7.6. порядок роботи  з бланками, печатками, штампами

У банківських установах обов’язковому обліку підлягають печатки і штампи, що містять повну назву банку; бланки з ку- товими  і поздовжніми штампами,  що мають необхідний  тра- фаретизований текст документів; посвідчення особи, відрядні і відпускні посвідки, а також всі види пропусків, бланки доку- ментів про освіту (атестати, дипломи, свідоцтва), трудові книжки.

Порядок обліку інших видів бланків визначається інструкцією з ведення діловодства  в банку. Контроль  за їх ви- готовленням,  зберіганням і використанням покладається на службу діловодства  і відповідальних за діловодство.

Особи, персонально відповідальні  за облік і зберігання пе- чаток, штампів і бланків, призначаються наказом керівника банку.

Облік печаток і штампів ведеться в журналі (додаток 21) — бланків — у журналі обліку бланків (додаток  22), окремо за ви- дами  бланків.  Видача  їх здійснюється під розписку  у відповідних журналах. Журнали обліку включаються в номенк- латуру справ. Їх сторінки нумеруються,  прошиваються й опеча- туються. Печатки і штампи повинні зберігатися  в сейфах або металевих  шафах. Бланки дозволяється зберігати в надійно за- мкнутих  шафах, що опечатуються.  На бланках посвідчень  осо- би, відрядних і відпускних  посвідчень, усіх видів пропусків, до- кументів про освіту (дипломів, атестатів, свідоцтв) типографсь- ким способом або нумератором  проставляються порядкові  но- мери, а за необхідності і серії. Порядкові номери і серії простав- ляються на всіх частинах (аркушах) цих бланків.

Перевірка  наявності  печаток, штампів і бланків здійснюється не рідше одного разу на рік комісією,  яка при-

значається наказом керівника  банківської  установи. Про про- ведені перевірки  робляться відмітки  в журналах  обліку після останнього запису. У разі виявлення порушень в обліку, зберіганні  і використанні печаток,  штампів  і бланків  комісія проводить  службове  розслідування, результати якого оформ- ляються актом і доводяться  до відома керівництва.

Печатки бувають двох видів: прості і гербові. Прості пе- чатки  — круглі,  прямокутні, квадратні,  трикутні.  Їх ставлять на копіях, розмножених екземплярах розпорядницьких актів, на довідках  про трудову  діяльність  громадян,  пропусках,  під час відправки  бандеролей, пакетів та ін.

Гербова печатка ставиться на документах, перелік яких пе- редбачений  нормативними актами:

Š   акти списання;

Š   листи   погодження   проектів   нормативно-правових

актів;

Š   довідки (лімітні; про виплату  страхових сум, нарахова-

ну заробітну  плату, з місця роботи та ін.);

Š   доручення  на одержання  товарно-матеріальних ціннос-

тей, бюджетні,  банківські,  пенсійні,  платіжні  доручен- ня;

Š   договори;

Š   заяви (на акредитив,  про відмову від акцепту та ін.);

Š   зразки  відбитків  печаток і підписів  співробітників, які

мають право здійснювати  фінансово-господарські опе- рації;

Š   посвідка про відрядження;

Š   кошторис  витрат (на утримання управлінського апара-

ту, капітальне  будівництво  та ін.);

Š   гарантійні  листи;

Š   подання  про нагородження орденами і медалями;

Š   реєстри (чек);

Š   штатний розклад;

Š   титульні  списки.

Відбиток  печатки  ставлять  на документах  поряд  з підпи- сом  таким  чином,  щоб  вона  частково  захоплювала посаду  і

підпис. У фінансових  документах, що направляються в банківські  установи,  печатка не повинна  захоплювати підпис. На службових листах, надрукованих на фірмовому бланку, пе- чатка не ставиться.

План семінарського заняття

1.  Порядок  документування управлінської діяльності.

2.  Служба діловодства  в банку.

3.  Функції секретаря  і канцелярії.

4.  Організація документообігу  в банку.

5.  Порядок  реєстрації  документів.

6.  Порядок  роботи з бланками,  печатками  і штампами.

Рекомендована література: 7, 9, 13, 17, 18, 19, 20, 23, 25,

26, 30.

Термінологічний словник

Реєстрація документа — це фіксація  факту  його ство- рення або одержання  шляхом присвоєння унікального реєстраційного номера (індекса  документа) і запису відомо- стей про нього в реєстраційний журнал.

Стандартизація документів — це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації  і рівня її обов’язковості.

Трафаретизація — це спосіб уніфікації  текстів доку- ментів, яка полягає у тому, що вся інформація, характерна  для групи документів, умовно поділяється на трафаретну, або постійну, та індивідуальну, або змінну.

Уніфікація документів — це встановлення однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій.

Уніфікована система документації — це комплекс взаємопов’язаних документів, створених за єдиними  правила- ми і вимогами, що містять інформацію,  необхідну для уп- равління  у певній сфері діяльності.

Запитання для самоперевірки

1.   Для чого призначена  УСД?

2.   Яким є порядок внутрішнього  узгодження  документа?

3.   У чому полягає різниця між структурою служби діловодства у великому, середньому і малому банках?

4.   Для чого необхідна уніфікація документів?

5.   Якими якостями повинен володіти секретар?

6.   Який порядок контролю  за виконанням документа?

Теми рефератів

1.   Організація діловодства  в банку.

2.   Уніфікація і стандартизація документів.

3.   Обробка  вхідної кореспонденції в банку.

4.   Порядок  роботи з печатками  і штампами.

Тести для перевірки знань

1.   Розпорядження, видані  за  принципом   єдиноначальності, мають:

а) 1 підпис;     б) 2 підписи;

в) 3 підписи; г) власний варіант    .

2.   Протокол зборів  підписують:

а) тільки голова;        б) голова і секретар;

в) секретар;    г) власний варіант    .

3.   До технічних  виконавців у канцелярії не належать:

а) секретар-стенографіст;   б) референт;

в) діловод;      г) експедитор.

4.   Документи, що мають у тексті позначку “Оперативно”, не\%

обхідно  виконати протягом:

а) 3 днів;         б) 7 днів;         в) 10 днів.

5.   Реєстрація вхідних документів здійснюється в:

а) лівому верхньому куті;     б) у лівому нижньому  куті; в) у правому верхньому куті;          г) у правому нижньому  куті; д) ліворуч посередині.

6.   На копіях  ставлять:

а) просту печатку;  б) гербову печатку;      в) штамп ВТК.