Тема 8. органІзацІя зберІгання документІв у банкІвських установах 8.1. номенклатура справДокументи після їх виконання групуються у справи. Для того щоб документи потім можна було швидко відшукати і оперативно використовувати для управлінських цілей, скла- дається орієнтовний список заголовків справ, що називається номенклатурою справ. Номенклатура справ складається згідно з правилами, викладеними в єдиній державній системі діловодства. В результаті документи в міру їх виконання бу- дуть потрапляти тільки в ті справи, які заздалегідь для них пе- редбачені номенклатурою. Розрізняють два типи номенклатури справ — типову і кон- кретну. Типова номенклатура справ встановлює список наймену- вання справ для установ з однотипним характером діяльності. Вона складається на основі багаторічного аналізу документо- потоків підвідомчих установ. Наприклад, Міністерство освіту і науки України складає і надсилає до вузів типову номенкла- туру справ для установ вищого освіти. Типові номенклатури справ є джерелом інформації для створення конкретної но- менклатури справ. Конкретна номенклатура справ являє собою список най- менування справ, що виникають у результаті ділової діяль- ності однієї конкретної установи або підприємства. Складанням конкретної номенклатури справ займаються діловодні служби установи або підприємства: на підставі вивчення комплексу документів, що утво- рюються в процесі його діяльності; на підставі розділів, що рекомендуються типовою но- менклатурою, яка існує у відомстві, до якого належить установа. Спочатку складаються номенклатури справ структурних підрозділів, причому в ній визначаються не тільки назви справ, а й встановлюються терміни їх зберігання в архіві, потім завідувач канцелярії підприємства складає зведену номенкла- туру справ. Після її затвердження в установі цей документ на- правляється в усі підрозділи підприємства і стає обов’язковим для виконання. Ведення справ поза номенклатурою не допус- кається. В одну справу відповідно до заголовків справ можуть гру- пуватися документи одного виду, наприклад: накази установи з основної діяльності або накази установи з адміністративно+ господарської діяльності. В одну справу можуть потрапити і документи різних видів, наприклад: акти, довідки перевірки стану діловодства і листування з приводу організації діловодства або акти, до+ повідні записки, довідки, характеристики, що надаються в су+ дові органи і міліцію з карних і цивільних справ. Формування справ має здійснюватися централізовано за місцем реєстрації документів (у канцелярії або у секретаря) і відповідати таким вимогам: 1. У справу направляють тільки виконані документи (оригінали або засвідчені копії), оформлені відповідно до ви- мог стандартів. 2. У справу не направляють документи: які не відповідають заголовку справи; неправильно оформлені (повертають на доопрацюван- ня); які підлягають поверненню; чернетки; розмножені копії (наприклад, на ксероксі). У справи групують документи одного документаційного року. Документи усередині справи розміщують у певному по- рядку. Основні принципи розміщення документів такі: запитальний (з питань, які вирішуються в документах); хронологічний (за датами документів); алфавітний (за прізвищами авторів або за алфавітом назв установ- кореспондентів); нумераційний (групують однорідні документи, які ма- ють порядкову нумерацію, наприклад: накладні, кви- танції і т.д.). Найчастіше використовують запитально-логічний прин- цип, коли документи розміщують у справах в логічній послідо- вності вирішення того чи іншого питання. Така система збігається з хронологічною системою. Документи постійного і тимчасового термінів зберігання формуються в різні справи. На кожному підприємстві (у його структурних підрозділах) має бути своя номенклатура справ (незалежно від того, є рекомендована чи типова номенклатура справ). До основних принципів складання номенклатури справ належать: єдиний підхід до обліку, систематизації, опису і пошуку документів; застосування індексації документів; стабільність індексів справ. Номенклатура справ складається на основі: положення про підприємство або його статут; планів робіт і звітів про роботу; штатних розкладів; переліку документів; класифікаторів; номенклатури справ за попередні роки; списків структурних підрозділів і кореспондентів; опису справ постійного і тимчасового зберігання (по- над 10 років); довідкових картотек. До номенклатури справ належать: всі справи і документи, що відображають документо- вані ланки роботи й окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу; справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою основою для підтвердження повноважень ор- ганізації або припинення її діяльності; незакінчені справи, які надійшли з інших підприємств для подальшої роботи з ними; всі довідкові картотеки документів. Справи громадських організацій підприємства і його підрозділів включають у номенклатуру справ підприємства і його підрозділів, при яких вони організовані. Не належать до номенклатури справ: друковані видання; збірка постанов Кабінету Міністрів України; відомості Верховної Ради України; брошури; довідники; інформаційні листки; бюлетені; реферативні журнали; експрес-інформація. Номенклатуру справ затверджують у встановленому по- рядку. Затверджена номенклатура справ чинна упродовж ба- гатьох років і підлягає перезатвердженню у разі до корінної зміни функцій і структури організації. Якщо таких змін не відбулося, то наприкінці кожного року її уточнюють, і вона на- бирає сили з 1 січня наступного року. Щорічний екземпляр номенклатури справ є документом постійного зберігання і на- лежить до розділу номенклатури секретаріату (як правило, структурного підрозділу №1). Номенклатуру справ складає секретар-референт або фахівець, який відповідає за роботу з документами, або архівіст підприємства. Назви розділів номенклатури справ збігаються з назвами структурних підрозділів підприємства. Перший розділ номен- клатури має назву “Секретаріат” (“Дирекція”, “Загальний відділ”); йому присвоюють індекс 01. Інші структурні підрозділи розміщують після секретаріату в порядку значи-
