Тема 1. документ. види документІв 1.1. загальне поняття документаІнформація являє собою зміст зв’язку між матеріальними об’єктами, що виявляється в зміні станів цих об’єктів. Інформація створюється джерелом інформації. Однією із характеристик інформації є її цінність. Під цінністю інформації розуміється властивість інфор- мації, зубумовлена її придатністю до практичного використан- ня в різних областях цілеспрямованої людської діяльності для досягнення певної мети. Інформація піддається старінню, яке призводить до втра- ти цінності інформації. Інформація має такі властивості: повнота; не надмірність; релевантність; своєчасність; цінність; старіння. В Україні інформаційні відносини базуються на таких принципах: гарантованість права на інформацію; відкритість, доступність інформації та свобода її обміну; об’єктивність, вірогідність інформації; повнота і точність інформації; законність одержання, використання, поширення і зберігання інформації. Інформація може бути представлена в документальному і не документальному вигляді. У документальному вигляді інформація може бути відоб- ражена в письмовій, графічній або числовій формах.
Документ являє собою матеріальний об’єкт, що містить закріплену (документальну) інформацію і призначений для її передавання та використання. Основними ознаками документа є: наявність інформації, що має конкретний зміст; стабільна матеріальна форма, що забезпечує довгостро- кове використання і зберігання документа; функціональне призначення для передачі інформації в просторі і часі. Специфіка інформації, зафіксованої в документі, вияв- ляється в такий спосіб: документ — носій соціальної інформації (створеної лю- диною або за допомогою алгоритму, створеного люди- ною); документальна інформація повинна мати конкретний зміст; інформація має дискретне представлення; інформаційне повідомлення складене за допомогою де- якого кінцевого алфавіту; інформація зафіксована на матеріальному носії. Сукупність процесів збору й опрацювання документів яв- ляє собою документаційну діяльність. Діловодство — це комплекс різних робіт зі службовими документами (від їх підготовки до здачі в архів), що викону- ються в установах, організаціях і адміністративних апаратах підприємств у ході виконання ними своїх функцій і завдань. Під діловодством розуміють також методи і прийоми роботи зі службовою документацією. Таким чином, основним елементом діловодства є доку- менти і документування, як створення документів. Особливу роль у діловодстві відіграє питання щодо наяв- ності юридичної чинності документа. Наявність її висуває до- даткові вимоги до змісту й оформлення документа: вірогідність; аргументованість; документ має бути відредагований і оформлений відповідно до вимог щодо оформлення даного виду до- кумента; мати конкретні висновки і рекомендації. Всі офіційні документи мають загальні і спеціальні функції. До загальних функцій належать: інформаційна — документ створюється з метою збере- ження інформації; соціальна — документ виконує деяку соціальну потребу; комунікативна — документ є способом зв’язку між ор- ганізаціями, підприємствами й установами; культурна — документ закріплює і передає культурні традиції, рівень наукового і технічного розвитку. Серед спеціальних функцій можна виділити такі: управлінська; правова; історична. Нормативна база діловодства в Україні ґрунтується на та- ких нормативних актах: Конституція України; Цивільний кодекс; Господарський кодекс; Кримінальний кодекс; Кодекс законів про працю; закони України; нормативно-правові акти Президента України, Кабіне- ту Міністрів України, Ради міністрів АР Крим; нормативно-правові акти НБУ, ДПАУ, ДКЦПФР, Держкомфінпослуг; зразкова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих орга- нах виконавчої влади; ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система доку- ментації. Основні положення; ДСТУ 2395-200 Інформація та документація обстежен- ня документа, встановлення його предмета та відбір термінів для індексування. Загальна методика; ДСТУ 2734-94 Діловодство й архівна справа; інші методичні документи. |
| Оглавление| |