Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

Тема 8. органІзацІя зберІгання документІв у банкІвських установах 8.1. номенклатура справ

Документи  після їх виконання групуються  у справи. Для того щоб документи потім можна було швидко відшукати і оперативно  використовувати для  управлінських цілей,  скла- дається  орієнтовний список заголовків  справ, що називається номенклатурою справ. Номенклатура справ складається згідно з правилами,  викладеними в єдиній  державній  системі діловодства.  В результаті  документи  в міру їх виконання бу- дуть потрапляти тільки в ті справи, які заздалегідь для них пе- редбачені номенклатурою.

Розрізняють два типи номенклатури справ — типову і кон- кретну.

Типова  номенклатура справ встановлює  список наймену- вання справ для установ з однотипним характером діяльності. Вона складається на основі багаторічного  аналізу  документо- потоків підвідомчих  установ. Наприклад, Міністерство освіту і науки України  складає і надсилає до вузів типову номенкла- туру справ для установ вищого освіти. Типові номенклатури справ є джерелом інформації  для створення конкретної  но- менклатури справ.

Конкретна номенклатура справ являє  собою список  най- менування справ,  що виникають  у результаті  ділової  діяль- ності однієї конкретної  установи або підприємства.

Складанням конкретної  номенклатури справ займаються діловодні служби установи або підприємства:

Š   на підставі  вивчення  комплексу  документів,  що утво-

рюються в процесі його діяльності;

Š  на підставі розділів, що рекомендуються типовою но- менклатурою,  яка існує у відомстві, до якого належить установа.

Спочатку  складаються номенклатури справ  структурних підрозділів,   причому   в  ній  визначаються  не  тільки   назви справ, а й встановлюються терміни їх зберігання в архіві, потім завідувач канцелярії підприємства складає зведену номенкла- туру справ. Після її затвердження в установі цей документ на- правляється в усі підрозділи підприємства і стає обов’язковим для виконання. Ведення справ поза номенклатурою не допус- кається.

В одну справу відповідно до заголовків  справ можуть гру- пуватися  документи  одного виду, наприклад: накази установи з основної діяльності або накази установи з адміністративно+ господарської діяльності.

В  одну  справу   можуть  потрапити   і  документи   різних видів, наприклад:  акти, довідки перевірки стану діловодства і листування  з приводу організації діловодства або акти, до+ повідні записки, довідки, характеристики,  що надаються в су+ дові органи і міліцію з карних і цивільних справ.

Формування справ  має здійснюватися централізовано за місцем реєстрації  документів  (у канцелярії або у секретаря) і відповідати  таким вимогам:

1. У справу направляють тільки виконані  документи (оригінали або засвідчені  копії), оформлені  відповідно  до ви- мог стандартів.

2. У справу не направляють документи:

Š   які не відповідають заголовку  справи;

Š   неправильно оформлені  (повертають на доопрацюван-

ня);

Š   які підлягають поверненню;

Š   чернетки;

Š   розмножені копії (наприклад, на ксероксі).

У справи групують документи одного документаційного року. Документи  усередині справи розміщують  у певному по- рядку. Основні принципи  розміщення документів такі:

Š   запитальний (з питань, які вирішуються в документах);

Š   хронологічний (за датами документів);

Š   алфавітний (за  прізвищами авторів  або  за  алфавітом

назв установ- кореспондентів);

Š   нумераційний (групують  однорідні  документи,  які ма-

ють  порядкову нумерацію,  наприклад:  накладні,  кви- танції і т.д.).

Найчастіше використовують запитально-логічний прин- цип, коли документи  розміщують  у справах в логічній послідо- вності вирішення того чи іншого питання. Така система збігається  з хронологічною  системою. Документи  постійного  і тимчасового  термінів зберігання  формуються в різні справи.

На кожному підприємстві (у його структурних підрозділах) має  бути  своя  номенклатура справ  (незалежно від того, є рекомендована чи типова номенклатура справ).

До основних принципів складання номенклатури справ належать:

Š   єдиний підхід до обліку, систематизації, опису і пошуку

документів;

Š   застосування індексації документів;

Š   стабільність  індексів справ.

