, наведені в Додатку 32.

Можна виділити такі переваги електронного документо- обігу:

Š   ефективне обслуговування клієнтів, що забезпечується

більш  швидким   пошуком  документів   і,  як  наслідок, більш швидкою відповіддю на запит;

Š   ефективне   управління   інформацією,    яке   забезпе-

чується більш швидким опрацюванням документів, зниженням ризику втрати важливих  документів;

Š   високий ступінь захисту документів від втрати або зни-

щення, від несанкціонованого доступу;

Š   підвищення продуктивності праці, що забезпечується,

наприклад, завдяки можливостям мережних технологій (одночасний доступ до документа кількома клієнтськи- ми ЕОМ мережі);

Š   зниження витрат на опрацювання паперових  носіїв, на

підтримання процесу  опрацювання (зниження витрат на канцелярські товари, офісні меблі та ін.);

Š   зниження витрат на зберігання,  яке забезпечується не-

великими  розмірами носіїв інформації при електронно- му документообігу.

Разом з тим існують три рівні проблем, пов’язаних з пере- ходом від традиційного  паперового документообігу до елек- тронного:

1. Технічна неготовність організацій  до роботи з елек- тронними  документами  (відсутність достатньої  кількості  ПЕ- ОМ, програмного  забезпечення та ін.).

2.  Технологічна  неприпустимість переходу окремих кате- горій конфіденційних документів в електронний вигляд. Особливе  значення  має також фактор  недостатності  перенос- них ЕОМ,  що унеможливлює прочитання електронних доку- ментів поза офісом.

3.  Законодавча база. Незважаючи на прийняті закони про електронний документообіг  і електронний підпис,  більшість

державних  органів вимагають здачі звітів у друкованому  ви- гляді.

Сучасна інтегрована система керування електронними до- кументами  повинна підтримувати механізми автоматизації комплексу  таких завдань:

Š   аналіз  організації  бізнес-процесів і супровідного  доку-

ментообігу;

Š   збір, зберігання, пошук і перегляд документів;

Š   маршрутизація й опрацювання документів,  керування

бізнес-процесами  і  правилами  проходження  доку- ментів.

Складовими елементами  системи  керування електронни- ми документами  є:

Š   система керування документами;

Š   система автоматизації діловодства;

Š   архіви документів;

Š   системи створення й опрацювання документів;

Š   системи маршрутизації документів;

Š   системи комплексної автоматизації бізнес-процесів;

Š   системи підтримання прийняття рішень.

Кожна  система  базується  на наборі  специфічних для  неї функцій.  При цьому окремі підсистеми тісно взаємодіють  між собою.

На сьогодні лідерами ринку систем автоматизації діловод- ства і документообігу  є:

Š   Interoffice  (Oracle) — забезпечує  організацію  докумен-

тообігу, колективну роботу, інтеграцію з іншими засобами ко- лективної роботи, підтримку базової системи передачі повідо- млень, календаря, служби каталогів і папок, національних мов;

Š   GroupWise  WorkFlow  Professional   (Novell)   —  тісно

інтегрована  з електронною  поштою для організації  колектив- ної роботи й удосконалення робочих  процесів, широко  вико- ристовується спектр піктограм  (елементи графіки) для опису документообігу,  технологія  WorkFlow;

Š   Saros   Document   Manager    (Saros    Corporation)   —

дворівневе   керування  документами   (бібліотечний  сервер  і

клієнтське ПО),  універсальний доступ до сховищ даних, єди- на система безпеки і керування життєвим  циклом інформації, атрибутивний пошук, автоматизація рутинної роботи (друк, архівуванння, обмін електронною  поштою);

Š   Action  WorkFlow (Action  Technologies) — призначена

для автоматизації інформаційних потоків  у середовищі  Lotus Notes або Microsoft  SQL  Server,  підтримує  стандартні  техно- логії керування документообігом, графічне моделювання бізнес-процесів, функції перевірки  цілісності моделі і її оп- тимізації, розрахунок  часу виконання і вартості процесів, гене- рує звіти;

Š   Work  Expeditor (Compag) — швидка  й ефективна ор-

ганізація  колективної роботи та автоматизація бізнес-про- цесів, захист інформації на рівні полів даних, аудит всіх опе- рацій, цілісність  транзакцій і документів,  автоматичний кон- троль  версій  документів,  потужний  графічний редактор  карт ділових процесів, підтримання жорсткої і вільної, а також послідовної  і рівнобіжної  маршрутизації, контроль виконання і розсилання повідомлень, інтеграція  з Outlook, можливість швидкого   опрацювання  заявок   на  базі  стандартних   інтер- фейсів Microsoft;

Š   EDMSuite (IBM) — містить  систему автоматизації до-

кументообігу  FlowMark, засоби опрацювання графічних доку- ментів, трирівневий розподіл прав доступу, контроль  версій документів;

Š   FormFlow  (Symantec) — призначена  для повного забез-

печення всіх потреб організації щодо автоматизації бізнес- процесів на основі електронних форм.

Серед  вітчизняних  систем,  що  пройшли   сертифікацію, можна виділити  такі:

Š   “Бос-Референт” (“Ай-Ті”) — розроблена на основі Lotus

Notes, виконує  централізоване зберігання,  пошук, пересилан- ня складних документів будь-яких форматів  з розмежуванням доступу до них;

Š   “Євфрат-99”  (“Cognitive Technologies”) — працює в се-

редовищі Windows 95/98NT/2000 і забезпечує  автоматизацію

діловодства, охоплюючи реєстрацію, контроль за виконанням, організацію й обслуговування електронного  архіву доку- ментів, отриманих з різних джерел; пошук тексту за змістом документа і реквізитами, морфологічний аналіз документів, підтримання широкого спектра графічних  форматів;

Š   “Справа” (“Електронні офісні системи”)  — основа про-

дукту — поняття предметної сфери діловодства, взято з норма- тивних документів, інформаційна і функціональна моделі діловодства   побудовані   з  урахуванням  міжнародних   стан- дартів структурного  аналізу і проектування систем з викорис- танням сучасних CASE-технологій;

Š   “LanDocs”  (АТ  “Ланіт”)  — дворівневий комплекс  ПО,

призначений для автоматизації функцій  реєстрації і заповнен- ня  облікових  карток  документів,  розсилання документів,  за- вдань, доручень, контролю за станом виконання документів, версій, створення звітів, записи в архів;

Š   “Docs Open” (“Звістка”) — в основі лежить потужна си-

стема керування документами  всього підприємства,  автомати- зація ділових процесів на основі карт бізнес-функцій. Система ефективно підтримує  не тільки електронний документообіг,  а й паперовий;

Š   “Крон” (“Анкей”) — має систему керування даними, що

забезпечує  електронний підпис, спільне  використання і кон- троль версій, поштову систему, систему реєстрації і виконання як простих, так і складних документів;

Š   “Optima  WorkFlow” (“Оптіма”) — комплексна  система

керування потоками робіт і організації конфіденційного доку- ментообігу.