Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

Тема 1. документ. види документІв 1.1. загальне поняття документа

Інформація являє  собою зміст зв’язку між матеріальними об’єктами, що виявляється в зміні станів цих об’єктів.

Інформація створюється джерелом інформації. Однією із характеристик інформації  є її цінність.

Під цінністю інформації  розуміється властивість  інфор- мації, зубумовлена її придатністю до практичного використан- ня в різних областях цілеспрямованої людської діяльності для досягнення  певної мети.

Інформація піддається  старінню, яке призводить  до втра- ти цінності інформації.

Інформація має такі властивості:

Š   повнота;

Š   не надмірність;

Š   релевантність;

Š   своєчасність;

Š   цінність;

Š   старіння.

В Україні інформаційні відносини  базуються на таких принципах:

Š   гарантованість права на інформацію;

Š   відкритість,   доступність   інформації   та   свобода   її

обміну;

Š   об’єктивність, вірогідність  інформації;

Š   повнота і точність інформації;

Š   законність   одержання,   використання,  поширення  і

зберігання  інформації.

Інформація може бути представлена  в документальному і не документальному вигляді.

У документальному вигляді  інформація може бути відоб- ражена в письмовій, графічній  або числовій формах.

 

Документ  являє  собою матеріальний об’єкт, що містить закріплену (документальну) інформацію  і призначений для її передавання та використання.

Основними ознаками  документа є:

Š   наявність  інформації, що має конкретний зміст;

Š   стабільна матеріальна форма, що забезпечує  довгостро-

кове використання і зберігання  документа;

Š   функціональне призначення для передачі інформації  в

просторі і часі.

Специфіка інформації,  зафіксованої в документі, вияв- ляється в такий спосіб:

Š   документ — носій соціальної інформації  (створеної лю-

диною або за допомогою алгоритму,  створеного  люди- ною);

Š   документальна інформація повинна  мати  конкретний

зміст;

Š   інформація має дискретне  представлення;

Š   інформаційне повідомлення складене за допомогою де-

якого кінцевого алфавіту;

Š   інформація зафіксована на матеріальному носії.

Сукупність процесів збору й опрацювання документів  яв- ляє собою документаційну діяльність.

Діловодство — це комплекс різних робіт зі службовими документами  (від їх підготовки  до здачі в архів),  що викону- ються  в установах,  організаціях і адміністративних апаратах підприємств у ході виконання ними  своїх функцій  і завдань. Під діловодством розуміють також методи і прийоми роботи зі службовою документацією.

Таким  чином,  основним  елементом  діловодства  є  доку- менти і документування, як створення документів.

Особливу  роль у діловодстві  відіграє питання  щодо наяв- ності юридичної  чинності документа. Наявність її висуває до- даткові вимоги до змісту й оформлення документа:

Š   вірогідність;

Š   аргументованість;

Š документ має бути відредагований і оформлений відповідно  до вимог щодо оформлення даного виду до- кумента;

Š   мати конкретні  висновки  і рекомендації.

Всі  офіційні   документи   мають   загальні   і  спеціальні функції.

До загальних  функцій  належать:

Š   інформаційна — документ  створюється з метою збере-

ження інформації;

Š   соціальна — документ виконує деяку соціальну потребу;

Š   комунікативна — документ  є способом зв’язку між ор-

ганізаціями, підприємствами й установами;

Š   культурна — документ  закріплює і передає  культурні

традиції, рівень наукового і технічного розвитку. Серед спеціальних функцій  можна виділити  такі:

Š   управлінська;

Š   правова;

Š   історична.

Нормативна база діловодства  в Україні ґрунтується на та- ких нормативних актах:

Š   Конституція України;

Š   Цивільний кодекс;

Š   Господарський кодекс;

Š   Кримінальний кодекс;

Š   Кодекс законів про працю;

Š   закони України;

Š   нормативно-правові акти Президента України,  Кабіне-

ту Міністрів  України, Ради міністрів АР Крим;

Š   нормативно-правові  акти  НБУ,   ДПАУ,   ДКЦПФР,

Держкомфінпослуг;

Š   зразкова   інструкція  з  діловодства   в  міністерствах,

інших центральних органах виконавчої  влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих орга- нах виконавчої  влади;

Š   ДСТУ   3843-99  Державна   уніфікована система  доку-

ментації. Основні положення;

Š   ДСТУ  2395-200 Інформація та документація обстежен- ня документа, встановлення його предмета та відбір термінів для індексування. Загальна методика;

Š   ДСТУ  2734-94 Діловодство  й архівна справа;

Š   інші методичні документи.