Номенклатура справ складається на основі:

Š   положення про підприємство або його статут;

Š   планів робіт і звітів про роботу;

Š   штатних розкладів;

Š   переліку документів;

Š   класифікаторів;

Š   номенклатури справ за попередні роки;

Š   списків структурних підрозділів  і кореспондентів;

Š   опису  справ  постійного  і тимчасового  зберігання  (по-

над 10 років);

Š   довідкових картотек.

До номенклатури справ належать:

Š   всі справи  і документи,  що відображають  документо-

вані   ланки    роботи   й   окремі   аспекти    діяльності підприємства або структурного  підрозділу;

Š справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою основою для підтвердження повноважень ор- ганізації або припинення її діяльності;

Š   незакінчені  справи, які надійшли  з інших підприємств

для подальшої роботи з ними;

Š   всі довідкові картотеки  документів.

Справи громадських  організацій  підприємства і його підрозділів  включають  у номенклатуру справ  підприємства і його підрозділів,  при яких вони організовані.

Не належать до номенклатури справ:

Š   друковані  видання;

Š   збірка постанов Кабінету Міністрів  України;

Š   відомості Верховної Ради України;

Š   брошури;

Š   довідники;

Š   інформаційні листки;

Š   бюлетені;

Š   реферативні журнали;

Š   експрес-інформація.

Номенклатуру справ  затверджують у встановленому по- рядку. Затверджена номенклатура справ чинна упродовж  ба- гатьох  років  і підлягає  перезатвердженню у разі  до корінної зміни функцій  і структури організації. Якщо таких змін не відбулося, то наприкінці кожного року її уточнюють, і вона на- бирає сили з 1 січня наступного року. Щорічний екземпляр номенклатури справ є документом  постійного зберігання  і на- лежить до розділу номенклатури секретаріату  (як правило, структурного  підрозділу  №1).

Номенклатуру справ складає секретар-референт або фахівець,   який   відповідає   за  роботу  з  документами,   або архівіст підприємства.

Назви  розділів  номенклатури справ збігаються  з назвами структурних підрозділів  підприємства.  Перший розділ номен- клатури  має назву  “Секретаріат” (“Дирекція”,  “Загальний відділ”); йому присвоюють індекс 01. Інші структурні підрозділи  розміщують  після  секретаріату  в порядку  значи-

 

мості: спочатку виробничі  відділи, потім — функціональні або допоміжні  служби  з присвоєнням їм індексів  02.03.04.  і т.д. (див. Додаток 23).

Якщо структурних підрозділів  немає, то в якості назви розділів  номенклатури справ  можуть  використовуватися на- прями діяльності  підприємства або посада його керівників і фахівців, наприклад:

01 — генеральний директор:

02 — заступник генерального директора з виробничої діяль+

ності:

03 — заступник генерального директора з комерційних пи+

тань і т.д.

У середині розділів  номенклатури розміщують  заголовки справ  з присвоєнням відповідних  індексів,  наприклад:  01-02 (01 — “Секретаріат”, а 02 — порядковий номер справи, сфор- мованої в секретаріаті).

На початку кожного розділу відзначають найбільш важливі для діяльності  підприємства документи  — накази, протоколи, після  них — листування та інші інформаційно-довідкові доку- менти, а наприкінці — журнали обліку або довідкові картотеки.

Заголовки справ повинні бути короткими і відповідати змісту документів, що зберігаються  в даній справі.

Елементи заголовка справи розміщуються в такій послідо- вності:

Š   назва видів документів (накази, контракти, протоколи);

Š   короткий  зміст  документів  (наприклад, листування   з

АТЗТ  “Оберіг” відносно будівництва  під’їзних  доріг до складів готової продукції);

Š   період,  якого  стосуються   документи   справи  (напри-

клад, “Накази по основній діяльності за 2004 р.”);

Š   слово  “Копії”, якщо  справа  сформована з копій  доку-

ментів (наприклад, Рішення Ради засновників за 2004 р. “Копії”).

У назві справи, що містить листування, позначають: з ким, з якого  питання  вона  ведеться  (наприклад, листування  з AT “Оберіг” про постачання товарів за 2003 р.”).

