Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

7.5. реєстрація вхідних документів

Приймання кореспонденції, що надходить в установу, здійснюється централізовано в експедиції (один із підрозділів канцелярії) або секретарем.  Конверти  знищуються,  крім  тих випадків, коли тільки по конверту можна встановити адресу відправника. Вся документація,  що надходить,  сортується на таку, що реєструється, і таку, що не реєструється.

Реєстрація документа — це фіксація  факту його створення або одержання шляхом присвоєння унікального реєстраційно- го номера (індекса документа) і запису відомостей про нього в реєстраційний журнал.

До таких, що не реєструються службою діловодства, відносяться такі види документів:

1.  Рекламні матеріали.

2.  Повідомлення про наради, конференції та їх програми.

3.  Прейскуранти.

4.  Друковані  видання (книги,  журнали, газети).

5.  Телеграми  і листи про дозвіл відряджень  і відпусток.

6.  Наукові  звіти за темами.

7.  Вітальні листи і запрошення.

8. Бухгалтерські   документи    (місячні,    квартальні, піврічні, річні звіти).

9.  Листи, надіслані в копії для відомості.

10. Планові документи.

11. Повідомлення про відправлення цінностей, бланків.

12. Статистична звітність (поштова  і телеграфна). Документи,   які  не  реєструються,  передаються   в  струк-

турні підрозділи  за приналежністю.

При реєстрації  документів  на підприємстві слід дотриму- ватися таких правил:

1)  кожен документ реєструється тільки один раз;

2)  всі документи  реєструються тільки в одному місці;

3)  всі документи  реєструються за єдиною формою, прий- нятою на підприємстві.

Реєстраційний номер документа, як правило,  складається з таких елементів:

1)  шифру організації в міністерстві  або відомстві;

2) номера справи, у якій міститься документ або його копійний  екземпляр;

3)  порядкового номера документа  в реєстраційному жур- налі.

Реєстрація вхідних документів здійснюється шляхом про- ставлення  в правому нижньому  куті лицьової сторони першої сторінки документа реєстраційного штампа за допомогою руч- ного штемпеля  із зазначенням на ньому дати й індексу доку- мента.

Для вихідних  документів  дата й індекс проставляються в лівій частині аркуша під постійними  реквізитами бланка на спеціально відведеному місці.

Приклад  реєстрації  документів:

1. З АТ “Старт” 14 лютого 2004 року направлено лист в ор+ ганізацію “Експо+Бізнес” із запитом на участь у виставці — це вихідний документ.

Шифр АТ “Старт” 25, номер справи для службових листів

08 і порядковий номер документа в реєстраційному журналі 15 (у такому разі індекс документа  має вигляд  25/08-15). У полі На №_________ запис відсутній, оскільки  документ ініціативний і не є відповіддю на якийсь  інший документ, то- му немає і посилання на його індекс.

В АТ “Старт” 1 березня 2004 року отримана відповідь, за+

реєстрована в “Експо+Бізнес” під номером 63/17+07 25 лютого.

У полі На №

в “Експо-Бізнес” внесли номер листа, на який

підготовлена  ця відповідь — 25/08+15.

Для АТ “Старт” отриманий з “Експо-Бізнес” лист є вхідним документом.  При його надходженні  в АТ “Старт” він одержав реєстраційний номер 25/18+42 (25 — шифр підприємства,  18 —

 

номер справи, 42 — порядковий номер листа в реєстраційному журналі  для вхідних документів). Для запису вхідного номера на самому листі в нижній його частині під підписом проставле- ний штамп, на якому і зазначений вхідний номер.