мості: спочатку виробничі відділи, потім — функціональні або допоміжні служби з присвоєнням їм індексів 02.03.04. і т.д. (див. Додаток 23). Якщо структурних підрозділів немає, то в якості назви розділів номенклатури справ можуть використовуватися на- прями діяльності підприємства або посада його керівників і фахівців, наприклад: 01 — генеральний директор: 02 — заступник генерального директора з виробничої діяль+ ності: 03 — заступник генерального директора з комерційних пи+ тань і т.д. У середині розділів номенклатури розміщують заголовки справ з присвоєнням відповідних індексів, наприклад: 01-02 (01 — “Секретаріат”, а 02 — порядковий номер справи, сфор- мованої в секретаріаті). На початку кожного розділу відзначають найбільш важливі для діяльності підприємства документи — накази, протоколи, після них — листування та інші інформаційно-довідкові доку- менти, а наприкінці — журнали обліку або довідкові картотеки. Заголовки справ повинні бути короткими і відповідати змісту документів, що зберігаються в даній справі. Елементи заголовка справи розміщуються в такій послідо- вності: назва видів документів (накази, контракти, протоколи); короткий зміст документів (наприклад, листування з АТЗТ “Оберіг” відносно будівництва під’їзних доріг до складів готової продукції); період, якого стосуються документи справи (напри- клад, “Накази по основній діяльності за 2004 р.”); слово “Копії”, якщо справа сформована з копій доку- ментів (наприклад, Рішення Ради засновників за 2004 р. “Копії”). У назві справи, що містить листування, позначають: з ким, з якого питання вона ведеться (наприклад, листування з AT “Оберіг” про постачання товарів за 2003 р.”). Заголовки типу “Різне листування”, “Документи по загаль+ них питаннях” неприпустимі. Не рекомендується використо- вувати в заголовках справ слово “матеріал”. Іноді можна за- стосовувати термін “Документи” з розшифровкою в дужках їхніх видів, наприклад: “Документи (листи, контракти, акти) про оренду приміщень, 2003 р.”. У процесі ведення справи заголовки можна уточнювати і доповнювати. Для кожної справи в графі 4 вказують термін зберігання документів з посиланням на відповідну статтю в Переліку ти- пових документів або інших нормативних документів. Не ре- комендується групувати однотипні документи в одну справу, якщо вони мають різні терміни зберігання. У графі 5 “Примітки” роблять посилання на: відкриття справ; відповідальних за ці справи; передачу справ іншим підприємствам (структурним підрозділам) або іншій особі; справи, що переходять на наступний рік і т.д. (див. Додаток 24). Той, хто оформив номенклатуру справ секретар-референт технічний секретар або інша відповідальна особа, підписує її, погоджує з архівним відділом і затверджує у керівника підприємства. Номенклатуру складають не менше як у трьох екземпля- рах: перший екземпляр зберігають у справі; другий вивішують на внутрішньому боці стінки шафи (сейфа), де зберігаються справи, третій передають в архів підприємства. Структурним підрозділам передають витяги з відповідних розділів номенклатури або додатково розмножені копії для формування з них окремих справ. Упродовж року до номенклатури можуть заноситися заго- ловки нових справ. Для цього між її розділами залишають вільні місця. Номенклатуру справ можна використовувати протягом декількох років, якщо не відбувається принципових змін у структурі і функціях підприємства. Вона як правило, є сторінковим документом, тому для її оформлення можна ко- ристуватися спеціальним багатосторінковим трафаретним бланком формату А4.
Реквізити номенклатури справ: назва структурного підрозділу (для номенклатури структурного підрозділу); назва виду документа ( номенклатура справ): дата; індекс; місце складування; гриф затвердження; заголовок до тексту (наприклад, “На 2004 р.”); текст (заповнюють табличну форму); підпис; візи (або гриф погодження); відмітка про виконання документа і направлення його в справу. Справа не повинна містити більше 250 аркушів при тов- щині 4 см. Тому якщо документів більше, то їх формують у декілька томів, при цьому на обкладинці справи вказують но- мер тому. Справи з моменту їх заведення в діловодстві і до здачі в архів або знищення зберігаються в робочих кімнатах або в спеціально відведених приміщеннях. Їх розміщують у шафах, що замикаються, сейфах, в елеваторних картотеках, що забез- печують схоронність документів. Папки справ ставлять у вер- тикальному положенні корінцями назовні. З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ, копія якої або витяг з неї розміщуються на дверцятах шафи з внутрішнього боку. На корінцях обкладинок справ вказують- ся номери справ за номенклатурою. Видача справ іншим підрозділам здійснюється з дозволу керівника служби діловодства, співробітникам підрозділів — під розписку. На видану справу заводиться карта-лінійник (див. Додаток 25). У ній вказується структурний підрозділ, індекс справи, дата її видачі, кому видана, дата повернення. Передбачаються графи для розписок в одержанні і прийманні справи. Справи видаються в тимчасове користування співробітни- кам структурних підрозділів на термін не більше одного міся- ця. Після закінчення зазначеного терміну справа має бути по- вернута на місце її зберігання. Стороннім організаціям справи видаються на підставі письмових запитів з дозволу керівника банку або його заступника, що курує службу діловодства, за актами. У додатку 26 подана зразкова номенклатура справ деяких відділів банку. |
| Оглавление| |