Заголовки типу “Різне листування”, “Документи по загаль+ них питаннях”  неприпустимі. Не рекомендується використо- вувати в заголовках справ слово “матеріал”. Іноді можна за- стосовувати  термін “Документи” з розшифровкою в дужках їхніх видів, наприклад: “Документи (листи, контракти, акти) про оренду приміщень, 2003 р.”.

У процесі ведення справи заголовки можна уточнювати і доповнювати.

Для  кожної  справи  в графі  4 вказують  термін зберігання документів  з посиланням на відповідну статтю в Переліку  ти- пових документів  або інших нормативних документів.  Не ре- комендується групувати  однотипні  документи  в одну справу, якщо вони мають різні терміни зберігання.

У  графі  5  “Примітки”   роблять  посилання на:  відкриття справ; відповідальних за ці справи; передачу справ іншим підприємствам (структурним підрозділам) або іншій особі; справи, що переходять на наступний рік і т.д. (див. Додаток 24).

Той, хто оформив  номенклатуру справ секретар-референт технічний  секретар  або інша відповідальна  особа, підписує  її, погоджує з архівним відділом і затверджує  у керівника підприємства.

Номенклатуру складають  не менше як у трьох екземпля- рах: перший екземпляр зберігають у справі; другий вивішують на внутрішньому боці стінки  шафи  (сейфа), де зберігаються справи, третій передають в архів підприємства.

Структурним підрозділам передають витяги з відповідних розділів номенклатури або додатково розмножені копії для формування з них окремих справ.

Упродовж року до номенклатури можуть заноситися заго- ловки  нових  справ.  Для  цього  між  її розділами  залишають вільні місця. Номенклатуру справ можна використовувати протягом  декількох  років, якщо не відбувається принципових змін у структурі  і функціях підприємства.  Вона як правило,  є сторінковим документом,  тому для її оформлення можна  ко- ристуватися спеціальним багатосторінковим трафаретним бланком формату А4.

 

Реквізити номенклатури справ:

Š   назва   структурного   підрозділу   (для   номенклатури

структурного  підрозділу);

Š   назва виду документа ( номенклатура  справ):

Š   дата;

Š   індекс;

Š   місце складування;

Š   гриф затвердження;

Š   заголовок  до тексту (наприклад, “На 2004 р.”);

Š   текст (заповнюють табличну форму);

Š   підпис;

Š   візи (або гриф погодження);

Š   відмітка про виконання документа і направлення його в

справу.

Справа  не повинна  містити  більше 250 аркушів  при тов- щині 4 см. Тому якщо документів більше, то їх формують у декілька томів, при цьому на обкладинці  справи вказують  но- мер тому.

Справи  з моменту  їх заведення  в діловодстві  і до здачі в архів або знищення  зберігаються в робочих кімнатах або в спеціально  відведених  приміщеннях. Їх розміщують  у шафах, що замикаються, сейфах, в елеваторних картотеках,  що забез- печують схоронність  документів. Папки справ ставлять  у вер- тикальному положенні  корінцями назовні.

З метою підвищення оперативності пошуку документів справи   розміщуються  відповідно   до  номенклатури  справ, копія якої або витяг з неї розміщуються на дверцятах  шафи з внутрішнього  боку. На корінцях  обкладинок  справ вказують- ся номери справ за номенклатурою.

Видача  справ  іншим  підрозділам  здійснюється з дозволу керівника  служби  діловодства,  співробітникам підрозділів  — під  розписку.  На  видану  справу  заводиться карта-лінійник (див. Додаток 25). У ній вказується структурний підрозділ, індекс справи, дата її видачі, кому видана, дата повернення. Передбачаються графи для розписок в одержанні і прийманні справи.

Справи видаються в тимчасове користування співробітни- кам структурних підрозділів  на термін не більше одного міся- ця. Після закінчення зазначеного  терміну справа має бути по- вернута на місце її зберігання. Стороннім  організаціям справи видаються  на підставі письмових  запитів  з дозволу керівника банку або його заступника, що курує службу діловодства, за актами.

У додатку 26 подана зразкова  номенклатура справ деяких відділів банку.